Comment aligner les équipes grâce à Confluence
Même un projet bien planifié peut échouer si les équipes ne sont pas en phase. Des mises à jour manquées entraînent du travail en double, et des priorités floues provoquent des retards. Sans système clair, même les équipes les plus compétentes peinent à travailler efficacement.
Confluence offre un espace central où les responsables de projet peuvent regrouper plans, ressources et mises à jour sur l’avancement. Plutôt que de courir après les informations ou de régler des malentendus, les équipes peuvent rester organisées et avancer en toute confiance.
Avec un hub de projets adapté, le travail reste sur la bonne voie et les équipes peuvent rapidement s’ajuster au changement des priorités. Voici comment en créer un dans Confluence pour maintenir l’alignement de votre équipe, du lancement jusqu'à la clôture du projet.
Remettez de l'ordre dans le chaos grâce à un espace de travail centralisé
Il est crucial de supprimer les silos d’informations pour assurer l’alignement de l’équipe. Quand les détails du projet sont dispersés entre des e-mails ou plusieurs outils, il est difficile pour les équipes de collaborer efficacement. La mise en place d’un espace Confluence dédié permet de résoudre ce problème en centralisant les connaissances de votre équipe dans un espace de travail unique et organisé.
Un espace de projet bien structuré permet de tenir votre équipe informée, mais aussi de créer une source de référence unique qui garantit que tout un chacun, des dirigeants aux responsables de programme, a accès aux informations dont il a besoin exactement au moment où il en a besoin.
Comment mettre en place votre espace de projet
La création d'un espace de projet dédié dans Confluence est simple et intuitive. Commencez par cliquer sur Créer dans votre tableau de bord, puis sélectionnez Espace.
Nommez votre espace en fonction du projet, par exemple « Project Nexus », et ajoutez une icône pour faciliter son identification dans votre espace de travail. Choisissez ensuite un objectif :
- Collaboration : idéal pour les outils comme les tableaux blancs et les modèles, afin de faciliter le brainstorming, la planification et le suivi.
- Base de connaissances : idéal pour les équipes qui gèrent une documentation abondante.
- Personnalisation : idéal pour adapter la configuration aux flux de travail spécifiques de votre équipe.
En structurant votre espace de cette manière, vous facilitez la recherche des mises à jour et évitez de perdre du temps à les chercher dans des outils déconnectés.
Servez-vous des modèles pour structurer votre espace
Donnez un coup d’accélérateur à vos projets et garantissez leur cohérence grâce aux modèles Confluence. Ces modèles prêts à l’emploi font gagner du temps tout en offrant à votre équipe une feuille de route claire et standardisée.
Pour commencer, explorez la bibliothèque de modèles et choisissez celui qui répond le mieux à vos besoins. Dans la page des modèles, cliquez sur Utiliser le modèle, choisissez votre espace de projet, puis sélectionnez Créer une page. Une fois le modèle généré, il est temps de demander à votre équipe de renseigner les informations du projet.
Par exemple, avec le modèle de calendrier de projet, vous pouvez définir les buts et objectifs, et attribuer les tâches clés du projet pour que tout reste sur la bonne voie. Ajoutez des dates d'échéance, des dépendances, des étiquettes d'état et des liens intégrés vers les documents de référence, afin que chacun ait une vision claire de ce qui l’attend.
Confluence propose une variété de modèles pour aider les responsables de projet et de programme à organiser leurs équipes et à travailler efficacement. Essayez ces modèles de gestion de projet essentiels :
Modèles de planification de projet :
- Plan de projet : définissez les objectifs, les livrables et les étapes importantes.
- Charte de projet : définissez les objectifs du projet, son périmètre et les responsabilités de l’équipe.
- Planification des ressources : répartissez efficacement les personnes, les budgets et les ressources.
- Planification des incréments de programme : alignez les équipes autour des objectifs métier lors d’une séance de travail structurée.
Modèles de flux de travail et d'exécution :
- Planification du sprint : fixez les objectifs du sprint et planifiez leur exécution par les équipes Agile.
- Évaluation des risques : cernez et hiérarchisez les risques en appliquant des stratégies d’atténuation.
- Swimlanes : clarifiez les rôles, les flux de travail et la répartition des tâches.
- Tableau de vision du produit : définissez l’orientation du produit et ses priorités clés.
L'adaptation des modèles aux besoins de votre équipe peut vous permettre d'améliorer la clarté et l’efficacité. Par exemple, dans un plan de projet, l’ajout d'étiquettes d’état codées par couleur à chaque tâche (vert pour les tâches dans les temps, rouge pour les tâches ayant dépassé les délais prévus, ou gris pour les tâches non démarrées) permet de suivre leur progression en un coup d’œil. Dans un plan de ressources, l'intégration de liens vers des feuilles de calcul budgétaires ou des tableaux de disponibilité des équipes permet de centraliser les informations essentielles. Ces ajustements simples aident les équipes à rester en phase et concentrées sur l’exécution.
Le saviez-vous ? Vous pouvez créer des modèles personnalisés dans Confluence pour standardiser les flux de travail et garantir la cohérence de la documentation entre les projets.
Visualisez et rationalisez les workflows en toute simplicité
Chaque projet nécessite un espace réservé à l’idéation et à la résolution créative des problèmes. Les tableaux blancs Confluence offrent une toile infinie pour réfléchir, planifier et transformer les idées en plans d’action.
Les tableaux blancs rendent la collaboration fluide en permettant aux équipes de visualiser les idées en temps réel ou de façon asynchrone. Par exemple, lors d’un design sprint, utilisez des post-its pour définir les personas utilisateur, créer un schéma du parcours client et mettre en lumière les points clés grâce à des annotations. Les membres de l’équipe peuvent ajouter des réactions avec des tampons ou laisser des commentaires écrits ou vidéo pour guider les prochaines étapes.
L’intégration de pages Confluence ou d’autres liens directement dans le tableau blanc permet de faire en sorte que chaque idée reste connectée aux objectifs de votre projet. Cette approche intégrée réduit les changements de contexte et maintient les équipes en phase, permettant ainsi aux idées d’avancer efficacement.
Centralisez et intégrez les ressources des projets à l'aide de bases de données
Des documents dispersés et des informations cloisonnées peuvent désynchroniser les équipes et ralentir l’avancement du projet. Les bases de données Confluence centralisent les ressources de vos projets dans un espace de travail consultable et adaptable. Des outils de suivi des tâches aux journaux des risques, les bases de données aident les équipes à organiser les informations clés et à rester alignées.
La création d'une base de données constitue une tâche simple et flexible. Utilisez le bouton Créer dans la barre de navigation, l’icône + dans la barre latérale de l’espace, ou la commande /basededonnées directement dans une page.
Une fois créée, configurez votre base de données afin qu’elle corresponde aux besoins de votre projet. Importez des données existantes à partir d'un fichier CSV ou commencez avec une structure vierge. Ajoutez des champs comme les dates, les propriétaires ou les étiquettes d'état pour filtrer, trier et rechercher vos données. Personnalisez les dispositions avec des vues sous forme de tableau, de cartes ou de colonnes pour organiser les informations selon le format qui convient le mieux à votre équipe.
Grâce à la synchronisation et à l’intégration en temps réel, les bases de données facilitent l’accès aux ressources. Par exemple, une équipe produit peut intégrer une base de données de spécifications techniques dans son espace de projet, permettant ainsi à ses membres de consulter instantanément les mises à jour sans changer d’outil. Cela garantit l'offre d'informations cohérentes et à jour pour une collaboration fluide.
Le saviez-vous ? Vous pouvez associer les entrées des bases de données Confluence aux tickets Jira, ce qui vous permet de suivre facilement les tâches, les risques et les mises à jour des projets en un seul endroit, sans avoir à effectuer de synchronisation manuelle.
Organisez votre espace de projet
La désorganisation des ressources ralentit l’avancement du projet et engendre de la confusion. Les espaces bien organisés de Confluence permettent à chacun de trouver rapidement ce dont il a besoin, sans interruption.
Utilisez les dossiers et l’imbrication pour organiser les documents de façon logique selon la phase du projet, le service ou la responsabilité.
Par exemple, un responsable de programme planifiant le lancement d’un produit peut créer des dossiers intitulés « Plan du projet », « Journal des risques» et « Livrables de l’équipe » pour faire en sorte que les ressources soient faciles à trouver. L’imbrication des livrables sous les pages parent nous permet de les relier au calendrier global du projet et aide ainsi les membres de l’équipe à savoir dans quelle mesure leur travail contribue à la réalisation des objectifs plus généraux.
La cohérence est la clé de la clarté. Utilisez des conventions de nommage claires, comme l’ajout de dates ou de numéros de version aux titres de fichiers, et étiquetez le contenu connexe avec des libellés, tels que « rapport » ou « ressources marketing ». Cela facilite le filtrage et la recherche d’informations par les équipes, réduisant ainsi le temps consacré à la recherche de ressources.
Pour assurer la sécurité de votre espace de projet, Confluence propose des contrôles d’accès flexibles. Invitez des coéquipiers ou des collaborateurs externes via des outils comme Google, Slack ou Microsoft. L’accès invité permet à des partenaires externes de travailler sur des pages précises sans avoir accès aux informations sensibles, garantissant ainsi une collaboration ciblée et sécurisée.
Connectez-vous à des plateformes externes grâce aux liens intelligents
Les projets font souvent appel à des outils tels que Google Docs et les fichiers Figma pour partager des ressources importantes. Les liens intelligents de Confluence facilitent une collaboration fluide entre les produits Atlassian et les applications tierces en intégrant ces fichiers directement dans votre espace de travail.
Les liens intelligents s’adaptent à votre flux de travail grâce à plusieurs options d’affichage. Utilisez du texte intégré pour une présentation compacte, des cartes pour une référence rapide avec plus de contexte, ou des aperçus complets pour une interaction détaillée, le tout sans quitter la page.
En intégrant des outils externes à l'aide de liens intelligents, Confluence centralise les ressources dans une source de référence unique. Les équipes peuvent accéder à tous leurs fichiers de projet directement dans Confluence.
Le saviez-vous ? L'IA peut résumer le contenu d'un lien intelligent afin que les équipes puissent rapidement passer en revue les détails importants.
Assignez et suivez facilement les tâches
Une définition claire des responsabilités et une bonne visibilité sont essentielles à l'alignement. Confluence facilite la gestion des tâches en les intégrant directement dans les pages de projet. Identifiez les membres de l'équipe, fixez des échéances et associez-les aux détails pertinents du projet. Ainsi, tout le monde sait ce qu'il doit faire et quand.
Renforcez la coordination des équipes en attribuant des états tels que « Brouillon », « En cours » ou « Bloqué » aux livrables. Les notifications en temps réel informent les équipes des mises à jour, ce qui permet aux responsables de programme d'ajuster les calendriers ou de réassigner des tâches si nécessaire, le tout sans quitter Confluence.
Par exemple, lors du lancement de produit, des tâches telles que la mise à jour des textes marketing, la finalisation des spécifications techniques ou la planification de la livraison peuvent être assignées et suivies directement dans Confluence. Au fur et à mesure que les membres de l'équipe accomplissent leurs tâches, ils les cochent, créant ainsi un aperçu en temps réel de l'avancement du projet.
Pour les projets plus importants, utilisez la macro de notification de tâche pour afficher toutes les tâches au même endroit. Cette fonctionnalité permet d'identifier les goulots d'étranglement, de suivre les mises à jour et de garantir le respect des échéances.
Suivez vos projets en toute transparence avec Jira
Confluence et Jira éliminent les silos en regroupant les mises à jour, les tâches et la documentation relatives aux projets en un seul endroit. Ajoutez des feuilles de route, des tableaux et des tickets Jira dans les pages Confluence, et affichez, modifiez et créez des pages Confluence dans Jira. La synchronisation automatique entre les plateformes permet aux équipes de rester informées des priorités et de l'avancement des tâches sans avoir à changer d'outil.
Dans Confluence, mentionner un ticket Jira génère automatiquement un lien à l'aide de la macro des tickets Jira, qui relie les mises à jour aux informations pertinentes du projet. Utilisez la boîte de dialogue Lien de Jira pour associer des tâches à des documents connexes, tels que des notes de réunion ou des plans de projet, afin de fournir à votre équipe le contexte dont elle a besoin.
Imaginez que vous développiez une nouvelle mise à jour logicielle pour une maison connectée. Grâce à la connexion entre Confluence et Jira, vous pouvez intégrer une feuille de route Jira dans l'espace de projet afin de suivre le développement des fonctionnalités ou de relier les rapports de bugs aux corrections techniques. Cette intégration permet aux équipes de rester alignées, d'accélérer la prise de décision et de faciliter le passage de la conception au lancement.
Le saviez-vous ? 76 % des clients Jira ont accéléré la livraison de projets après avoir ajouté Confluence.
Améliorez la clarté avec les vidéos Loom
Certaines choses sont plus faciles à expliquer verbalement. En connectant Loom et Confluence, les équipes peuvent utiliser la vidéo pour améliorer la collaboration et l'alignement.
L'intégration des enregistrements Loom dans Confluence améliore la clarté en ajoutant du contexte aux workflows. Par exemple, un responsable de programme qui révise un calendrier peut créer une vidéo explicative pour présenter les modifications apportées et s'assurer que tout le monde comprend les étapes suivantes. Les vidéos intégrées permettent aux membres de l'équipe asynchrones de rester informés et de revenir sur les détails si nécessaire.
Créez facilement des vidéos Loom sur les pages Confluence ou les tableaux blancs. Sélectionnez Enregistrer dans la barre d'outils de l'éditeur ou tapez /loom pour enregistrer et intégrer des vidéos exactement là où vous en avez besoin.
Les vidéos Loom transforment les longues explications en mises à jour claires et visuelles qui permettent de gagner du temps et de réduire le nombre de réunions. Cette intégration réduit les malentendus et ajoute une touche personnelle à la collaboration, permettant aux équipes de rester alignées et d'aller de l'avant.
Le saviez-vous ? Grâce à l'extension Chrome, à l'application de bureau ou à l'application mobile de Loom, vous pouvez facilement partager des mises à jour où que vous soyez.
Simplifiez les workflows grâce à l'IA
Pour que les équipes restent alignées, il faut des workflows simplifiés et des informations accessibles. L'IA transforme la manière dont les équipes travaillent en automatisant les processus, en résumant le contenu et en améliorant la collaboration afin que les équipes puissent se concentrer sur les objectifs à fort impact.
Utilisez l'IA pour :
- résumer et organiser le contenu : transformez les notes de réunion en plans d'action ou convertissez les sessions de brainstorming en tâches structurées.
- automatiser les tâches répétitives : décrivez ce dont vous avez besoin et créez des règles d'automatisation en quelques secondes. Configurez des rappels pour les échéances des tâches ou archivez automatiquement les pages inactives.
- trouver des informations plus rapidement : recherchez dans Confluence des réponses adaptées à votre travail, ce qui réduit le temps passé à chercher.
Imaginez ceci : après une session de brainstorming, un chef de projet transforme un tableau blanc en un plan d'action détaillé à l'aide de l'IA. Pendant que l'équipe exécute le plan, l'IA tient les parties prenantes informées grâce à des mises à jour automatiques, résume les pages de progression et met en évidence les goulots d'étranglement potentiels.
En réduisant le travail manuel et en facilitant la collaboration, l'IA permet à votre équipe de rester concentrée sur l'obtention de résultats.
Travaillez rapidement avec les tableaux
Apprenez à créer et à mettre en forme des tableaux dans Confluence.
Des affiches d'équipe pour une meilleure collaboration
Apprenez à créer des affiches d'équipe dans Confluence pour favoriser la collaboration.