Utiliser Loom pour améliorer l'implication des parties prenantes

Points clés

Une forte implication des parties prenantes permet de garantir la cohérence des projets en veillant à ce que les bonnes personnes restent informées, mobilisées et prêtes à apporter leur contribution.
Les commentaires tardifs, les attentes peu claires et un nombre excessif de réunions de suivi constituent certaines des difficultés courantes liées à l'implication des parties prenantes.
Les vidéos asynchrones facilitent le partage des dernières informations avec les parties prenantes sans avoir à programmer une autre réunion en direct.
Loom simplifie la communication avec les parties prenantes en vous permettant d'enregistrer, de monter et de partager des vidéos avec un seul outil.

Que vous preniez des décisions importantes pour votre entreprise ou que vous meniez un projet d'envergure, il est essentiel de tenir les parties prenantes informées. Les parties prenantes appropriées peuvent apporter le contexte, les retours et les approbations qui aident les équipes à rester en phase avec les objectifs plus larges de l'entreprise.

Il peut être difficile d'impliquer les parties prenantes dans les projets lorsque les retours tardent à venir, que les mises à jour sont éparses ou que chaque décision donne lieu à une nouvelle réunion.

L'enrichissement de la communication grâce aux vidéos Loom est un excellent moyen d'éviter ces écueils. Découvrez comment utiliser Loom pour transmettre des informations plus claires aux parties prenantes, recueillir des retours de manière asynchrone et faire avancer le travail.

Qu'est-ce que l'implication des parties prenantes et pourquoi est-ce important ?

Le processus d'implication des parties prenantes consiste à maintenir les bonnes personnes informées, impliquées et alignées tout au long d'un projet, d'une initiative ou d'une décision. Une gestion efficace des parties prenantes repose sur une communication claire, une bonne visibilité et des contributions opportunes.

L'implication des parties prenantes est importante car elle permet d'instaurer la confiance, d'aligner les objectifs des projets sur ceux de l'entreprise, d'atténuer les risques et de garantir la réussite des initiatives.

Les retours tardifs, les attentes peu claires et le nombre excessif de réunions sont tous autant de freins qui font perdre un temps précieux aux équipes.

Les outils de communication asynchrone tels que Loom aident les équipes à communiquer des renseignements avec plus de clarté et moins d'échanges, ce qui permet aux parties prenantes de rester informées sans avoir à participer à plus de réunions en direct.

Comment améliorer l'implication des parties prenantes avec Loom

L'amélioration de l'implication des parties prenantes commence par la communication des bonnes informations, dans le bon format, au bon moment. Loom facilite cette opération grâce à des enregistrements asynchrones que les parties prenantes peuvent visionner, revoir et auxquels elles peuvent répondre quand elles le souhaitent.

Étape 1. Identifier le type d'informations dont les différentes parties prenantes ont besoin

Avant d'enregistrer une vidéo, identifiez le type d'informations dont les différentes parties prenantes ont besoin. Elles n'exigent pas toutes le même niveau de détail. Les équipes doivent donc déterminer qui a besoin de visibilité, qui doit examiner ou approuver quelque chose, et qui a simplement besoin d'informations occasionnelles.

Voici quelques conseils pour identifier et regrouper les parties prenantes :

Regroupez les parties prenantes par influence, implication ou rôle décisionnel.
Adaptez le format de communication aux besoins concrets des parties prenantes.
Évitez de submerger toutes les parties prenantes avec les mêmes informations.

Étape 2. Clarifier l'objectif du message avant de l'enregistrer

Avant d'enregistrer votre message, définissez les objectifs de cette communication. Cherchez-vous à informer la partie prenante, à solliciter son avis, à expliquer une décision ou à demander une approbation ?

Posez-vous des questions simples pour clarifier l'objectif de votre message, telles que :

Que voulez-vous que vos spectateurs sachent ?
Que voulez-vous qu'ils fassent après avoir visionné la vidéo ?
De quels éléments de contexte ont-ils besoin pour comprendre le message ?
Qui est impacté par cette information ?
Comment cette communication s'intègre-t-elle au projet ?

Étape 3. Enregistrer une vidéo Loom concise qui apporte plus de contexte

Utilisez Loom pour enregistrer une vidéo concise qui donne aux parties prenantes le contexte dont elles ont besoin. Affichez à l'écran les documents, présentations, tableaux de bord, designs ou pages de projet pertinents pendant que vous expliquez votre raisonnement.

Voici quelques conseils pour vous aider à créer une vidéo Loom plus efficace :

Veillez à ce que la vidéo porte sur une seule information ou un seul sujet.
Indiquez ce qui a changé, pourquoi c'est important et ce à quoi les parties prenantes doivent prêter attention.
Utilisez la vidéo pour apporter une nuance, un raisonnement et un contexte difficiles à transmettre par écrit.

Vous pouvez utiliser l'éditeur intégré de Loom pour supprimer les passages inutiles ou répétitifs de votre vidéo afin d'en améliorer la clarté.

Étape 4. Partager la vidéo Loom de manière asynchrone dans les canaux appropriés

Une fois que vous avez terminé d'enregistrer et de monter votre vidéo Loom, partagez-la là où les parties prenantes travaillent et communiquent déjà. L'objectif est de permettre aux parties prenantes de la trouver et de la consulter facilement.

Vous pouvez partager des vidéos Loom dans des outils comme Confluence, Jira, Slack, Teams ou par e-mail, selon l'endroit où les parties prenantes collaborent déjà.

Étape 5. Encourager les parties prenantes à laisser des commentaires directement sur la vidéo

Écran de la vidéo Loom de lancement de projet

Après avoir partagé la vidéo avec les parties prenantes clés, encouragez ces dernières à faire part de leurs retours via Loom. Elles peuvent laisser des commentaires directement sur la vidéo, ce qui facilite l'examen des retours et vous évite d'avoir à les chercher dans des fils de discussion distincts.

En plus des commentaires, les parties prenantes peuvent également utiliser les réponses vidéo et les réactions pour donner leur avis. Tous ces retours sont centralisés dans Loom, ce qui facilite la communication.

Étape 6. Transformer les retours en décisions, actions et informations de suivi

Une fois que les parties prenantes ont fait part de leurs commentaires, les équipes doivent s'en servir pour clarifier les prochaines étapes. Cela permet de maintenir l'implication des parties prenantes en lien avec l'avancement du projet, plutôt que de les laisser se contenter d'un rôle passif.

Voici quelques conseils pour transformer les retours en décisions et en actions :

Résumez les décisions prises.
Consignez les éléments d'action.
Enregistrez une courte vidéo Loom de suivi si les informations fournies ont considérablement changé.

Vous pouvez également utiliser Loom AI pour générer des résumés, des éléments d'action et des journaux de décisions afin de conserver un contexte consultable.

Étape 7. Créer une bibliothèque de communications réutilisables destinées aux parties prenantes

La bibliothèque vidéo est l'une des fonctionnalités les plus utiles de Loom. Elle vous permet de créer une bibliothèque de communications réutilisables destinées aux parties prenantes. Ainsi, les futurs spectateurs pourront revisionner les décisions prises, les raisons qui les ont motivées et le contexte du projet afin de comprendre comment ces décisions ont influencé le projet.

Vous pouvez classer les vidéos par projet, équipe ou initiative afin de retrouver plus facilement les communications avec les parties prenantes clés par la suite.

Conseils pour une meilleure implication des parties prenantes avec Loom

Pour améliorer l'utilité des communications destinées aux parties prenantes avec Loom, suivez ces bonnes pratiques :

Faites des vidéos courtes et ciblées afin qu'elles soient faciles à assimiler.
Adaptez le message à votre public et évitez d'envoyer la même version à chaque partie prenante.
Demandez des retours spécifiques afin que les parties prenantes sachent comment répondre aux communications.
Fournissez plus de contexte en intégrant des vidéos Loom à côté des documents, plans ou designs connexes.
Utilisez les vidéos asynchrones pour les communications de routine et réservez les réunions aux décisions à prendre.

Renforcer l'implication des parties prenantes sans organiser de réunions supplémentaires

Le processus d'implication des parties prenantes aide les équipes à instaurer un climat de confiance, à prendre de meilleures décisions et à maintenir l'alignement des projets sur les objectifs de l'entreprise. La création d'une bibliothèque vidéo pour les communications destinées aux parties prenantes permet de maintenir facilement leur participation aux projets, de recueillir des retours et de préserver le contexte au fil du temps.

Loom aide les équipes à partager des communications vidéo asynchrones qui réduisent les malentendus, simplifient les retours des parties prenantes et limitent le nombre de réunions en direct inutiles. Essayez Loom gratuitement et enregistrez votre première vidéo pour tenir à jour vos parties prenantes.

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