Confluence でチームの足並みを揃える方法
綿密に計画されたプロジェクトであっても、チームの足並みが揃っていなければ失敗する可能性があります。最新情報を見逃すと作業の重複につながり、不明瞭な優先順位は遅延の原因になります。明確なシステムがなければ、最も有能なチームでさえ業務を効率的に実行するのに苦労します。
Confluence は、プロジェクト マネージャーが計画、リソース、進捗の最新情報をすべて 1 か所にまとめることができる拠点を提供します。チームは、情報を追跡したり、誤解を解消したりする必要はなく、整理された状態を維持し、自信を持って前に進むことができます。
適切なプロジェクト ハブがあれば、作業は順調に進み、チームは優先順位が変わってもすばやく調整することができます。プロジェクトのキックオフから完了までチームの足並みを揃えるために、Confluence でプロジェクト ハブを構築する方法をご紹介します。
一元化されたワークスペースで、混沌に明確さをもたらす
情報のサイロ化をなくすことは、チームの連携にとって不可欠です。プロジェクトの詳細がメールや複数のツールに分かれていると、チームによる効果的なコラボレーションが難しくなります。専用の Confluence スペースを設置して、チームの知識を 1 つの整理されたワークスペースにまとめることで、この問題を解決します。
適切に構成されたプロジェクト スペースは、チームに情報を提供するだけでなく、信頼できる唯一の情報源を作成します。これにより、経営陣からプログラム マネージャーまで、誰もが必要なときに必要な情報に正確にアクセスできます。
プロジェクト スペースの設定方法
Confluence では、専用のプロジェクト スペースを簡単かつ直感的に作成できます。まず、ダッシュボードで [作成] をクリックし、[スペース] を選択します。
「Project Nexus」のようなプロジェクトを反映する名前をスペースに付け、ワークスペースですぐに識別できるようにアイコンを追加します。次に、目的を選択します。
- コラボレーション: ブレーンストーミング、計画、追跡をサポートするホワイトボードやテンプレートなどのツールに最適です。
- ナレッジ ベース: 広範囲に及ぶドキュメントを管理するチームに最適です。
- カスタム: チームの特定のワークフローに合わせてセットアップをカスタマイズするのに最適です。
このようにスペースを構成することで最新情報を見つけやすくなり、分断されたツールを検索する無駄な時間をなくすことができます。
テンプレートを活用して構造を作成する
プロジェクトをすぐに開始し、Confluence テンプレートとの一貫性を確保できます。すぐに使用できるこれらのブループリントは、時間を節約できると同時に、明確で標準化されたロードマップをチームに提供します。
はじめに、テンプレート ライブラリを閲覧して、ニーズに合ったテンプレートを選択します。テンプレート ページから、[テンプレートを使用] をクリックし、プロジェクト スペースを選択して、[ページを作成] を選択します。テンプレートが生成されたら、関与しているチームに詳細を記入してもらいます。
たとえば、プロジェクト タイムライン テンプレートを使用すると、ゴールや目標について概説し、主要なプロジェクト タスクを割り当てて、すべてを予定どおりに進めることができます。締め切り、依存関係、ステータス タグ、サポート ドキュメントへの埋め込みリンクを追加して、全員が今後の予定を明確に把握できるようにします。
Confluence には、プロジェクト マネージャーやプログラム マネージャーがチームのまとまりを維持し、効率的に作業できるようにするためのさまざまなテンプレートが用意されています。次の重要なプロジェクト管理テンプレートをお試しください。
プロジェクト計画テンプレート:
- プロジェクト計画: 目標、成果物、主要なマイルストーンを概説します。
- プロジェクト計画書: プロジェクトの目標、スコープ、チームの責任を定義します。
- リソース計画: 人材、予算、資材を効率的に割り当てます。
- PI 計画: 構造化されたセッションで、ビジネス目標を中心にチームの足並みを揃えます。
ワークフローと実行テンプレート:
- スプリント計画: アジャイル チームのスプリント目標を設定し、実行計画を立てます。
- リスク評価: リスクを特定し、緩和戦略を使用して優先順位を付けます。
- スイムレーン: 役割、ワークフロー、タスクの所有権を明確にします。
- 製品ビジョン ボード: 製品の方向性と主要な優先順位を設定します。
チームのニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズすることで、明確性と効率性が向上します。たとえば、プロジェクト計画では、色分けされたステータス タグ (緑は順調、赤は予定を逸脱、灰色は未開始) を各タスクに追加すると、進捗状況をひと目で簡単に確認できます。リソース計画では、予算スプレッドシートやチームの空き状況チャートへのリンクを埋め込むと、重要な詳細情報を 1 か所で確認できます。こうした簡単な微調整を行うことで、チームは足並みを揃え、実行に集中することができます。
ご存じでしたか? カスタム Confluence テンプレートを作成して、ワークフローを標準化し、プロジェクト間でドキュメントの一貫性を保つことができます。
ワークフローを簡単に視覚化し、合理化する
どのプロジェクトにも、構想と創造的な問題解決のためのスペースが必要です。Confluence ホワイトボードは、ブレーンストーミングを行い、計画を立て、アイデアを実行可能な計画に変えるための無限のキャンバスを提供します。
ホワイトボードは、チームがアイデアをリアルタイムまたは非同期で視覚化できるようにすることで、コラボレーションをシームレスにします。たとえば、デザイン スプリント中に、付箋を使ってユーザーのペルソナを定義したり、カスタマー ジャーニー フローチャートを作成したり、注釈を付けて重要なインサイトをハイライトしたりします。チーム メンバーは、スタンプを使ってリアクションを追加したり、次のステップを案内するテキストや動画のコメントを残したりできます。
Confluence ページやその他のリンクをホワイトボードに直接埋め込むと、すべてのアイデアがプロジェクトの目標に確実に結び付けられます。この統合されたアプローチにより、コンテキストの切り替えが減り、チームが同じ認識を持つことができるため、アイデアを効率的に進めることができます。
プロジェクト リソースを一元化し、データベースを埋め込む
ドキュメントが散在し、情報がサイロ化されていると、チームの認識にズレが生じ、進捗が遅れる可能性があります。Confluence データベースは、プロジェクト リソースを検索可能で適応性の高い 1 つのワークスペースにまとめます。タスク トラッカーからリスク ログまで、データベースはチームが重要な情報を整理し、連携を確保するのに役立ちます。
データベースの作成はシンプルかつ柔軟です。ナビゲーション バーの [作成] ボタン、スペース サイドバーの [+] アイコンを使用するか、ページ内で直接 /database コマンドを実行します。
作成したら、プロジェクトのニーズに合わせてデータベースを構成します。CSV ファイルから既存のデータをインポートするか、空白の構造を使用して最初からやり直します。日付、所有者、ステータス タグなどのフィールドを追加して、データをフィルタリング、ソート、検索します。テーブル ビュー、カード ビュー、ボード ビューでレイアウトをカスタマイズして、チームに最適な形式で情報を整理します。
データベースはリアルタイムの同期機能と埋め込み機能を備えているため、リソースに簡単にアクセスできます。たとえば、製品チームがエンジニアリング仕様のデータベースをプロジェクト スペースに埋め込むと、チーム メンバーはツールを切り替えることなくすぐに更新内容を参照できます。これにより、一貫性のある最新情報が保証され、シームレスなコラボレーションが実現します。
ご存じでしたか? Confluence のデータベース エントリを Jira 課題にリンクできるため、タスク、リスク、プロジェクトの更新を 1 か所で簡単に追跡できます。手動での同期は必要ありません。
プロジェクト スペースを整理する
乱雑なリソースは進歩を遅らせ、混乱を招きます。Confluence のスペースは適切に構成されているため、誰もが中断なく必要なものをすばやく見つけることができます。
フォルダーとネストを使用して、プロジェクトのフェーズ、部門、または責任ごとにドキュメントを論理的にグループ化します。
たとえば、製品のローンチを計画しているプログラム マネージャーは、リソースを簡単に見つけられるように、「プロジェクト計画」、「リスク ログ」、「チームの成果物」用のフォルダーを作成する場合があります。成果物を親ページの下にネストすると、成果物がプロジェクト全体のタイムラインにリンクされ、チーム メンバーは自分の作業がより大きな目標をどのように支えているかを把握することができます。
明確性のカギは一貫性です。ファイルのタイトルに日付やバージョン番号を追加するなど、明確な命名規則を使用したり、関連コンテンツに「レポート」や「マーケティング資産」などのラベルでタグ付けします。これにより、チームは情報を簡単にフィルタリングして見つけることができ、リソースの検索に費やす時間が短縮されます。
プロジェクト スペースのセキュリティを維持するために、Confluence は柔軟なアクセス制御を提供しています。Google、Slack、Microsoft などのツールを使ってチーム メイトや外部のコラボレーターを招待します。ゲスト アクセスにより、外部パートナーは機密情報を閲覧せずに特定のページで作業できるため、焦点を絞った安全なコラボレーションを維持できます。
スマート リンクを使用して外部プラットフォームに接続する
プロジェクトでは、重要なリソースを共有するために Google ドキュメントや Figma ファイルなどのツールを使用することがよくあります。Confluence スマート リンクは、これらのファイルをワークスペースに直接埋め込むことで、アトラシアン製品とサードパーティ アプリ間のシームレスなコラボレーションを可能にします。
スマート リンクは、複数の表示オプションでワークフローに適応します。コンパクトなレイアウトにはインライン テキスト、より詳しい背景情報を備えたクイック リファレンスにはカード、詳細なやり取りにはフル プレビューを使用します。これらはすべて、ページを離れることなく使用できます。
Confluence では、スマート リンクを利用して外部ツールを埋め込むことで、リソースを信頼できる唯一の情報源に一元化できます。チームは Confluence のすべてのプロジェクト ファイルに直接アクセスできます。
ご存知でしたか? AI によってスマート リンクの内容を要約できるため、チームは重要な詳細をすばやく確認できます。
タスクの割り当てと追跡が容易に
チームで連携するには明確な責任と可視性が不可欠です。Confluence では、タスクをプロジェクト ページに直接埋め込むことで、タスク管理をシームレスに行えます。チーム メンバーにタグ付けし、期限付きの締め切りを設定し、関連するプロジェクトの詳細にリンクします。これにより、全員が何をいつまでに実行するよう求められているかを把握できます。
成果物に「下書き」、「進行中」、「ブロック済み」などのステータスを示して、チームの連携を高めます。リアルタイム通知により、アップデートするようチームに通知されるため、プログラム マネージャーは必要に応じてタイムラインを調整し、タスクを再割り当てできます。Confluence を離れずにすべてを行えます。
たとえば、製品ローンチ時に、マーケティング コピーの更新、エンジニアリング仕様の最終決定、またはリリースのスケジュール設定などのタスクを Confluence で直接割り当てて追跡できます。チーム メンバーはタスクを完了したら、そのタスクをチェックし、進捗のスナップショットをリアルタイムで作成できます。
大規模なプロジェクトの場合は、タスク レポート マクロを使ってすべてのタスクを 1 か所に表示できます。この機能によって、ボトルネックを特定し、最新情報を監視し、期限を守ることができます。
Jira でプロジェクトをシームレスに追跡する
Confluence と Jira で、プロジェクトの更新、タスク、ドキュメントを 1 か所で結び付けることで、サイロ化を解消します。Jira ロードマップ、ボード、チケットを Confluence ページに追加し、Jira で Confluence ページを表示・編集・作成します。プラットフォーム間の自動同期により、チームはツールを切り替えることなく優先度や進捗を把握できます。
Confluence で Jira 課題をメンションすると、Jira 課題マクロによってリンクが自動的に生成され、関連するプロジェクト情報に最新情報が結び付けられます。Jira のリンク ダイアログを利用して、タスクをミーティング議事録やプロジェクト計画などのサポート ドキュメントに結び付けることで、チームは必要なコンテキストを得られます。
新しいスマート ホーム ソフトウェアの更新の開発を想像してみましょう。Confluence と Jira が接続されていれば、Jira ロードマップをプロジェクト スペースに埋め込み、機能の開発を追跡したり、バグ レポートをエンジニアリングの修正に結び付けたりできます。この統合により、チームは連携し、意思決定を加速し、コンセプトからローンチまでの工程を円滑に進められます。
ご存知でしたか? Jira をご利用のお客様のうち 76% が、Confluence を追加してからプロジェクトのリリースが早くなりました。
Loom 動画で明確さを高める
口頭で説明する方が容易な場合もあります。Loom と Confluence を接続することで、チームは動画を使ってコラボレーションを強化し、連携を改善できます。
Loom の録画を Confluence に埋め込むと、ワークフローにコンテキストが追加されて、わかりやすくなります。たとえば、タイムラインを修正するプログラム マネージャーは、調整について説明するために動画で手引きを作成して、全員が次のステップを理解できるようにします。埋め込まれた動画により、チーム メンバーは非同期で最新情報を入手し、必要に応じて詳細を再確認できます。
Confluence ページやホワイトボードで Loom の動画を簡単に作成できます。エディター ツールバーで [Record (録画)] を選択するか、「/loom」と入力して、動画を録画し、必要な場所に埋め込みます。
Loom 動画によって、長い説明を明確で視覚的な最新情報に変えて、時間を節約し、ミーティングの必要性を最小限に抑えることができます。Loom を統合すると、誤解が減り、コラボレーションに温かみが加わり、チームは連携しながら前進できます。
ご存知でしたか? Loom の Chrome 拡張機能、デスクトップ アプリ、またはモバイル アプリを使えば、どこにいても簡単に最新情報を共有できます。
AI を活用してワークフローを簡素化
チームが連携するには、ワークフローの合理化やアクセスしやすいインサイトが必要です。AI によって、プロセスを自動化し、内容を要約し、コラボレーションを強化することで、チームが影響の大きいゴールに集中できるようにし、チームの働き方を変えます。
AI を活用して、次のことを実行できます。
- 内容を要約・整理する: ミーティング議事録をアクション プランに変えたり、ブレーンストーミング セッションを構造化したタスクに変換したりできます。
- 繰り返し作業を自動化する: 必要なアクションを記述して、自動化ルールを数秒で作成できます。タスクの期限のリマインダーを設定したり、非アクティブなページを自動的にアーカイブしたりします。
- 情報をすばやく見つける: Confluence を検索して作業中のタスクに合った回答を見つけ、検索に費やす時間を減らせます。
ブレーンストーミング セッション後、プロジェクト マネージャーが AI を利用してホワイトボードを詳細なアクション プランに変えるのを想像してみましょう。チームが業務を遂行している間、AI によって関係者に自動的に最新情報を伝え、進捗に関するページを要約し、潜在的なボトルネックを強調できます。
AI によって手作業を減らし、シームレスにコラボレーションできるため、チームは結果を出すことに集中できます。
テーブルですばやく作業する
Confluence でテーブルを作成してフォーマットする方法を学びます。
チーム ワークを高めるためのチーム ポスター
コラボレーションを促進するために、Confluence でチーム ポスターを作成する方法を学びましょう。