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Qu'est-ce que la gestion des connaissances RH et comment la mettre en œuvre
Les ressources humaines ne se limitent pas au recrutement et au licenciement. Les équipes RH ont besoin d'un accès rapide aux politiques, procédures, bonnes pratiques et connaissances institutionnelles pour assister les collaborateurs et favoriser la réussite de l'entreprise.
Dans ce guide, nous aborderons la définition de la gestion des connaissances RH, son importance et la manière de mettre en place un système adapté à votre organisation. Nous aborderons tous les aspects, des composants de base aux stratégies de mise en œuvre, et vous montrerons comment les outils modernes peuvent rationaliser l'ensemble du processus.
Qu'est-ce que la gestion des connaissances RH ?
La gestion des connaissances RH désigne la manière dont une organisation collecte, organise, stocke et partage toutes les informations dont les équipes RH ont besoin pour faire leur travail. La combinaison des ressources humaines et de la gestion des connaissances englobe tout, des manuels destinés aux collaborateurs et des documents relatifs aux politiques aux connaissances institutionnelles sur la culture d'entreprise, les bonnes pratiques en matière de recrutement et les leçons tirées des initiatives passées.
À la base, la gestion des connaissances RH crée un dépôt centralisé où les professionnels des ressources humaines peuvent trouver rapidement des réponses aux questions des collaborateurs et accéder à la sagesse collective de leur équipe. Elle va au-delà du simple stockage de documents en créant des liens entre les informations et en rendant les connaissances consultables et exploitables.
Pourquoi la gestion des connaissances RH est-elle importante ?
La gestion des connaissances RH ne profite pas seulement au service RH lui-même. Lorsqu'elle est bien mise en œuvre, elle soutient l'ensemble de l'organisation en garantissant une diffusion cohérente des informations, en réduisant les temps de réponse et en conservant la mémoire institutionnelle à mesure que les membres de l'équipe changent.
L'engagement des collaborateurs s'améliore lorsque les travailleurs obtiennent des réponses rapides et précises. Rien ne frustre plus les collaborateurs que de recevoir des informations contradictoires sur les avantages sociaux ou les politiques. Du point de vue de la prise de décisions, l'accès organisé aux données historiques et aux métriques de performance permet aux équipes RH de faire de meilleurs choix.
Plus important encore, une bonne gestion des connaissances empêche la perte de connaissances lorsque des membres expérimentés de l'équipe quittent l'entreprise. Sans systèmes permettant de capter l'expertise, les entreprises perdent des informations précieuses qui ont mis des années à se développer.
Principaux composants de la gestion des connaissances RH
Une gestion efficace des connaissances RH repose sur plusieurs composantes qui fonctionnent ensemble. On peut citer :
- Capture des connaissances : cela implique la collecte systématique d'informations à partir de documents, de conversations, d'expériences et d'observations au sein du service RH.
- Stockage et organisation : les informations doivent être stockées dans des formats accessibles avec une catégorisation logique, des conventions de dénomination cohérentes et des capacités de recherche robustes qui permettent de les retrouver facilement.
- Partage des connaissances : ce composant garantit la circulation des informations dans l'ensemble de l'organisation grâce à une documentation officielle, à des programmes de formation et à des outils de collaboration informels.
Mise à jour régulière : les organisations ont besoin de processus continus pour maintenir les informations à jour, pertinentes et exactes au fur et à mesure de l'évolution des politiques et des procédures.
Au-delà de ces fonctions essentielles, le succès repose en réalité sur la mise en place de trois principes fondamentaux :
- Les systèmes de gestion des connaissances RH fournissent une plateforme qui rend les connaissances accessibles et consultables par tous ceux qui en ont besoin.
- Des processus solides garantissent que les informations sont capturées de manière cohérente et restent à jour au fil du temps.
- La culture organisationnelle détermine si les personnes participent réellement, car sans l'adhésion du personnel qui reconnaît la valeur du partage de son expertise, même les meilleurs systèmes restent inutilisés.
Avantages d'une gestion efficace des connaissances RH
Lorsque les équipes RH gèrent correctement les connaissances, les effets positifs se répercutent sur l'ensemble de l'organisation. L'amélioration des opérations RH touche tous les aspects, des activités quotidiennes à la planification stratégique à long terme, créant ainsi une valeur qui s'accumule au fil du temps.
Améliorer la prise de décisions et la planification stratégique
L'accès à des connaissances RH organisées change la façon dont les décisions sont prises. Lorsque les professionnels des ressources humaines peuvent faire référence à des données historiques, aux commentaires des collaborateurs et à des décisions passées, ils font des choix plus éclairés qui correspondent aux objectifs de l'entreprise.
La planification stratégique peut être un processus plus efficace lorsque les équipes ont accès aux tendances complètes des effectifs et aux résultats des initiatives précédentes. Le contexte historique permet d'identifier ce qui fonctionne et ce qui pourrait mieux fonctionner.
Améliorer l'intégration et la formation des collaborateurs
L'intégration des nouveaux collaborateurs est l'un des processus RH les plus exigeants en termes de connaissances. Lorsque les informations relatives à l'intégration sont bien organisées, les nouvelles recrues sont plus rapidement opérationnelles et vivent une meilleure expérience au cours des premières semaines cruciales.
La centralisation des ressources garantit que tous les nouveaux collaborateurs reçoivent des informations cohérentes, quelle que soit la personne qui organise l'orientation. Les programmes de formation bénéficient de ressources de connaissances organisées grâce auxquelles les formateurs accèdent à des documents actualisés et aux commentaires des sessions précédentes. Lorsque les collaborateurs trouvent des réponses grâce à des bases de connaissances en libre-service, ils peuvent être plus indépendants et confiants.
Accroître la collaboration et réduire les pertes de connaissances
La gestion des connaissances RH élimine les silos d'informations et favorise la collaboration entre les équipes. Lorsque les connaissances sont centralisées et accessibles, les membres de l'équipe partagent naturellement plus d'informations et s'appuient sur le travail de chacun.
Cet environnement collaboratif permet de mieux résoudre les problèmes, car les défis sont abordés sous plusieurs angles. La prévention de la perte de connaissances est l'avantage le plus important à long terme. Lorsque des collaborateurs expérimentés quittent l'entreprise, une bonne gestion des connaissances permet de conserver leur expertise sous des formats accessibles aux futurs membres de l'équipe.
Améliorer la conformité et la gestion des risques
Rester à la pointe en matière de conformité est l'un des plus grands casse-tête des RH, en particulier lorsque les règles changent constamment et varient selon le lieu ou le secteur d'activité. Un bon système de gestion des connaissances facilite grandement cette tâche en regroupant toutes les exigences légales actuelles au même endroit et en s'assurant que les politiques reflètent bien les exigences actuelles, et non celles d'il y a deux ans.
Lorsque tout le monde peut accéder aux mêmes informations centralisées, il est beaucoup plus facile de gérer des situations similaires de manière cohérente au sein de l'organisation. Personne ne veut expliquer à un auditeur pourquoi la même politique a été appliquée différemment dans différents services. De plus, lorsque la documentation relative à la conformité est organisée et facile à trouver, il est beaucoup moins stressant de répondre aux audits.
Défis les plus fréquents liés à la gestion des connaissances RH et comment les surmonter
Même si tout le monde s'accorde à dire que la gestion des connaissances RH est utile, sa mise en œuvre peut parfois s'avérer plus difficile. Le principal obstacle est de faire participer les personnes. La plupart des collaborateurs considèrent le partage des connaissances comme une tâche supplémentaire qui s'ajoute à leur charge de travail déjà importante, plutôt que comme quelque chose qui facilitera leur travail.
Ce problème s'aggrave lorsque la technologie est difficile à utiliser ou ne s'intègre pas bien aux outils que les gens utilisent déjà. Personne ne veut se connecter à un autre système lent et confus, surtout lorsqu'il s'agit d'aider quelqu'un rapidement. Et même avec une bonne technologie, certaines organisations éprouvent des difficultés parce que le partage des connaissances ne fait tout simplement pas partie de leur culture : les personnes ont tendance à garder les informations pour elles au lieu de les partager.
La bonne nouvelle ? Ces défis ont des solutions. Montrez aux personnes comment la gestion des connaissances leur fait gagner du temps et facilite leur travail, et ils participeront. Investissez dans des plateformes modernes qui s'intègrent parfaitement aux outils existants. Plus important encore, incitez la direction à adopter des comportements de partage des connaissances et à reconnaître les personnes qui y contribuent.
Comment mettre en œuvre la gestion des connaissances RH
La mise en œuvre réussie de la gestion des connaissances RH nécessite une planification minutieuse, les bons outils et un engagement continu. Le processus implique des étapes clés qui s'appuient les unes sur les autres pour créer des systèmes complets.
La mise en œuvre doit s'aligner sur les objectifs, la culture et les processus existants de l'organisation. Le succès dépend de l'adhésion de la direction et des utilisateurs finaux. Les dirigeants doivent fournir les ressources nécessaires, tandis que les utilisateurs doivent percevoir clairement la valeur de leur participation.
Évaluer les actifs de connaissances actuels
Avant de créer quelque chose, faites le point sur ce dont vous disposez déjà. Cela implique de passer en revue les documents RH existants, d'évaluer les processus actuels et d'identifier les personnes qui possèdent une expertise précieuse au sein de votre équipe.
Recherchez des modèles dans la manière dont les informations sont actuellement stockées et dont les personnes trouvent ce dont elles ont besoin. Portez une attention particulière aux lacunes en matière de connaissances, c'est-à-dire aux domaines dans lesquels les informations sont manquantes, obsolètes ou difficiles d'accès. Cette évaluation vous donne un point de départ clair et vous aide à hiérarchiser les priorités.
Définir les objectifs et le périmètre
Des objectifs clairs permettent à votre initiative de gestion des connaissances de rester ciblée et mesurable. Identifiez les résultats spécifiques que vous souhaitez obtenir, qu'il s'agisse de réduire les temps de réponse, d'améliorer la cohérence des politiques ou de prévenir la perte de connaissances lorsque des collaborateurs quittent l'entreprise. Déterminez ensuite quelles fonctions et équipes RH participeront au déploiement initial.
Choisir les bons outils et plateformes RH
Le système de gestion des connaissances RH que vous choisirez déterminera le succès ou l'échec de vos efforts en matière de gestion des connaissances. Recherchez un logiciel qui facilite le stockage, l'organisation et la recherche d'informations tout en s'intégrant parfaitement à vos systèmes RH existants. Les plateformes modernes s'intègrent souvent aux solutions ITSM pour fournir des fonctionnalités complètes de gestion des services.
Le logiciel RH Jira Service Management associe de puissantes fonctionnalités de base de connaissances à des fonctionnalités de gestion des services qui optimisent les opérations RH. La plateforme permet aux équipes RH d'acquérir des connaissances dans le cadre de leur travail quotidien, ce qui rend la collecte d'informations naturelle plutôt que contraignante.
Capturer et organiser les connaissances
Recueillez des connaissances explicites dans des documents existants, puis capturez une expertise tacite par le biais d'entretiens et de la documentation des processus. Structurez les informations de manière logique à l'aide de catégories claires et d'un balisage cohérent qui rend tout consultable. Vous pouvez vous fonder sur un modèle de base de connaissances RH pour organiser efficacement les informations RH.
Favoriser une culture de partage des connaissances
Pour inciter les gens à participer, il faut un leadership qui donne l'exemple en matière de partage et reconnaît les contributeurs. Centrez la formation sur les avantages personnels plutôt que sur les fonctionnalités technologiques. Facilitez la contribution en intégrant la capture des connaissances dans les workflows existants afin que la participation soit naturelle plutôt que contraignante.
Le choix d'un modèle de prestation ne dépend pas uniquement de l'état actuel de votre entreprise. Il est également important de prendre en compte les objectifs à long terme de votre organisation. Si vous prévoyez une croissance significative, choisissez un modèle de prestation de services RH capable d'évoluer en fonction de votre entreprise.
Surveiller, mettre à jour et améliorer
Mettez en place des cycles de révision réguliers et définissez clairement la propriété du contenu afin de maintenir les informations à jour. Utilisez les analyses et les commentaires des utilisateurs pour identifier les problèmes et les lacunes. L'objectif est de garantir une évolution continue basée sur les formes d'utilisation réelles et l'évolution des besoins organisationnels.
Utiliser Jira Service Management pour améliorer la gestion des connaissances RH
Jira Service Management offre des avantages uniques aux équipes RH qui mettent en œuvre une gestion complète des connaissances. La plateforme associe de solides fonctionnalités de base de connaissances à des fonctionnalités de gestion des services qui rationalisent les opérations et améliorent l'expérience des employés.
La gestion des connaissances et l'intégration des demandes de service créent de puissantes synergies. Lorsque les employés envoient des demandes relatives aux ressources humaines, les agents accèdent rapidement aux politiques et articles pertinents pour obtenir des réponses précises. L'automatisation des workflows garantit la mise à jour des connaissances grâce à des rappels et à des fonctionnalités d'automatisation des tâches de ressources humaines. La plateforme prend en charge les pratiques de gestion des ressources humaines et offre des fonctionnalités de base de connaissances en libre-service qui réduisent les demandes de renseignements de routine tout en renforçant l'indépendance du personnel.
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