Comment utiliser les tableaux blancs Confluence pour renforcer l'alignement des équipes
La gestion de projets ou de campagnes transverses peut créer de la confusion ou révéler des divergences. À mesure qu'un projet prend forme, des membres de différents services peuvent apporter des changements dénués de sens ou s'occuper de tâches hors de leur périmètre, et qui ne correspondent ni aux objectifs ni au budget.
Quand tant de personnes sont impliquées dans une campagne ou un projet, la communication est primordiale et peut créer des incohérences. Par exemple, si l'équipe marketing lance une promotion ou une campagne de grande envergure sans tenir informée l'équipe des ventes ou de service client, le nombre de demandes inattendues risque d'exploser.
Le fait que les équipes soient disséminées dans des lieux ou des fuseaux horaires différents complique encore plus la résolution rapide des problèmes ou la possibilité de rectifier un tir en cours de route. Cependant, tous ces défis et contretemps peuvent être évités grâce à un alignement approprié des équipes.
Lorsque toutes les parties prenantes sont alignées, chacun connaît ses objectifs, a conscience des contraintes et des priorités, transmet des messages cohérents et fait en sorte que les projets restent sur les rails. Mais comment atteindre cette harmonie à l'échelle de l'équipe ? Appliquez des méthodes éprouvées pour une visibilité accrue, une communication claire et une compréhension unifiée des objectifs à l'aide des tableaux blanc Confluence.
Bonnes pratiques d'alignement des équipes
Selon une étude que nous avons menée récemment, la gestion des parties prenantes figure parmi les cinq principaux défis des dirigeants d'entreprise. À peine 13 % des dirigeants interrogés ont déclaré que leurs équipes étaient parfaitement conscientes des priorités de chacun et de l'avancement associé, en toutes circonstances. Ce chiffre reflète un manque de communication et de visibilité au sein des organisations en matière d'avancement et d'alignement des priorités.
Les principes de base suivants vous permettront de favoriser l'alignement, et donc d'améliorer la collaboration et les performances globales des équipes.
- Définissez des objectifs clairs : fixez des objectifs spécifiques pour que chaque membre de l'équipe comprenne les résultats attendus et sache comment concentrer ses efforts. Ces objectifs servent de principes directeurs qui orientent le travail nécessaire pour mener à bien le projet ou la campagne.
- Documentez les priorités, les processus et les workflows : créez des références sur la marche à suivre pour chaque projet, accessibles à tous. Il s'agit notamment des tâches, des processus et des workflows prioritaires qui précisent les procédures opérationnelles relatives à la recherche, à la communication, aux approbations, à la livraison et à d'autres étapes pertinentes.
- Identifiez les rôles et les responsabilités : déterminez les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante pour que chacun sache qui est responsable de quelles tâches et de quelles décisions au sein de l'équipe. Le fait de connaître ces informations permet de lever toute ambiguïté, de simplifier les canaux de communication et à chacun de savoir à qui s'adresser pour des questions spécifiques.
- Mettez en place un centre de projets centralisé : consolidez l'ensemble de vos documents, références, supports et espaces de travail en une source de référence unique. Toutes les équipes disposent ainsi d'un espace dédié qui leur permet d'accéder à toutes les données précises dont elles ont besoin.
- Collaboration asynchrone : renforcez les liens et limitez les réunions inutiles grâce à la collaboration asynchrone. Les outils de communication numérique comme les applications de messagerie, les documents collaboratifs et les vidéos permettent aux membres d'équipe de travailler de manière indépendante tout en restant informés et connectés les uns aux autres, peu importe où et quand ils travaillent.
- Rétrospectives d'équipe : organisez régulièrement des rétrospectives d'équipe pour discuter des projets terminés, identifier les voies d'amélioration et appliquer des mesures correctives. Les rétrospectives favorisent la continuité de l'apprentissage et de l'adaptation, au service de l'efficience et de l'efficacité des équipes.
- Culture d'équipe ouverte et solidaire : instaurez une culture d'équipe qui favorise la participation active, la communication et la confiance. Encouragez la prise de parole et la résolution collective des problèmes pour que chacun se sente à l'aise pour demander ou offrir de l'aide. Célébrez les avancements et accomplissements pour renforcer les liens et les performances de votre équipe.
Activer les fonctionnalités de tableau blanc Confluence pour renforcer l'alignement des équipes
Les tableaux blancs Confluence sont l'outil idéal pour appliquer toutes ces bonnes pratiques. Ils offrent un espace collaboratif partagé pour cartographier les projets et communiquer dans un seul et même endroit, de sorte que toutes les personnes impliquées restent sur la même longueur d'onde en toutes circonstances.
Les fonctionnalités de tableau blanc vous permettent de définir le calendrier des projets, de définir les priorités, et de proposer des idées et des étapes pour chaque projet ou campagne. Voici comment tirer parti de chaque fonctionnalité pour aligner toutes les parties prenantes :
Vote
Dans les tableaux blancs, vous pouvez utiliser des tampons pour voter des idées affichées sur des post-its ou sur d'autres parties de l'espace. Toutes les parties prenantes concernées par un projet ou une campagne peuvent ainsi prendre facilement des décisions ensemble en fonction des contributions de chacun. Par exemple, les responsables d'un projet peuvent utiliser un tampon comme un pouce levé ou une émoticône +1 pour identifier les tâches prioritaires de l'équipe. Les membres de l'équipe créative peuvent également utiliser des émoticônes en forme de cœur ou d'étoile pour sélectionner leur contenu préféré ou leurs éléments visuels favoris pour une campagne.
Post-its
Les post-its vous permettent de noter rapidement et facilement des idées, et de les placer sur le tableau blanc. Elles ont de nombreuses applications. Les équipes marketing peuvent s'en servir pour réfléchir aux éléments d'une stratégie marketing globale pour un produit, un client ou un élément de contenu. Les chefs de projet peuvent les utiliser pour organiser le calendrier d'un projet ou définir les étapes des différents processus.
Stickers et tampons
Au-delà des votes, les stickers et les tampons sont également utiles pour laisser un feedback visuel lorsque vous attendez une contribution rapide de la part de l'équipe. Par exemple, les membres de l'équipe peuvent ajouter des stickers sur un tableau blanc lors d'une rétrospective pour exprimer leur opinion sur différents aspects de leur travail ou du projet dans son ensemble.
Commentaires et mentions
Lorsque vous avez besoin d'évoquer certaines idées plus en profondeur avec les membres de votre équipe ou d'accéder à un niveau de détail ou de contexte que les tampons ne permettent pas d'exploiter, utilisez les commentaires et les mentions. Partagez vos réflexions sur un post-it avec un commentaire, ou ajoutez un commentaire pour identifier les différentes parties prenantes et attirer leur attention sur des parties spécifiques du tableau blanc.
Par exemple, un membre de l'équipe peut laisser un commentaire et mentionner le chef de projet, afin de lui présenter des suggestions de modification ou de réorganisation d'une partie d'un processus. Un chef d'équipe peut également mentionner un gestionnaire de comptes dans un commentaire, pour lui demander de présenter à un client un élément d'une stratégie affichée sur un tableau blanc.
Modèles
Grâce aux nombreux modèles prêts à l'emploi disponibles dans Confluence, vous pouvez suivre un framework éprouvé pour différents exercices si vous ne souhaitez pas partir de zéro. Les modèles suivants sont d'ailleurs particulièrement utiles pour aligner les parties prenantes :
- Matrice de priorisation : une méthode claire et simple pour visualiser les tâches à faire au plus vite et celles qui peuvent être traitées plus tard, ou pour assigner un niveau d'importance à certaines tâches. Vous pouvez également classer les tâches grâce à des indicateurs tels que « indispensable » ou « toujours utile ».
- Réseau d'équipes : un tableau répertoriant toutes les parties prenantes impliquées dans une campagne ou un projet, ainsi que leurs différents rôles. Les tableaux blancs constituent la plateforme collaborative idéale pour organiser un exercice de réseau d'équipes en direct pour identifier les types d'équipes et leur niveau d'implication.
- Calendrier annuel : un calendrier qui vous permet de planifier des lancements, des dates limites et d'autres étapes importantes et éléments de chronologie pour des projets et des campagnes.
Liens publics
Une fois un tableau blanc finalisé ou si vous souhaitez connaître l'avis de vos parties prenantes externes, vous pouvez partager le tableau blanc avec un lien public. Par exemple, les agences peuvent partager des calendriers éditoriaux avec leurs clients pour approbation, et les clients peuvent partager des briefs ou des tableaux d'idées de campagnes avec leurs agences partenaires.
Pour en savoir plus sur les liens publics, lisez cet article.
