La guida completa ai diagrammi di flusso

Cos'è un diagramma di flusso?

Un diagramma di flusso è una rappresentazione visiva di un processo o flusso di lavoro. Utilizza simboli e forme collegati da linee per mostrare i singoli passaggi.

I diagrammi di flusso hanno un'ampia varietà di applicazioni nell'ambito della gestione dei progetti. Ad esempio, puoi usarli per mostrare in che modo un team gestisce le richieste di assistenza clienti, a partire da quando il cliente effettua la richiesta, per arrivare a quando il team risolve il ticket. Alcuni project manager combinano addirittura i diagrammi di flusso con i diagrammi di Gantt per creare un piano di progetto più completo.

Vantaggi dei diagrammi di flusso

I diagrammi di flusso offrono diversi vantaggi per la gestione del lavoro, i project manager e le metodologie Agile:

• Visualizzare processi complicati: i diagrammi facilitano la comprensione di argomenti complessi suddividendoli in parti gestibili.
• Standardizzare i processi e metterli per iscritto: questo consente ai team di concordare come dovrebbero funzionare i processi e di scriverli per riferimento futuro.
• Garantire l'allineamento del team: i diagrammi di flusso assicurano che tutti i membri del team comprendano chiaramente il processo e le rispettive responsabilità al suo interno.
• Migliorare la comunicazione: i diagrammi di flusso utilizzano le immagini per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda, riducendo i malintesi.

Flowchart symbols & what they mean

Flowcharts utilize various symbols, and each shape or symbol has a specific meaning and plays a distinct role in making flowcharts easier to read at a glance. Here’s a quick breakdown of some of the different symbols and how they’re used for process mapping:

• Arrows: Arrows show the flow from one step to the next. When reading a flowchart, follow these arrows to ensure you’re looking at the process in the correct order.
• Ovals: Ovals represent the start or end of a process, so you know where to start as soon as you glance at a flowchart.
• Rectangles: Rectangles represent a single step or process within the flowchart.
• Diamonds: Diamonds are used to indicate a decision point. When you see a diamond, you must make a yes or no decision at that point.
• Parallelagrams: Parallelagrams are used to denote data in flowcharts.

Quando si dovrebbe usare un diagramma di flusso?

I diagrammi di flusso sono utili per suddividere lavori complessi e mostrare i passaggi necessari per raggiungere un obiettivo. Possono aiutare con la gestione dei progetti, la modellazione dei processi aziendali, la programmazione informatica e i task quotidiane.

Le situazioni specifiche in cui i diagrammi di flusso sono uno strumento prezioso includono l'onboarding e la formazione, il miglioramento dei processi, la pianificazione, la comunicazione e la collaborazione, nonché la documentazione.

Tipi di diagrammi di flusso

Esistono tanti tipi di diagrammi di flusso, ognuno adatto a un task specifico. Ecco alcuni esempi:

Diagramma di flusso del sistema

I diagrammi di flusso del sistema sono come delle roadmap di un sistema, in cui sono mostrate tutte le fermate (ovvero i passaggi) che ci sono lungo il percorso. Illustrano efficacemente in che modo le parti del sistema interagiscono tra loro. Ad esempio, puoi utilizzare un diagramma di flusso del sistema per illustrare in che modo gli ordini arrivano dai clienti al team di consegna a domicilio di una pizzeria che offre questo servizio.

Diagramma del flusso di lavoro

Un diagramma del flusso di lavoro è un diagramma di flusso che mostra l'ordine dei passaggi necessari per completare un task o un processo. È come la ricetta di un libro di cucina, che mostra ogni fase della preparazione dei pasti.

Usa un modello di flusso di lavoro gratuito.

Diagramma del flusso di dati

Un diagramma del flusso di dati (DFD) mostra come si spostano i dati attraverso un sistema: da dove provengono, dove vanno e come vengono archiviati. Ad esempio, considera un DFD che presenta il modo in cui un'azienda gestisce il processo di assunzione di nuovi dipendenti e di archiviazione delle loro informazioni. Questo diagramma è uno strumento prezioso per i project manager e consente loro di ottenere approfondimenti sul flusso di dati all'interno del database aziendale. Aiuta a monitorare e a migliorare le pratiche di utilizzo dei dati per una gestione più efficiente ed efficace.

Diagramma di flusso decisionale

Come suggerisce il nome, questo tipo di diagramma di flusso aiuta nel processo decisionale. Come i rami di un albero, un diagramma di flusso decisionale presenta varie opzioni e le conseguenze di ogni scelta. Aiuta nel processo decisionale partendo da una domanda iniziale. Mentre segui il diagramma di flusso, ogni risposta porta a nuove domande, che ti guidano nel processo decisionale fino a giungere a una scelta.

Diagramma di flusso Swimlane

Un diagramma di flusso Swimlane rappresenta visivamente i ruoli e le responsabilità all'interno di un processo. Divide il diagramma di flusso in corsie (simili alle corsie in una piscina) e a ogni corsia è assegnata a una determinata persona o un determinato gruppo. Ad esempio, in un contesto aziendale, queste corsie potrebbero essere «vendite», «marketing» o «legale».

Usa un modello gratuito di diagramma swimlane.

5 simple steps to make a flowchart

The process of creating a flowchart is pretty straightforward. Let’s look at the five steps you must follow to make an effective flowchart for your business.

1. Identify the process you want to map

The first thing you need to do is figure out what you’re trying to map out. This could be a process you’re trying to make more efficient or something specific to the project you’re currently working on. Each flowchart should map out a single process.

2. Break the process into steps

Now it’s time to break the process down into individual steps so it’s easier to follow. Ensure that you include every step involved in the process.

Let’s say you’re breaking down how to handle customer service tickets. You don’t want to leave out any steps, especially if that step involves elevating the ticket or assigning it to a specific team. Think about every step of the process you’re mapping out.

3. Choose flowchart symbols to use

We mentioned the different flowchart symbols earlier, and these symbols play a crucial role in mapping out processes. Choose symbols to represent actions, decisions, and outcomes before you start mapping anything out. As you create your flowchart, maintain consistency in the symbols you use and use arrows to indicate the flow of the process.

4. Draw the chart

Now that you’ve figured out everything, you can start making your flowchart. Remember to keep your symbols consistent throughout the flowchart, and don’t worry if it’s not perfect the first time. Project collaboration is crucial in process mapping, enabling teams to identify gaps, refine steps, and ensure that the flowchart accurately reflects how work is done.

5. Review the chart and refine based on feedback

Once your flowchart is complete, review and share it with others to collect feedback. Flowcharts support knowledge sharing, so sharing them with various teams and making changes based on their feedback is essential.

Suggerimenti per creare diagrammi di flusso efficaci

Per creare un diagramma di flusso efficace, considera questi suggerimenti essenziali:

• Identifica il diagramma di flusso più adatto per il tuo team. Processi diversi possono trarre vantaggio da diversi tipi di diagrammi di flusso.
• Mantieni la coerenza. Usa simboli e colori in modo coerente per una migliore comprensione.
• Comprendi l'obiettivo. Assicurati di capire perché stai creando il diagramma di flusso e quali obiettivi dovrebbe raggiungere. Questo ti aiuterà nelle tue decisioni di progettazione.

Visualizzare i flussi di lavoro con i diagrammi di flusso

I diagrammi di flusso sono molto utili per migliorare i processi di lavoro. Con le lavagne Confluence diventa un gioco da ragazzi creare i diagrammi di flusso. Confluence ti consente di fare brainstorming, visualizzare e trasformare le idee in azioni senza uscire dalla piattaforma: hai tutto in un unico posto per vedere il quadro completo del tuo lavoro. Con funzionalità progettate appositamente per metodologie come il framework Scrum e il framework Kanban, è un potente strumento per la creazione di diagrammi di flusso.