Cloud 采用指南
构建和执行成功的采用和变更管理计划所需的资源
Atlassian 的采用和变更管理指南
在本指南中，我们将介绍如何在您的组织中大规模成功推出 Atlassian Cloud 的最佳实践和提示，以便您可以推动团队工作和协作方式的持久变更。本指南涵盖了如何设定愿景、组建核心团队、定义成功指标、获得高管支持、培育高级用户社区、设计沟通策略以及建立有效的培训和支持。
为何变更管理对您的组织很重要
我们的客户依靠 Atlassian 为组织中的任务关键型业务流程提供支持。随着客户纷纷实施数字化转型并采用敏捷工作方式，许多公司将其现有工具集迁移到 Atlassian Cloud，以便减少开销、重新安排基础设施成本、提高工作效率，以及享受内置安全性和合规性所带来的安心。
要充分实现投资回报，您需要让团队积极使用 Atlassian Cloud 来支撑日常工作。成功取决于实际采用，而采用则需要引导人们完成变更。
要充分发挥全新云投资的价值，团队需建立一套统一的规范，明确如何借助各类应用实现一致与协同工作。Atlassian Cloud 提供了这样一套框架，为团队提供可复用的最佳实践，助力团队开展协作、共享知识，并实现规模化执行。随着时间的推移，这些规范会逐渐内化为习惯，不仅能强化团队合作，更能为业务带来持久的影响力。
这正是制定有效的变更管理计划至关重要的原因。从获取利益相关者的支持到用户培训，精心设计的计划可帮助团队采用新工具，成功迁移，并从 Atlassian Cloud 中实现长期价值。我们来深入探讨一下吧。
持久的变更需要付出努力
我们明白，我们都在一定程度上对变更感到倦怠。无论是需要使用新工具还是遵循新流程，总让人觉得似乎总有事情在变。在制定向任何团队推出任何新变更的计划时—不只是针对技术或软件层面的变更—将这一点纳入考量至关重要。要减少变更带来的阻力，关键在于让所有相关环节都朝着同一方向推进。这意味着人员、流程与工具三者必须协同运作，才能让变更切实有效，并确保其持久落地。
归根结底，变更能否实现持久采用，取决于人们在日常工作中对它的实际感受。当用户感受到切实的益处，比如工作成果产出更快、手动操作减少、新的可能性被开启，他们就更有可能主动接纳这一转变。要努力营造这样一种环境：让用户真心愿意使用云工具，因为这些工具能让工作更轻松，还能带来更优质的成果。
成功的采用和变更管理计划的好处
一套战略性的采用与变更管理计划能带来三大关键成果：
1. 提高工作效率
适当的变更管理以及有针对性的培训和支持，让用户从第一天起就能熟练上手。团队无需费力寻找登录凭据或相关文档，而是能将精力集中在推动成果产出的业务目标上。
2. 减少影子 IT
通过战略性部署 Atlassian 应用，可确保团队明确针对自身特定需求，应在何时、以何种方式使用每一款应用。当技术需求通过恰当的培训和反馈渠道得到满足时，团队就不会去寻找未经授权的替代方案，而这类方案往往会带来技术、计费和安全层面的风险。
提示：可使用自动产品发现功能（随 Atlassian Guard 或 Cloud Enterprise 提供），识别组织内部的未授权实例，并将其整合到官方 IT 管理体系下。
3. 节省时间和资金
一套全面的迁移计划，配合周密的推进策略，能够减少迁移后的支持请求单数量，并避免代价高昂的返工。未能适应变更的团队，往往需要付出高昂成本进行重新实施。
成功采用的常见障碍
尽管有上述种种益处，但变更很少会自然发生。最常见的障碍包括：
- 惯性思维与对新流程的抵触
- 业务团队与 IT 团队的目标不一致
- 缺乏关键决策者有力的支持
- 推进阶段的时间线混乱
- 向最终用户传递的价值主张不清晰
- 工具过载且缺乏使用指引
引入变更管理计划能确保团队知晓变更内容、实施方式、背后原因及时间节点，同时还能为变更成功提供所需的知识与资源。本指南的后续内容将概述经过实践验证的步骤，以助力企业为变更做好准备，并推动长期采用。
提示：可下载我们的变更管理计划模板，用于组织您的数字化转型工作，并应用本指南中提及的策略。变更管理计划模板将引导您规划和执行云迁移工作，同时确保所有利益相关者都能及时了解进展并参与其中。
第 4 步：设定推出的范围
您的推广策略为采用定下了基调。无论您是分阶段发布还是一次性全面上线，都应挑选最契合贵组织规模、文化及目标的方式。清晰的范围能让各团队明确预期，同时为这场变更建立信心。制定一份高层级项目计划，以时间线框架直观共享关键里程碑，传达项目范围。
大规模推出
采用直接迁移方式，一次性向您的整个组织推广 Atlassian Cloud。这非常适合全公司范围的数字化转型，或由管理层推动的指令性项目，能立即实现团队对齐并建立推进势头。
分阶段推出
按部门或试点群组推广，并将前一阶段的经验教训应用到后续新阶段中。这种方法能够提供针对性支持、降低风险，还能打造早期成功案例以激发团队积极性。
确定部门优先级
若您选择渐进式推广，建议从协作紧密的部门开始。这些用户通常会使用相同的工具，并且能够共同协作，实现新流程的规范化。这将有助于您在后续工作中确定用例的优先级（详见第 8 步）。您或许还可以考虑选择那些素有“乐于接受变更”口碑的团队或部门，这样在推广初期就能减少阻力。
无论您选择哪种方法，务必考虑变更公式：
- 谁受到影响？（人员）
- 他们将如何受到的影响？什么内容将变更？（进程）
- 将使用什么工具？（工具）
提示：若迁移用户数量超过 1,000 名？请联系您的客户团队，咨询 FastShift 计划相关事宜，以获取我方专家团队提供的专属支持，其中涵盖咨询服务团队与解决方案合作伙伴，助力加速您的迁移进程。如果您对迁移方法有任何疑问，也可联系支持团队。
并行执行第 5 至第 8 步
第 5 至第 8 步并行执行的效果优于按顺序执行，因为这些环节可相互提供信息参考。例如，您的支持者能够帮助您明确用户需求，以及哪些用例的优先级最高，而这些信息又会反过来指导您制定沟通与培训计划。同时推进这些步骤能够构建更紧密的反馈循环，确保在 Atlassian Cloud 上线初期，各个团队都能获得所需的沟通内容、培训与支持。
第 6 步：制定您的沟通计划
您已制定好一份计划，且该计划已通过您的推广团队审核。现在，您要如何向各团队传达这项变革，并培养积极认同？请制定一份高层级沟通计划，以直观呈现关键里程碑与沟通节奏。
您应多久沟通一次？
重复是关键。指望通过一次公告触达所有人是不现实的，因此需规划通过不同渠道进行多次沟通。让团队有时间来适应变更，确保他们在推广时准备就绪。
发送人将是谁？
人们更愿意根据自己信任的领导者所传达的信息采取行动。争取让您的执行发起人（第 3 步）和支持者（第 5 步）来传递最新信息。他们的参与能提升关注度与可信度。
您应使用哪些渠道？
鉴于需进行多轮信息传达，您需要采用混合渠道以实现最大覆盖范围：
- 执行发起人的电子邮件和/或 Loom 视频
- 公司内联网或时事通讯
- Slack、Teams、Zoom 背景、桌面屏保
- 全体大会或团队会议
- 实体标牌或纪念品（海报、笔记本电脑贴纸）
- 介绍小工具（位于默认 Jira 仪表板上）
- Data Center Confluence 主页、Jira 主页或 Jira Service Management 帮助中心和门户上的公告和/或横幅。
您何时沟通以及沟通什么？
虽然面向用户的沟通并无完美定式，但我们已创建一个可供您借鉴的框架。此框架仅为参考建议，各阶段的时间安排需结合您的迁移规划具体确定。例如，当您在招募支持者或让帮助台团队做好准备应对发布前后的支持工作单涌入时，您可能会向分组发送额外的沟通信息。我们为下列每种电子邮件提供了模板，您可以为您的组织进行自定义。
第 7 步：制定培训和支持计划
培训能确保团队从第一天使用 Atlassian Cloud 起，就具备信心。一份周详的计划既能为用户提供必要知识，又能建立持续的支持渠道，从而长久维持工具的采用。
创建学习中心
为用户开放一个集中式学习中心，将其打造为一站式平台与事实来源，助力用户顺利完成向 Atlassian Cloud 的迁移。该中心应配备如下资源：欢迎语、学习资源链接、学习时间线、内情报告以及常见问题解答。您可以使用 Jira、Confluence 和 Jira Service Management 的迁移中心模板来获取关于如何共享关键信息的思路。
提示：利用自定义 Jira 入门引导等应用内功能来展示您的中心！
为所有学习者设计培训方案
提供多种形式的资源以适配不同学习风格，例如书面指南、视频及交互式演示。聚焦用户最常执行的任务，例如创建 Jira 事务、编辑 Confluence 页面等，让用户能立刻感受到培训与实际工作的关联性。
制定新用户上手清单
为初次使用的用户提供简易清单，内容需涵盖通用任务（如设置时区）及组织专属配置。清晰的指引能减少困惑，并帮助用户更快适应新的云工具。
您也可以引导用户访问我们的点播式学习课程，了解 Data Center 与 Cloud 的区别，从而快速完成向 Jira、Confluence 及 Jira Service Management 云平台的迁移。
赋能 IT 和支持者
将您的 IT 管理员与支持者网络，同最终用户一起进行培训。这样做能确保您的支持团队做好准备，快速解决问题；同时支持者可在其团队内部解答疑问并分享最佳实践。
提供持续支持
设置 Slack 或 Teams 频道，供用户提问并获取快速解答。鼓励支持者关注这些空间，助力将支持范围从 IT 部门延伸至更广泛的领域。
提示：请将本指南及贵组织定制的常见问题解答文档作为云应用培训的基础。本指南概述了产品上线前需向用户说明的重要变更内容，亦可用于梳理新用户提出的各类疑问。此外，请将贵组织的常见问题解答文档作为动态文档，持续记录并解答应用全生命周期内出现的高频问题。
第 8 步：用户验收测试
只有当团队看到实际问题被解决时，工具的采用才能真正成功。推广时，需聚焦每个部门最关注的用例，让用户能立即将 Atlassian 应用与日常工作关联起来。
发现挑战
为此，您需要先明确当前的挑战，并确定如何使用 Atlassian 应用来帮助应对这些挑战。与业务 SME 合作，找出各团队面临的痛点。询问流程在哪些环节变慢、工作交接在何处中断，以及工作内容在哪些情况下丢失。这些挑战是您工具采用的最佳切入点。
定义用例
一旦您明确了推广范围，并确定了优先实施的部门，接下来就可以按部门筛选对应的用例了。同样，需与您的业务 SME 合作确定合适的用例，因为这些用例在云端环境中可能呈现不同形态，甚至是全新的用例。
以下是如何确定您想在每个部门（或整个组织）中采用哪些用例的示例：
部门 | 当前的挑战 | 用例 |
|---|---|---|
| 营销 | 当前的挑战
| 用例
|
| 人力资源 | 当前的挑战
| 用例
|
| 法律 | 当前的挑战
| 用例
|
| 运营 | 当前的挑战
| 用例
|
您可能会发现用例数量超出了您的一次性处理能力，因此建议从小处着手，并优先确定首批处理的用例。根据业务影响和团队就绪度确定优先级，随后联合意愿参与的团队开展试点。早期的成功实践能形成内部案例研究，同时为更大范围的推广积蓄动力。
提示：不要只是在云端复制旧工作流。应将此次迁移视为一次契机，简化工作流、实现流程现代化，并探索 Atlassian Cloud 内置的全新功能。
确认就绪状态
在扩大采用范围之前，请确认您的推广能在第一天就为团队提供支持。定义 MVP（最简可行产品） 并运行 UAT（用户验收测试）可确保您的迁移提供稳定和业务连续性。
MVP 概述团队在产品上线后为立即顺利开展工作所需的核心功能。这应该涵盖 70-80％ 的日常任务，且重点聚焦于业务关键工作流和功能。明确了 MVP 并就此达成共识后，将其用于 UAT 以确定执行的测试内容。
在迁移之前，UAT 需通过真实用户验证 MVP。UAT 能验证工作流、集成及关键功能是否符合预期表现，既让各团队建立信心，也能提前发现需优化的方面。
提示：UAT 的试点用户应涵盖支持者、高级用户、管理员，以及各关键部门的至少一名代表。这些用户应提供全面反馈，减少意外情况的发生，并为产品在全组织范围内的采用奠定积极基调。
如何找出支持者
太棒了，您有兴趣建立支持者社区！但是，如何着手找到适合这份工作的合适人选呢？首先从那些已经展现出高度参与度的人里寻找。
审核日志可以帮助您发现频繁登录并在应用中积极操作的高级用户。在此基础上，可进一步将范围扩大到其他有积极性的同事，即便他们并非技术专家也无妨。管理员可以查看每个应用和整个组织的审核日志。
要访问各个应用的审核日志，请前往“设置”>“故障排除与支持”>“审核日志”。
提示：请查阅我们的支持文档，详细了解 Jira Cloud 和 Confluence Cloud 中的审核活动。
要访问可在单一视图中展示所有 Atlassian 应用数据的全组织范围审核日志，请前往 admin.atlassian.com，然后导航至“洞察信息”>“审核日志”。在该页面中，您可以搜索应用内的关键操作，例如：
已登录帐户
已创建新站点
已删除 Confluence 页面
注意：在 Atlassian Cloud 中，您需要 Atlassian Guard Standard 的有效订阅，才能访问全组织范围的审核日志，该版本包含在所有 Enterprise 计划中，也可以单独购买。通过全组织范围的审核日志跟踪用户创建的活动，此功能仅限 Enterprise 计划用户使用。
提示：如果您使用的是 Premium 计划或更高版本的计划，请使用 Confluence 分析来突出显示您最活跃的 Confluence 贡献者。
1. 变更 = 人员 + 流程 + 工具
成功的变革始终始于人。许多举措之所以难以推进，正是因为它们只关注流程或技术本身。着重阐述并清晰传达该功能为个人、团队及整个组织带来的益处，以提升关注度，激发使用热情。当员工看到这场变革如何让自己的工作更轻松时，他们就更有可能主动接受变革。
2. 采用是一段持续的旅程
发起变革沟通仅仅是第一步。真正的采用需要时间，因为人们需要经历“认知、接受、适应”的完整过程。用持续的更新来强化您的信息，同时别忘了，技术本身也在不断迭代进化。持续向用户同步新功能与优化内容，才能让采用的效果不断深化。
提示：如果您已拥有时事通讯、内联网或 Slack/Teams 通道，不妨利用这些现有渠道，每月分享实用提示与技巧、新功能亮点及培训机会。
3. 随时随地与用户会面
向团队展示新应用如何融入其现有工作流。明确新流程或新工具将替代哪些内容，并将采用与员工的日常工作直接关联起来。同理心是关键：当用户看到的是连贯性而非破坏性时，这种变革会让人觉得可控。
提示：展示 Jira 等 Atlassian 应用如何与 Slack 等工具集成。集成能让过渡过程更顺畅，并向用户展示 Cloud 是如何优化而非中断他们的工作的。在此处了解有关集成的更多信息。
4. 在顶部设置基调
在您计划推出时，招募高级管理人员和领导来支持变更有助于组织更广泛地接受变更。除了您的正式执行发起人外，还可以考虑让另外一组高级领导人进一步支持这一变更。这可能就像将公告转发给他们的部门一样简单，以表明他们参与并给予支持。我们还建议专门为高级领导者举办一次培训课程，这样他们就可以了解自己的团队将如何受到影响。
领导层的支持能加速采用。除了您的执行发起人之外，还应让其他高层领导参与进来，为这场变革提供支持。即便是转发推广通知、参加培训课程这类简单的举动，也能向团队传递出“这项举措很重要”的信号。我们还建议举办专门的领导者培训，帮助他们既了解相关工具和用户的视角。
5. 尽早建立倡导者社区
尽早动员各层级的支持者参与其中。他们的热情与公信力有助于在大规模推广前，在各部门中实现采用。为支持者开展试点计划，能让他们先试用工具、协助同事上手，还能提供宝贵反馈，从而为您的大规模推广提供支持。支持者会反馈相关宣传信息是否有效、以及可优化的方向，让您有机会及时调整策略，提升产品推广的成功率。
6. 让其充满乐趣
若合适，可通过轻松有趣的活动将采用游戏化，以此营造势头、提升参与度。
- 各部门间围绕工具使用率展开的友好竞赛
- 征集最具创意的用例
- 在每月时事通讯中专题展示成功案例和用例
7. 展示胜于讲述
演示始终比单纯的说明更有效。围绕向用户展示工具在实际场景中的使用方法来制定培训计划。
- 举办午餐学习会，让团队可以亲身体验应用
- 提供符合实际用例的部门专属培训（最好由支持者主导）
- 将这些会议录制下来，用于新员工入职培训
8. 保持开放的反馈循环
当用户感觉自己的声音被倾听时，您的推广工作成效会最为显著。明确反馈的收集与处理方式—无论是通过支持者、Slack 或 Teams 通道、调查问卷，还是通过服务台。一个完善的反馈循环能帮助您快速解决问题、收集最佳实践，还能跟踪采用所带来的业务成果。过程中或许会出现抵触情绪，但您可以通过沟通直接应对—重申本次变革的缘由、您将提供的赋能与支持，以及可用的反馈渠道。
采用和变更管理资源
帮助用户在 Atlassian Cloud 应用中取得成功
借助全面的《帮助用户在 Atlassian Cloud 中取得成功》指南，可充分释放团队潜能。该指南重点介绍了站点访问方法，以及与自行管理应用之间的差异。
变更管理计划模板
使用简单易用的变更管理计划模板简化任何组织变更，该模板应与本指南搭配使用。
用于介绍 Atlassian Cloud 应用的电子邮件模板
借助电子邮件模板快速启动您的沟通计划—这些模板能在整个云平台推广过程中，帮助您向各团队同步信息、调动团队参与积极性。
Atlassian 应用快速入门指南
借助 Atlassian 应用快速入门指南、实时培训计划以及其他可用资源，助力各团队在 Jira Cloud、Confluence Cloud 和 Jira Service Management Cloud 中快速上手。
Loom 资源
Rovo 资源