Comment rationaliser les communications internes avec les enregistrements vidéo dans Loom

Cinq étapes pour maîtriser les communications internes et limiter les goulots d'étranglement

Suivez ces cinq étapes pour améliorer la communication interne et assurer l'avancement du travail sans retards inutiles.

Étape 1. Identifiez vos goulots d'étranglement en matière de communication

Avant de commencer l'enregistrement, prenez du recul et déterminez où votre équipe perd du temps. Penchez-vous sur les types de messages qui causent le plus de friction. Il s'agit de ceux qui nécessitent des allers-retours entre les interlocuteurs, qui sont mal compris ou qui obligent les gens à participer à des réunions qui n'avaient pas lieu d'être.

Voici les domaines où les communications internes dysfonctionnent le plus souvent :

• Points sur l'état d'avancement et points d'étape : les réunions récurrentes qui n'ont d'autre but que de faire état de l'avancement peuvent souvent être remplacées par une mise à jour vidéo que chacun consulte à sa convenance.
• Explications de processus : les instructions écrites associées aux workflows à plusieurs étapes ont tendance à être longues et confuses, alors que des supports visuels permettraient de clarifier les choses instantanément.
• Commentaires et révisions : la saisie de commentaires détaillés sur une conception, un document ou un plan de projet prend du temps et ne permet souvent pas de retranscrire les nuances qu'un enregistrement d'écran capturerait en quelques minutes.

Une fois que vous avez identifié les points de ralentissement, déterminez quels messages seraient plus efficaces en format vidéo. Tout ne nécessite pas d'enregistrement. Par exemple, les questions simples auxquelles on répond par oui ou par non ont toujours leur place dans le chat. Mais pour tout ce qui nécessite de montrer quelque chose à quelqu'un ou de l'accompagner dans une démarche, la vidéo constitue une excellent solution.

Étape 2. Utilisez Loom pour enregistrer des vidéos courtes et ciblées

Les meilleures vidéos Loom sont concises, couvrent un seul sujet et vont droit au but. Visez deux à cinq minutes. Ce laps de temps est suffisamment long pour être exhaustif, mais suffisamment court pour que les gens regardent effectivement la vidéo en entier.

L'enregistreur d'écran de Loom facilite cette tâche. Vous pouvez partager votre écran, votre caméra, ou les deux à la fois, ce qui signifie que vous pouvez expliquer une feuille de calcul, faire une démo de fonctionnalité, ou présenter un processus pendant que votre équipe voit exactement ce que vous voyez.

Voici quelques points à garder à l'esprit lors de l'enregistrement :

• Commencez par indiquer l'objectif : informez les spectateurs du sujet de la vidéo et de son importance dans les 10 premières secondes, afin qu'ils puissent décider si elle les concerne actuellement.
• Utilisez le partage d'écran pour montrer le contexte : l'affichage de votre écran pendant vos explications permet de limiter les malentendus et d'éliminer les échanges que nécessitent souvent les instructions écrites.
• Terminez par une prochaine étape claire : indiquez aux spectateurs ce que vous attendez d'eux afin que rien ne soit négligé. Qu'il s'agisse d'une réponse, d'une tâche ou d'un simple accusé de réception.
  

Étape 3. Stockez les vidéos Loom dans un espace de travail partagé pour un accès facile

Plus il est facile pour les personnes de trouver une vidéo, plus elles sont susceptibles de l'utiliser au lieu de recourir par défaut à une réunion ou à un long échange par e-mail. Une fois que vous commencerez à constituer une bibliothèque d'enregistrements, vous aurez besoin d'un système pour les organiser. L'objectif est d'organiser les communications internes afin que les membres de l'équipe puissent trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à fouiller dans d'anciens fils de discussion ou à demander à quelqu'un de renvoyer un lien.

Établissez une structure qui convient à votre équipe. Cela peut impliquer de créer des dossiers distincts par service afin que chaque groupe dispose d'un espace dédié pour ses enregistrements. Vous pourriez également organiser les vidéos par thème, en les regroupant sous des sujets comme l'intégration, les mises à jour de produit ou la documentation de processus afin que les personnes puissent les parcourir selon ce qu'elles recherchent plutôt que selon qui les a enregistrées.

Épinglez les vidéos les plus importantes ou les plus fréquemment consultées dans un canal Slack partagé ou un outil de gestion de projet afin qu'elles soient toujours faciles d'accès.

Étape 4. Intégrez les vidéos aux outils existants pour réduire les changements de contexte

Votre équipe dispose déjà d'un ensemble d'outils de communication interne sur lesquels elle s'appuie au quotidien. Au lieu d'obliger les utilisateurs à basculer vers une plateforme distincte chaque fois qu'ils ont besoin de regarder une vidéo, mettez les vidéos directement à leur disposition.

Loom s'intègre à des outils comme Slack, Jira et Confluence, ce qui vous permet d'ajouter les enregistrements directement là où votre équipe travaille déjà. Un développeur peut suivre une présentation détaillée de rapport de bug directement dans le ticket Jira, et un responsable peut consulter une présentation vidéo sans quitter Confluence.

Lorsque la vidéo se trouve dans l'outil où le travail associé est traité, les utilisateurs n'ont pas besoin de passer d'une application à l'autre pour bénéficier d'une vue d'ensemble. Ils voient l'explication visuelle directement à côté des détails du projet, ce qui signifie moins de questions complémentaires et des décisions plus rapides. Tout (tâches, contexte et explications vidéo) se trouve au même endroit, pour que rien ne se perde en cours de route.

Étape 5. Favorisez la communication asynchrone pour maintenir l'efficacité de la collaboration

L'un des plus grands avantages de l'utilisation de Loom pour les communications internes est qu'il prend en charge la communication asynchrone. Il n'est pas nécessaire que tout le monde soit disponible en même temps pour que les informations circulent facilement. Lorsque vous enregistrez une mise à jour vidéo au lieu d'organiser une réunion en direct, les personnes peuvent la regarder quand leur emploi du temps leur permet.

Ce type de communication est utile pour les équipes distribuées qui travaillent dans différents fuseaux horaires. Au lieu d'essayer de trouver un créneau de réunion qui convient à tout le monde, vous pouvez adopter le travail asynchrone avec Loom et vous assurer que toute l'équipe reste informée, peu importe où et quand elle travaille.

Pour maintenir une collaboration asynchrone productive, encouragez votre équipe à utiliser les fonctionnalités de commentaire et de réaction de Loom. Les spectateurs peuvent laisser des commentaires horodatés sur des parties spécifiques d'une vidéo, ce qui permet de créer un fil de discussion ciblé sans nécessiter de réunion distincte.

Quels sont des exemples de communications internes que vous pouvez enregistrer avec Loom ?

Loom fonctionne pour pratiquement tous les messages qu'il est plus facile de montrer que d'expliquer. Voici quelques-uns des enregistrements les plus courants que créent les équipes :

• Points sur le projet : présentez l'avancement, les facteurs de blocage et les prochaines étapes dans une courte vidéo que les parties prenantes peuvent regarder quand elles le souhaitent.
• Instructions d'intégration : accompagnez les nouvelles recrues dans la découverte des outils, processus et normes d'équipe avec des vidéos de formation qu'elles peuvent consulter à nouveau pendant leur montée en compétences.
• Présentations de processus : montrez exactement comment terminer un workflow, présenter une demande ou utiliser un logiciel, étape par étape.
• Résumés de réunion : résumez les décisions et les éléments d'action d'une réunion afin que les personnes qui n'ont pas pu y assister disposent du contexte complet.
• Annonces d'équipe : faites part des actualités de l'entreprise, des changements de politique ou des accomplissements importants des équipes dans un format qui semble plus personnel qu'un e-mail diffusé en masse.
• Démonstrations d'outils : enregistrez des explications rapides des nouvelles fonctionnalités ou des mises à jour logicielles pour que votre équipe sache comment les utiliser sans avoir à suivre une séance de formation.