部門横断型のチームが Confluence を愛用する理由
部門横断型のプロジェクトが成功しない原因は、多くの場合、チームではなく、それぞれのツールが連携していないことが原因です。ある場所では製品のブレーンストーミングを実施し、別の場所ではマーケティング計画を立て、さらに別の場所ではエンジニアリング部門が最新情報を追跡していたりします。Slack のスレッドとスプレッドシートの間でも、どこかでズレが生じます。
作業を見失ったり重複したり、締め切りに遅れたりすることもあり、ついには自分たちが何を構築しているのか、なぜ構築しているのかを見失ってしまいます。
Confluence は混沌に秩序をもたらします。視覚的なホワイトボード、構造化されたデータベース、スマート リンク、非同期の Loom 動画などのツールを利用すれば、キックオフからローンチまで、部門横断型のチームでも足並みを揃えることができます。
この記事では、コラボレーションに失敗しやすい部分に注目し、チームが連携を保ちながら前進するために、Confluence がどのように役立つかを紹介します。
部門横断型のコラボレーションに失敗しやすい部分
部門横断型のチームの成功の鍵は、迅速な行動と連携の維持です。しかし、各チームがそれぞれ独自のツールや慣習、形式を使用していると、その連携はすぐに失われてしまいます。知識はいたるところにありますが、一度にすべてを見つけることは困難です。すべてを 1 か所にまとめなければ、コラボレーションに混乱が生じます。
きっと実際に見たことがあるはずです。
- ツールとシステムの分断: あるチームは Asana を使用していますが、別のチームは Google ドキュメントを使用しています。3 つ目のチームは Slack スレッドでフィードバックを共有しています。こうした状況では、混乱の中で重要なコンテキストが見落とされてしまいます。
- バージョンの混乱: 資料の「最終版」、「v2」、「最終版 - 最終版」が Google ドライブのどこかに埋もれてしまっています。チームが誤った資料を選んで作業を行うと、間違いが続きます。
- チーム間の可視性の欠如: マーケティング部門はランディング ページで待機しています。製品開発部門はコピーが準備できていることを知りません。作業の重複とタイムラインのズレは、すべてを遅らせます。
連携が取れていないと、チームはボトルネックに陥ります。タイムラインは延長され、人々は意味のある作業をするよりも、明確さを追い求めることに多くの時間を費やします。最高のアイデアであっても、成長する機会を得る前に行き詰まってしまう可能性があります。
Confluence における実際の部門横断型コラボレーション
では、これらは実際にはどのように実行されるのでしょうか? Confluence 導入前後について、一般的な製品ローンチで見ていきましょう。
導入前: チームは、連携していない別々のツールでローンチを管理していました。アイデアや下書き、フィードバックは、メールやあちこちのドキュメントに散らばっていました。各チームが並行して作業していましたが、同期することはほぼありません。そのために背景情報を見失い、チームは作業を進めるより最新情報を探すことに追われていました。
導入後: すべてが 1 か所で進んでいます。最初のブレーンストーミングから最終的なレビューまで、すべてのアイデア、資産、最新情報が構造化されたワークスペースにまとめられ、部門横断型のスピードを実現します。その方法を紹介します。
ホワイトボードでアイデアを実現
Confluence を導入する前は、初期段階の計画でさまざまなツールを使ってインプットを追う必要があり、Slack のアイデアや参照リンクもどこかにあるドキュメントに埋もれてしまっていました。計画としてまとめるどころか、その流れをつかむことも難しい状態でした。
今では、プロジェクト マネージャーやプロダクト マーケティング リードが共有の Confluence ホワイトボードを作成しています。
デジタルの付箋を使ってキャンペーンのテーマやブログ トピックをブレーンストーミングしています。組み込みの AI では、キャンバスを終了することなく、未完成のアイデアを詳細に記述し、新しい方向性を提案することができます。背景情報を補足するため、過去のローンチ資料がスマート リンクとして埋め込まれています。たとえば、効果の高いキャンペーン ページ、顧客の意見、アーカイブからのホワイトペーパーなどがあります。このようにして、チームはさらに強固な基盤を構築することができます。
簡単な投票でアイデアに優先順位を付け、次のステップを大まかに記述し、その考えをまとめた Loom 動画を録画します。ホワイトボードに直接埋め込むことで、別にミーティングを行うことなく、すべての関係者に背景の全容を知らせることができます。
明確な優先順位、共通の背景情報、そして実際に進行可能な計画をもって、全員が足並みを揃えて進んでいきます。
作業をデータベースで 1 か所にまとめ、整理する
プロダクト マーケティング担当者は優先順位を意識しながらコンテンツ責任者とミーティングを行い、アイデアから成果物を生み出します。
以前はスプレッドシートですべて追跡していましたが、すぐに混乱に陥りました。ステータスの更新は滞り、リンクが壊れ、書式が整合しなくなりました。一元的なハブがないため、締め切りに間に合わなかったり、作業のやり直しが発生したりしました。
今では、承認された各アイデアを Confluence データベースのエントリに簡単に変換できます。データベースは資産のタイプと所有者、期限とステータス、下書きページや関連ドキュメントへのリンクなど、主要フィールドを含むライブ コンテンツ トラッカーになります。
作業にとりかかる際、チーム メンバーは各データベース エントリから直接 Confluence ページを生成できます。テンプレートを使用すれば、勘に頼って書式を設定する必要がなくなり、資産の一貫性が保たれます。
視認性がすぐに向上します。誰かが資産ページを「レビュー準備完了」に設定すると、トラッカーでステータスが自動的に更新されます。マーケティング担当者向けのボード、プロジェクト マネージャー向けのリスト、経営陣向けのカード形式のダッシュボードなど、さまざまなビューがあるため、各チームは何が重要かを一目で把握できます。
1 つの動的な記録システムがあれば、チームは何が進行中で、次に何をすべきか、誰が責任者なのかを把握できます。ステータス ミーティングは必要ありません。
スマート リンクですべてをつないでおく
ローンチ後、プログラム マネージャーは全チームとのふりかえりを主導します。
以前は、これをまとめるにはダッシュボードで指標を調べたり、キャンペーン ファイルのフォルダやメールを探したりする必要がありました。プレゼンテーションの作成はいつまでも終わらず、ミーティングには何時間もかかりましたが、その半分が方向性の再設定に費やされていました。
今では、すべてが 1 か所、つまりスマート リンクを備えた単一の Confluence ページにまとめられています。
キックオフのホワイトボード、コンテンツ データベース、主要業績指標、最終デザイン、セールス デッキの Loom ウォークスルーなど、すべてが組み込まれています。各項目はインタラクティブなスマート リンクとして表示され、誰でもカーソルを合わせてプレビューしたり、クリックして全体を開いたり、インラインでコメントしたりできます。
重要情報をすぐに入手できれば、成果を把握し、学んだことを記録し、それを次のローンチに活かすことができます。
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