如何使用 Confluence 白板构建团队协调
管理跨部门协作的项目或活动会给潜在的混乱或差异留出很大的余地。随着项目的成形，不同部门的人员可能会做出不合理的变更，或者从事超出范围、目标和预算的任务。
在一个活动或项目中有这么多不同的人参与时，沟通是最重要的，也最容易出现不一致。例如，假设营销团队推出了一个大型促销或活动，却没有将销售或客户服务纳入其中，结果导致意想不到的需求或咨询纷至沓来。
而分散在不同地点或时区的团队则更难迅速纠正或解决问题。但是，这些挑战和挫折都可以通过成功的团队协调来避免。
当所有利益相关者都保持一致时，每个人都能明确目标，了解限制因素和优先事项，保持信息传递的一致性，并使项目保持正轨。但是，如何实现整个团队的和谐一致呢？借助 Confluence 白板，实施行之有效的方法，提高可见性，促进清晰的沟通和对目标的统一理解。
团队协调的最佳实践
根据我们最近的研究，利益相关者管理是企业高管面临的五大挑战之一。仅有 13% 的受访高管表示，他们的团队在任何时候都能充分了解每个人的优先事项以及实现这些优先事项的进展情况。这表明组织内部在优先级调整和进展方面存在巨大的沟通和可见性差距。
以下基本做法有助于促进团队协调一致，从而改善团队的合作方式和整体绩效。
- 明确定义目标：制定具体的目标，让每个团队成员都了解期望的结果以及如何集中精力。这些目标可作为指导原则，为完成项目或活动所需的工作提供依据。
- 记录优先事项、流程和工作流：为每个项目不同阶段的执行方法创建参考资料，供每个人使用。其中包括优先任务、流程和工作流，它们详细说明研究、沟通、审批、交付和其他相关步骤的操作程序。
- 确定角色和职责：概述每个利益相关者的角色及其职责，以表明团队中谁对哪些任务和决策负责。这些信息可以消除混乱，简化沟通渠道，并确保每个人都知道在特定事项上该与谁联系。
- 提供一个集中的项目中心：将所有文档、参考资料、材料和工作区整合为一个单一事实来源。这将为每个人创建一个指定的空间，以便他们访问所需的所有最新和准确的数据。
- 异步协作：通过异步协作加强联系，减少不必要的会议。通过消息、协作文档和视频进行数字化沟通，团队成员可以独立工作，同时无论在何时何地工作，都能随时了解情况并相互联系。
- 团队回顾：定期进行团队回顾，对已完成的项目进行反思，确定需要改进的地方，并实施纠正措施。回顾有助于不断学习和调整，从而持续提高团队的有效性和效率。
- 相互支持和开放的团队文化：培养一种促进积极参与、沟通和信任的团队文化。鼓励提问和集体解决问题，让每个人都能自如地寻求和提供帮助。庆祝取得的进步和成就也将促进更牢固的团队联系和提高团队绩效。
激活 Confluence 白板功能以构建团队协调
Confluence 白板是实施所有这些最佳实践的极好工具。它提供了一个共享的协作空间，可以在一个地方规划项目和进行沟通，因此参与其中的所有人都能始终保持一致。
通过白板功能，您可以建立项目时间线，讨论和确定优先事项，并为每个项目或活动提出想法和步骤。以下是利用每种功能使所有利益相关者保持一致的方法：
表决
在白板中，您可以使用印章对便笺或空间其他部分的想法进行投票。这是项目或活动的所有相关利益相关者根据每个人的意见共同做出决定的简便方法。例如，项目负责人可以使用竖起大拇指或加 1 表情符号之类的印章来确定团队的优先任务。或者，创意团队可以使用心形或星形表情符号来选择他们最喜欢的视觉资产或活动文案。
便利贴
虚拟便利贴可以让您快速、轻松地记下想法，并将它们放到白板上。它们的应用范围非常广泛。营销团队可以使用它们进行头脑风暴，为产品或客户或为单个内容确定整体营销策略的各个要素。项目经理可以使用它们来安排项目时间线的顺序，或构建各种工作流程的不同步骤。
贴纸和印章
贴纸和印章除了用于投票外，还可以在需要团队快速提供意见时用于留下可视化反馈。例如，团队成员可以在回顾时在白板上添加贴纸，以展示他们对自己工作或整个项目的不同方面的感受。
评论和提及
如果需要与队友进一步讨论想法，或添加比印章所能提供的更多上下文和细节，可以使用评论和提及。将您的想法以评论的形式添加到便利贴上，或使用评论来标记各个利益相关者，让他们注意到白板的特定部分。
例如，某人可以给项目经理留下评论并标记他们，告知如何修改或重新安排部分流程。或者，团队主管可以通过在评论中提及客户经理，让他们向客户介绍白板上列出的策略要素。
模板
Confluence 有大量现成的模板，因此如果您不想从头开始，可以按照成熟的框架进行不同的练习。对利益相关者协调特别有用的模板包括：
- 优先级矩阵：这是一种清晰简便的方法，可直观显示哪些工作应立即完成，哪些工作可稍后再做，或为某些任务分配重要程度。您还可以使用“必须有”和“最好有”等标记对任务进行分类。
- 团队网络：这是一张确定参与活动或项目的每个利益相关者及其角色的图表。白板是运行实时团队网络练习以确定团队类型及其参与程度的完美协作平台。
- 年度日历：这是用于计划项目和活动的启动、截止时间以及其他关键里程碑和时间安排的日历。
公共链接
一旦您确定了白板或希望外部利益相关者提供意见，就可以通过公共链接来共享白板。例如，代理机构可以与客户共享编辑日历以供审批，客户也可以与代理合作伙伴共享活动的简报或想法面板。
要了解有关公共链接的更多信息，请查阅这篇文章。
