Teams op elkaar afstemmen met Confluence

Breng duidelijkheid aan in de chaos met een gecentraliseerde workspace

Het elimineren van informatiesilo's is van cruciaal belang voor de afstemming van het team. Wanneer projectgegevens zijn verdeeld over e-mails of meerdere tools, kunnen teams moeilijk effectief samenwerken. Door een speciale Confluence Space in te stellen, wordt dit opgelost door de kennis van je team te centraliseren in één geordende workspace.

Een goed gestructureerde projectspace houdt je team niet alleen op de hoogte, maar zorgt ook voor één bron van waarheid die garandeert dat iedereen, van het managementteam tot de programmamanagers, toegang heeft tot de benodigde informatie, precies wanneer ze die nodig hebben.

Je projectspace instellen

Het aanmaken van een speciale projectspace in Confluence is eenvoudig en intuïtief. Begin door op je dashboard op Aanmaken te klikken en Space te selecteren.

Geef je space een naam die past bij het project, zoals "Project Nexus", en voeg een pictogram toe om de space snel terug te vinden in je workspace. Selecteer vervolgens een doel:

• Samenwerking: Ideaal voor tools zoals whiteboards en sjablonen ter ondersteuning van brainstormen, plannen en volgen.
• Kennisdatabase: Ideaal voor teams die uitgebreide documentatie beheren.
• Aangepast: Perfect om een configuratie aan te passen aan de specifieke workflows van je team.

Door je space op deze manier te structureren, kun je updates gemakkelijk vinden en ben je geen tijd kwijt aan het doorzoeken van tools die niet verbonden zijn.

Sjablonen gebruiken om voor structuur te zorgen

Geef projecten een vliegende start en zorg voor consistentie met Confluence-sjablonen. Deze kant-en-klare blauwdrukken besparen tijd en bieden je team een duidelijke, gestandaardiseerde roadmap.

Blader om te beginnen in de sjabloonbibliotheek en kies een sjabloon die aan je behoeften voldoet. Klik op de sjabloonpagina op Sjabloon gebruiken, kies je projectspace en selecteer Pagina aanmaken. Zodra de sjabloon is gegenereerd, kun je je team erbij betrekken om de gegevens in te vullen.

Met de sjabloon voor de projecttijdlijn kun je bijvoorbeeld doelen en doelstellingen schetsen en belangrijke projecttaken toewijzen om alles op schema te houden. Voeg deadlines, afhankelijkheden, status-tags en geïntegreerde links naar ondersteunende documenten toe, zodat iedereen een duidelijk beeld heeft van wat er in het verschiet ligt.

Confluence biedt verschillende sjablonen waarmee project- en programmamanagers hun teams geordend kunnen houden en efficiënt kunnen laten werken. Probeer deze essentiële sjablonen voor projectbeheer:

Projectplansjablonen:

• Projectplan: geef een overzicht van doelstellingen, resultaten en belangrijke mijlpalen.
• Projectcharter: definieer de doelen, scope en de verantwoordelijkheden van het team van het project.
• Resourceplanning: wijs mensen, budgetten en materialen efficiënt toe.
• PI-planning: breng teams op één lijn met de bedrijfsdoelstellingen in een gestructureerde sessie.

Sjablonen voor workflow en uitvoering:

• Sprintplanning: stel sprintdoelen vast en plan de uitvoering voor Agile-teams.
• Risicobeoordeling: identificeer en prioriteer risico's met risicobeperkende strategieën.
• Swimlanes: verduidelijk rollen, workflows en de eigenaars van taken.
• Productvisiebord: stel de productrichting en de belangrijkste prioriteiten vast.

Door sjablonen aan te passen aan de behoeften van je team, kun je de duidelijkheid en efficiëntie verbeteren. Als je in een projectplan bijvoorbeeld status-tags met kleurcodes toevoegt aan elke taak (groen voor op tijd, rood voor niet op tijd of grijs voor niet gestart) kun je de voortgang eenvoudig in één oogopslag zien. Door in een resourceplan links naar budgetspreadsheets of beschikbaarheidsgrafieken voor teams toe te voegen, blijven kritieke gegevens op één plek toegankelijk. Dankzij deze eenvoudige aanpassingen kunnen teams op één lijn blijven en zich concentreren op de uitvoering.

Wist je dat? Je kunt aangepaste Confluence-sjablonen aanmaken om workflows te standaardiseren en de documentatie consistent te houden voor alle projecten.

Samenwerking bevorderen met inline feedback en tagging

Afstemming van teams is gebaseerd op duidelijke en bruikbare communicatie. Confluence verbetert de samenwerking met tools die feedback rechtstreeks koppelen aan projectgegevens, zodat iedereen op de hoogte en gefocust blijft.

Gebruik inline opmerkingen om precieze feedback te geven. Als een programmamanager bijvoorbeeld een projectstrategiedocument bekijkt, kan diegene een deel van een functievoorstel onder de aandacht brengen en herzieningen voorstellen of de vereisten verduidelijken. Door opmerkingen gekoppeld te houden aan specifieke elementen, is feedback doelgericht en eenvoudig om uit te voeren.

Vermeldingen, ook wel @-vermeldingen genoemd, zijn een efficiënte manier om teamleden of groepen te taggen voor taken, updates of goedkeuringen. Een belanghebbende kan een projectmanager taggen om de resultaten te bevestigen of om aanpassingen van de tijdlijn aan te vragen. Getagde personen worden onmiddellijk op de hoogte gebracht, wat zorgt voor duidelijke communicatie en snelle verantwoording.

Door feedback te integreren met inline opmerkingen en vermeldingen, elimineert Confluence verspreide e-mailgesprekken en Slack-berichten. Met deze gestroomlijnde aanpak kunnen teams sneller op elkaar afstemmen, misverstanden verminderen en ervoor zorgen dat projecten efficiënt verlopen.

Workflows eenvoudig visualiseren en stroomlijnen

Elk project heeft ruimte nodig voor ideevorming en creatieve probleemoplossing. Confluence-whiteboards bieden een oneindig aantal mogelijkheden om te brainstormen, te plannen en ideeën om te zetten in bruikbare plannen.

Whiteboards laten samenwerking naadloos verlopen doordat teams ideeën in realtime of asynchroon kunnen visualiseren. Gebruik tijdens een ontwerpsprint bijvoorbeeld plaknotities om gebruikerspersona's te definiëren, een stroomdiagram voor het klanttraject op te stellen en belangrijke inzichten te benadrukken met aantekeningen. Teamleden kunnen reacties toevoegen met stempels of tekst- of videoreacties achterlaten als leidraad voor de volgende stappen.

Door Confluence-pagina's of andere links rechtstreeks in het whiteboard te integreren, zorg je ervoor dat elk idee aansluit bij de doelen van je project. Deze geïntegreerde aanpak beperkt het schakelen tussen context en zorgt ervoor dat teams op één lijn zitten, zodat ideeën efficiënt worden voortgezet.

Projectbronnen centraliseren en integreren met databases

Verspreide documenten en informatie in silo's kunnen teams verkeerd op elkaar afstemmen en de voortgang vertragen. Confluence-databases centraliseren projectmiddelen in één doorzoekbare, aanpasbare workspace. Van taaktrackers tot risicologs: met databases kunnen teams kritieke informatie ordenen en op één lijn blijven.

Het aanmaken van een database is eenvoudig en flexibel. Gebruik de knop Aanmaken in de navigatiebalk, het +-pictogram in de zijbalk van de space, of de opdracht /database rechtstreeks op een pagina.

Eenmaal aangemaakt, moet je je database configureren om aan je projectbehoeften te voldoen. Importeer bestaande gegevens uit een CSV-bestand of begin opnieuw met een lege structuur. Voeg velden toe zoals datums, eigenaren of status-tags om je gegevens te filteren, te sorteren en te doorzoeken. Pas lay-outs aan met tabel-, kaart- of bordweergaven om informatie te ordenen in de indeling die het beste bij je team past.

Dankzij de mogelijkheden voor realtime synchronisatie en integratie is het met databases gemakkelijk om toegang tot middelen te krijgen. Een productteam kan bijvoorbeeld een database met technische specificaties in hun projectspace integreren, zodat teamleden onmiddellijk naar updates kunnen zoeken zonder van tool te hoeven wisselen. Dit zorgt voor consistente, actuele informatie voor een naadloze samenwerking.

Wist je dat? Je kunt gegevens uit de Confluence-database koppelen aan Jira-issues, zodat je eenvoudig taken, risico's en projectupdates op één plek kunt bijhouden; handmatige synchronisatie is niet nodig.

Je projectspace ordenen

Ongeordende middelen vertragen de voortgang en leiden tot verwarring. De goed gestructureerde spaces van Confluence zorgen ervoor dat iedereen snel en zonder onderbreking kan vinden wat hij nodig heeft.

Gebruik mappen en nesten om documenten logisch te groeperen per projectfase, afdeling of verantwoordelijkheid.

Een programmamanager die een productlancering plant, kan bijvoorbeeld mappen aanmaken voor "Projectplan", "Risicologs" en "Resultaten van het team" om ervoor te zorgen dat middelen gemakkelijk te vinden zijn. Door de resultaten onder de bovenliggende pagina's te nesten, worden de resultaten gekoppeld aan de algemene tijdlijn van het project, zodat teamleden kunnen zien hoe hun werk grotere doelen ondersteunt.

Consistentie is de sleutel tot duidelijkheid. Gebruik duidelijke naamgevingsconventies, zoals het toevoegen van datums of versienummers aan bestandsnamen en tag inhoud die bij elkaar hoort met labels zoals "rapportage" of "marketingmateriaal". Zo kunnen teams gemakkelijk informatie filteren en vinden, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar middelen.

Om de veiligheid van je projectspace te behouden, biedt Confluence flexibele toegangscontroles. Nodig teamleden of externe teamgenoten uit via tools zoals Google, Slack of Microsoft. Dankzij de gasttoegang kunnen externe partners aan specifieke pagina's werken zonder dat ze gevoelige informatie kunnen zien, waardoor de samenwerking gericht en veilig blijft.

Verbinding maken met externe platforms via Smart Links

Projecten zijn vaak afhankelijk van tools zoals Google Docs en Figma-bestanden om belangrijke middelen te delen. Confluence Smart Links maken naadloze samenwerking mogelijk tussen Atlassian-producten en externe apps door deze bestanden rechtstreeks in je workspace in te voegen.

Smart Links passen zich aan je workflow aan met meerdere weergaveopties. Gebruik inline-tekst voor een compacte lay-out, kaarten voor snel naslaan met meer context, of volledige voorbeelden voor gedetailleerde interactie; en dat allemaal zonder de pagina te verlaten.

Confluence centraliseert resources in één bron van waarheid door externe tools met Smart Links te integreren. Teams hebben rechtstreeks toegang tot al hun projectbestanden in Confluence.

Wist je dat? AI kan de inhoud van een Smart Link samenvatten, zodat teams snel belangrijke gegevens kunnen bekijken.

Wijs eenvoudig taken toe en volg ze

Duidelijke verantwoordelijkheden en zichtbaarheid zijn essentieel voor afstemming. Confluence zorgt voor probleemloos taakbeheer door taken rechtstreeks in te sluiten op projectpagina's. Tag teamleden, stel deadlines en vervaldatums vast en koppel ze aan relevante projectgegevens. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht en wanneer.

Stem teams verder op elkaar af door de resultaten te markeren met statussen als 'Concept', 'In uitvoering' of 'Geblokkeerd'. Realtime meldingen brengen teams op de hoogte van updates, zodat programmamanagers tijdlijnen kunnen aanpassen of taken opnieuw kunnen toewijzen als dat nodig is, en dat allemaal zonder Confluence te verlaten.

Tijdens de lancering van een product kunnen bijvoorbeeld taken zoals het bijwerken van marketingteksten, het vermelden van de technische specificaties of het plannen van de release rechtstreeks in Confluence worden toegewezen en gevolgd. Als teamleden taken voltooien, vinken ze die af, zodat er een momentopname van de voortgang in realtime is.

Voor grotere projecten kun je de macro Taakrapport gebruiken om alle taken op één plek te bekijken. Deze functie helpt knelpunten te identificeren, updates te volgen en ervoor te zorgen dat deadlines op schema blijven.

Volg projecten naadloos met Jira

Confluence en Jira halen silo's weg door projectupdates, taken en documentatie op één plek met elkaar te verbinden. Voeg roadmaps, borden en tickets van Jira toe aan Confluence-pagina's en bekijk, bewerk en maak Confluence-pagina's in Jira. Dankzij automatische synchronisatie tussen platforms blijven teams op de hoogte van prioriteiten en voortgang zonder van tool te hoeven wisselen.

Als je in Confluence een Jira-issue vermeldt, wordt er automatisch een link gegenereerd met de macro voor Jira-issues, waarbij updates worden gekoppeld aan relevante projectinformatie. Gebruik het koppelvenster van Jira om taken te koppelen aan ondersteunende documentatie, zoals vergadernotulen of projectplannen, zodat je team de context krijgt die het nodig heeft.

Stel je voor dat je een nieuwe software-update voor slimme huizen ontwikkelt. Wanneer Confluence en Jira aan elkaar zijn gekoppeld, kun je een Jira-roadmap in de projectspace integreren om de ontwikkelingen in functies te volgen of bugrapporten te koppelen aan technische oplossingen. Deze integratie helpt teams op één lijn te blijven, de besluitvorming te versnellen en te zorgen voor een vlottere overgang van concept naar lancering.

Wist je dat? 76% van de Jira-klanten projecten sneller leverde nadat ze Confluence hadden toegevoegd.

Zorg voor meer duidelijkheid met Loom-video's

Sommige dingen zijn gewoon makkelijker verbaal uit te leggen. Door Loom en Confluence aan elkaar te koppelen, kunnen teams video gebruiken om de samenwerking en afstemming te verbeteren.

Loom-opnames in Confluence insluiten, zorgt voor meer duidelijkheid, omdat er context aan workflows wordt toegevoegd. Een programmamanager die een tijdlijn herziet, kan bijvoorbeeld een video-uitleg maken om aanpassingen uit te leggen, zodat iedereen de te ondernemen stappen begrijpt. Ingesloten video's houden asynchrone teamleden op de hoogte en stellen hen in staat om de gegevens opnieuw te bekijken als dat nodig is.

Maak eenvoudig Loom-video's op Confluence-pagina's of whiteboards. Selecteer Opnemen in de editorwerkbalk of typ /loom om video's op te nemen en in te sluiten op de punten waar je ze wilt hebben.

Loom-video's zetten uitgebreide uitleg om in duidelijke, visuele updates die tijd besparen en de noodzaak om te vergaderen tot een minimum beperken. Deze integratie vermindert misverstanden en geeft een persoonlijk tintje aan de samenwerking, waardoor teams op één lijn blijven en vooruitgang boeken.

Wist je dat? Met de Chrome-extensie, desktop-app of mobiele app van Loom kun je eenvoudig overal updates delen.

Vereenvoudig workflows met AI

Om teams op elkaar af te stemmen zijn gestroomlijnde workflows en toegankelijke inzichten nodig. AI transformeert de manier waarop teams werken door processen te automatiseren, inhoud samen te vatten en de samenwerking te verbeteren, zodat teams zich kunnen concentreren op belangrijke doelen.

Gebruik AI om:

• Inhoud samen te vatten en te ordenen: zet notulen om in actieplannen of maak gestructureerde taken van brainstormsessies.
• Automatiseer repetitieve taken: beschrijf wat je nodig hebt en stel binnen enkele seconden automatiseringsregels op. Stel herinneringen in voor deadlines van taken of archiveer automatisch inactieve pagina's.
• Vind sneller informatie: zoek in Confluence naar antwoorden op vragen die je over je werkzaamheden hebt, waardoor je minder tijd kwijt bent aan zoeken.

Stel je het volgende voor: na een brainstormsessie transformeert een projectmanager een whiteboard in een gedetailleerd actieplan met behulp van AI. Terwijl het team aan de uitvoering ervan werkt, houdt AI belanghebbenden op de hoogte met automatische updates, maakt AI samenvattingen van de voortgangspagina's en licht deze mogelijke knelpunten uit.

AI stelt je team in staat om gefocust te blijven op het behalen van resultaten door handmatige taken over te nemen en samenwerking vlekkeloos te laten verlopen.

Breng je team op één lijn met Confluence