Utilisez Loom pour partager des mises à jour d'équipe claires et rester alignés
- Les mises à jour d'équipe sont essentielles pour assurer l'alignement des équipes, ce qui est particulièrement important lorsque vous travaillez avec des équipes distribuées ou hybrides.
- Les mises à jour d'équipe traditionnelles se heurtent à plusieurs défis, notamment la lassitude liée aux réunions, les conflits de fuseaux horaires et la perte d'informations après la réunion.
- Il existe plusieurs types de mises à jour d'équipe, notamment les mises à jour sur l'état des projets, les mises à jour de la direction, les mises à jour sur la coordination transversale et les mises à jour sur les sprints ou les étapes importantes.
- Vous pouvez utiliser Loom pour enregistrer, modifier et partager des mises à jour d'équipe avec vos équipes distribuées et hybrides. Loom permet aux équipes de laisser des commentaires horodatés afin de fournir du feedback détaillé sur les mises à jour.
Lorsque vous dirigez une entreprise, il est important de tenir tout le monde informé. Les équipes doivent avoir une idée claire de la progression actuelle et des priorités à tout moment pour s'assurer que les projets se déroulent comme prévu.
Le partage des mises à jour d'équipe peut s'avérer difficile avec les e-mails et autres méthodes de communication traditionnelles, mais Loom offre une alternative simple. Découvrez comment utiliser Loom pour partager des mises à jour d'équipe claires et maintenir l'alignement de toutes vos équipes.
Que sont les mises à jour d'équipe ?
Les mises à jour d'équipe sont des communications régulières que la direction utilise pour faire part de la progression, des priorités et des décisions clés à l'ensemble des équipes. Ces mises à jour sont essentielles après des changements majeurs, lors de la communication de ces changements et dans le cadre de la planification.
Des mises à jour régulières sont indispensables pour maintenir l'alignement entre les équipes et la direction. Elles permettent à toutes les équipes de rester sur la même longueur d'onde, afin que chacune travaille à la réalisation d'un objectif commun.
Pourquoi les mises à jour traditionnelles d'équipe sont souvent insuffisantes
Les mises à jour traditionnelles d'équipe peuvent fonctionner si vous avez de petites équipes travaillant sur place, mais le monde des affaires a changé. Alors que de plus en plus d'entreprises s'orientent vers des équipes distribuées et hybrides, les mises à jour traditionnelles d'équipe ne suffisent plus :
- Lassitude liée aux réunions : les équipes ont besoin de mises à jour régulières pour rester alignées, mais cela implique également qu'elles doivent se réunir souvent. Au fil du temps, ces réunions fréquentes peuvent entraîner une lassitude, qui peut être épuisante sur le plan mental et nuire à la productivité.
- Conflits de fuseaux horaires : lorsque vous avez des équipes distribuées et hybrides réparties sur différents fuseaux horaires, trouver un créneau de réunion qui convienne à tout le monde peut relever du défi. Cette tâche est particulièrement difficile pour les travailleurs à distance situés dans d'autres pays.
- Perte d'informations : il peut être difficile d'assimiler toutes les informations pendant une réunion, ce qui entraîne une perte d'informations si cette réunion n'est pas enregistrée.
Les mises à jour écrites constituent également une alternative, mais elles n'offrent pas le contexte, la clarté et l'engagement que procurent les réunions en direct et la communication vidéo asynchrone.
Comment partager des mises à jour d'équipe à l'aide de Loom
Loom est un moyen simple de partager des mises à jour d'équipe par le biais de courts messages vidéo contextuels. Cette communication asynchrone permet aux équipes distribuées de recevoir des mises à jour au moment qui leur convient, ce qui réduit le besoin de réunions fréquentes et favorise l'alignement entre les équipes.
Loom propose un workflow structuré pour créer des mises à jour vidéo efficaces qui permettent de maintenir les équipes alignées ; il est donc facile d'utiliser Loom pour l'alignement des équipes.
Étape 1. Définir l'objectif de la mise à jour
Si vous souhaitez enregistrer des mises à jour d'équipe efficaces avec Loom, la première chose à faire est de définir l'objectif de celles-ci. S'agit-il d'un reporting d'état, d'une communication de décision ou d'une mise en lumière de la progression ?
Il est également important de s'assurer que le message de la mise à jour se concentre sur les résultats clés, afin que chaque mise à jour soit exploitable.
Étape 2. Préparer les points clés à aborder
Avant d'enregistrer une mise à jour d'équipe avec Loom, définissez les étapes importantes, les risques et les prochaines actions. Ces éléments serviront de points clés à aborder pendant la mise à jour, vous aidant ainsi à transmettre clairement son objectif.
La préparation est un aspect essentiel des mises à jour d'équipe efficaces, car elle permet d'éliminer les détails superflus. Définir vos points clés à aborder vous permet de déterminer comment fournir une mise à jour d'équipe claire et concise, de sorte que vous disposiez d'un script approximatif à suivre pendant l'enregistrement.
Étape 3. Enregistrer votre mise à jour avec Loom
L'étape suivante consiste à utiliser l'enregistreur d'écran de Loom pour enregistrer votre mise à jour d'équipe. Commencez par vous connecter à votre compte, puis téléchargez et installez l'application Loom.
Ouvrez l'application Loom et cliquez sur Enregistrer. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous permettant de choisir d'enregistrer uniquement votre écran ou la totalité de votre bureau.
Sélectionnez votre microphone, puis cliquez sur Démarrer l'enregistrement pour commencer à enregistrer votre mise à jour d'équipe. Une fois l'enregistrement terminé, cliquez sur Arrêter l'enregistrement et le fichier sera téléchargé sur votre compte Loom.
Utilisez l'enregistrement d'écran pour montrer des tableaux de bord, des feuilles de route ou des documents tout en faisant votre commentaire. Vous pouvez également utiliser Loom pour enregistrer une voix off après avoir réalisé l'enregistrement d'écran, ce qui peut contribuer à améliorer la clarté.
Le contexte visuel aide les équipes à mieux comprendre les mises à jour.
Étape 4. Partager la mise à jour avec les parties prenantes concernées
Une fois l'enregistrement terminé, Loom créera automatiquement un lien que vous pourrez utiliser pour partager votre mise à jour d'équipe avec les parties prenantes concernées. Vous pouvez partager ce lien via les outils de communication et de collaboration que vous utilisez déjà, tels que Jira, Confluence ou Slack. Vous pouvez également envoyer le lien par e-mail.
La communication asynchrone avec Loom est essentielle pour rester connecté et aligné entre les équipes. Les parties prenantes peuvent consulter les mises à jour d'équipe à leur convenance, vous n'avez donc pas à vous soucier de coordonner des réunions virtuelles entre différents fuseaux horaires.
Étape 5. Encourager le feedback et l'interaction
Après avoir partagé les mises à jour d'équipe avec les parties prenantes concernées, invitez-les à commenter directement la vidéo pour donner leur feedback. Les parties prenantes peuvent laisser des commentaires ou utiliser des réactions pour donner leur feedback directement via Loom.
Loom permet également aux parties prenantes de fournir du feedback horodaté, ce qui vous indique l'instant précis référencé dans la vidéo. Les parties prenantes peuvent laisser un commentaire avec un horodatage spécifique sur lequel vous pouvez cliquer pour accéder à ce moment dans la vidéo.
Étape 6. Stocker les mises à jour pour référence future
L'un des principaux avantages de l'utilisation de Loom pour les mises à jour d'équipe est la bibliothèque de vidéos, qui vous permet de stocker les mises à jour d'équipe pour référence future. Lorsque vous avez terminé l'enregistrement d'une vidéo avec Loom, celle-ci est automatiquement ajoutée à votre bibliothèque Loom. Vous pouvez également stocker les vidéos Loom dans d'autres espaces partagés, tels qu'une plateforme de stockage dans le cloud.
Les mises à jour enregistrées créent un capital de connaissances institutionnel auquel il est possible de se référer à tout moment. Loom vous permet également d'organiser les vidéos au sein de votre bibliothèque, afin que vous puissiez séparer les mises à jour d'équipe des autres vidéos Loom.
Comment partager des mises à jour d'équipe à l'aide de Loom
Il existe plusieurs types de mises à jour d'équipe que vous pouvez partager via Loom ; chacune répond à un objectif différent et contribue à améliorer la communication entre les équipes.
Mises à jour sur l'état des projets
Les mises à jour sur l'état des projets fournissent des informations sur la progression actuelle d'un projet, permettant ainsi aux équipes de mieux comprendre les prochaines étapes. Créer des mises à jour sur l'état des projets avec Loom vous évite d'organiser des réunions fréquentes pour informer les équipes, vous n'avez donc pas à vous soucier de coordonner des réunions entre différents fuseaux horaires.
Mises à jour de la direction
Les mises à jour de la direction permettent aux dirigeants de communiquer les priorités et l'orientation stratégique aux équipes. Elles permettent également d'informer les équipes en cas de changement ou de restructuration au sein de l'organisation, ce qui permet à tout le monde de rester informé sans la lassitude liée aux réunions.
Loom permet aux dirigeants de fournir facilement des mises à jour accompagnées d'un contexte visuel, ce qui aide les équipes à comprendre à la fois les décisions stratégiques et le raisonnement qui les sous-tend.
Mises à jour sur la coordination transversale
La vidéo asynchrone est un élément clé de l'alignement transversal, car elle aide les équipes à mieux communiquer et collaborer. C'est particulièrement important pour les équipes transverses distribuées, où la communication représente déjà un défi.
L'adoption du travail asynchrone avec Loom aide également les équipes transverses à réduire les retards de projet. Par exemple, une équipe de conception peut présenter une proposition d'interface utilisateur pour examen et d'autres parties prenantes peuvent l'approuver à leur convenance.
Mises à jour relatives aux sprints ou étapes importantes
Les points réguliers sur le projet sont toujours importants, mais ils le sont encore plus lorsque vous atteignez des étapes clés de la livraison. L'envoi de mises à jour d'équipe chaque fois que vous atteignez un sprint ou une étape importante rend votre avancement actuel plus visible et permet de maintenir tout le monde aligné sur les échéances du projet.
Bonnes pratiques pour des mises à jour d'équipe Loom efficaces
La création de mises à jour d'équipe Loom efficaces repose tout d'abord sur quelques conseils de base :
- Restez concis : les mises à jour doivent être courtes et ciblées pour permettre aux équipes d'assimiler facilement les informations.
- Utilisez le contexte visuel : les tableaux de bord, les feuilles de route et les documents peuvent fournir un contexte visuel difficile à transmettre par la parole ou à l'écrit.
- Faites régulièrement part des nouvelles informations : le maintien d'un rythme régulier permet aux équipes de rester alignées et de communiquer efficacement.
- Favorisez l'engagement : encouragez les équipes à laisser des commentaires pour rendre les mises à jour d'équipe plus efficaces.
- Résumez les décisions/actions clés : créez un résumé des décisions et actions clés pour rendre les mises à jour d'équipe exploitables.
Créer une culture de transparence et d'alignement avec Loom
L'alignement entre les équipes est important, en particulier lorsque vous travaillez avec des équipes distribuées ou hybrides où la communication peut représenter un défi. Les mises à jour d'équipe régulières permettent à toutes les équipes de rester informées, afin que chacun puisse travailler vers un objectif commun.
L'adoption de workflows de mise à jour axés sur la vidéo facilite le maintien de la communication au sein des équipes distribuées, même si vous vous trouvez dans des fuseaux horaires différents.
Avec Loom, vous pouvez enregistrer, monter et partager des vidéos en toute simplicité. Loom améliore la collaboration en permettant aux équipes de laisser des commentaires horodatés sur les mises à jour, et la vidéothèque facilite le stockage et l'organisation des mises à jour d'équipe précédentes. Essayez Loom gratuitement et éliminez les contraintes liées aux mises à jour d'équipe lors de réunions en direct.