Confluence ホワイトボードを使用してチームの連携を図る方法
部門の垣根を越えてコラボレーションするプロジェクトやキャンペーンを管理する際には、混乱や不一致が生じる可能性が非常に高くなります。プロジェクトが形になるにつれて、さまざまな部門の人が意味のない変更をしたり、スコープ、目標、予算に含まれないタスクに取り組んだりする場合があります。
1 つのキャンペーンやプロジェクトには非常に多くの異なる人々が関わるため、コミュニケーションは最も重要であり、また不一致が発生しがちです。たとえば、マーケティング チームが、営業やカスタマー サービスに最新情報を伝えることなく大規模なプロモーションやキャンペーンを開始した結果、予期しない需要や問い合わせが殺到したとしましょう。
チームがさまざまな場所やタイム ゾーンに分散していると、軌道修正や課題の迅速な解決がさらに困難になります。しかし、これらの課題や挫折はすべて、チームの連携が成功すれば防げます。
すべての関係者が連携すれば、全員が目的を明確にし、制約や優先度を理解して、メッセージに一貫性を持たせ、プロジェクトを順調に進められます。しかし、どうしたらチーム全体の調和を図れるでしょうか。Confluence ホワイトボードを活用して、可視性、明確なコミュニケーション、および目標に対する共通の理解を向上させる、実証済みの方法を実装します。
チーム連携のベスト プラクティス
最近の調査によると、関係者管理は企業幹部の課題のトップ 5 に入っています。調査対象の企業幹部のうち、自分のチームが全員の優先度とその達成に向けた進捗状況を常に十分に認識していると答えたのはわずか 13% でした。これは、優先度の調整と進捗に関して、組織内に大きなコミュニケーションと可視性のギャップがあることを示唆しています。
以下の重要なプラクティスは連携の促進に役立ち、これによりチームの協力の仕方や全体的なパフォーマンスが向上します。
- 目標を明確に定義する: 具体的な目標を設定して、すべてのチーム メンバーが望ましい結果と労力を集中させる方法を理解できるようにします。これらの目標は、プロジェクトやキャンペーンの完了に必要な作業を知らせる指針となります。
- 優先度、プロセス、ワークフローを文書化する: 各プロジェクトのさまざまな段階を実行する方法について参考文書を作成し、誰もがアクセスできるようにします。これらには、調査、コミュニケーション、承認、デリバリー、その他の関連ステップに関する運用手順を詳述した優先タスク、プロセス、およびワークフローが含まれます。
- 役割と責任を特定する: 各関係者の役割と責任の概要を説明し、チーム内で誰がどのタスクと決定に責任を負っているかを示します。この情報によって混乱が解消し、コミュニケーション チャンネルが合理化され、特定の問題について誰に連絡すればよいかを全員が把握するようになります。
- 一元化されたプロジェクト ハブを提供する: すべてのドキュメント、参考文書、資料、ワークスペースを 1 つの信頼できる情報源に統合します。これにより、すべての人が、必要とするすべての最新かつ正確なデータにアクセスするための、指定されたスペースが 1 つ作成されます。
- 非同期コラボレーション: 非同期コラボレーションでつながりを強化して、不要な会議を減らします。メッセージング、共有ドキュメント、ビデオを通じてデジタル コミュニケーションをとることで、チーム メンバーは、いつどこで仕事をしていても、常に最新情報を入手し、相互につながりながら、独立して作業できます。
- チームのふりかえり: 完了したプロジェクトを振り返り、改善すべき点を特定し、是正措置を実施するために、定期的にチームのふりかえりを実施します。ふりかえりは、継続的な学習と適応を可能にし、チームの有効性と効率性を継続的に高めます。
- 協力的でオープンなチーム文化: 積極的な参加、コミュニケーション、信頼を促進するチーム文化を育みます。誰もが安心して助けを求めたり手伝ったりできるよう、質問と集団的な問題解決を奨励します。進捗と成果を祝うことは、チームの絆とパフォーマンスを強めることにもなります。
Confluence ホワイトボード機能を有効にして、チームの連携を図る
Confluence ホワイトボードは、これらすべてのベスト プラクティスを実装するための究極のツールです。プロジェクトの計画やコミュニケーションをすべて 1 か所で行える共有のコラボレーション スペースが提供されるため、関係者全員が常に同じ認識を持つようになります。
ホワイトボード機能を使うと、プロジェクト タイムラインの作成、優先度についての議論と決定、あらゆるプロジェクトまたはキャンペーンのアイデアやステップの展開が可能になります。各機能を活用してすべての関係者の足並みを揃える方法は、次のとおりです。
投票
ホワイトボードでは、付箋やスペースのその他の部分に貼られたアイデアに、スタンプを使って投票できます。これは、プロジェクトやキャンペーンの関係者全員が、全員の意見に基づいて一緒に意思決定を行うための簡単な方法です。たとえば、プロジェクトのリーダーは、親指を立てるしぐさやプラス 1 を示す絵文字を使って、チームの優先タスクを識別できます。また、クリエイティブ チームはハートや星の絵文字を使ってお気に入りのビジュアル アセットを選択したり、キャンペーン用にコピーしたりできます。
付箋
仮想付箋を使うと、アイデアをすばやく簡単に書き留めてホワイトボードに掲示できます。これには幅広い用途があります。マーケティング チームは、これらを使用して、製品やクライアント、または個々のコンテンツの全体的なマーケティング戦略の要素をブレーンストーミングできます。プロジェクト マネージャーは、これらを使用して、プロジェクト タイムラインの順序を整理したり、さまざまな作業プロセスのさまざまなステップを構築したりできます。
ステッカーとスタンプ
投票以外にも、ステッカーやスタンプは、チームからすばやく意見を聞きたいときに視覚的なフィードバックを残すのに便利です。たとえば、チーム メンバーは、ふりかえりの最中にホワイトボードにステッカーを貼って、自分の仕事やプロジェクト全体のさまざまな側面についてどう感じているかを示せます。
コメントとメンション
チームメイトとアイデアについてさらに話し合ったり、スタンプでは得られないような背景や詳細を追加したりする必要がある場合は、コメントやメンションを使います。自分の考えをコメントで付箋に付け加えたり、コメントを使って個々の関係者にタグを付けて、ホワイトボードの特定の部分に注意を向けさせたりします。
たとえば、プロセスの一部をどのように変更または再編成するかについてコメントを残し、プロジェクト マネージャーにタグを付けることができます。または、チーム リーダーが、ホワイトボードに書かれた戦略の要素をコメントでメンションして、それをクライアントに提示するようアカウント マネージャーに依頼することもできます。
テンプレート
Confluence には既製のテンプレートがたくさんあるので、ゼロから始めたくない場合は、実証済みのフレームワークに従ってさまざまな演習を行うことができます。関係者の連携に特に役立つのが、次のものです。
- 優先順位付けマトリックス: すぐにやるべきことと後でできることを視覚化したり、特定のタスクに重要度を割り当てたりするための明確で簡単な方法。また、「必須」や「あるとなお良い」などの記号を付けてタスクを分類することもできます。
- チームのネットワーク: キャンペーンやプロジェクトに関わるすべての関係者とその役割を識別したチャート。ホワイトボードは、チームの種類と関与レベルを決定するためのライブのチームのネットワーク演習を行うのに最適なコラボレーション プラットフォームです。
- 年間カレンダー: プロジェクトやキャンペーンのキックオフ、締め切り、その他の重要なマイルストーンとタイミングを計画するカレンダー。
公開リンク
ホワイトボードを完成させたら、または関係者の意見が必要になったら、公開リンクでそれを共有できます。たとえば、代理店は承認のために編集カレンダーをクライアントと共有したり、クライアントはキャンペーンのブリーフやアイデア ボードを代理店パートナーと共有したりできます。
公開リンクについて詳しくは、この記事をご覧ください。
