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Melhoria do processo de RH: como otimizar as operações de pessoal
Se você tem uma pequena empresa com poucos funcionários ou uma grande organização com vários locais, os recursos humanos (RH) são um dos aspectos mais importantes de sua administração. O departamento de RH é responsável pela integração e treinamento dos funcionários, pela resolução de conflitos entre funcionários e pela garantia de que a folha de pagamento e os benefícios estejam em ordem.
As equipes de RH têm muitas responsabilidades e cada processo de RH é único. Encontrar maneiras de tornar esses processos mais eficientes é uma parte fundamental para maximizar a eficácia da equipe de RH. Desde seguir as melhores práticas de automação de RH até configurar uma base de conhecimento centralizada, existem várias maneiras de aprimorar processos de RH.
Para maximizar o potencial da equipe de RH, comece com a melhoria do processo de RH. Descubra como você pode ajudar a equipe a trabalhar com mais eficiência com a melhoria do processo de RH.
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O que é melhoria do processo de RH?
A melhoria do processo de RH envolve a otimização dos processos de RH, como contratação, integração e folha de pagamento, para economizar tempo e dinheiro. Por exemplo, um fluxo de trabalho de integração simplificado ajuda você a integrar novos funcionários com rapidez, para que eles possam começar logo a trabalhar. Os processos de folha de pagamento e benefícios também podem ser automatizados para economizar tempo e dinheiro.
Otimizar os processos de RH é crucial para tornar a equipe de RH mais eficiente e permitir que você conclua tarefas com mais rapidez. Essa medida também ajuda a orientar a estratégia de RH de longo prazo, pois você tem uma estrutura para otimizar processos e uma coleção de fluxos de trabalho simplificados para aproveitar.
A importância da melhoria do processo de RH
O atrito é uma das maiores preocupações do RH. Quando você não está gerenciando solicitações recebidas ou simplificando tarefas repetitivas, isso pode causar atritos entre equipes, funcionários e sistemas. Por exemplo, um portal desatualizado ou um software de RH mal projetado pode dificultar que os funcionários enviem solicitações ou que os gerentes de RH respondam a elas.
Quanto mais você puder reduzir o atrito no local de trabalho, mais tempo e dinheiro você vai economizar. Quando você usa o Jira Service Management para suporte de RH, tem um portal centralizado para tickets de funcionários, permitindo que as equipes de TI e RH trabalhem juntas sem problemas.
Benefícios da melhoria do processo de RH
Se você está apenas começando a montar uma equipe de RH ou procurando otimizar seus processos existentes, a melhoria do processo de RH pode ajudar. Saiba mais sobre os principais benefícios da melhoria do processo de RH.
Aprimora a experiência dos funcionários
Quando os funcionários precisam de um problema resolvido ou de uma resposta para uma pergunta importante, eles esperam que o departamento de RH atenda. É esperado que os gerentes de RH resolvam com rapidez as solicitações dos funcionários para que eles possam continuar trabalhando e se sentir apoiados. Quando as respostas atrasam ou o RH não consegue resolver um problema, isso tem um impacto negativo nos funcionários e na percepção deles sobre a empresa. A melhoria do processo de RH é um componente crucial do gerenciamento da experiência dos funcionários, garantindo que os funcionários tenham uma visão positiva da empresa.
Maior produtividade
A melhoria do processo de RH envolve a simplificação dos processos para que fiquem mais eficientes, resultando em maior produtividade. A automatização de tarefas é um modo simples de economizar tempo, mas a produtividade também aumenta quando as equipes de RH e de gerenciamento de serviços de TI (ITSM) podem trabalhar juntas para resolver os problemas dos funcionários.
Erros e riscos reduzidos
Quando a equipe de RH tem um processo simplificado que pode seguir para cada tarefa, isso reduz o risco de erro humano. A meta é criar processos padronizados para cada tarefa pela qual a equipe de RH é responsável, incluindo contratação e integração, folha de pagamento e benefícios e resolução de conflitos.
A automação também desempenha um papel crucial na redução do risco de erros. As pessoas podem cometer erros matemáticos e erros de digitação, afetando a folha de pagamento e outros serviços importantes. Quando você automatiza tarefas repetitivas, você economiza tempo e elimina o risco de erros humanos.
Melhor tomada de decisão
Os dados são uma parte essencial do gerenciamento de serviços de RH (HRSM). A melhoria do processo de RH envolve otimizar a maneira como você registra e rastreia as solicitações de RH, resultando em dados mais limpos que entregam melhores insights sobre as necessidades de RH. Você pode usar esses dados para tomar decisões informadas com base em pontos fortes e fracos do RH.
Desafios na melhoria do processo de RH
Aprender a melhorar os processos de RH talvez pareça simples, mas tem alguns desafios. Ferramentas desatualizadas podem dificultar a otimização dos processos de RH, indicando que talvez seja hora de fazer upgrade o software de RH para otimizar fluxos de trabalho.
Mesmo que você faça upgrade o software e execute ferramentas de automação de RH, não é incomum que as equipes de RH resistam às alterações. Se o RH está tendo dificuldade em se atualizar, o treinamento e a educação podem ajudar a equipe a aprender como usar novas tecnologias para agilizar os processos de RH.
Também há a questão da adesão em alguns casos. Algumas pessoas preferem fazer as coisas à moda antiga e podem hesitar em usar novas tecnologias. É importante treinar os funcionários para usar novas tecnologias e resolver quaisquer dúvidas ou preocupações que possam ter.
Reconhecer esses problemas é o primeiro passo para otimizar os processos de RH e avançar em direção a um futuro melhor.
Sinaliza que o processo de RH precisa ser melhorado
Se você não tem certeza se o Jira Service Management é ideal para você, procure sinais de alerta de que os processos de RH precisam ser melhorados.
A integração inconsistente é um sinal claro indicando que é hora de uma atualização. Se você está tendo problemas para integrar funcionários dentro do mesmo intervalo de tempo e garantir que eles tenham os recursos necessários, isso é um problema.
Funcionários e atrasos frequentes nos tempos de resposta também podem ser um sinal de que os processos de RH precisam ser aprimorados. Use métricas mensuráveis, como o tempo médio de resposta e o número de reclamações por semana ou mês, para auditar seus processos de RH.
Etapas para melhorar os processos de RH
O Jira Service Management é uma maneira simples de melhorar os processos de RH, mas é importante seguir as etapas certas para ter sucesso.
1. Auditar fluxos de trabalho existentes
O primeiro passo é auditar os fluxos de trabalho existentes. Procure áreas em que você precisa melhorar, se você está tendo problemas para simplificar o processo de integração ou não está respondendo às reclamações dos clientes em tempo hábil. Use métricas mensuráveis para identificar áreas de melhoria.
2. Defina metas de melhoria mensuráveis
Depois de identificar o que você precisa melhorar, é hora de definir metas para que você tenha algo em que trabalhar. Metas devem ser fáceis de medir com uma métrica sólida, como o tempo médio de resposta às reclamações dos funcionários, o número de erros na folha de pagamento em um período especificado ou o número de reclamações que você recebe dos funcionários.
Estabelecer metas alcançáveis é fundamental, mas vale lembrar que obstáculos podem surgir ao longo do caminho. Acompanhar o progresso pode ajudar você a identificar e resolver obstáculos ao longo do tempo.
3. Ferramentas de RH e a automação
Se você não está usando software de RH ou outras ferramentas para agilizar os processos de RH, você tem muito espaço para melhorias. A automação de RH é uma ótima maneira de automatizar tarefas rotineiras, como folha de pagamento e papelada.
Com o Jira Service Desk, você pode registrar com facilidade e rastrear as reclamações dos funcionários para ter certeza de que está resolvendo cada caso o mais rápido possível. Procure ferramentas que possam se integrar com facilidade aos processos existentes e garantir que a equipe de RH tenha tempo suficiente para aprender como usar.
4. Padronize processos
Mesmo que você não esteja automatizando processos, ter um conjunto padronizado de etapas que os gerentes de RH possam seguir é uma grande ajuda. Padronizar cada processo não é apenas uma ótima maneira de economizar tempo, mas também ajuda a melhorar a consistência. Quando sua equipe de RH segue o mesmo fluxo de trabalho padronizado várias vezes, você pode ter a certeza de que ela está fazendo as tarefas com consistência.
5. Treine equipes de RH e partes interessadas
Ao transformar seu departamento de RH e integrar novas ferramentas, é essencial oferecer instrução e treinamento para as equipes de RH e as partes interessadas. Todos devem ter a oportunidade de aprender a usar seu novo sistema de RH, seja por apresentação ou treinamento online.
Exemplos de melhoria de processos de RH
Ver exemplos de melhoria de processos de RH pode ajudar você a entender melhor por que isso é tão importante.
Digamos que você esteja tendo problemas para responder e resolver tickets de funcionários em tempo hábil. Adotar um software de central de atendimento de RH e estabelecer um processo padronizado para solucionar os tickets pode ajudar sua equipe de RH a responder com mais eficiência.
Melhorar esses processos não só cria um departamento de RH mais forte, mas também economiza tempo e dinheiro. A melhoria do processo de RH também ajuda a aumentar a satisfação dos funcionários, então você não precisa lidar com a rotatividade constante.
Melhores práticas para melhoria do processo de RH
A melhoria do processo de RH não é complicada, mas seguir algumas práticas recomendadas pode ajudar você a tirar o máximo proveito de sua revisão completa de RH.
Comece aos poucos, otimizando alguns processos usados com frequência. Depois disso, colete feedback da sua equipe de RH e dos funcionários para determinar quais alterações são necessárias e como fazê-las. Você deve revisar os processos com frequência para garantir que tudo esteja atualizado e sempre otimizado.
Melhore o processo de RH com o Jira Service Management
Simplificar os processos de RH é uma das melhores maneiras de construir uma equipe de RH mais forte, e tudo começa com os recursos certos. O Jira Service Management facilita a melhoria de seus processos de RH com um help desk dedicado e ferramentas de automação.
Usar o template de gerenciamento de serviços de RH no Jira ajuda a manter seus fluxos de trabalho de RH organizados, permitindo que sua equipe de RH economize ainda mais tempo. Com o Jira Service Management, suas equipes de TI e RH podem trabalhar juntas sem problemas para oferecer o melhor serviço aos seus funcionários.
Saiba mais sobre o Jira Service Management e como ele pode ajudar você a impulsionar a melhoria do processo de RH.
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