Welche Rolle spielt Kanban beim Projektmanagement? Ein Überblick über die Methode

Wichtigste Vorteile

• Kanban ist ein visuelles Agile-Framework, das Work in Progress überschaubar macht und durch transparente Workflows kontinuierliche Verbesserung fördert.

• Teams verwenden Kanban Boards und -Karten, um Aufgaben zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und Lieferzyklen zu optimieren.

• Zu den wichtigsten Praktiken gehören das Festlegen von WIP-Grenzen, die Standardisierung von Arbeitsabläufen und die Verwendung von Metriken wie Durchlaufzeit und kumulative Flussdiagramme.

• Teams verwenden WIP-Grenzen auf Kanban Boards, um fokussiert zu bleiben, Kapazitäten zu verwalten und reibungslose Abläufe sicherzustellen.

Kanban ist eine Methode für das Workflow-Management, die Teams dabei hilft, Aufgaben zu visualisieren, Work in Progress zu begrenzen und den Aufgaben-Flow von Anfang bis Ende zu optimieren. 

Indem Kanban Aufgaben sichtbar und überschaubarer macht, können Teams einfacher Prioritäten setzen, zusammenarbeiten und konsistenter Mehrwert liefern.

Dieser Leitfaden behandelt die Kernprinzipien von Kanban, wie Boards und Karten funktionieren, die Vorteile der Verwendung von Kanban, wie Kanban im Vergleich zu Scrum abschneidet und die Tools, die Teams dabei unterstützen, ihre Aufgaben mit Kanban zu verwalten.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine visuelle Methode für das Workflow-Management, mit der Teams die Bereitstellung von Arbeit optimieren und kontinuierlich verbessern können, indem sie Aufgaben visualisieren, Work in Progress begrenzen und sich auf die Flow-Effizienz konzentrieren. 

In einem Kanban-System visualisieren Teams Aufgaben auf einem Board, leiten diese durch definierte Phasen und nutzen klare Grenzen, damit sich nicht zu viele Aufgaben auf einmal ansammeln. Eine der zentralen Kanban-Prinzipien besteht darin, Workflows übersichtlicher zu gestalten, besser zu verwalten und zu optimieren. 

Anstatt Aufgaben nur in festen Zyklen zu planen, unterstützt Kanban einen fortlaufenden Flow, bei dem Teams Prioritäten anpassen können, während die Arbeit voranschreitet. Teams verwenden Kanban häufig in der Softwareentwicklung, in der IT, in Operations, im Marketing und in anderen Bereichen, in denen Transparenz, Flexibilität und kontinuierliche Bereitstellung wichtig sind.

Kanban-Tools bieten Teams konfigurierbare Boards, Backlog-Management, Work-in-Progress-Grenzen, Filter und Berichterstellung, um Fortschritte zu überwachen und den Flow zu verbessern. Erfahre in diesem hilfreichen Tutorial, wie du Kanban mit Jira umsetzt.

Geschichte von Kanban

Die Wurzeln der Kanban-Methode liegen in der Fertigung, doch die Grundidee ist simpel: die Arbeit am Laufen halten, indem das Angebot an die tatsächliche Nachfrage angepasst wird. Was als Produktionssystem bei Toyota begann, wurde später zu einer flexiblen Workflow-Methode, die von Teams weit über die Fabrikhalle hinaus genutzt wird.

• Ende der 1940er: Kanban entstand bei Toyota als Methode zur Verbesserung der Entwicklungs- und Produktionsprozesse.

• Inspiration aus dem Supermarkt: Toyota modellierte das System nach dem Vorbild von Supermärkten, in denen Regale auf Grundlage dessen wieder aufgefüllt werden, was Kunden tatsächlich kaufen.

• Just-in-Time-Produktion: Dieser Ansatz wurde Teil des Just-in-Time-Produktionsmodells von Toyota und half Teams dabei, überschüssige Lagerbestände zu reduzieren und Materialien an der Nachfrage auszurichten.

• Breitere Akzeptanz: Im Laufe der Zeit entwickelte sich Kanban über die Fertigung hinaus und wurde zu einer Workflow-Management-Methode für Software, IT, Operations, Marketing und andere Wissensarbeiten.

Wie funktioniert Kanban?

Ein klarer Kanban-Flow hilft Teams zu verstehen, wie sich Aufgaben von der Anfrage bis zum Abschluss bewegen. Das Ziel ist, jeden Schritt sichtbar zu machen, Aufgaben überschaubar zu halten und einen wiederholbaren Prozess zu schaffen, den Teams im Laufe der Zeit überprüfen und verbessern können.

• Workflow auf einem Kanban Board abbilden: Definiere zuerst die Phasen, die ein Vorgang durchläuft, z. B. "Zu erledigen", "In Arbeit", "In Überprüfung" und "Erledigt". Das Board sollte die Art und Weise widerspiegeln, wie dein Team tatsächlich arbeitet.

• Jede Aufgabe als Karte darstellen: Erstelle für jeden Vorgang eine Karte, damit das Team schnell sehen kann, was erledigt werden muss, wem er gehört und wo er im Prozess steht.

• Aufgaben durch jede Prozessphase bewegen: Wenn Vorgänge voranschreiten, verschiebe jede Karte auf dem Board von einer Phase zur nächsten. So haben alle einen gemeinsamen Überblick über aktuelle Prioritäten und den Fortschritt.

• Flow durch WIP-Grenzen sichern: Begrenze die Menge an Vorgängen, die in jeder Phase zulässig ist, damit das Team fokussiert bleibt, den Kontext seltener wechseln muss und verhindert wird, dass sich Arbeit anhäuft.

• Board zur Erkennung von Engpässen und zur Verbesserung nutzen: Überprüfe das Board regelmäßig, um stagnierende Vorgänge, überlastete Phasen oder wiederkehrende Blocker zu identifizieren, und passe dann den Prozess an, um den Flow zu verbessern.

So helfen Kanban Boards und -Karten Teams bei der Verwaltung von Aufgaben

Kanban Boards und -Karten machen komplexe Workflows transparenter und einfacher zu verwalten. Zusammen helfen sie Teams dabei, auf Prioritäten zu achten, den Fortschritt zu verfolgen, Blocker zu identifizieren und die Bereitstellung voranzutreiben, ohne wichtige Details aus dem Blick zu verlieren.

Kanban Boards

Ein Kanban Board visualisiert Vorgänge, während sie sich durch die einzelnen Phasen eines Prozesses bewegen. Einfache Boards können Spalten wie "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt" enthalten, Teams können die Spalten jedoch an ihren eigenen Workflow anpassen. 

Indem alle aktiven Vorgänge an einem Ort angezeigt werden, können Teams die Prioritäten besser verstehen, Kapazitäten leichter verwalten und Engpässe schneller erkennen.

Kanban-Karten

Kanban-Karten stellen einzelne Vorgänge auf dem Board dar. Jede Karte zeigt in der Regel den Status, den Besitzer, die Priorität und den relevanten Kontext der Aufgabe an, z. B. eine Beschreibung, das Fälligkeitsdatum, Links oder unterstützende Dateien. 

Während Karten den Workflow durchlaufen, können Teams den Fortschritt verfolgen, Blocker erkennen und sehen, wie die Arbeit von Anfang bis Ende voranschreitet.

Vorteile des Kanban-Frameworks

Kanban ist heute eine der beliebtesten agilen Methoden. Sie unterstützt Teams jeder Größe bei der Verbesserung der Aufgabenplanung, des Durchsatzes und der Transparenz.

Flexibilität bei der Planung

Ein Kanban-Team konzentriert sich hauptsächlich auf die Aufgabe, die aktiv ausgeführt wird. Sobald das Team eine Aufgabe abgeschlossen hat, wählt es die nächste Aufgabe aus dem Backlog aus. Der Produktinhaber kann die Priorität von Aufgaben im Backlog beliebig neu festlegen, ohne das Team zu unterbrechen, da sich alle Änderungen, die nicht den aktuellen Vorgang betreffen, nicht auf das Team auswirken. 

Kürzere Durchlaufzeit

Die Durchlaufzeit ist die Zeit, die eine Aufgabe benötigt, um den Workflow des Teams zu durchlaufen – von dem Moment, an dem sie gestartet wird, bis zu dem Moment, an dem sie ausgeliefert wird. Die Verbesserung der Durchlaufzeit hilft Teams, zukünftige Bereitstellungen mit mehr Zuversicht zu prognostizieren.

• Sich überschneidende Kompetenzen aufbauen: Wenn mehr als eine Person die gleiche Aufgabe erledigen kann, ist es weniger wahrscheinlich, dass die Arbeit an einem einzigen Spezialisten hängen bleibt. Praktiken wie Code-Überprüfung, Mentoring und gemeinsame Verantwortung helfen dabei, Wissen im Team zu verbreiten.

• Verantwortung für laufende Aufgaben aufteilen: Kanban funktioniert am besten, wenn sich Teammitglieder gegenseitig dabei helfen, aktive Vorgänge voranzubringen, statt sich auf eng gefasste Aufgabenbereiche zu beschränken. Zum Beispiel können Entwickler und QA-Engineers zusammenarbeiten, um Probleme bei Tests schneller zu lösen.

• Engpässe als Team angehen: Wenn sich Vorgänge in einer Phase verlangsamen, kann sich das ganze Team darauf konzentrieren, den Blocker zu beseitigen, anstatt weiterhin neue Aufgaben zu beginnen.

• Übergabeverzögerungen reduzieren: Ein gemeinsamer Überblick erleichtert es, zu erkennen, wann Vorgänge zur Überprüfung, zum Testen oder zum Release bereit sind, sodass sie mit weniger Unterbrechungen durch den Workflow geleitet werden können.

Weniger Engpässe

Zu viele Aufgaben gleichzeitig zu übernehmen, kann die Effizienz beeinträchtigen. Wenn Teams zu viel gleichzeitig in Angriff nehmen, nimmt das Wechseln des Kontexts zu und Aufgaben brauchen länger, um abgeschlossen zu werden.

Deshalb ist ein wichtiger Grundsatz des Kanban-Prozesses, Grenzen für Work in Progress zu setzen. 

WIP-Grenzen unterstützen auch ein besseres Workload-Management, da Teams besser erkennen können, wenn sich zu viele Vorgänge in einer Phase befinden oder sie zu wenigen Personen zugewiesen sind. Solche Engpässe können auf mangelnden Fokus oder fehlende Mitarbeiter und Kompetenzen zurückzuführen sein.

Ein typisches Softwareteam hat möglicherweise vier Workflow-Status festgelegt: "Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Code-Überprüfung" und "Erledigt". Das Team kann die WIP-Grenze für den Status der Code-Überprüfung auf 2 festlegen.

Eine niedrige WIP-Grenze ermutigt das Team, bestehende Vorgänge zu überprüfen, bevor mehr neue Arbeit begonnen wird. Das trägt dazu bei, Verzögerungen zu reduzieren und die gesamte Durchlaufzeit zu verkürzen.

Visuelle Darstellung von Metriken

Bei Kanban liegt der Schwerpunkt auf kontinuierlicher Verbesserung, daher machen Teams jede Workflow-Iteration effizienter und effektiver. Diagramme ermöglichen Teams zu sehen, ob ihre Prozessänderungen den Flow tatsächlich verbessern.

Zwei Berichte, die Kanban-Teams häufig verwenden, sind Kontrolldiagramme und kumulative Flussdiagramme. In einem Kontrolldiagramm werden die Durchlaufzeit jedes Vorgangs und ein fortlaufender Durchschnitt für das Team dargestellt.

Ein kumulatives Flussdiagramm zeigt, wie viele Vorgänge sich in jedem Workflow-Status befinden. So kannst du leichter Blocker erkennen, wenn sich Vorgänge in einer Phase ansammeln.

Continuous Delivery

Bei Continuous Delivery (CD) geht es darum, Kunden häufige Releases bereitzustellen. In Kombination mit Continuous Integration (CI) unterstützt der Ansatz DevOps-Teams dabei, Software schneller auszuliefern und gleichzeitig die Qualität zu sichern.

Kanban und CD funktionieren gut zusammen, weil beide Ansätze darauf ausgerichtet sind, kleinere Wertbeiträge häufiger bereitzustellen.

Kanban: Best Practices

Folgende einfache Gewohnheiten können Teams helfen, mehr Wert aus Kanban zu ziehen und Aufgaben reibungslos voranzubringen.

• Blocker frühzeitig sichtbar machen: Verwende das Board, um ins Stocken geratene oder blockierte Vorgänge zu flaggen, sobald Probleme auftreten. So können Teams reagieren, bevor Verzögerungen die Bereitstellung beeinträchtigen.

• Engpässe als Team überprüfen: Suche nach Phasen, in denen sich Vorgänge häufig stauen, und besprich dann, was sich ändern muss, um den Flow zu verbessern.

• Zusammenarbeit fördern: Betrachte das Board als gemeinsam genutztes Teamtool und nicht nur als Status-Tracker. Teammitglieder sollten dabei helfen, Vorgänge voranzubringen, auch wenn eine Aufgabe außerhalb ihres üblichen Aufgabenbereichs liegt.

• Realistische WIP-Grenzen setzen: Lege Grenzen fest, die die tatsächliche Kapazität des Teams berücksichtigen, und passe sie dann an, wenn sich der Workflow ändert.

• Kanban-Metrikenfürzukünftige Verbesserung nutzen: Überprüfe Daten zur Durchlaufzeit, zum Durchsatz und zum kumulativen Fluss, um Muster zu erkennen und praktische Prozessverbesserungen vorzunehmen.

Scrum im Vergleich zu Kanban

Sowohl Kanban als auch Scrum sind agile Ansätze, aber sie organisieren Aufgaben auf unterschiedliche Weise. Scrum verwendet Sprints mit fester Länge, definierte Rollen und geplante Zusagen, während Kanban den Fokus auf kontinuierlichen Flow, flexible Priorisierung und WIP-Grenzen legt.

Wann welche Methode eingesetzt wird

Scrum passt möglicherweise besser, wenn Teams…

• am besten mit strukturierten Planungszyklen arbeiten

• von definierten Rollen und Sprint-Zeremonien profitieren

• sich für einen kurzen Zeitraum auf einen festen Umfang festlegen wollen

Kanban passt möglicherweise besser, wenn Teams…

• einen stetigen Fluss eingehender Aufgaben bearbeiten

• mehr Flexibilität bei der Änderung von Prioritäten benötigen

• sich auf die Verbesserung des Flows und die Reduzierung von Engpässen konzentrieren möchten

Einige Teams vereinen die Elemente der Kanban-Methode und Scrum zu einem "Scrumban". Sie kombinieren Sprints mit fester Länge und Rollen aus Scrum mit der Fokussierung auf WIP-Grenzen und Durchlaufzeiten von Kanban.

Teams, die agile Methoden gerade erst einführen, sollten sich jedoch unbedingt für eine Methode entscheiden und diese eine Weile beibehalten. Ist dein Team bereit für die Kanban-Methode? Dann verwende noch heute unsere kostenlose Kanban-Board-Vorlage!

Für Softwareteams hängt die Entscheidung zwischen Kanban und Scrum oft davon ab, wie vorhersehbar die Arbeit ist. Scrum kann Teams dabei helfen, anhand definierter Sprint-Ziele zu planen, während Kanban Teams unterstützen kann, die mehr Flexibilität brauchen, wenn sich Prioritäten verschieben.

Kanban für Softwareteams

Agile Teams können heute Just-in-Time-(JIT-)Prinzipien nutzen, indem sie die laufende Arbeit (Work in Progress, kurz WIP) an die tatsächliche Kapazität des Teams anpassen. Dies unterstützt eine flexiblere Planung, schnellere Bereitstellung, bessere Transparenz und kontinuierliche Verbesserung während des gesamten Entwicklungszyklus.

Die Grundprinzipien von Kanban funktionieren branchenübergreifend, aber Softwareteams finden sie besonders effektiv. 

Im Gegensatz zur Fertigung ändern Softwareteams keine physischen Prozesse und verwalten keinen Lagerbestand. Sie verwenden virtuelle Boards, Aufgabenkarten und Workflow-Richtlinien.

Worauf du bei einem Kanban-Tool achten solltest

Teams können Kanban mit physischen Boards oder einfachen digitalen Tools nutzen, insbesondere wenn Workflows klein und leicht zu verwalten sind. Da Aufgaben jedoch immer komplexer werden, benötigen Teams oft ein Kanban-Tool, das Transparenz, Priorisierung, Berichterstattung und die Zusammenarbeit im Team in großem Maßstab unterstützt.

Suche nach einem Tool, das Folgendes bietet:

• Visuelle Boards: Machen es leicht, die Arbeit von der Anfrage bis zur Fertigstellung zu verfolgen – einschließlich dessen, was gerade in Arbeit, blockiert oder bereit für eine Review ist.

• Flexible Workflows: Ermöglichen es Teams, Spalten, Status und Richtlinien anzupassen, um sie an den tatsächlichen Arbeitsfluss anzupassen.

• Backlog und Vorgangsverfolgung: Hilft Teams dabei, Bugs, Funktionsanfragen, technische Schulden und laufende Verbesserungen zu priorisieren, bevor Arbeit das Board erreicht.

• Berichte und Metriken: Zeigen Vorlaufzeit, Durchlaufzeit, Durchsatz und Engpässe an, damit Teams sich kontinuierlich verbessern können.

• Geteilte Sichtbarkeit: Hält Beteiligte auf dem Laufenden, ohne auf ständige manuelle Aktualisierungen angewiesen zu sein.

Jira ist ein Beispiel für ein Kanban-Tool, das entwickelt wurde, um diese Komplexität zu unterstützen. Teams können Boards und Workflows anpassen, Backlogs und Vorgänge verwalten und Berichte nutzen, um die Lieferung im Lauf der Zeit zu verbessern. 

Viele sofort einsatzbereite KI-Tools können dabei helfen, Arbeit zusammenzufassen oder Updates zu erstellen. Oft können sie aber nicht mit der Tiefe und Workflow-Komplexität mithalten, die Jira für Softwareteams unterstützt.

Verwende Kanban, um einen klareren, effizienteren Workflow zu erstellen.

Kanban hilft Teams, Arbeit zu visualisieren, Prioritäten zu verwalten und die Bereitstellung langfristig zu verbessern. Indem Teams Arbeit sichtbar machen, können sie Engpässe früher erkennen, Überlastung einschränken und den Fortschritt vorantreiben, ohne auf ständige Statusbesprechungen angewiesen zu sein.

Der richtige Ansatz hängt vom Workflow des Teams, der Komplexität und den Anforderungen an die Zusammenarbeit ab. Du kannst damit beginnen, Kanban mit Jira zu lernen, indem du eine kostenlose Vorlage für ein Kanban Board nutzt. Sie hilft deinem Team, die Arbeit zu visualisieren, den Fluss zu steuern und die Bereitstellung langfristig zu verbessern.

Einfache Boards eignen sich möglicherweise gut für kleinere Teams, während komplexere Software-Workflows oft von einem Tool profitieren, das flexible Boards, Backlog-Priorisierung, Berichterstattung und gemeinsame Sichtbarkeit unterstützt.

Kanban: Häufig gestellte Fragen

Was sind die häufigsten Kanban-Fehler?

Häufige Kanban-Fehler sind, zu viele Spalten hinzuzufügen, WIP-Limits zu ignorieren, Aufgaben zu lange ohne Überprüfung liegen zu lassen und das Board wie eine statische Aufgabenliste statt wie ein aktives Workflow-Tool zu behandeln.

Teams haben möglicherweise auch dann Schwierigkeiten, wenn sie keine klaren Richtlinien für jede Phase der Arbeit festlegen. Zum Beispiel sollte jeder verstehen, was "bereit zur Überprüfung" bedeutet, wann eine Aufgabe weitergeführt werden kann und wer für den nächsten Schritt zuständig ist.

Was sind die 4 Kanban-Prinzipien?

Die vier Kanban-Prinzipien lauten: Workflow visualisieren, WIP begrenzen, Abläufe verwalten und sich kontinuierlich verbessern. Diese Prinzipien helfen Teams dabei, das Aufgabenmanagement zu optimieren und effizient Mehrwert zu schaffen.

Ist Kanban ein agiles oder ein Scrum-Modell?

Kanban ist ein agiles Framework, das sich jedoch von Scrum unterscheidet. Obwohl es sich bei beiden um agile Methoden handelt, konzentriert sich Kanban auf kontinuierliche Abläufe und die Visualisierung von Aufgaben, während beim Scrum-Modell Sprints fester Länge und definierte Rollen verwendet werden.

Was ist ein einfaches Beispiel für Kanban?

Ein einfaches Beispiel für Kanban ist ein Board mit den Spalten "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt". Aufgaben wandern von links nach rechts, wenn mit ihnen begonnen wird, an ihnen gearbeitet wird und sie abgeschlossen werden. Dieser visuelle Ansatz hilft Teams, den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren.

Welche Kanban-Metriken sollte ich verfolgen?

Nützliche Kanban-Metriken sind Durchlaufzeit, Vorlaufzeit, Durchsatz und Work in Progress. Diese Metriken helfen Teams zu verstehen, wie schnell sich Aufgaben bewegen, wie viele Aufgaben sie abschließen und wo Engpässe auftreten.

Teams können auch blockierte Aufgaben, alternde Vorgänge und den kumulativen Flow verfolgen, um Verzögerungen früher zu erkennen. Das Ziel ist nicht, alles zu messen. Es geht darum, Metriken auszuwählen, die dem Team helfen, den Flow zu verbessern und bessere Planungsentscheidungen zu treffen.