借助 Confluence 和 Rovo 实现内容工作流的自动化
日常的小任务（比如页面更新和状态检查）看似微不足道。但久而久之，它们会无声无息地蚕食工作效率。这种情况在团队中蔓延开来，就会让整个工作日都消耗在琐碎工作上。其结果是进度放缓、错误增多，最终还会导致员工倦怠。
自动化处理日常任务，能为高影响力工作腾出时间。借助 Confluence 的无代码自动化功能以及 Rovo 提供的人工智能支持，您的团队能够简化工作流，并持续推进项目。
Confluence 中的自动化和人工智能
自动化可处理归档、通知等重复性任务，让团队能够专注于重要事务。人工智能更进一步，为您的工作流增添了内容生成和情境化建议功能。
在 Confluence 中，自动化规则可清理不活跃页面、在截止时间临近时发送提醒，或在内容更新时触发审批流程。这些规则不需要任何代码，可以在几分钟内设置完成。
Rovo 增添了一层人工智能功能，可解读指令、撰写内容、翻译文档并总结反馈。它将手动工作转化为自动化洞察信息。
这些工具协同作用，将 Confluence 转变为一个无需持续维护就能自动更新、整理内容并标记问题的工作区。
在 Confluence 中自动执行日常工作
Confluence 自动化通过消除手动步骤和保持工作流的一致性，帮助团队更快地推进工作。只需点击几下，您就能创建确保项目按计划推进的规则。
以下是各团队如何运用它的具体方式。
自动清理过时内容
过时内容充斥在每个工作区—比如陈旧的发布说明、废弃的策略、重复的文档等。每过一个季度，搜索最新信息就会变得更加困难。
Confluence 自动化可帮助保持工作区的整洁有序，它会在设定的不活动期限（例如 6 个月）后，自动将过时页面归档。项目经理可以在发布后整理发布文档。营销团队可以按设定的时间表停用旧的营销活动。无需按季度进行审核，也无需手动操作。
而且借助模板驱动的规则，新页面在创建时就能自动添加标签—从一开始就确保您的知识库保持有序。
让所有人参与进来
信息缺口会阻碍工作推进。当截止时间变更或文档准备好待审核时，异步团队往往会错过这些更新，进而导致审核延迟和工作冗余。
Confluence 自动化弥合了这些缺口。当页面从“草稿”状态转为“审核”状态，或内容数周未更新时，可触发警报。可将这些更新推送至 Slack、Jira 或团队沟通的其他任何平台。
例如，一个分布式团队可以设置自动化，以便当一份规格文档状态变为“待审核”时，在 Slack 中通知审核人员。这一规则能减少后续跟进的延迟，确保反馈循环顺畅推进，不受时区限制。
构建可重复的工作流
重复性项目往往需要从零开始—手动创建新页面、命名不统一、内容分散在不同空间。如果没有标准化流程，重要步骤就会被遗漏，工作进度也会放缓。
Confluence 自动化可帮助团队搭建能自主运行的系统。智能按钮可触发一键审批。每次都能自动生成项目模板，并创建已预置正确页面的全新空间。
试想一下，一个区域营销团队每月都要发起营销活动。借助自动化，每个新的营销活动空间开启时都已预先填充好内容：简报、时间线、清单—所有内容均可直接使用。审核与审批每次都遵循相同的流程。项目不仅保持一致性，而且推进顺畅。
使用 Rovo 让工作更智能
在自动化处理重复性工作的领域，Rovo 赋予智能。它能帮助团队更快地创建内容、即时呈现洞察信息，并且无需额外的人工操作就能保持协同一致。
以下是 Rovo 为日常工作增值的方式
通过简单提示即可生成内容
空白页面会拖慢团队的工作进度。Rovo 的作用在于，能将提示直接在 Confluence 中转化为结构化的大纲、摘要或草稿。
例如，会议结束后，团队负责人可以向 Rovo 发出提示，让其自动生成会议摘要和操作项，随后通过电子邮件发送这份总结，确保所有人都保持协同一致。团队无需从零开始撰写，就能获得清晰的概述和后续步骤，且这些内容可直接分享。
营销团队可以利用 Rovo 加快各个阶段的内容创作进度。例如，输入“第三季度产品发布简报”这样的提示，就能生成有关受众、宣传信息和渠道的结构化大纲。发布之后，团队可以向 Rovo 发出提示，让其总结营销活动内容或起草后续内容—比如产品更新信息或新闻资讯。
使用自然语言创建自动化
Confluence 自动化功能十分强大，但并非所有人都知道该从何处入手。Rovo 让这一切变得更简单，您只需描述自己的需求即可—无需进行技术设置。
若页面数周未更新，想提醒内容负责人？只需输入请求：“若页面 14 天未更新，提醒内容负责人。”Rovo 能将通俗语言转化为有效的规则—无需浏览菜单，也无需理解条件逻辑。因此，更多团队能够自主实现日常工作的自动化。
为全球团队翻译页面
翻译速度缓慢会拖慢国际化工作的进度。Rovo 只需一键操作，就能将 Confluence 页面本地化为多种语言，从而消除这一延误问题。
借助用于翻译的 Rovo 支持人员（即全球翻译器），营销团队能在几分钟内将英文营销活动简报翻译成西班牙语、日语和德语。这不仅能加快工作进度，还有助于保持各地区宣传信息的一致性。
让团队在不同工具间保持协同一致
对于产品团队和工程团队而言，在不同工具间保持协同一致是一项日常挑战。Rovo 的产品需求支持人员通过生成能同步体现 Jira 和 Confluence 中更新内容的共享文档，助力填补这一差距。
当项目经理在 Jira 中输入需求时，Rovo 会生成一个对应的 Confluence 页面。若后续范围或故事发生变更，该页面也会随之更新，因此工程师和利益相关者总能看到一致的信息。实时同步功能可减少混乱、加速评审，并确保规划与执行保持衔接。
将反馈转变成洞察信息
当客户反馈通过多个渠道大量涌入时，往往会让人应接不暇。Rovo 的反馈分析支持人员能帮助团队快速整理和总结支持请求单、调查回复及评论，从而揭示规律和优先事项。
支持团队可以轻松将相似的请求归类；产品经理则能快速浏览以发现反复出现的主题。他们无需在数百份请求单中逐一筛选，就能获得一份关于客户需求、问题所在以及应聚焦方向的报告，这让他们能更轻松地在关键之处采取行动。
自动化与人工智能：为何两者都需要
可以将 Confluence 自动化功能视作您的引擎—它通过执行规则、触发任务和维持流程运转，为您的工作流提供支持。Rovo 就像 GPS 一样，借助人工智能驱动的建议和内容生成功能，帮您找准正确的方向。
以下是二者相辅相成的具体体现：
Confluence 自动化功能
- 运行您定义的工作流
- 减少手动步骤
- 发送警报并触发任务
Rovo AI
- 帮助创建和改进工作流
- 建议、总结和生成内容
- 翻译、起草和分析反馈
每种工具本身都很强大。结合使用时，它们能帮助团队推动工作进展、减少手动操作，并保持协同一致，同时不会增加复杂性。
本周简化一个工作流
提升工作效率的最快方式，就是将那些拖慢您节奏的工作自动化。
您无需进行全面彻底的改革。首先，使用工作流模板确定您的理想工作流。然后，从一个修复开始—比如自动归档过时页面，或是提醒审核人员处理任务。使用 Rovo 将零散的想法转化为结构化计划。您将减少花在追踪更新上的时间，转而把更多精力投入到团队重视、影响力大的工作中。
尝试使用 Confluence 自动化功能，并激活 Rovo，告别繁琐工作，加速项目推进。