Что такое служба ИТ-поддержки?
Что такое управление кадровыми знаниями и как его реализовать
Управление персоналом — это гораздо больше, чем найм и увольнение. Отделам кадров нужен быстрый доступ к правилам, процедурам, отраслевым рекомендациям и накопленным знаниям, чтобы поддерживать сотрудников и помогать бизнесу развиваться.
В этом руководстве мы расскажем о том, что такое управление кадровыми знаниями, почему оно важно и как построить систему, которая подойдет именно вашей организации. Мы разберем все, от ключевых компонентов до стратегий по реализации, и покажем, как современные инструменты делают процесс проще и эффективнее.
Что такое управление кадровыми знаниями?
Управление кадровыми знаниями — это то, как организация собирает, структурирует, хранит и передает всю информацию, необходимую отделам кадров для работы. Это не просто набор документов и регламентов. Система объединяет все: данные о процессах, корпоративной культуре, отраслевых рекомендациях в сфере найма и выводах из прошлых инициатив.
В ее основе — централизованный репозиторий, где специалисты отдела кадров могут быстро находить ответы на вопросы сотрудников и использовать накопленный опыт команды. Главная цель — не просто хранить информацию, но и создавать связи между знаниями, чтобы ими было удобно пользоваться и находить нужные.
Почему важно управлять кадровыми знаниями?
Управление кадровыми знаниями помогает не только отделу кадров. Хорошо организованная система приносит пользу всей организации. Она помогает сотрудникам получать одинаковую и согласованную информацию, сокращает время реагирования и сохраняет накопленные знания, даже если кадровый состав меняется.
Своевременные и точные ответы на запросы повышают вовлеченность сотрудников, ведь ничто так не раздражает, как противоречивые данные о бонусах или правилах. А наличие систематизированных исторических данных и показателей помогает отделам кадров принимать более взвешенные решения.
Но самое важное — это то, что правильное управление знаниями предотвращает их утрату, когда из компании уходят опытные сотрудники. В отсутствие такой системы компании теряют ценный опыт, копившийся годами.
Ключевые компоненты управления кадровыми знаниями
Эффективное управление кадровыми знаниями складывается из нескольких составляющих, перечисленных ниже.
- Сбор знаний. Сотрудникам отдела кадров необходимо регулярно собирать информацию из документов, обсуждений, опыта и наблюдений.
- Хранение и организация. Данные должны храниться в доступных форматах, быть структурированы и легко доступны и иметь четкую и последовательную систему именования, категоризации и поиска.
- Обмен знаниями. Информация должна распространяться по всей организации с помощью документации, программ обучения и гибких инструментов для совместной работы.
Регулярное обновление. Данные необходимо регулярно обновлять, чтобы они всегда отражали действующие и точные правила и процессы.
Помимо этих ключевых компонентов, для развития успеха необходимы три фактора:
- Системы управления кадровыми знаниями. Это платформа с поиском и удобным доступом к информации для всех заинтересованных лиц.
- Продуманные процессы. Нужны для последовательного сбора информации и поддержания ее актуальности.
- Организационная культура. От нее зависит, будут ли сотрудники участвовать в обмене знаниями. Если люди не видят смысла обмениваться опытом, даже лучшая система управления знаниями не принесет пользы.
Преимущества эффективного управления кадровыми знаниями
Когда отделы кадров правильно управляют знаниями, положительный эффект распространяется на всю организацию. Улучшение процессов управления персоналом затрагивает все, от повседневных задач до долгосрочного стратегического планирования, создавая ценность, которая со временем растет.
Более взвешенные решения и стратегическое планирование
Наличие упорядоченных кадровых знаний меняет подход к принятию решений. Анализируя исторические данные, отзывы сотрудников и прошлый опыт, специалисты по управлению персоналом принимают более обоснованные решения, соответствующие бизнес-целям.
Стратегическое планирование становится эффективнее, когда команды имеют доступ к комплексным данным о тенденциях в составе кадров и результатах предыдущих инициатив. Исторический контекст помогает определить, что работает, а что можно улучшить.
Быстрая адаптация и обучение сотрудников
Адаптация новых сотрудников — кадровый процесс, наиболее тесно связанный со знаниями. Когда информация хорошо систематизирована, новые сотрудники быстрее вливаются в работу и чувствуют себя увереннее на рабочем месте с первых же недель.
Благодаря централизации ресурсов все новые сотрудники имеют одну и ту информацию независимо от того, кто проводит инструктаж. Программы обучения тоже выигрывают от упорядоченных ресурсов: преподаватели получают доступ к актуальным материалам и отзывам по предыдущим занятиям. Когда сотрудники сами находят ответы в базе знаний для самообслуживания, они становятся более самостоятельными и уверенными в себе.
Улучшенная совместная работа и сохранение знаний
Управление кадровыми знаниями устраняет разрозненность информации и облегчает совместную работу команд. Когда знания централизованы и доступны, участникам команды легко делиться информацией и использовать результаты работы друг друга.
Такое сотрудничество способствует более эффективному решению задач благодаря разнообразию точек зрения. Но самое важное долгосрочное преимущество — это предотвращение потери знаний. При надлежащем управлении знаниями накопленная информация не теряется с уходом опытных кадров и доступна новым сотрудникам.
Более эффективное соблюдение требований и управление рисками
Соблюдение нормативных требований — одна из самых больших проблем отдела кадров, особенно когда правила постоянно меняются и зависят от региона или отрасли. Хорошая система управления знаниями значительно упрощает задачу: все актуальные нормативы хранятся в одном месте, а правила отражают текущие требования, действующие именно сегодня.
Когда все имеют централизованный доступ к одной и той же информации, гораздо проще согласованно решать похожие ситуации в рамках организации. Ведь мало приятного объяснять аудитору, почему одно и то же правило применялось по-разному в разных подразделениях. Кроме того, гораздо проще отвечать на вопросы аудиторов, когда документация по соблюдению требований упорядочена и ее легко найти.
Типичные трудности управления кадровыми знаниями и как их преодолеть
Даже если все согласны, что управление кадровыми знаниями имеет смысл, реализовать его может быть непросто. Самое сложное — вовлечь людей. Большинство сотрудников видят обмен знаниями как еще одну задачу к и так плотной загрузке, а не как способ облегчить свою работу.
Проблема усугубляется, если выбранную для этого технологию сложно освоить и нет интеграции с инструментами, которыми люди уже пользуются. Никому не хочется входить в еще одну медленную и запутанную систему, особенно когда нужно быстро кому-то помочь. Но даже при наличии хороших технологий некоторые организации сталкиваются с трудностями, потому что обмен знаниями просто не является частью их культуры. Сотрудники предпочитают держать информацию при себе и не делиться ею.
К счастью, у этих проблем есть решения. Покажите сотрудникам, как управление знаниями экономит время и облегчает работу именно для них, и они захотят участвовать. Инвестируйте в современные платформы, которые легко интегрируются с существующими инструментами. Но важнее всего, чтобы руководство подавало пример в обмене знаниями и поощряло тех, кто вносит свой вклад.
Как реализовать управление кадровыми знаниями
Чтобы успешно реализовать управление кадровыми знаниями, требуется тщательное планирование, подходящие инструменты и твердое намерение. Процесс состоит из ряда этапов, которые последовательно формируют комплексную систему.
Реализовывать управление кадровыми знаниями нужно в соответствии с целями, культурой и существующими рабочими процессами организации. Успех зависит от поддержки руководства и конечных пользователей. Важно, чтобы руководители предоставили ресурсы, а пользователи — осознали ценность участия.
Оцените имеющиеся знания
Прежде чем создавать нечто новое, проанализируйте, что у вас уже есть. Изучите существующие кадровые документы, оцените текущие рабочие процессы и определите, кто в вашей команде обладает ценным опытом.
Выявите существующие закономерности хранения и поиска информации. Особое внимание уделите пробелам в знаниях — тем областям, где информация отсутствует, устарела или труднодоступна. Такая оценка даст четкую отправную точку и поможет определить приоритеты для дальнейшей работы.
Определите цели и масштаб инициативы
Чтобы не отклоняться от курса, инициатива по управлению знаниями должна иметь четкие измеримые цели. Определите, каких конкретных результатов вы хотите достичь: сокращения времени реагирования, повышения согласованности правил или предотвращения потери знаний при уходе сотрудников. Затем решите, какие кадровые функции и команды будут участвовать в первом этапе внедрения.
Выберите подходящие инструменты и платформы для управления персоналом
Успех управления кадровыми знаниями зависит от выбранной системы. Ищите программное обеспечение, которое упрощает хранение, систематизацию и поиск информации, а также легко интегрируется с существующими системами управления персоналом. Современные платформы часто интегрируются с решениями ITSM, предоставляя комплексные возможности управления услугами.
Программное обеспечение Jira Service Management для управления персоналом сочетает мощную базу знаний с функциями управления услугами, оптимизируя работу отдела кадров. Платформа позволяет отделу кадров накапливать знания в ходе повседневной работы, тем самым делая сбор информации естественной частью рабочих процессов, а не дополнительной нагрузкой.
Соберите и систематизируйте знания
Соберите конкретные сведения из существующих документов, а затем опросите коллег, чтобы зафиксировать неочевидные знания, и задокументируйте существующие процессы. Логично структурируйте информацию с помощью четких категорий и последовательных тегов, чтобы все было доступно для поиска. В качестве прочной основы для эффективного упорядочения кадровой информации можно использовать шаблон базы знаний по управлению персоналом.
Поощряйте культуру обмена знаниями
Чтобы привлечь сотрудников к участию, руководство должно подавать пример открытого обмена знаниями и поощрять тех, кто это делает. При обучении не ограничивайтесь разъяснением технических аспектов и делайте акцент на личных преимуществах. Интегрируйте сбор знаний в существующие рабочие процессы, чтобы сотрудникам было легче вносить свой вклад и участие казалось естественным, а не обременительным.
При выборе модели не стоит ориентироваться только на то, что происходит в компании прямо сейчас. Важно учитывать и долгосрочные бизнес-цели. Если вы планируете активно расти, выбирайте ту модель, которую можно масштабировать вместе с бизнесом.
Отслеживайте, обновляйте, улучшайте
Организуйте регулярный пересмотр информации и назначьте ответственных, чтобы постоянно поддерживать актуальность знаний. Используйте аналитику и отзывы пользователей для выявления проблем и пробелов. Ваша цель — обеспечить непрерывное совершенствование с учетом фактических моделей использования и меняющихся потребностей организации.
Эффективно управляйте знаниями в отеле кадров с помощью Jira Service Management
Jira Service Management предлагает уникальные преимущества для отделов кадров, внедряющих комплексное управление знаниями. Платформа сочетает в себе надежную базу знаний с функциями управления услугами, что упрощает операции и улучшает качество обслуживания сотрудников.
Интеграция базы знаний и запросов на обслуживание усиливает эффективность работы команды. Когда сотрудники отправляют запрос в отдел кадров, агенты могут быстро свериться с соответствующими статьями и правилами, чтобы дать точный ответ. Автоматизация рабочих процессов управления персоналом и функции напоминаний помогают поддерживать актуальность знаний. Платформа поддерживает практику управления кадровыми услугами и предоставляет функциональность базы знаний с возможностью самообслуживания, что позволяет сократить количество типовых запросов и одновременно повысить самостоятельность сотрудников.
Полное руководство по управлению корпоративными услугами (ESM)
Что такое управление корпоративными услугами? В этом руководстве вы узнаете, как внедрить ESM, чтобы повысить качество предоставляемых услуг.
Прочитать статьюПоддержка кадровых услуг: что это, польза и лучшие методы работы
Узнайте, что такое поддержка кадровых услуг, почему это важно и как с ее помощью можно улучшить условия для сотрудников и значительно повысить эффективность кадровых услуг.
Прочитать статью