Che cos'è il supporto IT?
Che cos'è la governance dei dati?
Ogni azienda ha bisogno di un framework per garantire che i dati siano accurati, protetti e gestiti in modo efficace in tutte le operazioni aziendali.
Questo spesso richiede la designazione di persone che si occupano della pianificazione e dell'esecuzione di un programma di governance dei dati, incorporando le best practice per l'archiviazione e la condivisione di queste preziose risorse.
Continua a leggere per esplorare i principi fondamentali della governance dei dati, come implementare un programma di governance di successo e in che modo strumenti come Jira Service Management possono automatizzare il processo.
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Definizione di governance dei dati
La governance dei dati è un framework completo di gestione dei dati che garantisce un utilizzo corretto ed efficace dei dati per tutto il tempo in cui appartengono a un'organizzazione. La governance dei dati riguarda l'intero ciclo di vita dei dati, dalla raccolta e l'archiviazione all'utilizzo e l'eliminazione.
Una corretta governance implica la creazione e l'implementazione di policy, procedure e standard che mantengano la qualità, la sicurezza e la conformità dei dati. Garantisce che i dati siano accurati, accessibili e protetti riducendo al minimo i rischi associati all'uso improprio o alla perdita dei dati.
Una buona governance è essenziale per le organizzazioni che adottano una cultura basata sui dati per il processo decisionale strategico. Questo perché una buona governance garantisce che i dati rimangano una risorsa preziosa e affidabile.
Perché la governance dei dati è importante
Con l'avvento dei big data, dell'intelligenza artificiale e dell'evoluzione dei quadri normativi, le aziende sono arrivate a gestire elevate quantità di informazioni su vari sistemi.
Le aziende devono gestire i dati principalmente per soddisfare le esigenze operative, rispettando al contempo normative e best practice complesse. Una governance dei dati non efficace può avere gravi conseguenze, tra cui violazioni dei dati, perdita di fiducia da parte dei clienti e sanzioni normative.
Le tipiche inefficienze derivanti da una governance inadeguata includono dati duplicati, report incoerenti e opportunità mancate di utilizzare i dati in modo strategico.
La rapida adozione di tecnologie di machine learning e di gestione del servizio e basati sull'IA aggiunge un altro livello di complessità a questo scenario. Questi strumenti si basano molto su set di dati estesi e diversificati e qualsiasi errore nella qualità dei dati può portare a previsioni imprecise, risultati distorti o vulnerabilità di sicurezza.
Un solido framework di governance dei dati garantirà che i dati utilizzati nei modelli di IA siano gestibili e affidabili.
Vantaggi della governance dei dati
Le organizzazioni possono massimizzare il loro valore in varie funzioni aziendali garantendo che i dati siano gestiti correttamente.
Ad esempio, solo nelle operazioni delle risorse umane, la governance dei dati può mappare le best practice di automazione delle risorse umane, come l'esecuzione senza intoppi di un flusso di lavoro di onboarding. Col tempo, queste pratiche si estendono all'intero ufficio HRSM, supportate da strumenti come Jira per la gestione del servizio per le risorse umane.
Se il tuo framework chiarisce la proprietà, l'accesso e l'utilizzo dei dati, i tuoi team avranno sempre i dati corretti al momento giusto.
Di seguito viene indicato in che modo questo tipo di configurazione migliora la produttività:
Precisione e coerenza migliorate
La governance dei dati garantisce che i dati siano standardizzati e accurati tra i sistemi, eliminando le discrepanze derivanti da immissioni di dati incoerenti o informazioni obsolete. Stabilendo regole e processi chiari per la raccolta, l'archiviazione e la manutenzione dei dati, i framework di governance assicurano che i dati rimangano affidabili e accessibili per tutti gli stakeholder.
Ad esempio, una governance dei dati coerente aiuta a prevenire errori nella rendicontazione finanziaria, poiché la stessa origine di riferimento viene utilizzata in tutti i reparti. Questo porta a rendiconti finanziari più accurati e tempestivi.
Processo decisionale migliorato
Dati accurati, coerenti e tempestivi consentono ai responsabili delle decisioni di fare scelte sicure, riducendo la dipendenza dall'istinto o dalle congetture. Con una visione chiara e organizzata dei propri dati, le aziende possono individuare tendenze, identificare opportunità e affrontare le sfide più rapidamente. La business agility è un prerequisito per rimanere competitivi ed è possibile solo se i dati di alta qualità sono prontamente disponibili.
Conformità e riduzione del rischio
Le organizzazioni della maggior parte dei settori devono confrontarsi con varie normative, come GDPR, HIPAA e standard specifici del settore che stabiliscono come gestire correttamente i dati. Una governance dei dati efficace guida le aziende attraverso questi controlli e misure, proteggendo e mettendo al sicuro i dati. Ad esempio, il GDPR richiede alle aziende di gestire i dati personali con trasparenza e responsabilità, pur mantenendo la privacy. Le aziende rischiano multe salate se ignorano questi mandati.
Maggiore efficienza operativa
Una buona governance dei dati si basa su regole chiare che determinano l'accesso ai dati, la loro qualità e il loro utilizzo. Seguendo queste regole, le aziende possono ridurre al minimo gli errori, evitare di duplicare i lavori e garantire che i team lavorino con le informazioni più accurate e aggiornate.
Ad esempio, eliminando i silos di dati non necessari, i team possono localizzare e condividere facilmente i dati, riducendo il tempo dedicato alla ricerca o alla verifica delle informazioni. I processi di governance automatizzati riducono anche lo sforzo manuale necessario per la gestione dei dati, riducendo i costi associati all'immissione, alla manutenzione e all'audit dei dati. Questo porta a flussi di lavoro più rapidi e a un uso più efficiente delle risorse in tutta l'organizzazione.
Principi chiave della governance dei dati
Framework di governance efficaci devono essere progettati e implementati pensando all'integrità, alla sicurezza e alla responsabilità. Questi criteri gettano le basi per la qualità dei dati, la conformità alle normative pertinenti e la trasparenza.
Qualità e integrità dei dati
Perché i dati siano efficaci, devono essere completi, affidabili e coerenti tra i sistemi. I framework di governance dei dati devono definisce processi per garantire che i dati vengano regolarmente puliti, convalidati e aggiornati.
Senza dati di alta qualità, le organizzazioni rischiano di prendere decisioni critiche con informazioni distorte, il che può portare a inefficienze operative e alla perdita di opportunità di business.
L'integrità dei dati è il punto di partenza per una buona governance, perché gli altri aspetti (conformità, sicurezza, analisi e reportistica) sono possibili solo se basati su risorse affidabili.
A valle, le operazioni aziendali, dallo sviluppo del prodotto all'assistenza clienti, dipendono interamente da informazioni affidabili.
Privacy e sicurezza dei dati
Poiché le organizzazioni raccolgono e archiviano elevate quantità di informazioni, in particolare dati personali o riservati, la protezione da potenziali violazioni o fughe di notizie è essenziale.
Le principali misure di sicurezza includono crittografia, controlli degli accessi e audit log. La crittografia garantisce che i dati non possono essere letti dalle persone non autorizzate, mentre i controlli di accesso definiscono chi può visualizzare o modificare set di dati specifici. Gli audit log forniscono una traccia della cronologia e delle modifiche relative all'utilizzo dei dati, offrendo responsabilità e tracciabilità in caso di imprevisti di sicurezza.
Le misure di governance dovrebbero anche delineare come classificare i dati in base alla loro importanza o sensibilità.
Responsabilità e proprietà
È necessario nominare i responsabili dei dati e i Data Steward che avranno il compito di supervisionare l'integrità, la sicurezza e l'accessibilità dei dati e garantire che vengano utilizzati secondo i criteri dell'organizzazione e i requisiti legali.
Questi ruoli dovrebbero essere assegnati formalmente, con responsabilità definite in materia di qualità dei dati, privacy e sicurezza. Quando gli stakeholder sono pienamente consapevoli dei propri doveri, i problemi relativi a una gestione dei dati non efficace possono essere risolti rapidamente.
Conformità alle normative
Le organizzazioni devono allineare le proprie pratiche di gestione dei dati ai requisiti legali e normativi per ridurre al minimo il rischio di violazioni dei dati, accessi non autorizzati e sanzioni. Questo richiede policy e procedure interne che assicurino il monitoraggio e l'applicazione continui di regole più ampie. Un esempio è il GDPR, che impone alle organizzazioni di proteggere i dati personali e garantire che le persone abbiano il controllo sulle proprie informazioni.
Chi è responsabile della governance dei dati?
Tornando alla responsabilità e ai ruoli assegnati individualmente, vale la pena notare che la governance dei dati deve essere collaborativa.
La collaborazione interfunzionale è necessaria perché i dati fluiscono tra diversi reparti e sistemi, inclusi team IT e leader aziendali. Un approccio concordato aiuta a evitare silos e problemi di comunicazione, che ostacolerebbero l'accesso ai dati e influirebbero sulla qualità.
Ecco come interagiscono i Data Steward, i responsabili dei dati e i comitati di governance dei dati in questo contesto:
I Data Steward sono responsabili della gestione della qualità dei dati e della garanzia che i dati tra i sistemi siano accurati, coerenti e affidabili. Per mantenere l'integrità dei dati stabiliscono standard di dati, eseguendo attività di pulizia dei dati e assicurando che le policy di governance dei dati siano rispettate. I Data Steward fungono anche da punto di contatto principale per l'utilizzo e l'accesso ai dati, assicurando che i dati arrivino agli stakeholder pur rimanendo protetti.
I responsabili dei dati sono in genere dirigenti senior o capi reparto responsabili di set di dati specifici all'interno dell'organizzazione. Stabiliscono le policy che guidano la sicurezza dei dati e garantiscono che l'utilizzo dei dati sia in linea con i requisiti dell'organizzazione e normativi. Questo significa che i responsabili dei dati hanno la massima responsabilità di garantire che i dati di loro competenza siano gestiti correttamente.
I comitati per la governance sono team interfunzionali che forniscono supervisione e direzione strategica per le iniziative di governance dei dati. Questi comitati includono, in genere, rappresentanti di vari uffici, come IT, legale, conformità, finanza e operazioni. Assicurano che le policy di governance dei dati siano in linea con gli obiettivi aziendali, siano conformi agli standard di settore e soddisfino i requisiti normativi. I comitati per la governance sono fondamentali nella risoluzione di eventuali controversie o sfide e assicurano che tutti gli stakeholder siano coinvolti e informati sulle pratiche di gestione dei dati.
Come implementare un programma di governance dei dati di successo
Seguendo un approccio strutturato alla governance dei dati, i team di cui sopra possono comunicare chiaramente il piano alla leadership, assicurandosi un supporto continuo. Un buon programma funge anche da roadmap per adattare le pratiche di governance man mano che l'organizzazione si evolve.
Di seguito sono riportati i passaggi chiave per la gestione dei dati come risorse preziose:
1. Valuta le attuali pratiche di gestione dei dati
Inizia valutando le policy, le procedure e i sistemi di gestione dei dati esistenti nell'organizzazione. Identifica eventuali lacune o aree di inefficienza che devono essere risolte. Questa valutazione aiuta a stabilire una linea di base e a mettere in evidenza le aree in cui una governance ottimizzata può aggiungere valore.
2. Definisci le policy e gli obiettivi di governance dei dati
Sviluppa policy chiare che delineino come i dati verranno raccolti, gestiti, condivisi e protetti. Queste linee guida dovrebbero includere standard di qualità dei dati, protocolli di sicurezza, normative sulla privacy e requisiti di conformità. Stabilisci obiettivi specifici e misurabili in linea con gli obiettivi aziendali, come migliorare il processo decisionale o garantire la conformità normativa.
3. Assegna ruoli e responsabilità
Assegna i ruoli di responsabilità e gestione dei dati per supervisionare l'esecuzione delle policy di governance. Assicurati che questi ruoli abbiano responsabilità ben definite e una chiara gerarchia di autorità.
4. Seleziona le tecnologie e gli strumenti adeguati
Strumenti appropriati per la governance dei dati, come Jira Service Management, dovrebbero aiutare ad automatizzare processi come la catalogazione dei dati, il controllo della qualità, la gestione degli accessi e il monitoraggio della conformità. Cerca soluzioni che si integrino con i sistemi esistenti, forniscano il monitoraggio dei dati in tempo reale e offrano solide funzionalità di sicurezza. Molte di queste funzionalità sono disponibili in Jira Service Desk.
5. Stabilisci un piano di gestione delle modifiche
La gestione delle modifiche è il processo che consente di garantire l'adozione del programma di governance dei dati all'interno dell'organizzazione. Comunica chiaramente i vantaggi del programma a tutti gli stakeholder e fornisci aggiornamenti regolari sul suo avanzamento. Affronta le resistenze evidenziando come la governance migliorerà l'efficienza, il processo decisionale e la conformità.
6. Concentrati sull'istruzione e sulla formazione continue
Anche con l'intera organizzazione a bordo, la governance dei dati richiede una formazione continua poiché le pratiche, le normative e le tecnologie di gestione dei dati si evolvono costantemente. Workshop o webinar regolari aiuteranno a mantenere il personale aggiornato su tali modifiche. Organizza sessioni di formazione per i dipendenti sulle policy di governance, le best practice di sicurezza dei dati e l'uso degli strumenti di governance. Questo aspetto della governance dei dati ti prepara a una gestione del servizio IT efficace e contribuisce alla gestione dell'esperienza dei dipendenti.
Best practice per la gestione della governance dei dati
Un programma di governance dei dati deve produrre benefici tangibili una volta messo in atto. È per questo che devi prestare la massima attenzione durante la pianificazione, l'implementazione e l'aggiornamento di un programma.
Ecco alcuni suggerimenti per far sì che il processo rimanga nei binari:
Inizia in piccolo e scala gradualmente
Inizia concentrandoti su un insieme specifico di risorse o reparti di dati piuttosto che cercare di gestire tutti i dati contemporaneamente. Ad esempio, potresti iniziare con aree ad alta priorità, come i dati dei clienti o i registri finanziari, che spesso hanno l'impatto aziendale più immediato. Una distribuzione suddivisa in più parti consente un'implementazione più gestibile e offre l'opportunità di perfezionare i processi prima di espanderli in tutta l'organizzazione.
Allinea la governance dei dati con gli obiettivi aziendali
La governance dei dati non deve essere vista come un'iniziativa autonoma, ma come elemento che concorre al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Collabora a stretto contatto con i leader aziendali per identificare i punti deboli e definire obiettivi misurabili che la governance dei dati possa affrontare direttamente. Obiettivi tipici potrebbero essere migliorare le informazioni sui clienti, aumentare l'efficienza operativa o soddisfare i requisiti normativi.
Misura l'impatto della governance dei dati
Definisci indicatori di prestazioni chiave (KPI) che rifletteranno i risultati delle pratiche di governance dei dati, come miglioramenti della qualità dei dati, risparmio di tempo grazie a processi semplificati o adozione di strumenti di governance da parte degli utenti. Analizza regolarmente i KPI per tenere traccia dei progressi nel tempo e modificare le strategie secondo necessità.
Bilancia policy, persone e tecnologia
L'impostazione delle policy, la risposta del personale e gli strumenti utilizzati sono tutte variabili che influenzano l'efficacia del programma di governance dei dati. Quindi controlla che nessuno di questi componenti rappresenti un collo di bottiglia all'interno del programma generale. Investi nella formazione e nelle risorse per garantire che i team comprendano come funzionano le policy e gli strumenti di governance. È in queste occasioni che riceverai un feedback utile per portale alla luce potenziali problemi.
Esempi pratici di governance dei dati
Ecco alcuni casi ipotetici di come la governance dei dati può avere un impatto in diversi settori:
Settore sanitario: migliorare la gestione dei dati dei pazienti
Un'organizzazione sanitaria potrebbe implementare la governance dei dati per gestire le cartelle cliniche dei pazienti in modo sicuro ed efficiente, garantendo la conformità con l'HIPAA. La definizione dei controlli di accesso e la creazione di un catalogo di dati centralizzato potrebbero migliorare l'accuratezza dei dati e rendere accessibili le cartelle dei pazienti in tempo reale. La semplificazione del sistema ridurrebbe le ridondanze come i silos di dati, migliorando al contempo la prevenzione delle violazioni dei dati e l'efficienza operativa. Questo supporta anche un'efficiente gestione degli imprevisti IT.
Finanza: rafforzamento della gestione della conformità e del rischio
Un istituto finanziario potrebbe concentrarsi di più sulla conformità al GDPR e agli standard Sarbanes-Oxley. Si concentrerebbe anche sulla privacy dei dati, sulla crittografia e sul controllo. Chiarire i ruoli di responsabilità tra Data Steward e responsabili dei dati sarebbe una priorità. La sfida consiste nell'integrazione di pratiche di governance con i sistemi IT esistenti, ma l'investimento in strumenti di integrazione migliorerebbe significativamente i processi di audit.
Vendita al dettaglio: ottimizzazione dell'inventario e dei dati dei clienti
Un rivenditore al dettaglio globale sarebbe più interessato alla gestione dell'inventario e all'accuratezza dei dati dei clienti. Implementando un catalogo dei dati unificato, il rivenditore avrebbe una disponibilità costante dei prodotti e dati dei clienti aggiornati su tutte le piattaforme. Un problema riguarda le incongruenze regionali nell'immissione dei dati, ma l'utilizzo di protocolli standardizzati risolve questo problema. Il risultato sarebbe una migliore previsione dell'inventario, una riduzione degli sprechi e un marketing più efficace basato su informazioni affidabili sui clienti.
Migliora i risultati di governance dei dati con Jira Service Management
Jira Service Management (JSM) offre potenti strumenti per semplificare e automatizzare i processi di governance dei dati, garantendo conformità ed efficienza su larga scala.
Con i suoi flussi di lavoro personalizzabili, JSM automatizza attività importanti, come la catalogazione dei dati, il controllo degli accessi e gli audit log, riducendo il rischio di errore umano e garantendo che i criteri di governance vengano applicati in modo coerente all'interno dell'organizzazione. Metti a disposizione dei tuoi team funzionalità di monitoraggio e reporting in tempo reale per mantenere elevati standard operativi.
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