Как создать карту процесса за семь шагов

Что такое составление карт процессов?

Составление карты процесса — это наглядное отображение последовательности его рабочих операций. Это делается при планировании проекта и предполагает создание пошаговой диаграммы, на которой показано, кто, когда и каким образом должен выполнить те или иные действия, чтобы все участники были в курсе происходящего. Этот метод помогает решить ряд задач.

• Визуализация. Наглядно представив работу в хронологическом порядке, команды могут мгновенно понять весь процесс от начала до конца.
• Улучшение. На карте процесса сразу заметны препятствия и неэффективные участки. Это дает командам возможность доработать процесс и улучшить его результат.
• Стандартизация. Если встроить составление карт процессов в цикл разработки продукта, то работа команд будет эффективнее, качество — выше, а накладок станет меньше.
• Обучение. Карты процессов могут служить неплохим учебным пособием для новых сотрудников, помогая им получить целостное представление о работе и понять, что требуется лично от них.
• Коммуникация. Благодаря картам процессов участники команд, партнеры и заинтересованные стороны ясно понимают основные рабочие задачи, их очередность и потенциальные узкие места.

Типы карт процессов

Карты процессов бывают разных типов. Одни в большей степени ориентированы на конкретный вид деятельности, например управление agile-проектами или промышленное производство, тогда как другие могут отражать работу, охватывающую сразу несколько областей. Очень важно правильно подобрать тип карты. Он определяется сложностью процесса, количеством входных и выходных данных, а также задействованными ресурсами. Ниже приведены самые распространенные типы.

Диаграмма Swimlane

Диаграммы Swimlane показывают необходимые этапы процесса, охватывающего несколько функциональных областей. Каждая дорожка посвящена конкретной области, например разработке или контролю качества. Каждый этап согласуется с предыдущим, но отображается в своей области (или дорожке) деятельности.

Например, при планировании спринта разработчики могут перейти к следующему этапу на дорожке разработки после того, как отдел контроля качества получит код. Параллельно с этим команда проводит регрессионное тестирование, которое отображается на дорожке контроля качества.

Карта потока создания ценности

Систематизация потока ценности часто применяется в бережливом подходе: составляется схема, на которой работа напрямую связывается с ее ценностью для клиента. Этот метод зародился в промышленности, где стояла задача устранения потерь и продвижения идеи непрерывного совершенствования, но он подходит для любой сферы бизнеса. Карты потоков создания ценности иллюстрируют этапы перемещения продукта или услуги от сырья или идеи до поставки клиенту.

Систематизация потока ценности отвечает на вопрос: чем это будет полезно клиенту? Такой подход позволяет исключить ненужную или маловажную работу и показывает отличные результаты в средах Scrum с их частыми и быстрыми релизами.

Диаграмма SIPOC

Диаграмма SIPOC отображает поставщиков, входные данные, последовательность операций, выходные данные и клиентов для ключевых элементов процесса. Диаграмма разбивается на пять столбцов, соответствующих перечисленным областям, и отражает этапы для каждой из них. Хотя это достаточно сложный тип диаграммы, он удобен при определении области проекта или процесса с несколькими заинтересованными сторонами, входами и выходами.

Преимущества использования карты процесса

Карты процессов имеют ряд преимуществ.

• Повышение эффективности. Визуализируя рабочий процесс, команды могут сразу заметить узкие места, несогласованность расписаний или конфликты ресурсов, а также ненужные этапы. Карты процессов можно применять в качестве инструмента для непрерывного совершенствования: например, можно построить диаграммы текущего и будущего состояний и измерить прирост эффективности.
• Улучшение коммуникации. Имея наглядную карту, участник команды любого (даже нетехнического) профиля легко поймет суть и порядок работы. Эти схемы дают четкое представление о текущем и ожидаемом положении дел.
• Более строгий контроль качества. Определение этапов процесса уменьшает потери, ускоряет выход на рынок и показывает возможные препятствия. Когда команды понимают, какие входные данные необходимы на каждом этапе, они эффективнее планируют и своевременно поставляют продукты.
• Исключение догадок. Стандартизованные карты процессов помогают заинтересованным сторонам заранее оценить объем работы, предвидеть препятствия и принимать обоснованные решения. К тому же, когда работа как на ладони, проще понять влияние этих решений, а это снижает риск просчетов.
• Упрощенное обучение и адаптация. Карты процессов идеально подходят для обучения новых участников команды и помогают им понять, в чем заключается польза их усилий. Такие карты также помогают новым участникам быстрее влиться в работу, ведь у них под рукой есть список сотрудников, к которым нужно обращаться по тем или иным вопросам.

Создание карты процесса

В ходе этой процедуры нужно выбрать процесс, задать начальную и конечную точки, собрать информацию, определить последовательность действий и решений, а затем нарисовать и уточнить карту.

1. Определите начальную и конечную точки

Процесс, выбранный в качестве основы для карты, может быть комплексным (полный цикл от обработки клиентского запроса до запуска продукта) или же небольшим (этапы сбора и подтверждения пользовательских требований). Определив начальную и конечную точки, вы сможете лучше понять, где конкретная карта вписывается в общий бизнес-процесс.

Начальной точкой может быть запрос клиента, функция на дорожной карте продукта или оборудование, подлежащее техническому обслуживанию. Понимая суть начальной точки, вам будет проще устранить препятствия, такие как неполные требования, на поздних этапах процесса.

Конечной точкой могут стать запуск нового продукта или отправка продукта на тестирование. Четко определите конечную точку: она поможет оценить успех проекта.

2. Опросите заинтересованные стороны

Подключите всех участников команды, заинтересованные стороны, партнеров, поставщиков и лиц, принимающих решения. Они будут корректировать процесс или выполнять его этапы. Подробно опросите каждого человека, чтобы собрать необходимые сведения. Если для процесса необходимо соблюдение нормативных требований, привлеките лиц, ответственных за нормативную сертификацию.

Пригласите всех участников к сотрудничеству. Это поможет каждому разобраться в тонкостях процесса и простимулирует чувство сопричастности. Зачастую опыт отдельных сотрудников приводит к новым идеям и творческим решениям.

3. Расположите шаги в последовательности

Вместе с остальными участниками логично упорядочьте шаги от начальной точки до конечной. Так вы получите простое для понимания линейное представление со всеми этапами.

4. Укажите точки принятия решений

Определив последовательность, добавьте точки принятия решений, влияющие на ход процесса. Так, производитель медицинского оборудования может обозначить следующие условия: поступило ли сырье, соответствуют ли конкретные компоненты нормативным стандартам и т. д. Разработчики ПО могут включить проверку кода, тестирование качества или приемку пользователями.

5. Нарисуйте карту процесса

Выберите карту процесса того типа, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Создайте наглядное представление процесса. Чтобы карта была понятной для всех, пользуйтесь стандартизированной символикой. Многое ПО для разработки продуктов включает такую символику и возможности для ускорения творчества. Кроме того, подумайте о том, чтобы соединить этапы процесса с помощью стрелок и таким образом проиллюстрировать работу.

Доски Confluence — это пространство для совместной работы, где команды могут свободно творить на бесконечном холсте. Гибкость этого инструмента позволяет командам перемещать визуальные представления этапов, сохраняя при этом связь между точками принятия решений.

6. Проверьте и утвердите карту

Поделитесь картой процесса с заинтересованными сторонами и при необходимости внесите изменения. Так вы обеспечите логическую последовательность и целостность карты, а также избежите лишней информации. Всесторонняя проверка крайне важна для раннего внедрения, управления изменениями и постоянного совершенствования. Необходимо, чтобы все участники чувствовали себя авторами окончательной карты процесса.

7. Внедрите карту процесса

Внедрив карту, следите за ее эффективностью. Помните, что она будет меняться по мере роста бизнеса, выявления новых требований или изменения потребностей клиентов.

Чтобы сделать работу с картой удобнее, добавьте ее в ПО для управления заданиями, отразите на диаграммах Ганта и обеспечьте доступ к ней из инструментов для составления дорожных карт. Кроме того, помните, что автоматизация рабочих процессов основывается на вашей карте и должна отражать ее.

В будущем, когда вам потребуется внести изменения, начните с реализованных карт процессов: они будут ключевым компонентом действий, направленных на непрерывное улучшение.

Рекомендации по созданию карты процесса

Качественная карта процесса не обходится без стандартизированной символики, четких начальной и конечной точек, а также точек принятия значимых решений.

Соберите команду, в которой будут сотрудники из всех рабочих областей. Сосредоточьтесь на простых решениях. Позвольте команде провести мозговой штурм, чтобы выработать стратегию и прийти к процессу, который будет отвечать потребностям компании.

Использование досок Confluence для создания карт процессов

Доски Confluence преображают рабочее пространство команды с помощью гибких цифровых полотен, позволяя как никогда эффективно проводить сеансы мозгового штурма, а также планировать и реализовывать работу. Доски легко интегрируются с инструментами Atlassian, позволяя подключить дорожные карты продуктов, методики управления заданиями и проектами и другие инструменты разработки продуктов.

Раскройте творческий потенциал команды: участники смогут создавать процессы, разрабатывать долгосрочные планы и проводить ретроспективы проектов в режиме реального времени.

Создайте карту процесса с помощью досок Confluence бесплатно.