Comprendere i traguardi di un progetto nella gestione dei progetti

Riepilogo: nella gestione dei progetti, gli obiettivi del progetto forniscono una guida al team e agli stakeholder, garantendo che rimangano allineati con lo scopo del progetto.

Come gestisci le aspettative, coordini il processo decisionale e fornisci una base per il monitoraggio e il controllo del progetto durante l'intero ciclo di vita?

Un report dello Standish Group ha rilevato che solo circa un terzo dei progetti rientra nella definizione classica di "completato con successo" basata sui tre vincoli: entro i tempi, il budget e l'ambito previsti. Ed è proprio qui che servono obiettivi di progetto chiari.

Nella gestione dei progetti, gli obiettivi di un progetto sono traguardi specifici, misurabili e limitati nel tempo che ne definiscono il traguardo finale. Fungono da roadmap del progetto per il team, in modo che tutti si impegnino per garantirne la buona riuscita.

In questa guida parleremo di cosa sono gli obiettivi di progetto, quali sono i vari tipi e i vantaggi complessivi e come stabilirli per il tuo progetto.

Cosa sono i traguardi di un progetto?

I traguardi di un progetto sono risultati specifici e misurabili che un progetto mira a raggiungere entro un periodo di tempo definito. Essi chiariscono lo scopo del progetto e guidano il team verso il corretto completamento.

Quando li definisci in modo esplicito, gli obiettivi diventano la colonna portante del processo decisionale e della pianificazione delle risorse durante l'intero ciclo di vita del progetto. Gli obiettivi ti dicono quali sono gli aspetti importanti, quali sono secondari e dove investire il tempo, le risorse umane e il budget limitati che hai a disposizione.

Questi obiettivi hanno inoltre bisogno di mordente.

Ed è qui che entrano in gioco i criteri misurabili e i KPI. Che si tratti di rispettare il budget, gli standard di qualità o i tempi previsti, questi elementi fungono da parametri di riferimento per valutare la buona riuscita complessiva di un progetto.

Obiettivi e milestone del progetto a confronto

Anche se i project manager usano spesso questi termini in modo intercambiabile, gli scopi e gli obiettivi del progetto hanno funzioni diverse per la pianificazione del progetto.

Gli obiettivi del progetto descrivono in dettaglio il risultato desiderato e sono strettamente correlati agli obiettivi aziendali. Definiscono la direzione del progetto e forniscono un'ispirazione ai membri del team.

Gli obiettivi sono concisi ed estremamente mirati. In un progetto, i risultati definiscono chiaramente gli obiettivi. Ti dicono precisamente cosa dovrebbe offrire il progetto.

• Esempio di obiettivo del progetto: aggiungere cinque nuovi canali per consentire ai clienti di inviare e visualizzare il feedback all'interno dell'interfaccia del prodotto nei prossimi due mesi.

• Esempio di obiettivo del progetto: migliorare il meccanismo per comunicare il feedback dei clienti al team di ingegneri, favorendo una risoluzione tempestiva dei problemi.

Obiettivi e ambito del progetto a confronto

L'ambito e gli obiettivi del progetto sono elementi distinti ma collegati della gestione del progetto. Ad esempio, l'ambito del progetto definisce il lavoro necessario per il relativo completamento, compresi i task e i risultati finali. Definisce i confini e la portata del progetto.

Gli obiettivi del progetto si concentrano sui risultati specifici che il progetto intende raggiungere. Sono i parametri di riferimento che consentono di valutare il raggiungimento del progetto e il lavoro del team all'interno dell'ambito.

• Esempio di obiettivo del progetto: sviluppare un'app mobile intuitiva con alcune funzionalità chiave da lanciare entro la fine dell'anno.

• Esempio di ambito del progetto: il progetto comprende lo sviluppo, il test e il lancio delle app, ma non include le attività di marketing e manutenzione post-lancio.

Obiettivi e milestone del progetto a confronto

Sebbene gli obiettivi e le milestone siano fondamentali per la gestione dei progetti, svolgono ruoli diversi. In un progetto, gli obiettivi definiscono i risultati principali da raggiungere e determinano la direzione e lo scopo del progetto.

Le milestone invece sono indicatori importanti lungo il percorso del progetto che mostrano quando le fasi del progetto fondamentali sono state completate. Grazie a queste milestone puoi mantenere il progetto in carreggiata senza necessariamente sapere quanto lavoro serve ancora per raggiungerli.

• Esempio di obiettivo del progetto: ottenere 20.000 conferme di partecipazione al nostro evento virtuale entro il 23 giugno.

• Esempio di milestone del progetto: lanciare la pagina web per promuovere il prossimo evento virtuale l'8 giugno.

I diversi tipi di obiettivi del progetto

Esistono varie categorie di traguardi del progetto in base al loro scopo. I tipi più comuni di traguardi del progetto includono:

• I traguardi basati sul tempo che aiutano a fissare le scadenze per le milestone del progetto.

• I traguardi prestazionali che si concentrano sul raggiungimento di risultati o standard di qualità specifici.

• Gli obiettivi di qualità che specificano il livello di qualità desiderato per i deliverable del progetto.

• I traguardi aziendali che allineano un progetto ai principi aziendali per una maggiore probabilità di successo.

• I traguardi finanziari che stabiliscono i vincoli di budget e gli obiettivi finanziari per il progetto.

• Gli obiettivi di conformità normativa che assicurano che l'ambito del progetto rispetti leggi, regolamenti e standard di settore.

I vantaggi di traguardi di progetto definiti in modo chiaro

Gli obiettivi del progetto forniscono un framework che garantisce una buona pianificazione e una buona esecuzione dei progetti, nonché l'allineamento con i traguardi aziendali. Quando i team non capiscono in che modo il loro lavoro quotidiano si collega al quadro generale, la motivazione viene meno e l'esecuzione va alla deriva.

Obiettivi chiari e concreti offrono alle persone un modo per valutare il proprio lavoro, aggiustare il tiro in maniera tempestiva e mantenere lo slancio nella direzione giusta. Ecco alcuni dei vantaggi più significativi di avere degli obiettivi ben definiti:

Guida e focus

I traguardi forniscono una direzione chiara per l'ambito del lavoro, guidando il team verso il traguardo da raggiungere. Fungono da roadmap, definendo i confini del lavoro e i risultati che contano.

Eliminano la confusione, definiscono le priorità e permettono di distinguere ciò che merita attenzione da ciò che è secondario. Puoi documentare tutti questi aspetti in una riunione di pianificazione dello sprint o attraverso altra documentazione di condivisione delle conoscenze per mantenere tutti allineati.

Risultati misurabili

Per essere validi, gli obiettivi devono includere criteri misurabili e KPI. Ciò ti consente di quantificare se il progetto sta raggiungendo gli obiettivi previsti e sta effettivamente fornendo quello che aveva promesso.

Allineamento degli stakeholder

Degli obiettivi ben definiti fanno sì che tutti, dagli sponsor ai collaboratori, fino ai responsabili dell'approvazione finale, procedano nella stessa direzione.

Questo allineamento è fondamentale per garantire la buona riuscita complessiva del progetto e la soddisfazione di tutti gli stakeholder coinvolti. Quando le aspettative sono allineate fin dall'inizio, eviti il caos degli obiettivi in conflitto in seguito.

Miglioramento del processo decisionale

Gli obiettivi chiari diventano il filtro per prendere ogni decisione. Se una scelta non fa avanzare il progetto verso la consegna prevista, si tratta di una distrazione.

Con obiettivi solidi, il team può prendere decisioni coerenti con sicurezza, senza aspettare escalation non necessarie.

Come stabilire obiettivi del progetto chiari

Stabilire obiettivi del progetto chiari è un passaggio cruciale nel processo di gestione del progetto. Questa operazione deve avvenire nelle prime fasi del processo di pianificazione ed richiede uno sforzo collettivo.

Coinvolgi gli stakeholder che saranno influenzate dai risultati. Se gli obiettivi non rispecchiano la realtà, perderanno fiducia.

I criteri SMART per la definizione degli obiettivi rappresentano un framework comune per definire traguardi di progetto efficaci, in quanto garantiscono che ogni traguardo sia chiaro e attuabile, contribuendo a realizzare obiettivi che soddisfino i seguenti criteri:

• Gli obiettivi devono essere specifici e devono definire chiaramente ciò che si vuole raggiungere per ogni traguardo.

• Gli obiettivi devono essere misurabili e stabilire criteri per quantificare e misurare l'avanzamento verso il traguardo.

• Gli obiettivi devono essere raggiungibili per garantire che il traguardo sia realistico e fattibile entro i limiti del progetto, inclusi tempo, risorse e competenze.

• Gli obiettivi devono essere pertinenti e allineare il traguardo agli obiettivi generali del progetto e alla missione dell'azienda.

• Gli obiettivi devono essere limitati nel tempo, con un intervallo o una scadenza specifici per il raggiungimento del traguardo.

Questo framework migliora la chiarezza e fornisce una base per una pianificazione, un monitoraggio e una valutazione efficaci durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Esempi di traguardi di progetto efficaci

Dei traguardi di progetto efficaci nella gestione di un progetto seguono i criteri SMART illustrati sopra. Esempi di traguardi del progetto includono:

Esempio A

• Specifico (Specific): aumentare la soddisfazione dei clienti del 20% entro il trimestre successivo.

• Misurabile (Measurable): monitorare i KPI di soddisfazione dei clienti dei trimestri precedenti e confrontarli con i KPI del trimestre in corso.

• Realizzabile (Achievable): concentrarsi su aspetti specifici del servizio clienti e dei processi di supporto.

• Rilevante (Relevant): incrementare la soddisfazione dei clienti in modo da allinearsi al traguardo più ampio di fornire un servizio clienti eccellente.

• Limitato nel tempo (Time-bound): condurre una valutazione di questo traguardo alla fine del trimestre.

Esempio B

• Specifico (Specific): completare un progetto di riprogettazione del sito web entro la fine dell'anno fiscale.

• Misurabile (Measurable): raggiungere le milestone definite e completare tutto il lavoro prima della scadenza.

• Realizzabile (Achievable): aggiungere elementi e funzionalità nell'ambito delle capacità del team di riprogettazione.

• Rilevante (Relevant): migliorare l'efficacia del sito web per allinearlo all'impegno dell'azienda verso la realizzazione di un'interfaccia moderna e intuitiva.

• Limitato nel tempo (Time-bound): stabilire una scadenza chiara per il completamento del progetto entro la fine dell'anno fiscale.

Strumenti per definire i traguardi del progetto

Diversi strumenti e tecniche possono aiutare a definire gli obiettivi del progetto in modo efficace. I team possono condurre un'analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce) per identificare i fattori interni ed esterni che possono influire sul progetto.

Inoltre, gli strumenti di mappatura mentale possono aiutarti a raccogliere idee e organizzare visivamente le idee e l'interazione con gli stakeholder può aiutarti a raccogliere input sui traguardi del progetto.

Per facilitare quanto detto sopra, i team possono utilizzare piattaforme online di collaborazione come gli strumenti di gestione dei progetti Confluence per consentire la collaborazione in team in tempo reale e promuovere un ambiente per la definizione e la ridefinizione dei traguardi del progetto.

Definisci le responsabilità con obiettivi di progetto chiari

Non ti stai limitando a documentare gli obiettivi, li stai collegando direttamente ai risultati. Ogni ticket ha bisogno di un "perché" chiaro.

Con gli strumenti giusti come Jira e Confluence, hai accesso a board dettagliate, timeline e report in un unico posto. Puoi vedere a colpo d'occhio se il lavoro che hai pianificato (e quello che sta effettivamente venendo svolto) è in linea con gli obiettivi prefissati per il progetto.

Quel collegamento tra obiettivi, ambito e realtà è esattamente il punto in cui molti progetti falliscono, ed è qui che Jira ti offre un'unica origine di riferimento.

Domande frequenti sugli obiettivi del progetto

Qual è la differenza tra traguardi, obiettivi e ambito del progetto?

I traguardi del progetto sono dichiarazioni specifiche e misurabili che guidano le attività del progetto e la valutazione del successo. Gli obiettivi del progetto sono più ampi e forniscono una visione generale del progetto.

L'ambito del progetto definisce i confini del progetto, specificando cosa include ed esclude.

Perché i traguardi di un progetto sono essenziali per la gestione dei progetti?

I traguardi di un progetto sono fondamentali per fornire indicazioni, focus e criteri per il successo del progetto. Essi guidano il processo decisionale, facilitano una pianificazione efficace e contribuiscono all'efficacia e all'efficienza complessive dell'esecuzione del progetto.

Quali sono le sfide più comuni nella definizione dei traguardi di un progetto?

Definire gli obiettivi di progetto è essenziale nella gestione dei progetti. Tuttavia, può essere difficile se gli stakeholder non sono coinvolti. Spesso da un input limitato delle parti interessate derivano obiettivi incompleti.

Organizzare riunioni del team nelle prime fasi del progetto aiuta a coinvolgere gli stakeholder e garantisce che gli obiettivi siano chiari e completi. Tuttavia, aspettative poco chiare possono portare a malintesi e disallineamenti.

Perché dovresti usare il framework Obiettivi SMART per gli obiettivi del progetto?

Il framework SMART aiuta a superare le sfide della comunicazione frequente favorendo la creazione di deliverable chiari e allineando team e reparti sullo stesso obiettivo.

Gli obiettivi SMART ti aiutano a identificare target non realistici negli obiettivi del progetto che potrebbero comportare frustrazione, demotivazione e mancata riuscita del progetto.