Cos'è la gestione dei progetti?
Porta più progetti fino al traguardo (con meno stress)
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La gestione dei progetti utilizza competenze, strumenti e tecniche per pianificare, eseguire, monitorare e completare i progetti entro i tempi previsti. La gestione dei progetti garantisce che il lavoro di un team sia in linea con gli obiettivi SMART e soddisfi i criteri di successo entro determinati vincoli.
In questo articolo, discuteremo delle varie metodologie di gestione dei progetti, delle fasi della gestione dei progetti e delle competenze essenziali di cui ogni project manager ha bisogno per eccellere nel suo ruolo. Prosegui nella lettura per scoprire le basi della gestione dei progetti e capire perché è fondamentale per tutte le aziende.
Project management approaches
There’s no single strategy for completing a successful project—just like there’s more than one way to cook an egg. That’s where project management approaches come in. These are broad ways to organize and manage projects, and they fall into three main categories:
- Predictive approaches involve detailed planning at the start and follow a fixed sequence of steps. It works best when project requirements are clear and unlikely to change.
- Adaptive approaches are flexible and allow teams to adjust plans as the project progresses. It’s ideal when requirements may change or aren’t fully known from the beginning.
- Hybrid approaches combine elements of both predictive and adaptive methods. Teams might use predictive planning for some phases and switch to adaptive methods for others, balancing structure with flexibility.
Tipi di gestione dei progetti
Ci sono molti modi per portare a termine qualcosa. Non esiste una strategia univoca per completare un progetto incredibile. È qui che entra in gioco una metodologia di gestione dei progetti. Si tratta di un insieme di regole, principi e processi per gestire un progetto.
Le metodologie possono sembrare formali, ma lasciano spazio per innovare. È importante notare che molti team e aziende utilizzano una combinazione di metodologie invece che una sola. Indipendentemente dal tipo scelto, l'approccio dovrebbe contribuire a promuovere una solida cultura della trasparenza.
1. Gestione dei progetti Agile
Pensi che la prima fase del processo di gestione dei progetti sia la pianificazione? Non proprio. Prima di poter delineare una strategia per il tuo progetto, devi ottenere il consenso degli stakeholder. È qui che entra in gioco una carta del progetto in cui viene delineato l'obiettivo aziendale del progetto con lo scopo di ottenere l'approvazione. Consigliamo invece di utilizzare un poster di progetto per il suo formato più semplice da gestire e più veloce e facile da leggere. In questa fase, dovresti rispondere a domande come:
- Qual è il business case di questo progetto? Il nostro modello di piano strategico può aiutarti!
- Questo progetto è fattibile?
- Dovremmo portarlo avanti?
In parole povere, in questa fase devi cercare di decidere se valga la pena imbarcarsi in questo progetto prima di investirci troppo lavoro.
Un ottimo modo per facilitare questa discussione è condurre un'analisi pre-mortem, un esercizio mentale in cui si immagina cosa potrebbe andare storto e si decide come prevenire i problemi.
La gestione dei progetti Agile è un approccio iterativo e molto più flessibile della gestione dei progetti a cascata. È una best practice DevOps che suddivide i progetti in blocchi da gestire in brevi intervalli di tempo (chiamati sprint). Dopo ogni sprint, il team rivaluta il lavoro in corso per apportare le modifiche necessarie e assicurarsi di non allontanarsi dall'obiettivo.
2. Gestione a cascata dei progetti
Quando pensi alla gestione tradizionale e sequenziale dei progetti, ti immagini la gestione a cascata. Con questo metodo, suddividi il tuo progetto in diverse fasi. Quando una fase finisce, inizia quella successiva: non ci sono sovrapposizioni.
3. Scrum
Prendi il caffè e il cavo di alimentazione, perché è ora di iniziare. È qui che tu e il tuo team vi rimboccherete le maniche e inizierete a completare i task del progetto seguendo il piano del progetto come guida. Nella fase di esecuzione dovrai:
- Assegnare le risorse necessarie
- Assicurarti che gli assegnatari svolgano i propri compiti
- Organizzare riunioni sullo stato
- Configurare sistemi di tracciamento
La maggior parte del lavoro avviene in questa fase, ed è anche da qui che inizierai a vedere il tuo progetto realizzarsi davvero. Vedi? È valso la pena pianificare tutto.
La gestione Scrum dei progetti è una delle metodologie Agile più popolari utilizzate dai project manager. Come Agile, Scrum è incentrata sul miglioramento continuo. Puoi usare un framework come Scrum per iniziare a pensare in modo più Agile ed esercitarti a integrare i principi Agile nei flussi di comunicazione e di lavoro quotidiani. Le board Scrum di Jira favoriscono una consegna iterativa e incrementale aiutando i team a gestire il loro lavoro da uno sprint al successivo.
4. Gestione Lean dei progetti
5. Kanban
Kanban è un'implementazione specifica della gestione Lean dei progetti. I task dei progetti sono rappresentati visivamente su una board Kanban in cui i membri del team possono vedere in qualsiasi momento lo stato di ogni parte del lavoro. La board Kanban di Jira promuove la continuous delivery aiutando i team a definire i flussi di lavoro e gestire i colli di bottiglia.
Strumenti utilizzati nella gestione dei progetti
Scegliere il software di gestione dei progetti giusto può essere complicato. Per assicurarti che il tuo team ottenga il massimo dal suo strumento di gestione dei progetti, ti consigliamo di cercare una soluzione che ti consenta di:
- Creare un calendario condiviso per tenere traccia delle milestone e delle scadenze del progetto
- Condividere file e documenti per accesso e collaborazione facilitati
- Creare elenchi di task e assegnare i task ai membri del team
- Tenere traccia dell'avanzamento del progetto e generare report
- Facilitare e semplificare la comunicazione tra i membri del team e gli stakeholder
- Stimare la durata e il budget del progetto
- Consentire ai membri del team di commentare i task e fornire feedback
- Generare promemoria e notifiche automatici
- Configurare modelli di progetto per semplificare la creazione dei progetti
- Gestire risorse e carichi di lavoro
- Tenere traccia di ticket e rischi
- Gestire le richieste di modifica
- Creare report dettagliati
- Monitorare le prestazioni del progetto
I project manager si affidano a vari strumenti per pianificare, eseguire e monitorare i progetti. Alcuni dei più diffusi strumenti di gestione dei progetti sono:
- Diagrammi di Gantt: rappresentazione visiva delle sequenze temporali che mostrano i task, le durate e le dipendenze del progetto. Aiutano i manager a pianificare le attività e a tenere traccia dei progressi nel tempo.
- Struttura di ripartizione del lavoro: rappresentazioni gerarchiche dei task del progetto che suddividono progetti di grandi dimensioni in parti più piccole.
- Sequenze temporali del progetto: rappresentazioni cronologiche di scadenze e milestone dei progetti.
- Dashboard: interfacce personalizzabili che mostrano a colpo d'occhio le metriche chiave del progetto, gli aggiornamenti di stato e gli indicatori di performance.
- Board: i team Agile usano le board Scrum per gestire gli sprint e i backlog dei prodotti, invece usano le board Kanban per gestire i flussi di lavoro e limitare il lavoro in corso.
Con Jira, puoi utilizzare tutti questi strumenti e altri ancora per tenere traccia di ticket, storie degli utenti e task attraverso flussi di lavoro personalizzabili.
Modelli di gestione dei progetti
I modelli di gestione dei progetti sono scorciatoie che permettono di risparmiare tempo, garantiscono progetti coerenti e ti assicurano di non dover ripartire da zero per ogni progetto. Inoltre, offrono al tuo team una struttura familiare per lavorare, facilitando la collaborazione. Ecco i modelli migliori per ogni fase di gestione dei progetti:
Avvio
Avvia il progetto con questi modelli
- Analisi competitiva: definisce la concorrenza.
- Analisi SWOT: identifica punti di forza, punti deboli, opportunità di miglioramento e minacce.
- Brainstorming: favorisce la creatività con una sessione di brainstorming strutturata.
Pianificazione
Prepara la strada per il successo con questi modelli di pianificazione dei progetti:
- Piano del progetto: crea una roadmap per l'intero progetto.
- Avvio del progetto: parti con il piede giusto organizzando le attività.
Esecuzione
Porta avanti il progetto con questi modelli per la fase di esecuzione:
- Board Kanban: visualizza il tuo flusso di lavoro e gestisci i task.
- Monitoraggio dei task: controlla chi si occupa di ogni attività e quando vengono svolti i task.
- Board Scrum: i team Agile usano questo modello per gestire gli sprint.
- Struttura di suddivisione del lavoro: suddividi i progetti complessi in task più gestibili.
- Diagramma di Gantt: definisci visivamente la sequenza temporale dei progetti.
- Roadmap del progetto: pianifica la tua strategia di progetto a lungo termine.
- Note della riunione: le riunioni del tuo team saranno produttive e ben documentate.
Monitoraggio
Usa il modello di stato del progetto per aggiornare regolarmente gli stakeholder e renderli partecipi del successo del progetto
Chiusura
Concludi il progetto in modo efficace con questi modelli:
- Retrospettiva: rifletti su cosa è andato bene e cosa si potrebbe migliorare.
- Analisi dei 5 perché: scopri le cause principali dei problemi che hai riscontrato.
Jira offre questi modelli e altri ancora per aiutare i team ad aumentare la produttività e semplificare i processi di gestione dei progetti. Vuoi saperne di più? Dai un'occhiata alla gamma completa di modelli gratuiti di Atlassian per la gestione dei progetti.
Semplificare la gestione dei progetti con Jira
La gestione dei progetti aiuta i team a essere sempre organizzati, rispettare le scadenze e produrre risultati di alta qualità. Jira è un efficace strumento di gestione dei progetti che semplifica i processi. Grazie a flussi di lavoro personalizzabili, funzioni di collaborazione in tempo reale e versatili visualizzazioni board, i team possono facilmente tenere traccia dei task, gestire le risorse e generare report approfonditi.
