Что такое служба ИТ-поддержки?
Как повысить эффективность за счет автоматизации управления персоналом
Сегодня «автоматизация» — это одно из самых популярных слов в деловом мире, и тому есть веские причины. Автоматизация повторяющихся задач экономит время и деньги, благодаря чему у вас высвобождаются ресурсы для более важных дел.
Автоматизировать можно многие бизнес-процессы, включая управление персоналом и запасами. Узнайте, какие преимущества дает автоматизация управления персоналом и как правильно подобранное ПО помогает оптимизировать кадровые услуги.
Получить Jira Service Management бесплатно
Что такое автоматизация управления персоналом?
Автоматизация управления персоналом — это процесс автоматизации задач, стоящих перед отделом кадров, от адаптации новых сотрудников до расчета заработной платы. Для этого с помощью специального программного обеспечения создают воспроизводимые цифровые рабочие процессы на базе алгоритмов и искусственного интеллекта. Каждый рабочий процесс можно запрограммировать на достижение конкретной цели, чтобы упростить управление персоналом и уменьшить количество ошибок.
Автоматизацию управления персоналом можно использовать для выполнения различных задач. Автоматизированные контрольные списки облегчат адаптацию новых сотрудников, а при расчете заработной платы можно автоматически собирать данные через ПО отдела кадров и производить соответствующие вычисления. Можно даже автоматически отслеживать производительность работы по таким показателям, как объем продаж, посещаемость и удовлетворенность клиентов.
Какие преимущества дает автоматизация управления персоналом?
Одно из главных преимуществ — это экономия времени и денег. Но есть немало других причин, по которым стоит автоматизировать повторяющиеся задачи управления персоналом. Вот несколько важнейших преимуществ, которые вы получите.
Повышение эффективности
В деловом мире главное — эффективность, а ее недостаток может обернуться убытками для компании. Автоматизируя повторяющиеся задачи отдела кадров, вы повышаете эффективность его работы. Это значит, что такие операции, как расчет заработной платы и обработка заявлений на отпуск, будут выполняться своевременно. Таким образом, вы не только экономите время и средства, но и улучшаете условия труда в компании.
Сокращение количества задач, выполняемых вручную
Раньше, когда все велось на бумаге вручную, такие простые процессы, как расчет заработной платы и отслеживание производительности, были гораздо более трудоемкими. Автоматизация управления персоналом позволяет сократить количество задач, выполняемых вручную, и сэкономить драгоценное время.
Но это не единственный плюс. При расчете заработной платы, подтверждении заявлений на отпуска и отгулы и выполнении других подобных операций человеком всегда есть вероятность ошибки. Уменьшив влияние человеческого фактора, можно исключить некоторые из таких распространенных ошибок.
Улучшение условий труда
Условия труда необходимо контролировать, а автоматизация управления персоналом — это один из самых эффективных способов их улучшить. Сотрудникам предоставляется возможность самостоятельно запросить отгул, подать заявку на отпуск или воспользоваться больничным, благодаря чему ускоряется реагирование. Кроме того, оптимизируется процесс адаптации, чтобы новые сотрудники могли быстро освоиться и приступить к работе.
Строгое соответствие требованиям и эффективный учет
Если документация ведется вручную, можно упустить что-либо из виду. Автоматизация гарантирует, что вы будете последовательно все документировать и вести важные записи. Автоматизированные рабочие процессы также снижают риск ошибок, вызванных человеческим фактором, поэтому вы можете быть уверены в точности записей.
Соответствие требованиям — это ключевой аспект управления кадровыми услугами. Вы должны соблюдать определенные требования к безопасности данных, а также вести учет заработной платы и сотрудников. Поскольку автоматизация управления персоналом упрощает учет, в случае аудита у вас всегда будут нужные документы.
Масштабируемость
Бизнес-решения в любой сфере — от управления персоналом до управления ИТ-услугами (ITSM) — должны расти вместе с бизнесом. По мере расширения отдела кадров и штата сотрудников нужно масштабировать и решения для управления персоналом. Благодаря этому вам не придется нанимать новых сотрудников или тратить целое состояние на более надежные решения, чтобы поддерживать эффективность на том же уровне.
Масштабируемость невероятно важна, так как позволяет не отказываться от уже используемых решений. Настроив ПО для управления персоналом, вы сможете легко добавлять и удалять рабочие процессы и пользователей.
Возможные проблемы при автоматизации управления персоналом
Автоматизация кадровых процессов помогает сэкономить много времени, однако на этом пути может возникнуть ряд препятствий.
Реализация может быть затруднительной, особенно в тех случаях, когда нужно автоматизировать сложные процессы или создать множество цифровых рабочих процессов. Поначалу определение, планирование и автоматизация цифровых рабочих процессов может показаться непосильной задачей, но, освоив специализированное ПО, вы легко с ней справитесь.
Попробуйте создать простой воспроизводимый процесс для планирования и автоматизации задач по управлению персоналом. Так вам будет проще единообразно автоматизировать каждую отдельную задачу.
Сопротивление сотрудников также может мешать вам автоматизировать управление персоналом. Люди неохотно отказываются от привычных вещей, поэтому сотрудники часто не желают что-то менять в повседневной рутине.
Расскажите сотрудникам об автоматизации управления персоналом и ее преимуществах, обучите их работе в новых условиях и поделитесь рекомендациями. Менеджеры по персоналу с большей вероятностью будут использовать ПО для автоматизации, если поймут, как оно помогает в повседневной работе.
Как автоматизировать управление персоналом
Автоматизация управления персоналом оптимизирует рабочие процессы и повышает эффективность, но для внедрения подобных решений нужны время и силы. К счастью, можно воспользоваться этими простыми шагами.
Определите повторяющиеся задачи, выполняемые вручную
Для начала определите, какие задачи специалисты по кадрам регулярно выполняют вручную. Обычно компании автоматизируют расчет заработной платы, адаптацию и увольнение сотрудников, а также отслеживание производительности. Ваша цель — выявить трудоемкие или подверженные ошибкам задачи. Если вы можете сэкономить время или снизить риск ошибок, вызванных человеческим фактором, автоматизируйте такой процесс.
Выберите подходящие инструменты для автоматизации управления персоналом
Инструменты для автоматизации кадровых процессов необходимо выбрать правильно. Подумайте, какие потребности есть у вашего отдела кадров, и подберите ПО, которое их удовлетворит. Кроме того, это решение должно быть удобным и должно интегрироваться с имеющимися инструментами и ПО.
Jira Service Management — это простое решение для автоматизации управления персоналом, которое можно подключить к уже используемым инструментам, например Slack и Confluence. Оно поможет автоматизировать все — от расчета заработной платы до отслеживания производительности сотрудников, — чтобы отдел кадров мог сосредоточиться на более важных задачах.
Распланируйте рабочие процессы
Подобрав ПО для автоматизации управления персоналом, вы можете приступить к планированию каждого рабочего процесса. На карту процесса нужно добавить все этапы и процедуры, из которых он состоит, будь то расчет общего количества часов в неделю или сбор и систематизация ключевых показателей эффективности. Ничего не упустите, иначе автоматизировать рабочий процесс оптимальным образом не получится.
Обучите отдел кадров и сотрудников
Чтобы достичь успеха, нужно хорошо подготовить отдел кадров. После того как вы распланировали и автоматизировали рабочие процессы управления персоналом, научите отдел кадров и сотрудников эффективно пользоваться ПО для автоматизации. Осветите в программе обучения все возможные темы, включая применение автоматизированных рабочих процессов и потенциальные ошибки, которых следует избегать.
Возможно, отделу кадров потребуется некоторое время на освоение автоматизации, но время, потраченное на этом этапе, впоследствии окупится с лихвой.
Отслеживайте и улучшайте результаты
Внедрить ПО для автоматизации управления персоналом — это еще не все. С первого раза трудно достичь идеала, поэтому следите за корректным функционированием автоматизированных рабочих процессов по их результатам. Если процесс не дает нужных результатов, возможно, его придется перепланировать.
Автоматизация управления персоналом: практические примеры
Если вы задумались об автоматизации кадровых процессов, изучите эти примеры ее реализации на практике.
- Адаптация. Можно создать автоматизированный контрольный список, который поможет специалистам по кадрам проводить адаптацию новых сотрудников.
- Отслеживание производительности. С помощью инструментов автоматизации можно собирать ключевые показатели эффективности (например, объем продаж, удовлетворенность клиентов и посещаемость), чтобы отслеживать производительность сотрудников.
- Расчет заработной платы. Вместо того чтобы вручную суммировать часы и рассчитывать заработную плату, вы можете делать это с помощью ПО для автоматизации управления персоналом.
Инструменты автоматизации управления персоналом, которые стоит попробовать
С распространением информационных технологий появляется все больше новых инструментов для автоматизации управления персоналом.
Jira Service Management — это инструмент, который помогает автоматизировать такие задачи управления персоналом, как расчет заработной платы и отслеживание производительности. Кроме того, он легко интегрируется с такими решениями, как Confluence. В Jira Service Management можно без труда автоматизировать повторяющиеся задачи с помощью цифровых рабочих процессов — это сэкономит время и снизит риск ошибок.
Благодаря понятному интерфейсу и надежной поддержке Jira Service Management помогает вашему отделу кадров выполнять больше задач за меньшее время.
Расширьте возможности автоматизации управления персоналом с помощью Jira Service Management
У менеджеров и специалистов по персоналу много обязанностей, выполнение которых требует времени, а также для них есть риск допустить ошибки, которые дорого обходятся. Используя Jira Service Management для автоматизации кадровых процессов, можно сэкономить время отдела кадров, а также снизить риск ошибок при расчете заработной платы и учете рабочего времени.
Jira Service Management можно интегрировать с имеющимися инструментами, чтобы упростить коммуникацию и повысить эффективность отдела кадров. В сочетании с Jira Service Desk это решение поможет оптимизировать работу отдела кадров, службы поддержки клиентов и службы ИТ-поддержки вместе взятых.
Настраиваемые рабочие процессы дают возможность автоматизировать практически что угодно, а порталы самообслуживания помогают экономить время и расширяют возможности сотрудников. Получите Jira Service Management Free и узнайте, как можно преобразовать кадровую работу с помощью автоматизации.
Полное руководство по управлению корпоративными услугами (ESM)
Что такое управление корпоративными услугами? В этом руководстве вы узнаете, как внедрить ESM, чтобы повысить качество предоставляемых услуг.
Прочитать статьюЧто такое управление кадровыми услугами и их предоставление? | Atlassian
В состав Jira Service Management входят возможности для отделов кадров. В том числе это такие предварительно настроенные рабочие процессы, как адаптация сотрудников, их увольнение, а также обработка запросов.
Прочитать статью