La guida definitiva alla gestione degli stakeholder
Di Aumarie Benipayo
Che si tratti del lancio di un nuovo prodotto, dell'implementazione di una modifica o della promozione di un'iniziativa strategica, coinvolgere correttamente gli stakeholder può far fruttare i tuoi sforzi o renderli del tutto inutili. Saper gestire gli stakeholder ti consente di muoverti agevolmente tra gli ambienti complessi degli stakeholder, allineare gli interessi e portare avanti i progetti con il consenso e il supporto di tutte le parti coinvolte.
La comprensione delle esigenze, degli interessi e delle aspettative degli stakeholder ti permette di costruire relazioni solide, promuovere la collaborazione e attenuare i rischi. Se gestisci efficacemente gli stakeholder, i tuoi progetti raggiungeranno i loro obiettivi e avranno risonanza tra coloro che sono interessati al loro successo.
Questa guida completa spiega cosa si intende con gestione degli stakeholder, ne illustra i componenti critici, esamina le best practice ed esplora diverse tecniche di gestione efficace degli stakeholder.
Che cosa sono gli stakeholder?
Gli stakeholder nel mondo degli affari sono individui, gruppi o aziende interessati a un progetto o a una decisione perché il suo risultato ha un effetto su di loro. Possono essere interni o esterni.
Gli stakeholder interni sono individui o gruppi, tra cui dipendenti, manager e dirigenti, direttamente interessati alle operazioni, alle decisioni e alle prestazioni dell'azienda.
Gli stakeholder esterni sono individui o gruppi esterni all'azienda, come clienti, fornitori, investitori, agenzie governative e comunità locali. Possono essere influenzati dalle attività dell'azienda o avere interesse nel suo successo.
Che cos'è la gestione degli stakeholder?
La gestione degli stakeholder prevede l'identificazione, l'analisi, il coinvolgimento e la gestione delle esigenze e delle aspettative di individui o gruppi interessati a un progetto o influenzati da esso. Richiede di sapere in anticipo chi deve conoscere determinate informazioni e partecipare alle varie fasi del progetto.
Un piano di gestione degli stakeholder del progetto favorisce una comunicazione efficace, risolve i dubbi, garantisce l'allineamento degli stakeholder con gli obiettivi del progetto e, in ultima analisi, contribuisce alla gestione del progetto e al successo aziendale.
L'importanza della gestione degli stakeholder
La gestione degli stakeholder influisce sulla buona riuscita di un progetto o sul successo di un'azienda. Di seguito sono elencati alcuni motivi per cui la gestione degli stakeholder è importante:
Migliore riuscita del progetto
Una gestione efficace degli stakeholder allinea gli obiettivi del progetto alle aspettative degli stakeholder. Un coinvolgimento precoce e regolare degli stakeholder assicura che le loro esigenze siano comprese e incorporate nella pianificazione e nell'esecuzione del progetto. L'allineamento favorisce migliori risultati del progetto, poiché è più probabile che le parti interessate sostengano un progetto che fornisce risposte ai loro dubbi, oltre a offrire valore.
Miglioramento della gestione del rischio
La gestione degli stakeholder aiuta a identificare potenziali rischi e problemi all'inizio del ciclo di vita del progetto. Il coinvolgimento degli stakeholder consente ai project manager di anticipare e ridurre i rischi prima che si trasformino in problemi gravi. Gli stakeholder possono anche fornire informazioni sulle potenziali sfide.
Comunicazione migliorata
La gestione degli stakeholder facilita una comunicazione aperta e trasparente tra il team di progetto e gli stakeholder. Una comunicazione regolare mantiene gli stakeholder informati sull'avanzamento del progetto, sulle modifiche e sulle decisioni. Questa trasparenza crea fiducia, favorisce la collaborazione nel progetto e garantisce che tutti rimangano aggiornati. Una comunicazione efficace consente anche agli stakeholder di fornire feedback e input.
Risoluzione efficace dei conflitti
La gestione degli stakeholder aiuta a identificare e risolvere i conflitti tra stakeholder con interessi o priorità contrastanti. Affrontare conversazioni e negoziazioni oneste con gli stakeholder può portare a soluzioni vantaggiose per tutte le parti coinvolte. I project manager possono utilizzare l'analisi degli stakeholder per comprendere le dinamiche di potere e l'influenza delle varie parti interessate.
Relazioni sostenibili a lungo termine
La gestione efficace degli stakeholder crea relazioni solide e durature tra l'azienda e i suoi stakeholder. Interagire regolarmente con gli stakeholder, rispondere ai loro dubbi e fornire valore favorisce la fiducia e la lealtà. Queste relazioni positive possono generare opportunità future, partnership e supporto per le iniziative dell'azienda.
Come gestire gli stakeholder
La gestione degli stakeholder implica l'individuazione, la valutazione e il coinvolgimento di individui o gruppi interessati a un progetto o influenzati da esso.
Identificazione degli stakeholder
Conduci un'analisi degli stakeholder e determina ruoli e responsabilità in anticipo quando ti prepari a lanciare un progetto che coinvolga altre persone. Il processo prevede sessioni di brainstorming e la valutazione di chi sarà influenzato direttamente dai risultati del progetto. Poni le seguenti domande:
- I flussi di lavoro di chi saranno modificati dal progetto?
- L'approvazione di chi è necessaria per completare il progetto?
- Di chi sarà il prodotto finale che subirà una modifica?
Per identificare gli stakeholder corretti per il tuo progetto usa le tecniche qui sotto:
- Sessioni di brainstorming: riunisci il tuo team di progetto e gli esperti per fare brainstorming sui potenziali stakeholder.
- Matrice RACI: un grafico RACI chiarisce ruoli e responsabilità identificando chi è responsabile e chi deve essere consultato e informato in merito a ogni task o decisione del progetto.
- Griglia di potere e interesse: valuta e assegna priorità agli stakeholder in base al loro livello di potere e interesse per il progetto. Questo può aiutare a determinare le strategie di coinvolgimento.
- Matrice di analisi degli stakeholder: categorizza gli stakeholder in base alla loro influenza e al loro interesse utilizzando una matrice.
- Sondaggi e colloqui: raccogli informazioni dettagliate sulle esigenze, le preoccupazioni e le aspettative degli stakeholder attraverso sondaggi e colloqui.
Analisi degli stakeholder
La definizione dei ruoli offre agli stakeholder chiarezza sulle competenze, sugli approfondimenti e sul tempo necessario per contribuire a un progetto. Inoltre, riduce al minimo lo "spazio vuoto" percepito nello sviluppo del progetto. Usa la documentazione per consolidare quei ruoli e tenerli sempre ben a mente per tutta la durata del progetto.
Atlassian colloca una tabella 2x4 in cima a ogni documento relativo al progetto in Confluence affinché tutti sappiano dove si trovano e utilizza il framework DACI per assegnare i seguenti ruoli:
- Un promotore gestisce gli stakeholder e garantisce un processo decisionale tempestivo.
- Un approvatore ha l'ultima parola nel processo decisionale.
- I collaboratori offrono opinioni di esperti o vengono coinvolti direttamente nel progetto.
- Gli stakeholder informati ricevono notifiche sulle decisioni.
Tra i metodi per l'analisi degli stakeholder sono inclusi:
- Griglie di influenza/impatto: inserisci gli stakeholder in una griglia in base al loro livello di influenza e all'effetto che il progetto ha su di loro, il che aiuta a dare priorità agli stakeholder e a determinare le strategie di coinvolgimento.
- Modello di prominenza: assegna una valutazione agli stakeholder in base al loro livello di potere, legittimità e urgenza. Questo aiuta a identificare gli stakeholder chiave che richiedono la massima attenzione e coinvolgimento.
- Mappatura degli stakeholder: sviluppa una rappresentazione visiva degli stakeholder, delle loro relazioni e della loro influenza sul progetto. La mappatura degli stakeholder aiuta a identificare le persone chiave, i potenziali alleati e i potenziali ostacoli. Un diagramma di flusso è ottimo per questa attività.
- Analisi SWOT per gli stakeholder: conduci un'analisi SWOT, ovvero un'analisi dei punti di forza, delle debolezze, delle opportunità e delle minacce, per ogni stakeholder o gruppo di stakeholder per fornire informazioni dettagliate su come interagire al meglio con loro e rispondere alle loro preoccupazioni.
Coinvolgi gli stakeholder
Per coinvolgere adeguatamente gli stakeholder, devi sviluppare un piano di comunicazione:
1. Parti con il piede giusto
Durante la riunione di avvio del progetto definisci le aspettative di comunicazione per garantire il consenso, determinare la frequenza di check-in e delineare il processo decisionale. Focalizza la riunione sul feedback riducendo al minimo i tempi di presentazione. Usa una roadmap del progetto per delineare e rivedere il progetto.
2. Centralizza la condivisione delle informazioni
La disponibilità di tutte le informazioni rilevanti per gli stakeholder comunica fiducia ed elimina domande e riunioni non necessarie. Consente anche loro di prendere decisioni rapidamente e di offrire una risoluzione più rapida dei problemi.
Confluence consente di accedere facilmente alle informazioni in un hub di documentazione centralizzato. Questi spazi mostrano la panoramica del progetto, gli obiettivi, l'ambito, le milestone, i ruoli e le responsabilità dei membri del team, le pagine aggiornate di recente e i collegamenti pertinenti.
3. Stabilisci una strategia di comunicazione
Definisci un piano per comunicare con gli stakeholder; in caso contrario, ti ritroverai a farlo solo quando ti viene in mente, ed è proprio questo che vuoi evitare. Fissare le date, determinare i metodi e documentare i check-in sono elementi necessari per una gestione efficace degli stakeholder.
Gestire le aspettative degli stakeholder
Per gestire gli stakeholder in modo efficace, stabilisci aspettative realistiche fin dall'inizio. Comunica l'ambito, gli obiettivi, i risultati finali, i limiti, i vincoli e i potenziali rischi del progetto.
Quando gestisci la resistenza al cambiamento, identifica prima gli stakeholder interessati. Risolvi in modo proattivo i problemi comunicando i vantaggi e la necessità del cambiamento. Concentrati su come il cambiamento si allinea con i loro interessi. Coinvolgi nel processo decisionale gli stakeholder che oppongono resistenza. Questo favorisce un senso di appartenenza e il consenso. Offri formazione, supporto e risorse per aiutarli ad adattarsi al cambiamento.
Durante tutto il progetto, monitora e aggiorna le aspettative di conseguenza. Comunica regolarmente i progressi, le milestone e qualsiasi deviazione dal piano originale. Ascolta attivamente il feedback degli stakeholder e rispondi prontamente alle loro preoccupazioni. Adatta le aspettative come necessario man mano che il progetto si evolve o le circostanze cambiano.
Quando apporti modifiche significative all'ambito o ai risultati finali, chiedi il contributo e l'approvazione degli stakeholder. Un coinvolgimento costante mantiene l'allineamento e riduce le incomprensioni.
Best practice per la gestione degli stakeholder
Le best practice per la gestione degli stakeholder includono l'identificazione precoce degli stakeholder, il loro coinvolgimento nelle decisioni, il monitoraggio delle interazioni e la risoluzione tempestiva dei conflitti.
Identifica subito gli stakeholder
Identifica gli stakeholder fin dall'inizio per considerare le loro esigenze durante la fase di pianificazione. Usa l'analisi degli stakeholder, la mappatura e le matrici RACI per comprenderne gli interessi, le preoccupazioni e il potenziale impatto.
Coinvolgi gli stakeholder nel processo decisionale
Coinvolgere gli stakeholder favorisce un senso di appartenenza, aumentando le probabilità di successo. Comunica regolarmente con loro, chiedi il loro feedback e incorpora diversi punti di vista nelle decisioni.
Questo approccio collaborativo allinea le aspettative con gli obiettivi e risolve le preoccupazioni. Le board Kanban e i diagrammi di Gantt aiutano a visualizzare i task e la timeline del progetto, consentendo agli stakeholder di comprendere più facilmente il flusso del progetto e contribuire in modo efficace. Questi strumenti possono migliorare la produttività fornendo una chiara visibilità sull'avanzamento del progetto e sui colli di bottiglia.
Monitora le interazioni con gli stakeholder
Mantieni registri dettagliati di tutte le interazioni con gli stakeholder, comprese riunioni, e-mail e chiamate, assicurandoti di rispondere a tutte le preoccupazioni e mantenere gli impegni. Usa i registri degli stakeholder, e delle comunicazioni o gli strumenti di gestione del progetto. Rivedi e aggiorna regolarmente le informazioni sugli stakeholder per riflettere eventuali modifiche.
Risolvi i conflitti il prima possibile
I conflitti tra gli stakeholder con interessi contrastanti sono comuni. Affrontali subito prima che si inaspriscano e vadano a incidere sui progressi.
Affrontare i conflitti mantiene relazioni positive. Incoraggia una comunicazione aperta per comprendere le cause principali. Cerca soluzioni reciprocamente vantaggiose attraverso la negoziazione e il compromesso. Se necessario, coinvolgi nella mediazione terze parti neutrali.
Affidati a Confluence per ottimizzare la comunicazione con gli stakeholder
Informare e allineare gli stakeholder può risultare difficile, soprattutto quando si lavora tra più team o sedi. La gestione degli stakeholder consente a persone e team di lavorare al meglio riducendo al minimo i problemi.
Se fai il duro lavoro in anticipo per dare chiarezza agli stakeholder, inizierai da una solida base come project manager. Ma senza una piattaforma di comunicazione centralizzata, potresti riscontrare problemi, come aggiornamenti persi, mancanza di trasparenza, problemi di comunicazione, difficoltà nel tenere traccia del feedback o decisioni e canali di comunicazione inefficienti.
Usa Confluence per ottimizzare la comunicazione con gli stakeholder. Confluence offre numerose funzionalità chiave e diversi benefici:
- Hub centralizzato: crea pagine o spazi dedicati per ogni progetto in cui condividere aggiornamenti, documenti e discussioni con tutti gli stakeholder.
- Collaborazione in tempo reale: consenti agli stakeholder di commentare, fornire feedback e collaborare sui documenti in modo da favorire la trasparenza e l'allineamento tra i team.
- Modello di piano di comunicazione: utilizza il modello di piano di comunicazione di Confluence gratuito per definire la strategia, includendo stakeholder, metodi, frequenza e contenuti.
- Notifiche e @menzioni: tieni informati gli stakeholder tramite le @menzioni nelle pagine o nei commenti pertinenti e abilitando le notifiche.
- Integrazioni: si integra perfettamente con strumenti come Jira e Trello per un accesso centralizzato alle informazioni sul progetto.
Con il modello di piano di comunicazione con gli stakeholder di Confluence gratuito, puoi semplificare la comunicazione con gli stakeholder, migliorare la trasparenza e garantire l'allineamento durante tutto il ciclo di vita del progetto.
