Rivian 如何通过集中使用 Atlassian Cloud，每年节省 250 万美元、提高满意度并实现业务扩展

挑战：随着 Rivian 从一家雄心勃勃的电动汽车初创公司发展成一家上市公司，他们使用的工具集也在不断扩展，从而对效率、效用和用户体验产生了不利影响。

解决方案：Rivian 集中使用 Atlassian Cloud Enterprise，并借助 Jira、Jira Service Management 和其他集成工具改进了自身的工作方式。

影响：这家电动汽车先驱企业每年实现 36％ 的工具成本节省，通过自动化每年每人节省 750 多个工时，并通过平衡自主权与治理来改善用户体验。

通过合作减少碳排放

一些 SUV 与卡车制造商仍在循规蹈矩，而 Rivian 却在开拓创新。作为第一家向消费市场推出全电动皮卡的汽车制造商，Rivian 肩负着更重大的使命：阻止大气层碳化。

Rivian 已经签署了《气候承诺》，力图到 2040 年实现净零碳排放，这个时间比《巴黎协定》提前 10 年。要实现这一目标并帮助世界向可持续能源转变，就需要将个人和整个行业聚集在一起，重新思考从具体技术和流程到他们所处的更广泛的文化和系统等一切问题。

Rivian 说：“建立协作文化对我们完成使命至关重要。”负责应对这一巨大挑战的团队使用 Atlassian Cloud 平台来增强他们的工作能力。

随着 Rivian 从一家雄心勃勃的初创公司迅速成长为一家世界知名的上市公司，他们的工具集合也在不断扩展，从而对效率、效用和用户体验产生了不利影响。为了实现目标，他们必须改进自己的工具和工作方式。

通过集中使用 Atlassian Cloud Enterprise 并改进工作方式，这家电动汽车先驱公司每年可节省超过 250 万美元，制定更明智的决策，并通过平衡自主权与治理来改善用户体验。

在实现大幅增长后，构建关于整合和迁移的业务案例

在四年的时间里，Rivian 的员工人数呈指数级增长。为了保持创新活力，公司决心守护其超过 90 支团队业已熟悉并倚重的自由环境。但是，与任何具有远大抱负、快速增长的企业一样，为了提高效率和节省开支，他们也需要实现工作方式的标准化。

为了着手解决这些挑战，Rivian 成立了一个委员会，其目标十分明确：优化可供员工选择的系统和工具，同时让团队统一使用可让他们充分发挥工作能力的平台。

当时，该公司有多个软件套件。产品经理 Emily Novak 与她的数字工作场所和解决方案团队对每种工具集进行了分析，以更好地了解各部门的使用情况。

通过分析，该团队发现，Jira 不但使用率最高，而且与其他工具的特性和功能存在重叠。Emily 说：“集中使用 Atlassian 最为合理。这些工具解决了用户需求，而且很多人已经在使用 Jira。我们只需要将其他项目管理需求整合到这个平台上并加以简化即可。”

可以节省数百万美元且能够满足用户需求的解决方案

考虑到这些数据，该数字化工作区和解决方案团队构建了一个业务案例，以展示 Rivian 如何整合工具并帮助员工更好地相互联系、沟通和协作。他们与 Atlassian 的商业价值咨询团队负责人 Ben Center 合作，完成了一系列成本节省预测。

Emily 说：“我们发现，通过集中使用 Atlassian Cloud 并增加治理功能，我们每年可以节省 250 万美元。这相当于每年节省 36％ 的成本。这个过程将包括减少工具间的重复席位，实施更严格的治理措施，并限制与 Atlassian Marketplace 应用形成冗余的其他应用的插件。”

尽管潜在的节省已让 Rivian 财务团队相信 Atlassian 是最佳解决方案，但一些已经习惯使用其他工具的用户却犹豫不决，这在情理之中。为了打消他们的顾虑并获得认同，数字化工作区和解决方案团队采取了“展示而不讲述”的方法，向利益相关者展示了他们如何在不依赖电子邮件的情况下使用 Jira 和 Jira Service Management 相互协作以及与外部供应商协作。资深架构师 Mike Hayes 说：“在我们向用户展示 Jira 的工作原理后，所有人都表示想要使用它。”

Emily 补充说：“我们还向用户保证，在他们对 Atlassian 感到满意之前，我们不会关停他们目前的工作方式。我们向他们展示了我们计划在此过程中如何改进和实现流程现代化。”Rivian 希望给团队留出缓冲期，在他们熟悉 Atlassian 的过程中保留他们的传统工具，这将让他们更容易度过过渡期。

在得到大多数用户的完全认可和支持后，数字化工作区和解决方案团队开始制定敏捷的迁移和沟通计划。通过使用 Atlassian 的迁移支持工具，Rivian 在接下来的 8 个月中帮助约 10000 名用户将大部分工作转移到了 Atlassian Cloud Enterprise。

解决方案工程经理 Gustavo Moura 表示，Rivian 与 Atlassian 的合作对于此举措的成功至关重要。他解释说：“我们与 Atlassian 合作是本次迁移取得成功的原因之一。在发现阶段，Atlassian 提供了建议。在迁移过程中，我们发现了 Atlassian 为使过渡更加顺畅而构建的工具。自从这些迁移以来，他们一直保持开放态度，十分乐意改进他们的工作管理产品。”

出人意料的变更管理策略能够建立信任并促进长期采用

在整个迁移和集中化过程中，Rivian 通过以下方式管理变更：经常进行清晰的沟通；为有问题或需要培训的人员安排答疑或培训时间；开通 Slack 频道以提供快速支持；以及接受 Mike 所说的“有意的短期低效”。

例如，在某些工作流中，Rivian 在同一个工作流中临时保留了两个重复的字段。Mike 解释说：“它们是同一个字段，数据相同，但我们保留了这两个字段，这样可以显示用户起初习惯的内容。我们在幕后使用 Atlassian 自动化来让这些字段保持不变，然后随着时间的推移减少了重复。我们并未强迫员工接受新的变更，这样会产生抵触情绪和阻力。”

这些短期的低效通过与用户建立信任并为长期采用奠定基础而得到了回报。

转变购买申请流程以节省时间和资金

利用 Atlassian Cloud，Rivian 改变了多个流程，并构建了新的团队合作解决方案，以提高效率、效力和改善用户体验。其中一种解决方案是他们的内部采购审查 (IPR) 系统，用于审查所有类型和规模的采购。

在此之前，300 多名利益相关者每月使用各种工具来提交、审查和批准约 2200 项采购，而且数量还在不断增加。这个流程是可行的，但部门之间各自为政、工作流重复、工具种类繁多且没有事实来源，这些都阻碍了效率和可扩展性。

“Coupa 可以开支票，但您需要上下文信息。如果没有上下文信息，就很难严格控制开支，”Mike 说。“现在，我们使用 Coupa 进行支付，但 Atlassian 中有上下文信息和问责制。”

利用新解决方案提高速度和标准化程度

为了解决这些难题，数字化工作区和解决方案部门使用 Jira Service Management、资产、Jira 和其他集成工具，构建了一个新的 IPR 解决方案，在用户的自由和效率与企业的标准化和控制之间实现了平衡。

Emily 说：“将 Coupa 与 Jira Service Management 集成后，我们可以将 Coupa 数据提取到 JSM 中，以供历史参考和提供有关每个部分的更多上下文信息。在我们将利益相关者拉入 Jira、将他们与其他利益相关者联系起来并向他们展示了优化审查流程的方法之后，他们才知道以前都错过了什么。”

现在，用户可以通过 Coupa 提交采购请求（但 Jira Service Management 也可以处理承接请求）。

然后，提交的数据会自动提取到 Jira Service Management 请求单中。

该请求单会被分配给财务团队，以开始四个阶段的审查：

1. 首先，财务团队确定是否有预算。

2. 财务团队批准后，该请求将被发送到支出控制塔，这是财务团队的一个子组，负责确定采购是否符合公司的优先级和规则。

3. 对于技术采购，该请求会自动转到技术委员会（IT 组织的一部分），从技术角度评估建议的解决方案。

4. 最后，如果采购金额超过 20 万美元，则由采购委员会（采购团队的一部分）决定是现在采购还是以后采购。

在审查的每个阶段或“关口”，利益相关者都要在 Jira 中完成几项任务。

例如，支出控制塔每周召开五次会议，审查这些请求。Atlassian 自动化规则会触发一系列发送给委员会和利益相关者的详细电子邮件，其中包含有关会议时间表和议程的信息、有关即将召开的会议的提醒以及所有会议活动的周末摘要。

Mike 说：“借助 Atlassian 自动化功能，采购流程中的每个利益相关者每月都能在管理工作方面节省多达 60 个小时的时间。使用自动化不仅可以节省时间，还能获得自由。我们可以更合理地利用时间。”

创建一个能够管理这些审查“关口”的解决方案本身就会产生影响。但 Emily 和 Mike 的团队还有更多的想法。

自动化与定制化相结合，带来更好的用户体验

除了简化采购审查流程外，数字化工作区和解决方案部门还仔细考虑了每个字段和电子邮件，以便为所有利益相关者创造最佳体验。例如，成本估算显示有美元符号和逗号，便于审批人员阅读，而 Atlassian 自动化规则则会在幕后删除所有格式，以便进行计算和报告。

每封电子邮件也都以用户为中心进行设计。以前，创建和发送这些电子邮件都是手动操作，需要花费数小时，而且经常出错。现在，用户拥有了贴心的模板，他们可以快速批准并排队等待自动发送，也可以在手动发送前进行更改和预览。

所有细节都不放过，包括设置会议与会者姓名的格式，使其能在 Outlook 和 Slack 中正确填充。例如，当出现错误导致 IPR 流程停滞时，利益相关者会收到 Slack 的自动通知。该消息不仅会将错误通知正确的人员，还会提供清晰的说明，告诉他们如何解决该错误，以及有问题时该联系谁。

此外，当审查人员想调整或向 IPR 工作流中添加字段时，他们可以自助完成，而不需要开发人员的协助。在赋予用户自主权的同时，Rivian 还增加了一层标准化，要求用户从使用“资产”作为配置管理数据库预先定义的多个字段中进行选择。

请求准备好进行审查后，利益相关者就可以直接在 Jira Service Management 中召开 IPR 会议，使用该解决方案快速查看、批准、推迟或拒绝每个采购请求。

在利益相关者审查和管理请求时，JXL for Jira Marketplace 应用使他们能够像在 Excel 中一样编辑和组织每个项目，这是用户喜欢在 IPR 和其他工作流中使用的一项关键功能。Mike 说：“毫不夸张地说，JXL 工作表改变了我们的生活。我们的用户多种多样，项目也同样多种多样，他们都认为 JXL 非常有用。”

IPR 流程中涉及的所有 Rivian Atlassian 和非 Atlassian 工具之间的紧密集成可确保最新数据始终反映在每个工具中，无论数据是在何处输入的。例如，当利益相关者在 Coupa 中更改请求的状态或描述时，这些信息也会在 Jira Service Management 中自动更改。自动化规则还能将每个请求单映射到正确的群组或个人，这样如果出现问题，利益相关者就知道该联系谁。

一款新解决方案引发全公司转型

与减少碳化的历程一样，Rivian 已经看到了微小的流程和技术改进如何产生巨大的影响。通过集中使用 Atlassian Cloud Enterprise 和创建内部采购审查流程等新解决方案，他们已经节省了数百万美元，改善了用户体验，并为扩大规模奠定了基础，同时又不失创新所需的自由度。此外，借助 Atlassian Analytics，Rivian 可以利用 Atlassian 应用中的所有数据创建报告和仪表板，使他们能够做出更明智的决策，同时节省花在第三方应用上的费用。

如今，员工将更多的宝贵时间用于协作完成需要解决问题和讨论的工作（例如开会讨论是否应批准采购），而不是花在像切换应用、更新请求单、编制议程和通过电子邮件发送会议摘要这样的基本任务上。此外，用户还能获得更多的上下文和历史参考信息，从而做出更好的决策。

数字化工作区和解决方案部门正在展望新的用例和改进思路，包括集中管理 Rivian 的服务组织、设施和供应商管理流程。“IPR 解决方案可以应用于其他流程，因为现在我们所有的数据和工具之间都有了联系，”Mike 说。

从为员工提供工具到为客户提供汽车，Rivian 正以协作思维迎接每一项挑战，共同实现单靠自己无法实现的目标。Rivian 说：“我们的故事讲述的是人们走到一起，心怀着同一个使命：保护我们的地球和世世代代得以传承的文化。”