O que é suporte de TI?
Melhore a eficiência com a automação de RH
Automação é um dos termos mais usados no mundo dos negócios no momento, e por um bom motivo. Automatizar tarefas repetitivas economiza tempo e dinheiro, liberando recursos para tarefas mais importantes.
Muitos aspectos dos processos de negócios podem ser automatizados, incluindo os recursos humanos (RH) e o gerenciamento de inventário. Descubra os benefícios da automação de RH e aprenda como otimizar seus serviços de RH com o software certo.
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O que é automação de RH?
A automação de RH é o processo de automatizar tarefas relacionadas ao setor de RH, desde integração de funcionários até processamento da folha de pagamento. Esse recurso usa um software para criar fluxos de trabalho digitais repetíveis que aproveitam algoritmos e IA. Cada fluxo de trabalho pode ser pré-programado para uma finalidade específica, agilizando o processo do RH e reduzindo erros.
Você pode usar a automação de RH em várias tarefas. A integração pode ser simplificada com checklists de funcionários automatizadas, enquanto a folha de pagamento pode ser automatizada usando dados coletados pelo seu software de RH. Você pode até mesmo automatizar o rastreamento de desempenho com base em métricas como números de vendas, registros de presença e índices de satisfação dos clientes.
Benefícios da automação de RH
Um dos principais benefícios da automação de processos de RH é economizar tempo e dinheiro, mas há vários outros motivos para automatizar tarefas repetitivas desse setor. Confira alguns dos benefícios mais relevantes da automação de RH.
Aumento da eficiência
Eficiência é a palavra-chave no mundo dos negócios. Se você não está sendo eficiente na sua função, sua empresa está perdendo dinheiro. A automação de RH permite que você otimize as tarefas repetitivas do seu departamento de RH para gerar mais eficiência. Isso significa que questões como folha de pagamento e pedidos de férias são processadas mais rápido. Isso não só economiza tempo e dinheiro, mas também cria uma experiência melhor para os funcionários.
Redução das tarefas manuais
Houve uma época em que tudo era feito à mão no papel, e processos simples, como folha de pagamento e rastreamento de desempenho, consumiam muito mais tempo. Com a automação de RH, você pode reduzir o número de tarefas manuais exigidas para poupar um tempo valioso.
Mas a economia de tempo não é o único benefício de reduzir as tarefas manuais. Sempre existe a possibilidade de erro humano quando você está lidando com questões como processar a folha de pagamento ou aprovar solicitações de licença remunerada. Reduzir a necessidade de intervenção humana pode acabar com alguns desses erros comuns.
Melhor experiência para os funcionários
Gerenciar a experiência dos funcionários é essencial, e automatizar as tarefas de RH é uma das maneiras mais eficazes de aprimorar a experiência geral deles. Os funcionários podem acessar opções de autoatendimento quando precisarem solicitar folgas, enviar pedidos de férias ou tirar licença-médica, o que resulta em tempos de resposta mais rápidos. O processo de integração também é simplificado, assim os novos funcionários podem se familiarizar e começar a trabalhar logo.
Melhor conformidade e manutenção de registros
Quando você faz as coisas à mão, pode ser difícil lembrar de documentar tudo. Com a automação, você documenta tudo com consistência e mantém registros importantes. Fluxos de trabalho automatizados também reduzem o risco de erro humano, então você tem certeza de que todos os registros são precisos.
A conformidade é um aspecto fundamental do gerenciamento de serviços de RH (HRSM). Você precisa atender a certos requisitos de segurança de dados e manter registros de folha de pagamento e funcionários. Como a automação de RH otimiza a manutenção de registros, ela garante que você tenha uma trilha de documentação em caso de auditoria.
Escalabilidade
Do RH ao gerenciamento de serviços de TI (ITSM), suas soluções de negócios devem evoluir com a empresa. À medida que seu departamento de RH se expande e você continua contratando novos funcionários, suas soluções de automação de RH precisam ser dimensionadas para acompanhar esse crescimento. Isso significa que você pode manter a mesma eficiência sem aumentar a força de trabalho nem gastar uma fortuna para fazer upgrade para soluções mais robustas.
O dimensionamento é crucial porque permite que você continue usando as mesmas soluções. Após configurar seu software de automação de RH, é fácil adicionar e remover fluxos de trabalho e usuários.
Desafios potenciais da automação de RH
Embora a automação do processo de RH possa economizar muito tempo, nem sempre ela é tão fácil quanto parece. Existem vários obstáculos potenciais a serem considerados na hora de implementar uma automação de RH.
Em alguns casos, a implementação pode ser um verdadeiro desafio, sobretudo ao automatizar processos mais complexos ou criar diversos fluxos de trabalho digitais. Identificar, mapear e automatizar fluxos de trabalho digitais pode parecer complicado no começo, mas fica mais fácil à medida que você se familiariza com o software de automação de RH.
Tente criar um processo simples que você consiga repetir para mapear e automatizar tarefas de RH. Isso ajuda a garantir consistência e otimiza o processo de automatização de cada tarefa individual.
A resistência dos funcionários também pode ser um problema ao implementar soluções de automação de RH. As pessoas tendem a se limitar ao que consideram confortável, então os funcionários costumam resistir a mudanças na rotina diária.
Tire um tempo para treinar e explicar para seus funcionários o que é e quais são os benefícios e as práticas recomendadas da automação de RH. As chances de os gerentes de RH usarem um software de automação são maiores se entenderem como esse recurso pode ser aplicado nos fluxos de trabalho diários deles.
Como automatizar os processos de RH
Automatizar os processos de RH pode otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência, mas a implementação de soluções de automação exige tempo e esforço. Por sorte, existem algumas etapas simples para fazer isso.
Identifique tarefas repetitivas e manuais
Comece identificando tarefas manuais repetitivas pelas quais sua equipe de RH é responsável. As tarefas que costumam ser automatizadas são processamento de folha de pagamento, integração e desligamento de funcionários e rastreamento de desempenho. A meta aqui é identificar tarefas que consomem muito tempo ou estão sujeitas a erros. Se você puder economizar tempo ou reduzir o risco de erro humano automatizando processos, faça isso.
Escolha as ferramentas de automação de RH certas
Escolher as ferramentas certas para automatizar processos de RH é uma etapa crucial. Pense nas suas necessidades específicas de RH e procure um software que as atenda. Busque também um software de automação de RH que seja fácil de usar e possa se integrar aos softwares e às ferramentas que você já tem.
O Jira Service Management é uma solução prática de automação de RH que se integra às ferramentas que você usa, como Slack e Confluence. Você pode automatizar tudo, desde o processamento de folhas de pagamento até o rastreamento do desempenho dos funcionários, assim suas equipes de RH podem passar mais tempo se concentrando em tarefas mais essenciais.
Mapeie seus fluxos de trabalho
Quando encontrar o software de automação de RH certo, você pode começar a mapear cada fluxo de trabalho individual. Esse mapa precisa incluir as etapas e os processos individuais envolvidos no fluxo de trabalho, seja somar o número total de horas em uma semana ou coletar e organizar as principais métricas de desempenho dos funcionários. Tente incluir todas as etapas para automatizar com eficácia seus fluxos de trabalho de RH.
Treine seus funcionários e sua equipe de RH
Para a automação ser bem-sucedida, sua equipe de RH precisa estar por dentro de tudo. Depois de mapear e automatizar seus fluxos de trabalho individuais de RH, você precisa educar e treinar sua equipe de RH e seus funcionários para garantir que eles saibam como usar o software de automação com eficácia. Crie um programa de treinamento que aborde todos os aspectos da automação de RH, incluindo como usar fluxos de trabalho automatizados e possíveis erros a serem evitados.
Sua equipe de RH pode levar algum tempo para se adaptar à automação, mas vale a pena investir um tempo agora para economizar tempo depois.
Monitore e aprimore
Seu trabalho não termina depois de implementar o software de automação de RH. A automação não é perfeita, então você precisa monitorar os resultados dos processos automatizados de RH para garantir que tudo esteja funcionando como deveria. Em alguns casos, você pode ter que mapear um processo de novo se ele não produzir os resultados desejados.
Exemplos de automação de RH na prática
Se você está pensando em automatizar os processos de RH, confira alguns destes exemplos na prática:
- Integração: a automação de RH pode criar uma checklist automatizada para ajudar as equipes de RH na integração de novos funcionários.
- Rastreamento de desempenho: as ferramentas de automação podem extrair as principais métricas de desempenho dos funcionários, como vendas, satisfação dos clientes e presença, para ajudar você a monitorar essa parte.
- Pagamento: adição de horas e processamento da folha de pagamento automáticos com o software de automação de RH.
Ferramentas de automação de RH para testas
À medida que a automação se torna cada vez mais predominante, novas ferramentas de automação de RH continuam surgindo.
O Jira Service Management é a ferramenta de automação de RH que ajuda a automatizar tarefas como folha de pagamento e acompanhamento de desempenho. Além disso, a integração do Jira é perfeita com outras ferramentas como o Confluence. O Jira Service Management simplifica a automatização de tarefas repetitivas com fluxos de trabalho digitais, economizando tempo e reduzindo o risco de erros.
Ao oferecer interface simples e suporte robusto, o Jira Service Management capacita as equipes de RH a fazer mais em menos tempo.
Aprimore a automação de RH com o Jira Service Management
Equipes e gerentes de RH têm muitas responsabilidades que levam muito tempo, sem falar no risco de erros que podem custar caro. Quando você usa o Jira Service Management para automatizar os processos de RH, você pode economizar tempo da sua equipe de RH e, ao mesmo tempo, reduzir o risco de erros na folha de pagamento e no controle de tempo.
O Jira Service Management pode se integrar às ferramentas existentes para agilizar a comunicação e melhorar a eficácia das equipes de RH. Quando combinado com o Jira Service Desk, você pode simplificar tudo, desde RH e atendimento ao cliente até tickets de suporte de software.
Os fluxos de trabalho personalizáveis permitem automatizar qualquer coisa, enquanto portais de autoatendimento economizam tempo e capacitam os funcionários. Obtenha o Jira Service Management Free para descobrir como você pode transformar a equipe de RH por meio da automação.
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