Sun Life 如何利用 Confluence Cloud Enterprise 在 10 个月内节省了 25 万美元，将效率提高了 80%，并得到了 97% 的客户满意度评分

对于一家有 150 多年历史的公司，您可能不会首先想到“前瞻性”和“数字创新者”这两个词。但是加拿大金融服务公司 Sun Life 证明，一家历史悠久的公司也可以成为现代领导者。

Sun Life 不仅努力保持其作为顶级财务规划和福利提供商的地位，而且还努力保持其作为最佳工作场所的地位。许多员工已经在公司工作了几十年，已经适应了新的合作方式和为客户提供服务的方式。

最近，Sun Life 启动了一项数字化转型计划，以保持竞争力并提供卓越的客户体验。该计划包括采用敏捷方法和基于云的工具，以提高效率、鼓励协作并提供更好的产品。

与许多处于类似职位的团队一样，员工对改变流程和平台持怀疑态度，尤其是考虑到他们必须遵守严格的安全性和合规性要求。但是，与往常一样，Sun Life 接受了挑战，降低了风险并获得了回报。

自从在其解决方案合作伙伴 Adaptavist 和 Atlassian 迁移计划的帮助下迁移到 Atlassian Cloud 以来，Sun Life 在不到一年的时间里节省了数十万美元的时间，实现了 97% 的用户满意度得分，并创建了更敏捷、更具协作性的平台工作环境，该环境有助于确保他们未来的工作环境一如既往地成功。

使用 Atlassian Cloud 应用实现集中化和现代化

Cynthia Brind'Amour 于 1999 年加入 Sun Life，跟随母亲的步伐，成为第二代员工，她在工作中使用的最复杂的技术是缩微胶片阅读器。没有电子邮件，更不用说协作或工作单软件了。

随着 Cynthia 从呼叫中心代表晋升为培训师，再到流程专家，她以深厚的公司知识和人际关系而闻名。这种声誉使她非常适合帮助 Sun Life 完成数字化转型。

2008 年实施了 Confluence 和 Jira 的本地部署后，员工发现自己能够更快、更轻松且更好地完成工作。Cynthia 帮助该团队升级到 AWS 上的 Atlassian Data Center 以减轻维护负担，但随着时间的推移，他们意识到他们需要更大的灵活性和敏捷性才能在行业中保持领先地位。

2020 年，IT 开始了敏捷转型，以实现业务现代化并实现这些目标。“以前，我们有一个传统的金融服务 IT 模式，它更注重成本控制，而不是提供价值。我们的系统具有很多功能，但控制非常严格，难以更改。”Sun Life 的 Jira Cloud 技术产品负责人 Paul McNally 说，“我们希望保持敏捷、快速行动、为我们的团队提供更好的体验，并提供价值，⁠而不仅仅是控制成本。”

同时，Cynthia 收到反馈说，Sun Life 的工具数量过多，员工难以找到所需的信息。尽管 Confluence 和 Jira 应用在 IT 和运营部门中很受欢迎，但一些团队成员仍在使用 Lotus Notes、Sharepoint、Microsoft Excel、Microsoft Project 和其他软件来完成工作。“大家都在抱怨，所有信息都散落得到处都是。没有一个集中的地方让他们集中处理工作，”Cynthia 说。

随着痛点的积累，团队清楚地意识到，Sun Life 的平台需要随其流程一起转型。Cynthia 说：“某种程度上，你只能在 Server 和Data Center 上做这么多事情。”但是，用户和领导层在变更管理和云安全方面犹豫不决。Cynthia 和 Paul 的团队克服了这些顾虑，他们解释了如何保护敏感数据，分享了云安全的优势，并向他们介绍了高级权限等云功能。

一旦领导层意识到回报远大于风险，他们就希望尽快做出改变。他们设定了三个月的目标时间线，但凭借多年使用这些工具的经验，Cynthia 知道要花更多时间才能做好这件事。她设置了一个沙盒来演示云功能，讨论了成本，并引导他们完成了整个过程。

Cynthia 说，这种方法有助于设定领导层的期望，并制定更具战略性的迁移计划，并且团队从一开始就从合作中受益。“永远不要假设。从同一个平台迁移并不意味着这就是无缝的。”她解释道，“沙盒是你的朋友。通过它们，项目团队和企业能够直观地看到，进入云端的空间将会是什么样子。这也帮助我们确定哪些空间不适合云端，哪些宏将起作用。”

Confluence 迈出第一步

Sun Life 通过使用最广泛的 Atlassian 工具之一 Confluence 开始云迁移。在与领导层进行规划的过程中，Cynthia 建议使用“优化和转变”的方法，以便他们能够尽快行动，同时也为可持续的成功建立新平台。通过这种方法，该团队专注于确定最需要哪些网站、应用和工作流程。“没有别的原因的话，那我永远都不会迁移到站点。我与团队成员碰面，了解他们想要的用户体验，看看它是否有意义，是否值得花时间和资源进行迁移和持续管理，”Cynthia 解释道。

在这些会议中，Cynthia 为每个团队演示了 Confluence Cloud，并讨论了他们的具体需求。对于某些站点来说，迁移到云端是非常合理的。对于其他人，Cynthia 提供了三种选择：迁移到云端、迁移到 Sun Life 中的其他传统工具或归档其内容。通过这些对话，该团队在 350 个站点中确定了 25 个用于云迁移的站点。

从那时起，Sun Life 与其解决方案合作伙伴 Adaptavist 合作制定了迁移计划。他们制定了一个分阶段的时间线，分五次迁移站点组，每次持续两周。在每一次迁移中，Adaptavist 都会在其沙盒中构建新实例，并将其转移到 Sun Life 的沙盒中，以便向用户演示、修复、测试和最终迁移。

她的团队还对用户进行了培训，使他们知道任何可能与众不同的功能以及他们可以使用的新功能。例如，根据用户反馈，迁移团队推出了几个新的基于云的 Marketplace 应用，包括用于提升页面设计的 Aura、用于增强业务分析的 Table Filter and Charts for Confluence 以及用于创建图表的 Draw.io（即将实施）。Cynthia 指出：“在 Confluence Cloud 中，你可以做很多本地部署或 Data Center 部署无法做到的事情。”用户也开始看到这一点。一位员工表示：“转换完成后，我看到很多情况下，新的 Confluence Cloud 将提供本地版本所没有的效率。”

优化和迁移方法效果非常好。Cynthia 回忆说：“所有人都说迁移多么顺利。我在 Sun Life 做过四次迁移。这是最成功的。很高兴听到经历过其他迁移的人说：‘这次迁移非常顺畅。’”

测试和支持使 Jira 迁移成为“我所见过的最好的迁移”

随着 Cynthia 结束与 Adaptavist 合作进行的 Confluence 迁移，Paul 和他的团队开始与 Adaptavist 合作，加强 Jira Cloud 的使用。他们与 Sun Life 的敏捷转型办公室合作，以获得领导层的批准，然后组建了一个架构团队来指导该项目的规划和实施。

与 Cynthia 的方法类似，Paul 和他的团队将迁移分成几个阶段，然后开展了用户调查，以了解如何最好地设置 Jira Cloud 来满足他们的需求并支持敏捷方法。在整个架构过程中，迁移团队努力实现工作流标准化，在保持安全性的同时尽可能保持系统开放。Paul 说：“我们不是被严格封锁，而是在努力争取节制。而且，如果有人想要为其业务领域制定工作流，我们会讨论如何标准化和简化该流程。这是一个巨大的胜利。”

当团队开始迁移时，他们使用 Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) 简化了迁移过程。出现挑战时，他们依靠 Atlassian Cloud 迁移经理 (CMM) 寻求帮助。例如，该小组在 Active Directory 中遇到了重复的电子邮件地址的障碍，因此他们与 CMM 合作解决了这个问题。“没有 Atlassian 的帮助，我们不可能取得成功。JCMA 和 CMM 的支持至关重要。我曾与其他公司进行过迁移，但 Atlassian 会真正地提供帮助和关注，” Paul 说。

Paul 承认自己对利用 CMM 和进行测试有点犹豫，但最终他看到了两者带来的价值。“从事后来看，我应该多听迁移经理的话。他们建议进行测试和补救，我现在才意识到这是关键。如果你检查原始系统中的数据，尽可能多地清理源系统，并尽早且经常进行测试以解决任何数据问题，那么迁移应该非常简单。”

果然，准备和测试工作取得了成效。Paul 和 Cynthia 的团队在迁移后对用户进行了调查，得到的反馈非常积极，大家一致称赞过渡过程非常顺利。Paul 说：“当团队迁移完成后进来时，他们发现除了一个新的链接外，并没有太大的不同，这是一个巨大的胜利。员工很高兴自己的历史记录都保留了下来，密钥也一样。我过去做过几十次迁移，我们在 Sun Life 的 Atlassian Cloud 迁移是我见过的最好的。”

“你可以用 Atlassian 完成所有工作”

Sun Life 的 Confluence 迁移刚刚完成，其 Jira 迁移仍处于最后阶段，但该公司的协作、效率和安全性已经有了明显改善。

Sun Life 的 Jira Cloud 平台比其 Data Center 系统更开放，同时保持了稳健的安全性。该团队定制了该工具以反映其内部流程，使员工能够找到所需的信息，加强协作，并能够采取更具战略性的行动。“Jira Cloud 使我的任务井然有序，易于理解。与事务相关的所有必要信息和文件都可以轻松访问。”一位员工说道。Paul 补充说：“我看到整个团队的协作得到加强，项目组合管理关注程度也更高。我们甚至在考虑增添 Jira Align，以了解大局并能够跟踪组织目标和关键成果。”

IT 和运营部门青睐于 qTest 和 Tableau Connector Pro 等云应用，以及 Jira 计划和自动化等原生功能，例如创建入职请求可触发故事和子任务的创建。Paul 解释道：“自动化每次都能节省几分钟，如果有超过 3300 名用户，一年下来就能累计节省大量时间。”

关于 Confluence Cloud 的反馈同样积极，Cynthia 说，Confluence Cloud“在本地大放异彩”。员工特别喜欢模板、内联评论、分析、搜索功能（她称之为“超乎想象的强大”），以及减少电子邮件需求的仅限云的功能和应用。她还指出：“您可以通过 Confluence 页面创建 Jira 工作单，这一事实就是金钱！”

从 IT 到呼叫中心，各部门的员工一致认为，从多种工具集中到一个基于云的平台已经产生了巨大的影响。在最近一项调查中，用户报告说，使用 Confluence Cloud 的效率提高了 80%，在 Jira Cloud 中节省了足够的时间来支付 94% 的许可证成本，对整个新平台的满意度提高了 97%。一位员工说：“与我们之前使用的工具相比，Jira Cloud 和 Confluence Cloud 是朝着正确方向迈出的一大步。所有新功能确实改善了我的日常工作。”

这些改进措施将保持 Sun Life 作为顶级金融服务提供商和雇主的声誉。无论市场预测如何，它们都将继续在云端闪耀光芒。