Comment enregistrer et envoyer facilement des récapitulatifs de réunion avec Loom

Comment créer facilement des récapitulatifs de réunion à l'aide de Loom AI pour les réunions

Étape 1. Connecter votre calendrier

Vous devez connecter votre calendrier à Loom pour qu'il puisse commencer à enregistrer automatiquement vos réunions. Vous permettrez ainsi à cet outil de détecter les liens vers les réunions sur Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams et de vous proposer d'enregistrer vos réunions internes sans que vous ayez à vous en soucier. La configuration prend moins d'une minute, et une fois celle-ci terminée, Loom détecte les créneaux de réunion programmés et peut vous inviter à lancer l'enregistrement.

Étape 2. Enregistrer la réunion

Une fois votre calendrier connecté, vous pouvez définir la manière dont Loom gère l'enregistrement. Par défaut, Loom est configuré de sorte à enregistrer automatiquement les réunions internes, c'est-à-dire les réunions dont vous êtes l'organisateur et dont tous les participants utilisent le domaine de messagerie de votre espace de travail. Vous pouvez modifier ce paramètre de manière à enregistrer automatiquement toutes les réunions (y compris celles auxquelles participent des intervenants externes), ou désactiver complètement l'enregistrement automatique et n'enregistrer manuellement les réunions que lorsque vous le souhaitez.

Pour les réunions que vous souhaitez enregistrer manuellement, utilisez l'option « Enregistrer » accessible via le lien d'invitation à la réunion. Cette option fonctionne pour n'importe quelle réunion, qu'elle soit déjà en cours ou que vous préfériez simplement déterminer manuellement le moment où l'enregistrement commence. L'organisateur de la réunion peut, si nécessaire, exclure le bot preneur de notes de Loom de l'appel à tout moment.

Si vous disposez de Loom Enterprise ou Business + AI et que votre compte Loom est associé à un compte Atlassian, vous pouvez activer les notes de réunion optimisées par l'IA dans Confluence. Vous disposerez ainsi d'un espace centralisé pour la documentation des réunions, qui coexiste avec le travail sur le projet, ce qui permet à toute l'équipe de trouver plus facilement ce dont elle a besoin au bon moment. Les fonctionnalités d'IA de Loom pour des réunions productives se chargent automatiquement de la transcription et de l'organisation, ce qui vous évite de passer du temps après la réunion à mettre de l'ordre dans vos notes.

Étape 3. Passer en revue votre récapitulatif de réunion automatique

Une fois la réunion terminée, Loom génère automatiquement un récapitulatif. Lorsque la fonctionnalité de résumé automatique est activée, les participants internes reçoivent un e-mail contenant un résumé généré par l'IA et un lien vers l'enregistrement complet. Ainsi, ils ont immédiatement accès aux éléments importants sans avoir à regarder la vidéo en entier s'ils souhaitent simplement en connaître les grandes lignes.

Ouvrez le récapitulatif pour consulter le résumé, les chapitres et la transcription intégrale. Loom divise l'enregistrement en sections en fonction des changements de sujet, ce qui permet à tout spectateur de passer directement aux parties qui l'intéressent. Vous pouvez apporter rapidement des modifications pour clarifier certains points ou ajouter du contexte avant de diffuser le fichier à plus grande échelle. L'objectif est de rendre ce récapitulatif facile à parcourir, afin que vos collègues puissent trouver ce dont ils ont besoin en quelques secondes, plutôt que de devoir faire défiler un long bloc de texte ou de passer au crible une vidéo d'une heure.

Étape 4. Envoyer et partager le récapitulatif de la réunion

Lorsque vous êtes prêt à partager le récapitulatif, c'est vous qui décidez qui peut y accéder. Sur Loom, réglez la visibilité sur « Public », « Espace de travail » ou « Privé », selon que vous partagez le contenu avec des partenaires externes, votre équipe immédiate ou un groupe spécifique de parties prenantes. La plateforme génère automatiquement un lien partageable à la fin de l'enregistrement. Vous n'avez donc pas besoin de charger de fichiers ni de vous soucier du contrôle de version.

Copiez le lien et partagez le récapitulatif par e-mail, sur Slack ou en l'intégrant directement dans la documentation du projet. Grâce à cette flexibilité, vos collègues ont accès à l'enregistrement à partir de leur lieu de travail actuel, quel qu'il soit. La communication asynchrone est plus facile lorsque les participants peuvent visionner les récapitulatifs des réunions quand cela leur convient, plutôt que d'essayer de coordonner leur présence en direct malgré les décalages horaires.

Si vous avez activé la fonctionnalité de notes de réunion optimisées par l'IA, Loom crée automatiquement une page Confluence et ajoute un lien vers celle-ci dans le récapitulatif. Une fois les notes de réunion intégrées dans Confluence, vous pouvez utiliser la modification par l'IA pour affiner le contenu. Cela vous permet de regrouper la documentation des réunions au sein du même espace où votre équipe suit l'avancement du projet et partage des ressources, ce qui facilite la mise en relation des décisions prises lors des réunions avec le travail qui en découle. Tout le monde peut consulter la page Confluence pour vérifier ce qui a été discuté ou passer en revue les actions à mener, sans avoir à fouiller dans les e-mails à la recherche d'un récapitulatif de la réunion.

Étape 5. Collaborer de manière asynchrone avec les membres de l'équipe et les parties prenantes

Une fois le récapitulatif partagé, votre équipe peut laisser des commentaires et des réactions directement sur la barre de progression de la vidéo. Cela signifie que si quelqu'un a une question concernant une décision spécifique ou a besoin de précisions sur une action à mener, il peut laisser un commentaire exactement au moment où ce sujet est abordé dans l'enregistrement. Vous verrez ainsi ces commentaires dans leur contexte, ce qui vous permettra d'y répondre plus facilement en fournissant les informations pertinentes.

Le travail asynchrone avec Loom permet aux équipes dispersées de passer en revue les discussions, de donner leur avis et de se mettre d'accord sur les fonctionnalités du produit ou l'orientation du projet sans avoir à organiser une nouvelle réunion en direct. Cela permet d'accélérer les cycles de retour d'information et la prise de décision, car chacun peut apporter sa contribution lorsqu'il dispose du temps et du contexte nécessaires pour formuler des remarques constructives, plutôt que de devoir réagir sur le vif pendant un appel.

Utilisez les commentaires reçus pour définir les prochaines étapes, attribuer les tâches de suivi ou répondre aux interrogations, le tout sans avoir à réserver une heure supplémentaire dans le calendrier de chacun. Si des questions vous sont posées, n'hésitez pas à y répondre dans les commentaires ou à enregistrer une petite vidéo de réponse. Cette approche vous permet de faire avancer les projets tout en respectant le temps et les méthodes de travail de chacun.

Les composants essentiels d'un récapitulatif de réunion efficace

Un bon récapitulatif de réunion ne se résume pas à une simple transcription ou à une liste indiquant qui a dit quoi. Il met en évidence l'essentiel et présente ces informations de manière à permettre aux spectateurs d'agir rapidement. Le meilleur moyen de comprendre en quoi cela consiste est d'enregistrer un exemple de récapitulatif de réunion avec Loom et de voir comment il est établi. Voici ce qui fait un bon récapitulatif :

• Tout le monde est resté concentré : personne n'a passé la réunion à taper frénétiquement des notes ou à essayer de se souvenir de citations exactes. Lorsque vous n'avez pas à vous soucier de noter chaque détail à la main, vous pouvez réellement prendre part à la conversation et apporter vos idées.
• Le récapitulatif doit comporter trois à six phrases, être clair et facile à parcourir : le résumé généré par l'IA met en évidence les points essentiels sans les noyer dans des détails superflus. Une personne qui n'était pas présente devrait pouvoir le lire et comprendre ce qui s'est passé en moins d'une minute.
• Décisions et justifications consignées : le récapitulatif présente non seulement ce qui a été discuté, mais aussi ce qui a été décidé et pourquoi. Ce contexte aide les coéquipiers à comprendre la réflexion qui sous-tend les choix, ce qui réduit la confusion et les remises en question ultérieures.
• Les éléments d'action ont des propriétaires et des dates d'échéance : chaque tâche issue de la réunion est associée à un nom et à une échéance. Ceci est particulièrement important lors des lancements de projets où l'alignement transverse dépend du fait que chacun connaisse ses responsabilités.
• Aucune réunion de suivi nécessaire pour s'aligner sur les prochaines étapes : les participants quittent la réunion en sachant ce qu'ils doivent faire ensuite. S'ils ont besoin de vérifier quelque chose, ils peuvent revoir l'enregistrement au lieu de programmer un autre appel pour revenir sur les mêmes sujets.