Guida alla gestione dei progetti: fasi, strumenti e suggerimenti

Cos'è la gestione dei progetti?

La gestione dei progetti guida un progetto dall'inizio alla fine. Grazie a un approccio strutturato, i team possono raggiungere obiettivi specifici entro limiti definiti di tempo, budget e risorse. Un'efficace gestione dei progetti è la chiave per il successo, che si tratti del lancio di un nuovo prodotto, dell'organizzazione di un evento o dell'implementazione di un'iniziativa a livello aziendale.

Le fasi principali della gestione dei progetti includono:

• Pianificazione: nella prima fase, definirai l'ambito del progetto, gli obiettivi e i passaggi per raggiungerli. Questa fase prevede la creazione di una roadmap dettagliata, la pianificazione delle risorse e l'identificazione dei potenziali rischi.
• Esecuzione: in questa fase metti in atto il piano coordinando persone e risorse, gestendo le aspettative degli stakeholder e supervisionando il completamento dei task.
• Monitoraggio: implica tenere traccia dei progressi, misurare le prestazioni rispetto agli indicatori chiave e adeguare l'approccio in base alle necessità per fare in modo che il progetto prosegua come necessario.
• Conclusione: è il completamento formale del progetto. In questa fase, valuterai il successo del progetto, documenterai le lezioni apprese e libererai le risorse.

Ma perché le aziende hanno bisogno della gestione dei progetti? Esaminiamo alcuni motivi:

• Raggiungere gli obiettivi del progetto entro l'ambito definito
• Completare il progetto entro il tempo assegnato
• Non sforare il budget approvato
• Fornire risultati di alta qualità
• Gestire i rischi e risolvere i problemi che si presentano
• Migliorare la comunicazione tra i team e gli stakeholder

Tipi di gestione dei progetti

Ci sono molti modi per portare a termine qualcosa. Non esiste una strategia univoca per completare un progetto incredibile. È qui che entra in gioco una metodologia di gestione dei progetti. Si tratta di un insieme di regole, principi e processi per gestire un progetto.

Le metodologie possono sembrare formali, ma lasciano spazio per innovare. È importante notare che molti team e aziende utilizzano una combinazione di metodologie invece che una sola. Indipendentemente dal tipo scelto, l'approccio dovrebbe contribuire a promuovere una solida cultura della trasparenza.

1. Gestione dei progetti Agile

Pensi che la prima fase del processo di gestione dei progetti sia la pianificazione? Non proprio. Prima di poter delineare una strategia per il tuo progetto, devi ottenere il consenso degli stakeholder. È qui che entra in gioco una carta del progetto in cui viene delineato l'obiettivo aziendale del progetto con lo scopo di ottenere l'approvazione. Consigliamo invece di utilizzare un poster di progetto per il suo formato più semplice da gestire e più veloce e facile da leggere. In questa fase, dovresti rispondere a domande come:

• Qual è il business case di questo progetto? Il nostro modello di piano strategico può aiutarti!
• Questo progetto è fattibile?
• Dovremmo portarlo avanti?

In parole povere, in questa fase devi cercare di decidere se valga la pena imbarcarsi in questo progetto prima di investirci troppo lavoro.

Un ottimo modo per facilitare questa discussione è condurre un'analisi pre-mortem, un esercizio mentale in cui si immagina cosa potrebbe andare storto e si decide come prevenire i problemi.

2. Gestione a cascata dei progetti

Quando pensi alla gestione tradizionale e sequenziale dei progetti, ti immagini la gestione a cascata. Con questo metodo, suddividi il tuo progetto in diverse fasi. Quando una fase finisce, inizia quella successiva: non ci sono sovrapposizioni.

3. Scrum

Prendi il caffè e il cavo di alimentazione, perché è ora di iniziare. È qui che tu e il tuo team vi rimboccherete le maniche e inizierete a completare i task del progetto seguendo il piano del progetto come guida. Nella fase di esecuzione dovrai:

• Assegnare le risorse necessarie
• Assicurarti che gli assegnatari svolgano i propri compiti
• Organizzare riunioni sullo stato
• Configurare sistemi di tracciamento

La maggior parte del lavoro avviene in questa fase, ed è anche da qui che inizierai a vedere il tuo progetto realizzarsi davvero. Vedi? È valso la pena pianificare tutto.

4. Gestione Lean dei progetti

Le fasi della gestione dei progetti

Immagina di iniziare un progetto da zero. La gestione dei progetti non entra in gioco solo quando inizi a delineare i task: devi prima gettare le basi.

A questo proposito, il Project Management Institute (PMI) ha stabilito cinque fasi distinte di gestione dei progetti.

1. Avvio del progetto

Pensi che la prima fase del processo di gestione dei progetti sia la pianificazione? Non è proprio così. Prima di poter delineare una strategia per il tuo progetto, devi ottenere il consenso degli stakeholder. Crea una carta del progetto per delineare l'obiettivo aziendale del progetto con lo scopo di ottenere l'approvazione. Puoi anche usare un poster progetto, in quanto ha un formato più semplice da gestire e più veloce e facile da leggere. In questa fase, dovresti rispondere a domande di questo tipo:

• Qual è il business case di questo progetto?
• Questo progetto è fattibile?
• Dovremmo portarlo avanti?

In parole povere, in questa fase devi cercare di decidere se vale la pena imbarcarsi in questo progetto prima di investirci troppo lavoro.

Un ottimo modo per facilitare questa discussione è condurre un'analisi pre-mortem, cioè un esercizio mentale in cui immagini cosa potrebbe andare storto e decidi come prevenire i problemi.

2. Pianificazione del progetto

Se decidi di andare avanti, passerai alla fase di pianificazione del progetto, durante la quale svilupperai un piano di progetto dettagliato che tutto il tuo team seguirà e per cui ti ringrazierà. La pianificazione è essenziale per evitare lo slittamento dell'ambito. Le domande a cui rispondere in questa fase includono:

• Qual è l'obiettivo del progetto?
• Quali sono gli indicatori di prestazioni chiave (KPI)?
• Qual è l'ambito di applicazione?
• Qual è il budget?
• Quali sono i rischi?
• Quali membri del team sono coinvolti?
• Quali sono i task da svolgere?
• Quali milestone devono essere raggiunte?

Questa fase serve ad assicurarsi che tu e il tuo team abbiate aspettative condivise prima di iniziare. Se pensi che il tempo che stai dedicando ai dettagli sia eccessivo, non preoccuparti. Possono essere utili anche i framework di pianificazione strategica.

3. Esecuzione del progetto

Prendi il caffè e il cavo di alimentazione, perché è ora di iniziare. Nella fase 3, tu e il tuo team vi rimboccherete le maniche e inizierete a completare i task del progetto seguendo il piano del progetto come guida. Nell'esecuzione del progetto dovrai:

• Assegnare le risorse necessarie
• Assicurarti che gli assegnatari svolgano i propri compiti
• Organizzare riunioni sullo stato
• Configurare sistemi di tracciamento

La maggior parte del lavoro avviene in questa fase, ed è anche da qui che inizierai a vedere il tuo progetto realizzarsi davvero. Vedi? È valso la pena pianificare tutto.

4. Monitoraggio e reporting del progetto

Solo perché hai un piano di progetto non significa che le cose funzioneranno da sole senza intoppi. È come stabilire un budget per te stesso: averlo non serve a niente se non tieni d'occhio il modo in cui gestisci il tuo denaro.

Ecco perché devi monitorare l'avanzamento del progetto per assicurarti che le cose procedano secondo i piani. Devi valutare il tuo progetto rispetto ai KPI che hai stabilito nella fase di pianificazione.

Cosa devi fare se il tuo progetto sembra andare fuori strada o si verifica uno slittamento dell'ambito? Prenditi un po' di tempo per rivalutare le cose. Puoi decidere se riallineare il tutto o modificare il piano originale. Questo è il bello del monitoraggio: hai dei checkpoint regolari che ti permettono di correggere la rotta.

5. Chiusura del progetto

La fase conclusiva riguarda la chiusura delle questioni in sospeso. Ciò include:

• Organizzare un'analisi successiva o una retrospettiva per valutare il progetto
• Preparare un report finale sul progetto
• Raccogliere e archiviare in un posto sicuro la documentazione di progetto necessaria. A questo scopo è ottimo uno spazio dedicato alla documentazione collaborativa, come Confluence.

Questo non solo dà al tuo team la possibilità di staccarsi dal progetto, ma rende anche più facile farvi riferimento quando necessario.

Competenze chiave per ogni project manager

I project manager si assicurano che tutti procedano nella stessa direzione e che le iniziative vengano completate in tempo. Si assicurano che i task procedano secondo le tempistiche, allocano e gestiscono le risorse e fungono da punto centrale di comunicazione per gli stakeholder. Ecco alcune competenze chiave per ogni project manager per avere successo nel suo ruolo:

• Leadership: una leadership efficace ispira i membri del team, stabilisce una direzione chiara e motiva tutti a raggiungere gli obiettivi del progetto. Puoi sviluppare capacità di leadership tramite il Playbook dei team di Atlassian, che offre esercizi per creare fiducia e allineamento all'interno dei team.
• Comunicazione: una comunicazione efficace garantisce che tutti gli stakeholder siano informati, allineati e coinvolti durante l'intero ciclo di vita del progetto. In sostanza, con un buon project manager, nessuno si sente escluso. I project manager possono comunicare in modo chiaro utilizzando Confluence per la documentazione e Jira per gli aggiornamenti dei task.
• Gestione del tempo: con un'efficiente gestione del tempo i progetti si svolgono nei tempi previsti ed è possibile bilanciare più priorità. Usa le funzionalità di monitoraggio del tempo e il modello di diagramma di Gantt di Jira per gestire task e scadenze.
• Risoluzione dei problemi: un'efficace e rapida risoluzione dei problemi consente di superare gli ostacoli e fa avanzare i progetti. Usa il modello dei 5 perché di Atlassian in Confluence per analizzare e risolvere problemi complessi.
• Competenza tecnica: la comprensione delle tecnologie pertinenti aiuta a prendere decisioni migliori e a comunicare con i membri del team tecnico. Per non perderti gli aggiornamenti, guarda i tutorial e i webinar sui prodotti Atlassian che ti permetteranno di migliorare le tue competenze tecniche nel software di gestione dei progetti.
• Adattabilità: la flessibilità aiuta i project manager e i team a comprendere e soddisfare i mutevoli requisiti del progetto e a gestire le sfide impreviste. Esercitati a usare metodologie agili utilizzando le board Scrum e Kanban di Jira per aumentare la tua capacità di adattamento nella gestione dei progetti.
• Controllo di budget e costi: la gestione delle finanze del progetto garantisce che non si sfori il budget stabilito. Usa le funzioni di reporting di Jira per tenere traccia dei costi del progetto ed evitare di superare il budget.

Strumenti utilizzati nella gestione dei progetti

Scegliere il software di gestione dei progetti giusto può essere complicato. Per assicurarti che il tuo team ottenga il massimo dal suo strumento di gestione dei progetti, ti consigliamo di cercare una soluzione che ti consenta di:

• Creare un calendario condiviso per tenere traccia delle milestone e delle scadenze del progetto
• Condividere file e documenti per accesso e collaborazione facilitati
• Creare elenchi di task e assegnare i task ai membri del team
• Tenere traccia dell'avanzamento del progetto e generare report
• Facilitare e semplificare la comunicazione tra i membri del team e gli stakeholder
• Stimare la durata e il budget del progetto
• Consentire ai membri del team di commentare i task e fornire feedback
• Generare promemoria e notifiche automatici
• Configurare modelli di progetto per semplificare la creazione dei progetti
• Gestire risorse e carichi di lavoro
• Tenere traccia di ticket e rischi
• Gestire le richieste di modifica
• Creare report dettagliati
• Monitorare le prestazioni del progetto

Membri chiave di un team di progetto

Ogni progetto deve iniziare con l'identificazione di ruoli e responsabilità. Conoscere il proprio ruolo in anticipo consente a tutti di rispettare le scadenze dei progetti. I potenziali ruoli di progetto includono:

• Project manager: persona che supervisiona l'intero progetto ed è responsabile del suo successo.
• Sponsor del progetto: senior manager che sostiene il progetto e lavora a stretto contatto con il project manager.
• Membro del team: persona che lavora attivamente alle attività del progetto.
• Fornitore: persona che fornisce beni o servizi per un progetto.
• Stakeholder: persona interessata al progetto. Questi possono essere suddivisi in:
  • Stakeholder principali: persone che svolgono effettivamente il lavoro e sono coinvolte attivamente nel progetto.
  • Stakeholder secondari: persone che potrebbero partecipare alle riunioni e svolgere un piccolo ruolo ma non sono i responsabili decisionali chiave del progetto.
• Stakeholder interessati: persone che sono aggiornate sul progetto ma non svolgono un ruolo attivo o non hanno molta influenza.
• Cliente: persona o team che riceve il progetto finale, se si tratta di un progetto rivolto al cliente piuttosto che interno.

1. Migliora la collaborazione

Per un'efficace gestione dei progetti, occorre trovare il giusto equilibrio tra struttura e adattabilità. Questi suggerimenti ti aiuteranno a lavorare in modo organizzato e allo stesso tempo abbastanza agile da permetterti di affrontare qualsiasi ostacolo:

• Parti con il piede giusto: inizia con una riunione di avvio del progetto. Stabilisci obiettivi, tempistiche e ruoli per fare in modo che tutti procedano nella stessa direzione. È la tua occasione per fare chiarezza e trasmettere entusiasmo.
• Definisci le dipendenze: task e risorse sono spesso interconnessi. Usa strumenti come i diagrammi di Gantt per rendere evidenti questi collegamenti ed evitare colli di bottiglia.
• Trova il tuo percorso critico: identifica la catena più lunga di task da svolgere. In questo modo potrai capire dove c'è spazio di manovra e dove devi attenerti alla tabella di marcia.
• Definisci tempistiche realistiche: tendiamo tutti a sottovalutare il tempo richiesto dai task. Ripensa ai progetti passati e tieniti un po' di margine da usare nel caso in cui ti trovassi in difficoltà.
• Utilizza il software di gestione dei progetti: strumenti come Jira permettono di accedere a tutto ciò che serve in un'unica posizione. Non dovrai più andare a scorrere infiniti thread di e-mail per trovare ciò che ti serve.
• Chiarisci ruoli e responsabilità: assicurati che tutti sappiano cosa devono fare. Questo evita di dover procedere per tentativi e aiuta le persone a sfruttare i propri punti di forza.
• Coinvolgi l'intero team: non pianificare in modo isolato. Il tuo team ha informazioni preziose, quindi è bene coinvolgerlo nel processo. Insieme definirete piani migliori e vi sosterrete a vicenda.
• Comunica, comunica, comunica: con regolari aggiornamenti sull'avanzamento dei progetti, tutti saranno sempre al corrente di ogni novità. Non tenere nascosti né i successi né gli insuccessi.
• Prendi in considerazione la possibilità di adattare il tuo approccio: i requisiti possono cambiare. Preparati a cambiare i piani tenendo in vista l'obiettivo finale.

Usa Jira a tuo vantaggio. Le board di Jira possono aiutare a implementare molte di queste pratiche, perché offrono aggiornamenti in tempo reale, promuovono la collaborazione e aiutano a essere tutti allineati in modo che i team possano pianificare, monitorare e gestire il lavoro in modo efficiente.

Avvio

Avvia il progetto con questi modelli

• Analisi competitiva: definisce la concorrenza.
• Analisi SWOT: identifica punti di forza, punti deboli, opportunità di miglioramento e minacce.
• Brainstorming: favorisce la creatività con una sessione di brainstorming strutturata.

Pianificazione

Prepara la strada per il successo con questi modelli di pianificazione dei progetti:

• Piano del progetto: crea una roadmap per l'intero progetto.
• Avvio del progetto: parti con il piede giusto organizzando le attività.

Esecuzione

Porta avanti il progetto con questi modelli per la fase di esecuzione:

• Board Kanban: visualizza il tuo flusso di lavoro e gestisci i task.
• Monitoraggio dei task: controlla chi si occupa di ogni attività e quando vengono svolti i task.
• Board Scrum: i team Agile usano questo modello per gestire gli sprint.
• Struttura di suddivisione del lavoro: suddividi i progetti complessi in task più gestibili.
• Diagramma di Gantt: definisci visivamente la sequenza temporale dei progetti.
• Roadmap del progetto: pianifica la tua strategia di progetto a lungo termine.
• Note della riunione: le riunioni del tuo team saranno produttive e ben documentate.

Monitoraggio

Usa il modello di stato del progetto per aggiornare regolarmente gli stakeholder e renderli partecipi del successo del progetto

Chiusura

Concludi il progetto in modo efficace con questi modelli:

• Retrospettiva: rifletti su cosa è andato bene e cosa si potrebbe migliorare.
• Analisi dei 5 perché: scopri le cause principali dei problemi che hai riscontrato.

Jira offre questi modelli e altri ancora per aiutare i team ad aumentare la produttività e semplificare i processi di gestione dei progetti. Vuoi saperne di più? Dai un'occhiata alla gamma completa di modelli gratuiti di Atlassian per la gestione dei progetti.