Utiliser Loom pour simplifier l'intégration à distance des nouvelles recrues

Points clés

L’intégration à distance permet aux équipes distribuées et hybrides d’offrir aux nouvelles recrues l’encadrement dont elles ont besoin, où qu'elles se trouvent.
Les vidéos sont particulièrement efficaces pour l'intégration à distance, car elles apportent une touche personnelle, fournissent plus de contexte que le texte seul et offrent aux nouvelles recrues un support qu'elles peuvent consulter à tout moment.
L'enregistrement et l'organisation de vidéos d'intégration vous aident à constituer une bibliothèque de formation réutilisable qui facilitera les futures phases d'intégration.
Loom réunit l'enregistrement d'écran, l'enregistrement vocal, le montage et l'organisation de vidéos dans un seul outil, facilitant ainsi la création et la diffusion à grande échelle de vidéos d'intégration à distance.

L'intégration peut se révéler difficile dans n'importe quel environnement, mais elle nécessite une communication interne encore plus réfléchie lorsqu'elle est effectuée à distance. Loom peut aider les équipes à partager du contexte, à répondre aux questions courantes et à offrir aux nouvelles recrues une vision plus claire de la voie à suivre.

Avantages de l'intégration des collaborateurs à distance

Lorsque de nouvelles recrues se joignent à leur équipe depuis un autre lieu, elles n'ont pas la possibilité de tapoter l'épaule d'un collègue pour obtenir des renseignements ou de s'imprégner du contexte du bureau. Sans communication intentionnelle, documentation et clarté concernant les rôles et les attentes, les collaborateurs travaillant à distance peuvent se sentir isolés et mettre plus de temps à s'adapter.

Un processus d'intégration à distance structuré permet aux équipes distribuées et hybrides de donner aux nouvelles recrues toutes les chances de réussir. Les principaux avantages sont les suivants :

Flexibilité : les nouvelles recrues peuvent se former à leur propre rythme et consulter à nouveau les documents lorsqu'elles ont besoin d'une piqûre de rappel.
Cohérence : chaque nouveau collaborateur reçoit les mêmes informations de base, quel que soit son lieu de travail ou sa date d'embauche.
Évolutivité : les ressources d'intégration peuvent être réutilisées par différentes équipes et dans différents fuseaux horaires sans qu'il soit nécessaire d'organiser des sessions en direct supplémentaires.
Temps d'intégration plus rapide : des ressources claires et accessibles aident les nouvelles recrues à se mettre rapidement au travail sans avoir à attendre qu’un collègue soit disponible.
Réduction des échanges : moins de questions répétitives et une moindre dépendance à la communication synchrone, ce qui permet une communication asynchrone efficace.

Pourquoi Loom est une solution efficace pour l'intégration à distance

L'utilisation de Loom pour l'intégration à distance permet de réduire la dépendance aux longs documents et aux réunions en direct supplémentaires. Voici pourquoi les vidéos Loom fonctionnent si bien pour l'intégration à distance :

Communication asynchrone : Loom permet aux équipes de partager des informations importantes sur l'intégration des nouveaux membres, quel que soit leur fuseau horaire, sans exiger que tout le monde soit en ligne en même temps.
Contexte enrichi : une vidéo Loom avec voix off fournit plus de contexte que le texte seul, ce qui aide les nouvelles recrues à être rapidement opérationnelles et à éviter les malentendus au sein des équipes distribuées.
Touche personnelle : les vidéos de bienvenue, les présentations d'équipe et les visites guidées peuvent aider les collaborateurs à distance à se sentir plus intégrés dès le départ.
Possibilité de revisionnage : les nouvelles recrues peuvent revisionner les vidéos d'intégration à distance chaque fois qu'elles ont besoin d'un rappel, ce qui réduit les questions répétitives et le besoin de réunions en direct.
Évolutivité : les vidéos Loom constituent une solution plus évolutive pour les équipes transverses et les responsables, et vous permettent de constituer une bibliothèque de supports de formation réutilisables.

Comment utiliser Loom pour l'intégration à distance

Grâce à Loom, les équipes peuvent créer des vidéos d'intégration à distance allant des messages de bienvenue aux formations spécifiques à un rôle, puis regrouper ces ressources au même endroit.

Étape 1. Planifier l'expérience d'intégration

Commencez par définir ce que les nouvelles recrues doivent apprendre et à quel moment elles ont besoin de chaque information. Divisez ensuite le processus d'intégration en plusieurs étapes clés, telles que le premier jour, la première semaine et le premier mois.

Cette planification vous aide ainsi à décider ce qui doit être enregistré, ce qui doit faire l'objet d'une conversation en direct et ce qui peut rester dans la documentation écrite.

Voici un exemple de ce à quoi pourraient ressembler les différentes étapes :

Avant le premier jour : remplir les documents administratifs, préparer le matériel et envoyer le kit de bienvenue
Premier jour : confirmer les identifiants de connexion, présenter les outils clés et fournir le plan d'intégration
Première semaine : passer en revue les rôles, les attentes, les normes de l'équipe et les workflows essentiels
Semaines 2 à 4 : fournir une formation adaptée au rôle, des présentations de processus et un soutien continu

Étape 2. Enregistrer une vidéo de bienvenue et les principales procédures d'intégration

Créez une courte vidéo Loom pour accueillir les nouvelles recrues, présenter l'équipe (vous compris) et leur expliquer ce qui les attend lors des premiers jours.

Après avoir enregistré votre vidéo de bienvenue, concentrez-vous sur la création de vidéos d'intégration fondamentales qui abordent des sujets tels que la structure de l'équipe, les besoins des collaborateurs, les besoins en communication et la recherche de ressources.

Étape 3. Créer des vidéos de formation spécifiques aux rôles

À mesure que vous avancez dans le processus d'intégration à distance, il est important de proposer une formation adaptée au rôle. Utilisez l'enregistreur d'écran Loom pour enregistrer une formation plus détaillée, notamment avec des :

présentations détaillées des outils
aperçus des processus
démonstrations de tâches
workflows spécifiques à l'équipe

L’objectif est ici de montrer aux nouvelles recrues comment accomplir les tâches spécifiques qu’elles devront régulièrement effectuer. La création d'une bibliothèque de vidéos spécifiques à chaque rôle permet d'uniformiser l'intégration à distance et offre aux nouvelles recrues un espace fiable pour revoir les instructions clés.

Concentrez-vous sur les systèmes que les collaborateurs doivent comprendre pour bien faire leur travail, tels que les plateformes de gestion de projet, les outils de communication, la documentation interne, les lecteurs partagés et les processus d'approbation.

Les enregistrements d'écran sont particulièrement utiles pour ces présentations, car ils montrent exactement comment les tâches sont accomplies. De plus, les nouvelles recrues peuvent mettre en pause ou revoir les vidéos de formation du personnel à leur propre rythme.

Étape 4. Utiliser Loom pour expliquer les opérations de l'équipe et les workflows de collaboration

Au-delà de la formation spécifique au rôle, les nouvelles recrues doivent également comprendre comment l'équipe fonctionne au quotidien. Utilisez Loom pour expliquer les systèmes globaux sur lesquels les collaborateurs s'appuieront pour s'intégrer à l'organisation.

Ces vidéos pourraient cibler :

les processus de gestion de projets
les normes de communication
les flux d'approbation
les systèmes de documentation
l'emplacement des informations
la collaboration transverse

Vous permettez ainsi aux nouvelles recrues de comprendre non seulement ce qu'elles doivent faire, mais aussi comment le travail circule au sein de l'organisation. Un contexte opérationnel clair peut réduire la confusion, améliorer la collaboration et aider les collaborateurs à se sentir plus en confiance lorsqu'ils prennent leurs fonctions.

Étape 5. Organiser les vidéos dans un centre d'intégration réutilisable

Stockez les vidéos Loom au même endroit pour permettre aux nouvelles recrues d'y accéder facilement tout au long du processus d'intégration à distance. Utilisez le système de dossiers de Loom pour regrouper les vidéos par rubrique ou par étape d'intégration afin que les nouveaux collaborateurs puissent trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à parcourir des contenus sans rapport. Vous pouvez organiser les vidéos en catégories telles que :

Vidéos de bienvenue
Vidéos de la FAQ
Présentations de l'équipe
SOP
Démonstrations de workflows courants

Apprenez-en plus sur la navigation dans votre bibliothèque Loom pour garantir la bonne organisation et l'accessibilité du contenu d'intégration.

Bonnes pratiques pour l'intégration à distance avec Loom

Pour rendre le processus d'intégration à distance aussi fluide que possible, suivez ces bonnes pratiques :

Faites des vidéos courtes pour faciliter la recherche d'informations.
Associez la vidéo aux ressources écrites et à la communication.
Examinez et mettez à jour régulièrement les vidéos obsolètes.
Utilisez la vidéo pour apporter de la clarté, et pas seulement du contenu supplémentaire.
Privilégiez la discussion, les échanges et le coaching lors des réunions en direct.
Associez Loom à des entretiens individuels pour nouer des liens avec les nouvelles recrues.

Aider les nouvelles recrues à se sentir soutenues dès le premier jour

L’intégration à distance peut se révéler difficile, mais un processus adapté peut aider les nouvelles recrues à se sentir soutenues dès le premier jour.

L'utilisation d'outils d'enregistrement vidéo comme Loom permet aux nouvelles recrues de mieux comprendre le contexte, de se familiariser plus rapidement avec leur poste et d'éviter toute confusion.

Loom facilite l'enregistrement, le montage, l'organisation et le partage de vidéos d'intégration à distance.

Télécharger Loom gratuitement