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ふりかえりのための Confluence ホワイトボード

対面で仕事をすることの最大の利点は、(自発的であっても) 組織的なブレーンストーミング セッションや、気の利いたことを即座に言い合える戦略的なセッションを行えることです。一緒に部屋にいて、アイデアが浮かんだらホワイトボードに書き留め、活発な議論をすることは、効率的で生産的であるだけではありません。仕事が面白くなり、仕事上の関係も強くなります。

多くの分散チームで、ハイブリッドか完全リモートかを問わず、同じ原動力を実現するのに苦労しています。

Confluence ホワイトボードは、このような非常にコラボレーションしやすいオフィス内環境の要素をデジタル空間に取り入れ、誰もがどこからでもアクセスできるようにします。ふりかえりは、成長と内部フィードバックの収集に役立つチーム プラクティスの 1 つです。多くの業界がリモート ワークへと移行しているため、Confluence ホワイトボードを使うことで、チームはふりかえりをシームレスかつ仮想的に実施できます。


Confluence ホワイトボードとは何ですか?

Confluence ホワイトボードは、アイデアを計画、共有するためのインタラクティブな機能を備えた、共同作業用のデジタル サーフェスです。ホワイトボードは、プロジェクトの初期段階で自由にアイデアを練り、概要を説明するためのカジュアルなスペースです。また、アイデアを実行可能なタスク直接に変えることもできます。チームが本格的なキャンペーン、製品、プロセスなどの種を蒔く場所です。

このビジュアル ツールの主な機能は、以下のとおりです。

  • 付箋 – このオフィスの必需品のデジタル版を使用すると、アイデアや重要なポイントをすばやく書き留めてホワイトボードに貼り付けることができます。付箋は簡単に編集してフォーマットすることができます。
  • スタンプとステッカー – スタンプとステッカーでフィードバックを視覚化します。ボード上の何かについての感情や考えを伝える楽しい方法です。
  • タイマー – タイマーは、プロジェクトを順調に進めるために、各アクティビティを指定された時間枠に制限します。これは特にライブのグループ セッション中に役立ちます。
  • Jira 連携 – 組み込みの Jira 連携により、ボード上の付箋や図形を Jira 課題に変換できます。
  • Loom 連携 - Loom をご利用のお客様は、組み込みの Loom 連携機能により、Loom 動画の録画をキャプチャしてホワイトボードに直接埋め込むことができます。
  • スマート コネクター - ホワイトボードから離れることなく、関連する課題をリンクさせたり、課題間の依存関係を作成したりすることができます。
  • スマート セクション – スマート セクションで関連する Jira 課題を自動的に更新して変更します。
  • スマート リンク – スマート リンクでは、リンクの要約を記載したカードや、リンクからのビデオを表示する埋め込みなど、ホワイトボードに投稿された URL がより便利な方法で表示されます。

ホワイトボードは、幅広い用途に使えます。新しい業務プロセスの手順を計画したり、プロジェクトのタイムラインを作成したり、キャンペーンのクリエイティブなコンセプトや要素についてブレインストーミングしたりすることなどが含まれます。ホワイトボードは、デブリーフィングやフィードバック セッション – ふりかえり – を、あまり成果が得られないいつものミーティングではなく、魅力的で生産的な演習に変えます。


ふりかえり: 内容と理由

ふりかえりとは、プロジェクト、アカウント、またはイニシアチブの終了後に関係者全員が集まり、その経験について取り上げ、評価するためのミーティングです。目標は、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを特定して、チームが将来その知識を使って作業を改善し、問題の再発を防ぐことです。

ふりかえりは、アジャイル ソフトウェア開発チームが各開発プロジェクトをレビューし、プロセス、エンジニアリング、コミュニケーションの改善点を迅速に特定するためによく行われます。また、代理店にとっても、クライアントとの契約を結んだ後、関係のプラス面とマイナス面の原因を正確に把握するための貴重な方法となります。

オンボーディングや全員参加のミーティングなど、従業員エクスペリエンスのさまざまな要素を評価することも、ふりかえりの良い機会となります。チームのふりかえりが成功すると、誰もが自分の考えを率直に共有できる、居心地の良い安全な空間が生まれ、チームのダイナミクスが強化されて、ビジネス全体が進化します。


ふりかえりにホワイトボードを使う方法

効果的なふりかえりをスムーズに進めるためには、焦点を絞り、プロジェクトに関わるすべての協力者を巻き込んで、全員の意見を聞く必要があります。全員にとって都合の良い時間を見つけて、ビデオ会議通話でミーティングをスケジュールします。ふりかえりを実施する担当者は、その特定のセッションの目標の概要を説明し、それがどのように機能するかを説明する必要があります。

安全で居心地の良い環境を作るためには、全員の視点やフィードバックが奨励され、尊重されていることを強調することが重要です。体系的で組織的なセッションのために、事前にふりかえりの形式を決めて、それに従ってミーティングを進めます。全員が同じ仮想ルームに集まり、ふりかえりの形式を説明したら、ホワイトボードを使ってみましょう。

ふりかえりは用途の広いツールであるため、レビューや反省の対象に応じて、さまざまなアプローチの方法があります。いずれの場合も、ホワイトボードにはミーティングで得られたすべてのデータと結果が保存されます。

付箋は、各参加者が自分の考えを書き込む主な手段となります。図形と線のツールは、視覚的なコンテキストと構成を提供し、各個人がコメントするプロジェクトの段階や側面を示します。タイマーはカウントダウン時計を作動させて、作業中の全員が確認できるように、ふりかえりの各セグメントを指定された時間内に収めます。変更や次のステップに関連するふりかえりの部分に投票するにはスタンプを、他の人のアイデアに反応するにはステッカーを使用します。

Confluence ホワイトボードのふりかえりテンプレート

Confluence ホワイトボードには、ふりかえりに使える、最も一般的で効果的な 3 つのテーマ用のカスタム テンプレートがあります。

シンプルなふりかえり

シンプルなふりかえりは、わかりやすく効率的で、ホワイトボード上のセクションに簡単にフォーマットできる 4 つの主要な部分に焦点を当てています。

  • 良かった点: レビュー中のプロジェクトで、最も良い結果が得られたものは何で、最も良い経験は何だったか
  • 何が悪かったのか、改善が必要なのか: 遅延、混乱、不一致、パフォーマンスの低下、その他の否定的な結果の原因を特定する
  • アイデア: 今後の仕事で実装すべきリソース、戦略、プロセス、運用
  • アクション: 次のプロジェクトや課題で使用するための、ふりかえりから得たポイントと優先事項
画像: ふりかえりテンプレート

このテンプレートは、製品開発スプリントや単発プロジェクトのレビューに適しています。

4L ふりかえり

ふりかえりの 4 つの L は、参加者がレビュー対象の作業で何を愛し (Loved)、何を嫌い (Loathed)、何を学び (Learned)、何に憧れたか (Longed for) を示しています。このホワイトボードのデザインでは、4 つの L がそれぞれ、最初の列のプロジェクトの重要な瞬間またはマイルストーンと、最後の列のアクションの間に配置されています。これは、プロジェクトに関わるすべての主要なステップを明確かつ徹底的に調べる方法です。

画像: 4L ふりかえりテンプレート

4 L アプローチは、一定期間にわたってさまざまなコンポーネントを含む大規模なプロジェクト、キャンペーン、またはクライアントとの関係を評価するのに役立ちます。また、四半期ごとのビジネスや組織のレビューを行うのにも最適です。

ヨットふりかえり

ヨットふりかえりはもう少し概念的で、主にプロジェクトを遅らせた要因と加速させた要因に焦点を当てています。デザインは、ヨットの前方のゴール、障害物や危険を表す岩、支えや動きを表す風によって編成されています。参加者は、テンプレートの各部分に、各セクションに含まれるものを記載した付箋を貼り付けます。

ホワイトボード ヨット テンプレート

ヨット アプローチは、以前のプロジェクトの経験と結果に基づいて、洗練されたビジョンや新しいフレームワークを計画するのに役立ちます。

根本原因分析

根本原因分析は、問題の根本的な原因を特定して、再発を防ぐことを目的としています。この分析には、問題の定義、部門横断型チームの編成、データの収集と分析、根本原因の特定、および是正措置の策定が含まれます。この構造化されたアプローチにより、欠陥の徹底的な調査と解決が保証され、製品の品質とプロセス効率が向上します。

根本原因分析は、優先度の高い問題に取り組み、複数のチーム間で継続的な改善を促進するのに特に役立ちます。


持続可能で成功するふりかえりシステムを作成する

ため息が出るようなタスクを新たに作るのではなく、ふりかえりを使ってチームをサポートし、活気づけ、刺激を与えましょう。次のベスト プラクティスに従います。

  • 進行中のふりかえりで形式を変えて、新鮮さを保ち、多様性を加えます。
  • 否定的な結果による判断や非難のない、魅力的で快適な空間を作ります。
  • ホワイトボード上のアイデアやアクション アイテムを Jira 課題に直接変換し、迅速に進展させ、要点を実装します。
  • ふりかえりのたびにフィードバックを求めて、チームの感情を測ります。つまり、ふりかえりのふりかえりを行います。
Atlassian Intelligence のヒント:

Premium エディションまたは Enterprise エディションをご使用の場合、Atlassian Intelligence によって、ふりかえりの効率性を大幅に向上させることができます。AI を使用して、似たようなアイデアが記載された付箋をまとめたり、ふりかえりのホワイトボードを要約したり、付箋を Jira タスクに変えたりすることができます。

Confluence ホワイトボードでチームのふりかえりを開始したり、改善したりします。

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