Automatisez votre flux de travail de contenu avec Confluence et Rovo
Les petites tâches quotidiennes, telles que la mise à jour des pages et le contrôle des états, peuvent sembler insignifiantes. Mais petit à petit, discrètement, elles érodent votre productivité. Imaginez ce que cela représente à l'échelle d'une équipe : cette charge vous fait perdre des journées de travail entières. Résultat ? Des obstacles au progrès et davantage d'erreurs qui mènent parfois au burnout.
En automatisant les tâches routinières, vous aurez plus de temps à consacrer aux tâches à fort impact. Grâce à l'automatisation sans code de Confluence et au support optimisé par l'IA de Rovo, votre équipe peut simplifier les flux de travail et faire avancer les projets.
Automatisation et IA dans Confluence
L'automatisation effectue les tâches répétitives, telles que l'archivage et l'envoi de notifications, afin que votre équipe puisse se concentrer sur ce qui compte. L'IA va encore plus loin en générant du contenu et des suggestions contextuelles dans votre flux de travail.
Dans Confluence, les règles d'automatisation peuvent nettoyer les pages inactives, envoyer des rappels à l'approche des dates limites ou déclencher les approbations des contenus mis à jour. Ces règles ne nécessitent aucun code et peuvent être configurées en quelques minutes.
Rovo ajoute une couche d'IA capable d'interpréter les instructions, de rédiger du contenu, de traduire des documents et de résumer les feedbacks. Il convertit les tâches manuelles en informations automatisées.
Ensemble, ces outils transforment Confluence en un espace de travail qui se met à jour, organise le contenu et signale les problèmes de manière autonome, sans gestion permanente.
Automatisez les tâches routinières dans Confluence
L'automatisation Confluence accélère le travail des équipes en supprimant les étapes manuelles et en uniformisant les flux de travail. En seulement quelques clics, créez des règles assurant le bon déroulement d'un projet.
Voici comment les équipes utilisent ces outils.
Nettoyez automatiquement le contenu obsolète
Qu'il s'agisse d'anciennes notes de lancement, de stratégies qui n'ont jamais vu le jour ou encore de doublons, les contenus obsolètes encombrent tous les espaces de travail. Chaque trimestre, il devient de plus en plus difficile de trouver des informations à jour.
L'automatisation Confluence vous aide à organiser votre espace de travail en archivant automatiquement les pages obsolètes après une période d'inactivité définie, par exemple six mois. Après chaque livraison, les chefs de projet peuvent trier les documents de lancement. Les équipes marketing peuvent également retirer les anciennes campagnes selon un calendrier défini. Pas besoin d'audits trimestriels ou d'intervention manuelle.
De plus, grâce aux règles basées sur des modèles, les nouvelles pages peuvent être étiquetées automatiquement dès leur création, ce qui permet d'organiser votre base de connaissances dès le début.
Communiquez avec tout le monde
Le manque d'informations freine votre dynamique. Les équipes asynchrones ne sont pas toujours informées quand une date limite a été modifiée ou quand un document est prêt à être révisé, ce qui retarde la revue et crée des doublons.
L'automatisation Confluence comble ces lacunes. Déclenchez des alertes lorsque des pages passent de « Brouillon » à « Revue » ou si un contenu n'a pas été mis à jour depuis des semaines. Transmettez ces mises à jour via Slack, Jira ou tout autre outil de communication utilisé par votre équipe.
Par exemple, une équipe distribuée peut automatiser l'envoi d'une notification aux réviseurs dans Slack lorsqu'un document spécifique passe à « Prêt pour revue ». Cette simple règle réduit les retards de suivi et fournit des boucles de feedback continues, et ce sur tous les fuseaux horaires.
Créez des flux de travail reproductibles
Les projets récurrents partent souvent de zéro : nouvelles pages créées manuellement, noms incohérents et contenu dispersé entre différents espaces. Sans processus standard, vous risquez de sauter des étapes importantes et ainsi de ralentir l'avancement de vos projets.
L'automatisation Confluence aide les équipes à mettre en place des systèmes qui fonctionnent de manière autonome. Les boutons intelligents peuvent déclencher des approbations en un seul clic. À tout moment, générez automatiquement des modèles de projets et lancez de nouveaux espaces contenant déjà les pages appropriées.
Prenez l'exemple d'une équipe marketing régionale qui lance des campagnes tous les mois. Grâce à l'automatisation, chaque nouvel espace de campagne créé est pré-rempli. Il contient notamment des briefs, les calendriers ou encore des checklists prêts à l'emploi. La revue et les approbations suivent à chaque fois le même processus. Les projets sont cohérents et se déroulent sans accrocs.
Utilisez Rovo pour rendre vos tâches plus intelligentes
L'automatisation gère les tâches répétitives, Rovo les rend plus intelligentes. Il aide les équipes à créer du contenu plus rapidement, à obtenir des informations instantanément et à rester alignées sans intervention manuelle supplémentaire.
Voici comment Rovo ajoute de la valeur à vos tâches quotidiennes
Générez du contenu à l'aide d'une simple invite
Les pages blanches ralentissent les équipes. Pour résoudre ce problème, Rovo transforme les invites en plans, résumés ou brouillons structurés directement dans Confluence.
Par exemple, après une réunion, un responsable d'équipe peut demander à Rovo de générer automatiquement un résumé et des éléments d'action, puis d'envoyer ce récapitulatif par e-mail pour en informer tout le monde. Au lieu de partir de zéro, l'équipe bénéficie d'une vue d'ensemble claire ainsi que des étapes à suivre. Il ne lui reste plus qu'à les partager.
Les équipes marketing peuvent utiliser Rovo pour accélérer la création de contenu à chaque étape. Une invite telle que « Brief de lancement du produit au 3e trimestre » permet de générer un plan structuré pour le public, les messages et les différents canaux. Après la publication, les équipes peuvent demander à Rovo de résumer la campagne ou de rédiger un contenu de suivi, comme la mise à jour d'un produit ou une newsletter.
Créez des automatisations en langage naturel
L'automatisation Confluence a beau être un outil puissant, tout le monde ne sait pas par où commencer. Rovo vous facilite la tâche : avec lui, il vous suffit de décrire ce que vous voulez, sans aucune configuration technique.
Vous voulez envoyer un rappel aux propriétaires de contenu dès qu'une page n'a pas été mise à jour depuis deux semaines ? Tapez simplement la demande suivante : « Rappelez au propriétaire du contenu si une page n'a pas été mise à jour depuis 14 jours. » Rovo convertit le langage simple en une règle active : plus besoin de naviguer dans les différents menus ou de comprendre la logique conditionnelle. Ainsi, davantage d'équipes peuvent automatiser elles-mêmes leurs tâches routinières.
Traduisez des pages pour vos équipes du monde entier
Une traduction lente retarde les projets internationaux. Rovo élimine ce problème en localisant les pages Confluence dans plusieurs langues, le tout en un seul clic.
Grâce à l'Agent Rovo dédié à la traduction, le Traducteur mondial, une équipe marketing peut traduire un brief de campagne en anglais en espagnol, en japonais et en allemand en l'espace de quelques minutes. En plus d'accélérer les tâches, cette fonctionnalité permet d'uniformiser les messages entre les régions.
Alignez vos équipes sur tous vos outils
Pour les équipes produit et d'ingénierie, restez alignées sur tous les outils constitue un défi quotidien. L'Agent Rovo dédié aux exigences produits réduit cet écart en générant une documentation partagée incluant les mises à jour de Jira et de Confluence.
Si un chef de projet saisit des exigences dans Jira, Rovo génère une page Confluence correspondante. Si le périmètre ou la story d'un projet changent après son lancement, la page est également mise à jour afin que les ingénieurs et les parties prenantes aient toujours les mêmes informations. La synchronisation en temps réel réduit les risques de confusion et accélère les revues, tout en alliant planification et exécution.
Transformer le feedback en informations
Le feedback des clients peut être difficile à gérer lorsqu'il afflue via plusieurs canaux. L'agent Feedback Analyst de Rovo aide les équipes à trier et à résumer rapidement les tickets de support, les réponses aux enquêtes et les avis afin d'identifier les tendances et les priorités.
Les équipes de support peuvent facilement regrouper les demandes similaires, tandis que les responsables produit peuvent les parcourir pour repérer les thèmes récurrents. Plutôt que de passer au crible des centaines de tickets, ils obtiennent un rapport sur les attentes des clients, les dysfonctionnements et les points à améliorer, ce qui leur permet d'agir plus facilement là où cela compte vraiment.
Automatisation ou IA : pourquoi les deux sont indispensables
Considérez l'automatisation Confluence comme votre moteur : elle alimente vos workflows en exécutant des règles, en déclenchant des tâches et en assurant la continuité des opérations. Rovo agit comme un GPS, vous aidant à définir la bonne direction grâce à des suggestions basées sur l'IA et à la génération de contenu.
Voici comment elles se complètent :
Automatisation Confluence
- exécute les workflows que vous définissez
- réduit les étapes manuelles
- envoie des alertes et déclenche des tâches
IA Rovo
- aide à créer et à améliorer les workflows
- suggère, résume et génère du contenu
- traduit, rédige et analyse le feedback
Chaque outil est puissant en soi. Utilisés ensemble, ils aident les équipes à faire avancer le travail, à réduire les efforts manuels et à rester alignées, sans ajouter de complexité.
Simplifier un workflow cette semaine
Le moyen le plus rapide d'augmenter votre productivité est d'automatiser ce qui vous ralentit.
Pas besoin de tout changer du jour au lendemain. Commencez par identifier votre workflow idéal à l'aide du modèle Workflow. Ensuite, commencez par une seule amélioration, comme l'archivage automatique des pages obsolètes ou la relance des réviseurs. Utilisez Rovo pour transformer vos idées éparpillées en plans structurés. Vous passerez moins de temps à courir après les mises à jour et plus de temps sur les tâches importantes pour votre équipe.
Essayez l'automatisation de Confluence et activez Rovo pour éliminer les tâches fastidieuses et faire avancer vos projets plus rapidement.
Travaillez rapidement avec les tableaux
Apprenez à créer et à mettre en forme des tableaux dans Confluence.
Des affiches d'équipe pour une meilleure collaboration
Apprenez à créer des affiches d'équipe dans Confluence pour favoriser la collaboration.