Loom zur Verbesserung der Einbindung von Stakeholdern verwenden
Die wichtigsten Punkte
- Eine enge Einbindung der Stakeholder hilft, Projekte auf Kurs zu halten, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Personen informiert und eingebunden bleiben und bereit sind, Input zu geben.
- Zu den häufigen Herausforderungen bei der Einbindung von Stakeholdern gehören verzögertes Feedback, unklare Erwartungen und zu viele Statusmeetings.
- Asynchrone Videos erleichtern es, Stakeholder-Updates zu teilen, ohne ein weiteres Live-Meeting einplanen zu müssen.
- Loom vereinfacht Stakeholder-Updates, da du Aufzeichnungen mit einem einzigen Tool aufzeichnen, ändern und teilen kannst.
Ganz gleich, ob du wichtige Entscheidungen für dein Unternehmen triffst oder ein großes Projekt angehst – es ist entscheidend, Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Die richtigen Stakeholder können Kontext, Feedback und Genehmigungen geben, die Teams dabei helfen, auf größere Geschäftsziele ausgerichtet zu bleiben.
Die Einbindung von Stakeholdern kann schwierig sein, wenn Feedback zu spät kommt, Updates verstreut sind oder für jede Entscheidung ein weiteres Meeting erforderlich wird.
Die interaktive Kommunikation mit Loom-Videos ist eine großartige Möglichkeit, diese Stolperfallen zu vermeiden. Erfahre, wie du Loom verwendest, um Stakeholder klarer über Neuigkeiten zu informieren, Feedback asynchron einzuholen und Aufgaben voranzubringen.
So verbesserst du die Einbindung von Stakeholdern mit Loom
Die Verbesserung der Einbindung von Stakeholdern beginnt damit, die richtigen Informationen im richtigen Format und zur rechten Zeit auszutauschen. Loom unterstützt dies mit asynchronen Aufzeichnungen, die Stakeholder zu einem für sie passenden Zeitpunkt ansehen, erneut aufrufen und beantworten können.
Schritt 1. Ermitteln, welche Stakeholder welche Art von Informationen benötigen
Bevor du ein Video aufnimmst, um Stakeholder auf den neuesten Stand zu bringen, solltest du ermitteln, welche Stakeholder welche Art von Informationen benötigen. Nicht alle Stakeholder müssen alles im Detail wissen. Deshalb sollten Teams entscheiden, wer transparente Einblicke benötigt, wer etwas prüfen oder genehmigen muss und wer einfach nur gelegentlich informiert werden muss.
Hier sind ein paar Tipps, wie du Stakeholder identifizierst und gruppierst:
- Stakeholder nach Einfluss, Beteiligung oder Rolle im Entscheidungsprozess gruppieren
- Das Format der Informationen auf die Bedürfnisse der Stakeholder anpassen
-
Ein Überladen aller Stakeholder mit denselben Informationen vermeiden
Schritt 2. Vor der Aufnahme den Zweck der Nachricht klarstellen
Bevor du die Aufzeichnung erstellst, solltest du entscheiden, was du mit dem Stakeholder-Update erreichen willst. Möchtest du die beteiligte Person informieren, Feedback anfordern, eine Entscheidung erklären oder um Genehmigung bitten?
Stelle dir einfache Fragen, um den Zweck deiner Nachricht zu verdeutlichen, wie:
- Was sollen die Betrachter wissen?
- Was sollen sie tun, nachdem sie das Video angesehen haben?
- Welchen Kontext benötigen sie, um die Nachricht zu verstehen?
- Wen betreffen diese Informationen?
Wie wirkt sich diese Nachricht auf das Projekt aus?
Schritt 3. Kurzes Loom-Video aufnehmen, das mehr Kontext liefert
Verwende Loom, um ein kurzes Video aufzuzeichnen, das Stakeholdern den nötigen Kontext bereitstellt. Zeige relevante Dokumente, Folien, Dashboards, Designs oder Projektseiten auf dem Bildschirm, die deine Argumentation unterstreichen.
Hier sind ein paar Tipps, mit denen du ein effektiveres Loom-Video erstellen kannst:
- Darauf achten, dass sich das Video auf eine einzelne Information oder einen Themenbereich konzentriert
- Erklären, was sich geändert hat, warum die Änderung wichtig ist und worauf Stakeholder achten sollten
- Videos nutzen, um die Tonalität, Argumentation und den Kontext herauszuarbeiten, die sich nur schwer durch geschriebenen Text allein vermitteln lassen
Du kannst den integrierten Editor von Loom verwenden, um unnötige oder sich wiederholende Abschnitte aus deinem Video zu entfernen und so die Verständlichkeit zu verbessern.
Schritt 4. Loom-Video asynchron in den entsprechenden Kanälen teilen
Sobald du dein Loom-Video aufgenommen und bearbeitet hast, teilst du es dort, wo Stakeholder bereits Aufgaben erledigen und miteinander kommunizieren. Das Ziel ist, Stakeholder-Updates auch für spätere erneute Aufrufe leicht auffindbar zu machen.
Du kannst Loom-Videos in Tools wie Confluence, Jira, Slack, Teams oder per E-Mail teilen – je nachdem, in welchem Tool die Stakeholder bereits zusammenarbeiten.
Schritt 5. Stakeholder bitten, direkt im Video Feedback zu hinterlassen
Nachdem du das Video mit den wichtigsten Stakeholdern geteilt hast, bittest du sie, über Loom Feedback zu geben. Die Stakeholder können Kommentare direkt im Video hinterlassen. So kannst du Feedback einfacher lesen, ohne separate Threads durchsuchen zu müssen.
Neben Kommentaren können Stakeholder auch Video-Antworten und Reaktionen verwenden, um Feedback zu geben. All dieses Feedback wird in Loom zentralisiert, damit du Stakeholder ganz einfach über Neuigkeiten informieren kannst.
Schritt 6. Feedback in Entscheidungen, Maßnahmen und Follow-up-Updates verwandeln
Sobald die Reaktionen von Stakeholdern eingehen, sollten Teams sie nutzen, um die nächsten Schritte zu präzisieren. Dadurch werden die Stakeholder direkt am Fortschritt beteiligt und nicht nur auf passives Zuschauen beschränkt.
Hier sind einige Tipps, wie du dir Feedback für Entscheidungen und Maßnahmen zunutze machst:
- Entscheidungsergebnisse zusammenfassen
- Aufgaben festhalten
- Ein kurzes Loom-Video zur Nachbereitung aufnehmen, wenn sich Informationen wesentlich geändert haben
Du kannst auch Loom AI verwenden, um Zusammenfassungen, Aufgaben und Entscheidungsprotokolle zu erstellen, damit der Kontext durchsuchbar bleibt.
Schritt 7. Eine wiederverwendbare Bibliothek für die Stakeholder-Kommunikation erstellen
Die Videobibliothek ist eine der hilfreichsten Funktionen von Loom. Denn diese ermöglicht es dir, eine wiederverwendbare Bibliothek für die Kommunikation mit Stakeholdern aufzubauen. So können zukünftige Betrachter Entscheidungen, Beweggründe und den Projektkontext noch einmal nachvollziehen und verstehen, wie sich diese Entscheidungen auf das Projekt ausgewirkt haben.
Du kannst Videos nach Projekt, Team oder Initiative organisieren, damit wichtige Stakeholder-Updates später einfacher zu finden sind.