Что такое служба ИТ-поддержки?
Что такое управление данными?
Каждой компании нужна система, обеспечивающая точность и безопасность данных и эффективное управление ими во всех сферах работы.
Для этого нередко требуется назначить отдельных сотрудников, которые будут планировать и внедрять программу управления данными с учетом рекомендаций по хранению и совместному доступу к этому ценному активу.
Читайте дальше о фундаментальных принципах управления данными, способах успешной реализации программы управления и о том, как автоматизировать этот процесс с помощью различных инструментов, например Jira Service Management.
Получить Jira Service Management бесплатно
Суть управления данными
Управление данными — это комплексная система, которая обеспечивает правильное и эффективное использование данных, принадлежащих организации. Она охватывает весь жизненный цикл данных: от сбора и хранения до использования и удаления.
Надлежащее управление предполагает создание и внедрение правил, процедур и стандартов, обеспечивающих качество, безопасность данных и соответствие требованиям. Эти средства контроля помогают поддерживать точность и доступность данных, а также защищать их, сводя к минимуму риски, связанные с неправильным использованием или потерей данных.
Надлежащее управление крайне важно для организаций, использующих данные для принятия стратегических решений. Оно гарантирует, что данные останутся ценным и надежным ресурсом.
Почему важно управлять данными
С появлением больших данных, искусственного интеллекта и изменений нормативно-правовой базы по всему миру компании стали управлять огромными объемами информации в различных системах.
Управление необходимо для успешной работы, но еще и для того, чтобы обеспечить соблюдение разнообразных нормативных требований и рекомендаций. Плохое управление данными может иметь серьезные последствия, включая утечку данных, потерю доверия клиентов и штрафы со стороны регулирующих органов.
К типичным недостаткам, связанным с некачественным управлением, относятся дублирование данных, противоречия в отчетности и упущенные возможности стратегического применения информации.
Быстрое внедрение машинного обучения и управления услугами на базе ИИ еще больше усложняет ситуацию. Эти инструменты в значительной степени зависят от больших и разнообразных наборов данных, и любое ухудшение качества данных может привести к неточным прогнозам, предвзятым результатам или уязвимостям.
Качественная система управления обеспечивает контроль использования данных в моделях ИИ и надежность результатов.
Преимущества управления данными
Надлежащее управление данными позволяет организациям извлекать максимум ценности из различных бизнес-функций.
Так, в сфере кадровых операций управление данными позволяет составить рекомендации по автоматизации управления персоналом, например разработать эффективный рабочий процесс адаптации новых сотрудников. Со временем эти рекомендации можно будет распространить на весь отдел управления кадровыми услугами с применением таких инструментов, как Jira для управления кадровыми услугами.
Если в вашей системе четко определены владельцы данных, правила доступа к данным и их использования, команды всегда смогут своевременно получать необходимую информацию.
Такая система повышает эффективность работы.
Более точные и согласованные данные
Управление данными обеспечивает стандартизацию и точность данных в разных системах, устраняя расхождения, возникающие из-за неединообразия форматов ввода или устаревания информации. Устанавливая четкие правила и процессы сбора, хранения и обслуживания данных, системы управления обеспечивают надежность и доступность данных для всех заинтересованных сторон.
Например, последовательное управление данными помогает предотвратить ошибки в финансовой отчетности, поскольку в разных отделах в таком случае используется один и тот же достоверный источник информации. Благодаря этому финансовая отчетность становится более точной и подается вовремя.
Принятие более эффективных решений
Своевременный доступ к точной и достоверной информации позволяет руководителям уверенно принимать решения, не полагаясь на интуицию или догадки. Благодаря четкому и организованному представлению данных компании могут быстрее выявлять тенденции, находить для себя новые возможности и устранять проблемы. Гибкость бизнеса — необходимое условие сохранения конкурентоспособности. Она возможна только в том случае, если вам всегда доступны высококачественные данные.
Соответствие требованиям и снижение рисков
В большинстве отраслей организации должны руководствоваться различными нормативными актами, такими как GDPR или HIPAA, и отраслевыми стандартами, определяющими, как правильно управлять данными. Эффективное управление данными помогает компаниям правильно использовать эти средства контроля и меры по защите данных. Например, GDPR требует от компаний прозрачного и ответственного обращения с персональными данными с сохранением конфиденциальности. Игнорируя эти предписания, компании рискуют получить крупные штрафы.
Повышение эффективности операций
Хорошее управление данными основано на четких правилах, определяющих доступ к данным, их качество и порядок использования. Следуя этим правилам, компании могут свести к минимуму количество ошибок, избежать дублирования действий и обеспечить работу команд с самой точной и актуальной информацией.
Например, устранив разрозненность данных, команды могут легко находить данные и обмениваться ими, что экономит время на поиск или проверку информации. Автоматизация также уменьшает объем ручной работы по управлению данными, снижая затраты на внесение, обслуживание и аудит данных. Это позволяет ускорить рабочие процессы и более эффективно использовать ресурсы по всей организации.
Ключевые принципы управления данными
Эффективные системы управления должны разрабатываться и внедряться с учетом принципов целостности, безопасности и подотчетности. Эти критерии закладывают основу для поддержания качества данных, соблюдения соответствующих нормативных требований и обеспечения прозрачности.
Качество и целостность данных
Чтобы вы могли использовать данные эффективно, они должны быть полными, надежными и согласованными во всех системах. Системы управления данными должны предусматривать процедуры регулярной очистки, проверки и обновления данных.
Без высококачественных данных организации рискуют принимать важные решения, не располагая полной информацией. Это снижает эффективность работы и вынуждает упускать деловые возможности.
Целостность данных лежит в основе эффективного управления, потому что все другие аспекты — соответствие нормативным требованиям, безопасность, аналитика, отчетность — возможны только при наличии надежных ресурсов.
То же самое можно сказать и про уровень деловых операций: все они, начиная с разработки продуктов и заканчивая службой поддержки клиентов, полностью зависят от достоверности информации.
Конфиденциальность и защита данных
Организации собирают и хранят огромное количество информации, особенно личной и конфиденциальной, поэтому защита от потенциальных взломов и утечек становится все более важной.
Основные меры безопасности включают шифрование, контроль доступа и ведение журналов. Шифрование гарантирует, что никто посторонний не сможет получить доступ к защищенной информации. Средства контроля доступа определяют, кто может просматривать или изменять те или иные наборы данных. В журналах фиксируется история использования и изменения данных — это позволяет отследить события в случае инцидентов безопасности и определить ответственных лиц.
Меры по управлению должны также определять порядок классификации данных — с учетом их значимости или степени конфиденциальности.
Подотчетность и владение данными
Для контроля за целостностью, безопасностью и доступностью данных, а также за соблюдением законодательства и корпоративных политик при использовании данных, нужно назначать управляющих и владельцев данных.
Эти роли должны назначаться официально, с указанием конкретных требований к обеспечению качества, конфиденциальности и защиты данных. Когда заинтересованные стороны точно знают свои обязанности, проблемы, связанные с неправильным управлением данными, решаются быстрее.
Соответствие нормативным требованиям
Каждая организация должна привести свои методы управления данными в соответствие с законодательными и нормативными требованиями, чтобы свести к минимуму риск утечки данных, несанкционированного доступа и штрафов. Для этого необходимы внутренние политики и процедуры, обеспечивающие постоянный контроль и соблюдение правил более высокого порядка. Одним из таких документов является регламент GDPR, который. Он обязывает организации защищать персональную информацию и обеспечивать для физических лиц возможность управлять своими данными.
Кто отвечает за управление данными?
Возвращаясь к вопросу об ответственности и индивидуальном распределении обязанностей, стоит отметить, что управление данными должно осуществляться на основе сотрудничества.
Межфункциональное сотрудничество крайне важно, поскольку данные передаются между разными отделами и системами, включая ИТ-команды и руководителей бизнеса. Согласованный подход дает возможность избежать разрозненности и недопонимания, которые могут затруднить доступ к данным и повлиять на качество.
Взаимодействие управляющих, владельцев данных и советов по управлению строится следующим образом:
Управляющие следят за качеством данных, их надежностью, точностью и согласованностью в разных системах. Они поддерживают целостность данных, устанавливая стандарты, выполняя очистку и обеспечивая соблюдение политик управления данными. Управляющие также выступают в качестве основного контактного лица по вопросам использования данных и доступа к ним, то есть отвечают за то, чтобы заинтересованные лица могли получить необходимую информацию, но при этом сами данные оставались под защитой.
Владельцы данных — это обычно руководители высшего звена или руководители отделов, которые отвечают за определенные наборы данных в организации. Они устанавливают политики, регулирующие защиту данных и обеспечивающие соблюдение внутренних и нормативных требований при использовании данных. Владельцы данных несут полную ответственность за правильное управление данными, находящимися в их ведении.
Советы по управлению — это межфункциональные группы, которые осуществляют надзор и стратегическое руководство инициативами по управлению данными. В состав этих советов обычно входят представители разных отделов, таких как отдел ИТ, юридический отдел, отдел соответствия требованиям, финансовый и операционный отделы. Советы следят за тем, чтобы политики управления данными соответствовали бизнес-целям, отраслевым стандартам и нормативным требованиям. Кроме того, они участвуют в решении споров и проблем, привлекают заинтересованных лиц к процессам управления данными и информируют их о действующих правилах в этой сфере.
Как реализовать успешную программу управления данными
Следуя структурированному подходу к управлению данными, указанные выше участники процесса могут четко довести план действий до сведения руководства и заручиться стабильной поддержкой. Грамотно составленная программа также послужит дорожной картой для адаптации порядка управления данными по мере развития организации.
Ниже приведены основные шаги по управлению данными как ценным активом.
1. Оцените текущую ситуацию
Для начала проведите оценку существующих политик, процедур и систем управления данными в вашей организации. Выявите все пробелы или недостатки в управлении, которые необходимо устранить. Такая оценка поможет заложить основу и выделить области, в которых усовершенствование управления принесет пользу.
2. Установите политики и цели управления данными
Разработайте четкие политики, определяющие порядок сбора, контроля, совместного использования и защиты данных. В них должны быть прописаны стандарты качества данных, протоколы безопасности, правила конфиденциальности и нормативные требования. Поставьте конкретные измеримые цели, соответствующие бизнес-целям, таким как улучшение процесса принятия решений или обеспечение соответствия нормативным требованиям.
3. Назначьте роли и обязанности
Назначьте управляющих и владельцев данных, чтобы они следили за соблюдением политик управления. Не забудьте четко определить иерархию и список обязанностей.
4. Выберите подходящие инструменты и технологии
Правильные инструменты для управления данными, например Jira Service Management, помогут автоматизировать такие процессы, как каталогизация данных, контроль качества, управление доступом и мониторинг соответствия требованиям. Ищите решения, которые интегрируются с существующими системами, обеспечивают отслеживание данных в реальном времени и предлагают надежные функции обеспечения безопасности. Многие из этих возможностей можно найти в Jira Service Desk.
5. Разработайте план управления изменениями
Управление изменениями — это процесс, который помогает гарантировать, что вашу программу управления данными будут применять во всей организации. Четко опишите преимущества программы всем заинтересованным сторонам и регулярно рассказывайте, как продвигается ее внедрение. А сомневающимся покажите, что управление данными повысит эффективность, упростит принятие решений и поспособствует соблюдению требований.
6. Уделите достаточно внимания непрерывному обучению и тренингам
Даже если программу приняли во всей организации, управление данными требует непрерывного обучения, поскольку методы, нормативные положения и технологии управления данными постоянно развиваются. Быть в курсе таких изменений сотрудникам помогут регулярные семинары или вебинары. Проводите тренинги по политикам управления, передовым практикам защиты данных и использованию инструментов управления для сотрудников. Эта работа подготовит вас к тому, чтобы эффективно управлять ИТ-сервисами, и поможет регулировать опыт сотрудников.
Рекомендации по управлению данными
Когда программа управления данными начнет действовать, она должна приносить ощутимые преимущества. Поэтому при планировании, реализации и обновлении программ следует действовать осторожно.
Вот несколько советов, как сделать так, чтобы процесс шел по плану.
Начните с малого и постепенно увеличивайте масштаб
Для начала сосредоточьте внимание на определенном наборе информационных ресурсов или на конкретных отделах, а не на управлении всеми данными одновременно. Например, можно начать с приоритетных областей, таких как данные о клиентах или финансовая отчетность, которые часто оказывают самое непосредственное влияние на бизнес. Поэтапное внедрение дает возможность построить управляемую реализацию и усовершенствовать процессы, прежде чем распространять их на все отделы компании.
Согласуйте управление данными с бизнес-целями
Управление данными следует рассматривать не как отдельную инициативу, а как неотъемлемую часть достижения целей бизнеса. Вместе с руководством вашей компании определите уязвимые места и задайте измеримые бизнес-цели, на которые может непосредственно влиять управление данными. Цели могут быть такими: улучшить аналитику по клиентам, повысить эффективность операций или обеспечить соблюдение нормативных требований.
Оцените влияние управления данными
Определите ключевые показатели эффективности (KPI), которые будут отражать результаты вашей практики управления данными. Это могут быть повышение качества данных, экономия времени за счет оптимизации процессов или внедрение пользователями инструментов управления. Регулярно анализируйте KPI, чтобы отслеживать прогресс с течением времени и при необходимости корректировать стратегии.
Сохраняйте баланс между политикой, людьми и технологиями
Определение политики, реакция сотрудников и используемые инструменты — все это переменные, влияющие на эффективность вашей программы управления данными. Убедитесь, что ни один из этих компонентов не является узким местом в общей программе. Инвестируйте в обучение и ресурсы, чтобы команды понимали принципы работы политик и инструментов управления. Именно тогда вы получите обратную связь, которая может выявить потенциальные проблемы.
Примеры управления данными на практике
Вот несколько гипотетических примеров того, как управление данными может применяться в различных секторах.
Здравоохранение: усовершенствовать управление данными пациентов
Медицинская организация может внедрить управление данными в целях безопасного и эффективного управления медкартами, тем самым обеспечивая соответствие требованиям HIPAA. Установив средства контроля доступа и создав централизованный каталог данных, можно повысить точность данных и сделать записи пациентов доступными в режиме реального времени. Оптимизация системы позволит уменьшить избыточность хранения, например устранить разрозненные хранилища данных, а также улучшить предотвращение утечек данных и повысить операционную эффективность. Это также способствует эффективному управлению инцидентами в ИТ.
Финансы: усилить соблюдение нормативных требований и управление рисками
Для финансового учреждения важно соблюдать требования GDPR и стандартов Сарбейнса — Оксли. Кроме того, в этой сфере большое внимание уделяется конфиденциальности данных, шифрованию и другим проверкам. Приоритетной задачей будет становится распределение обязанностей между управляющими и владельцами данных. Сложность заключается в интеграции практики управления с существующими ИТ-системами, но инвестиции в инструменты интеграции значительно улучшат процессы аудита.
Розничная торговля: оптимизировать запасы и данные о клиентах
Глобальный розничный бизнес больше заинтересован в управлении запасами и обеспечении точности данных о клиентах. Стабильную доступность продуктов и актуальные данные о клиентах на всех платформах можно обеспечить за счет внедрения унифицированного каталога. Одна из проблем заключается в региональных несоответствиях при вводе данных, но эту проблему должны решить стандартизированные протоколы. Результатом станет улучшенное прогнозирование запасов, сокращение отходов и улучшенный маркетинг — и все благодаря надежной аналитике.
Повышайте эффективность управления данными с помощью Jira Service Management
Jira Service Management (JSM) предлагает мощные инструменты для оптимизации и автоматизации процессов управления данными, обеспечивая соблюдение нормативных требований и эффективность при любом масштабе.
Благодаря настраиваемым рабочим процессам JSM автоматизирует ключевые задачи, такие как каталогизация данных, контроль доступа и ведение журналов, что снижает риск человеческих ошибок и обеспечивает последовательное применение политик управления по всей организации. Предоставьте командам функции отслеживания и отчетности в режиме реального времени, чтобы поддерживать высокие стандарты работы.
Полное руководство по управлению корпоративными услугами (ESM)
Что такое управление корпоративными услугами? В этом руководстве вы узнаете, как внедрить ESM, чтобы повысить качество предоставляемых услуг.
Прочитать статьюПоддержка кадровых услуг: что это, польза и лучшие методы работы
Узнайте, что такое поддержка кадровых услуг, почему это важно и как с ее помощью можно улучшить условия для сотрудников и значительно повысить эффективность кадровых услуг.
Прочитать статью