Шаблон SIPOC

Что такое шаблон диаграммы SIPOC?

Шаблон диаграммы SIPOC — это высокоуровневый инструмент визуализации процессов, который наглядно демонстрирует ход работы от начала до конца. Любой бизнес-процесс определяется пятью основными элементами: поставщики (Suppliers), входные данные (Inputs), процессы (Process), выходные данные (Outputs) и клиенты (Customers). Отсюда и акроним SIPOC. Шаблон визуально упорядочивает эти компоненты таким образом, чтобы четко показать взаимосвязи и зависимости проектов, что упрощает командам выявление недочетов и возможностей для улучшения.

Зачем использовать диаграмму SIPOC?

Диаграммы SIPOC помогают командам согласовать процессы, роли и зоны ответственности, прежде чем погружаться в детали. Имея четкое представление о поставщиках, входных и выходных данных, процессах и клиентах, команды могут повысить собственную эффективность, улучшить коммуникацию с коллегами и усилить контроль качества.

Каковы ключевые элементы диаграммы SIPOC?

Каждая диаграмма SIPOC включает пять основных компонентов, которые в совокупности позволяют составить карту всего процесса от начала до конца.

Поставщики

Это люди, отделы или организации, которые предоставляют материалы, информацию или услуги, необходимые для начала процесса. К поставщикам могут относиться участники внутренней команды, внешние производители или автоматизированные системы, генерирующими данные.

Входные данные

Входные данные включают материалы, информацию и другие ресурсы, необходимые для успешного выполнения процесса. Сюда относится все — от сырья и утвержденного бюджета до требований клиентов и технических условий.

Процесс

Процесс представляет собой последовательные шаги по превращению входных данных в результаты. Обычно он изображается в виде высокоуровневых операций. Эти шаги — основные этапы работы, которые происходят между получением информации и достижением результатов.

Выходные данные

Выходные данные — это продукты, услуги, решения или информация, создаваемые в результате работы. По возможности они должны быть конкретными и измеримыми, чтобы было понятно, что команда успешно справилась с задачей.

Клиенты

Клиенты — это физические лица, отделы или организации, которые в итоге получают и используют выходные данные. Как и поставщики, клиенты могут быть внутренними заинтересованными сторонами или внешними заказчиками, которые полагаются на результаты процесса.

Советы по созданию эффективной диаграммы SIPOC

Создавая диаграмму SIPOC, начните с общей картины, а потом углубляйтесь в детали. Сильная сторона диаграммы SIPOC заключается в ее простоте, поэтому не стоит включать в нее абсолютно все. Сосредоточьтесь на ключевых шагах и основных взаимосвязях. При необходимости позже всегда можно создать более подробные диаграммы рабочего процесса.

Привлеките ключевые заинтересованные стороны для обеспечения точности и полноты картины на ранних этапах. Люди, выполняющие работу или зависящие от ее результатов, обладают знаниями, которые могут быть неочевидны для технологических аналитиков или менеджеров.

Как создать диаграмму SIPOC

Шаг 1. Определите, какой процесс вы хотите визуализировать

Уточните область действия процесса, начальную и конечную точки анализа. Начните с общей картины, прежде чем углубляться в детали. Этот главный этап, лежащий в основе вашей диаграммы.

Шаг 2. Укажите поставщиков, участвующих в процессах

Перечислите всех, кто предоставляет материалы, данные или ресурсы, необходимые для функционирования процесса. Включите в список и внутренние источники (например, разные отделы), и внешние ресурсы (например, производителей). Так вы сможете учесть все зависимости.

Шаг 3. Уточните входные данные, необходимые для запуска процесса

Задокументируйте все необходимые ресурсы, информацию и инструменты, необходимые на каждом этапе процесса. Свяжите каждый блок входных данных с определенным этапом рабочего процесса. Это поможет определить зависимости и потенциальные узкие места.

Шаг 4. Разбейте процесс на последовательные шаги

Опишите важные шаги от начала до конца, избегая ненужных подробностей. Обычно процесс включает от 4 до 7 ключевых этапов, которые преобразуют входные данные в готовый результат. Используйте четкие и лаконичные формулировки на каждом этапе. В дальнейшем вы сможете разработать подробные блок-схемы для сложных рабочих процессов.

Шаг 5. Перечислите ожидаемые результаты

Определите все результаты, продукты или услуги, которые будут созданы в итоге. Старайтесь описывать конкретные и измеримые результаты, чтобы было понятно, что команда успешно справилась с задачей.

Шаг 6. Укажите, кто будет пользоваться результатами

Перечислите всех клиентов, заинтересованных лиц или отделы, которые будут использовать полученные выходные данные. Выделите как внутренних получателей (например, другие команды), так и внешних клиентов. Понимание этого поможет правильно расставить приоритеты при улучшениях.