Interne Kommunikation optimieren mit Videoaufnahmen in Loom

5 Schritte für bessere interne Kommunikation und weniger Engpässe

Wenn du diese 5 Schritte umsetzt, kannst du deine interne Kommunikation verbessern und dafür sorgen, dass eure Projekte ohne unnötige Verzögerungen vorankommen.

Schritt 1: Engpässe in der Kommunikation identifizieren

Bevor du deine ersten Videos aufnimmst, solltest du zuerst herausfinden, wo dein Team Zeit verliert. Sieh dir dazu an, welche Nachrichten die meisten Komplikationen verursachen. Das sind Nachrichten mit wiederholtem Hin und Her, Nachrichten, die missverstanden werden, oder Nachrichten, die zu unnötigen Meetings führen.

Hier einige typische Bereiche, in denen es bei der internen Kommunikation oft ineffizient wird:

• Status-Updates und Check-ins: Regelmäßige Meetings, die nur dazu da sind, um über den Fortschritt zu informieren, können oft durch ein Videoupdate ersetzt werden. Das kann sich jedes Teammitglied dann ansehen, wenn es gerade passt.
• Prozesserklärungen: Schriftliche Anweisungen für mehrstufige Workflows werden häufig lang und verwirrend. Bei visueller Kommunikation sind die Zusammenhänge dagegen oft sofort klar.
• Feedback und Prüfungen: Ausführliches schriftliches Feedback zu einem Design, Dokument oder Projektplan kostet Zeit und kann die Nuancen oft nicht vermitteln. Ein Video fasst alles detailliert in nur wenigen Minuten zusammen.

Sobald du weißt, wo die Verzögerungen entstehen, kannst du entscheiden, welche Nachrichten als Video besser funktionieren würden. Natürlich muss nicht alles zu einem Video werden. Einfache Ja/Nein-Fragen gehören beispielsweise weiterhin in den Chat. Themen, bei denen du anderen etwas zeigen oder ihnen etwas erklären musst, sind dagegen hervorragend geeignet.

Schritt 2: Kurze, fokussierte Videos in Loom aufnehmen

Die besten Loom-Videos sind kurzgefasst, decken ein einziges Thema ab und sind zielgerichtet. Ideal sind 2 bis 5 Minuten. Das ist lang genug, um gründlich zu sein, und kurz genug, dass sich dein Team das ganze Video ansieht.

Mit dem Bildschirmrekorder von Loom ist das Aufnehmen ganz einfach. Du kannst deinen Bildschirm, deine Kamera oder beides gleichzeitig teilen und so zum Beispiel eine Tabelle erklären, eine Funktion demonstrieren oder einen Prozess durchgehen. Dein Team sieht dabei genau das, was du siehst.

Es gibt ein paar Dinge, die du beim Aufnehmen beachten solltest:

• Beginne mit dem Zweck: Erkläre in den ersten 10 Sekunden, worum es geht und warum das Thema wichtig ist, damit alle entscheiden können, ob das Video gerade jetzt für sie überhaupt relevant ist.
• Nutze die Bildschirmübertragung für Kontext: Wenn du beim Erklären deinen Bildschirm zeigst, ist die Gefahr für Missverständnisse kleiner und du vermeidest das Hin und Her, das bei schriftlichen Anweisungen oft nötig ist.
• Schließe mit einem klaren nächsten Schritt ab: Sage zum Schluss deutlich, was du von den anderen brauchst, damit nichts übersehen wird. Mache also klar, ob du eine Antwort erwartest, sie eine Aufgabe erledigen oder einfach nur bestätigen sollen, dass sie das Video gesehen haben.
  

Schritt 3: Loom-Videos für einfachen Zugriff in einem gemeinsamen Arbeitsbereich speichern

Je einfacher ein Video zu finden ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass dein Team es sich auch ansieht, statt doch ein Meeting zu organisieren oder einen langwierigen E-Mail-Thread zu starten. Sobald du anfängst, eine Videobibliothek aufzubauen, brauchst du ein Ordnungssystem. Ziel ist es, die interne Kommunikation so zu organisieren, dass die Mitglieder deines Teams finden können, was sie brauchen, ohne alte Threads durchsuchen oder jemanden bitten zu müssen, einen bestimmten Link erneut zu senden.

Richte eine Struktur ein, die für dein Team sinnvoll ist. Du kannst zum Beispiel für jede Abteilung einen eigenen Ordner einrichten, damit jede Gruppe einen eigenen Bereich für ihre Aufnahmen hat. Oder du organisierst nach Thema und gruppierst Videos etwa unter Onboarding, Produktupdates oder Prozessdokumentation. So kann dein Team nach dem suchen, was es braucht, statt nach dem Ersteller des Videos.

Die wichtigsten oder am häufigsten aufgerufenen Videos kannst du in einem gemeinsamen Slack-Channel oder Projektmanagement-Tool anpinnen, damit sie immer leicht zu finden sind.

Schritt 4: Videos in vorhandene Tools integrieren und Kontextwechsel vermeiden

Die Mitglieder deines Teams haben bereits Tools für die interne Kommunikation, die sie jeden Tag nutzen. Statt sie jedes Mal die Plattform wechseln zu lassen, wenn sie sich ein Video ansehen müssen, solltest du die Videos dort zur Verfügung stellen.

Loom lässt sich in Tools wie Slack, Jira und Confluence integrieren, sodass du Aufnahmen direkt dort einbetten kannst, wo dein Team arbeitet. Beispielsweise können sich Entwickler Erklärungen zu Fehlerberichten direkt im Jira-Ticket ansehen und Manager Videopräsentationen abspielen, ohne Confluence zu verlassen.

Wenn das Video direkt in dem Tool hinterlegt ist, in dem die zugehörige Arbeit erledigt wird, muss niemand zwischen Apps hin- und herwechseln, um sich ein vollständiges Bild zu machen. Das Erklärungsvideo ist direkt mit den Projektdetails abrufbar, was weniger Rückfragen und schnellere Entscheidungen bedeutet. Alles – Aufgaben, Kontext und Videoerklärungen – bleibt an einem Ort, nichts geht verloren.

Schritt 5: Asynchrone Kommunikation fördern für effiziente Zusammenarbeit

Einer der größten Vorteile beim Einsatz von Loom für die interne Kommunikation ist, dass die Lösung asynchrone Kommunikation ermöglicht. Es müssen nicht alle zur gleichen Zeit verfügbar sein, damit Informationen reibungslos fließen. Wenn du ein Video-Update aufnimmst, statt ein Live-Meeting zu veranstalten, können sich Teammitglieder das Update dann ansehen, wenn sie Zeit dafür haben.

Das ist nützlich für verteilte Teams, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten. Anstatt zu versuchen, einen Termin zu finden, der für alle passt, kannst du mit Loom asynchrones Arbeiten einführen und sicherstellen, dass das ganze Team immer informiert ist, unabhängig davon, wo oder wann die einzelnen Mitglieder arbeiten.

Damit die asynchrone Zusammenarbeit produktiv funktioniert, solltest du dein Team dazu ermutigen, die Kommentar- und Reaktionsfunktionen von Loom zu nutzen. Sie können Kommentare mit Zeitstempel zu einzelnen Teilen eines Videos hinterlassen, wodurch ein fokussierter Diskussionsthread entsteht, ohne dass ein separates Meeting erforderlich ist.

Beispiele für interne Kommunikation mit Loom

Loom eignet sich für praktisch jede Nachricht, die sich einfacher zeigen als erklären lässt. Hier einige der häufigsten Aufnahmen, die Teams erstellen:

• Projekt-Updates: Informiere über Fortschritt, Blocker und nächste Schritte in einer kurzen Aufnahme, die sich Stakeholder dann anschauen können, wenn sie Zeit haben.
• Onboarding-Anweisungen: Führe Neuzugänge in Schulungsvideos durch Tools, Prozesse und Teamstandards. Die Videos können sie sich während ihrer Einarbeitung jederzeit wieder ansehen.
• Prozessanleitungen: Zeige Schritt für Schritt, wie ein Workflow abläuft, Anfragen erstellt werden oder eine Software funktioniert.
• Zusammenfassungen von Meetings: Fasse Entscheidungen und Aufgaben aus einem Meeting zusammen, damit alle, die nicht teilnehmen konnten, trotzdem den vollständigen Kontext haben.
• Teamankündigungen: Informiere über Unternehmensnews, Richtlinienänderungen oder Teammeilensteine in einem Format, das sich persönlicher anfühlt als eine Massen-E-Mail.
• Tool-Demos: Nimm kurze Erklärungsvideos zu neuen Funktionen oder Software-Updates auf, damit dein Team auch ohne Schulungen weiß, wie es sie einsetzen kann.