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Miglioramento dei processi delle Risorse umane: come ottimizzare le operazioni delle persone
Che tu sia titolare di una piccola impresa con pochi dipendenti o di una grande organizzazione con diverse sedi, il reparto delle Risorse umane è uno degli aspetti più importanti nella gestione di un'azienda. Il reparto delle Risorse umane è responsabile dell'onboarding e della formazione dei dipendenti, della risoluzione dei conflitti tra i dipendenti e della gestione efficace di salari e benefit.
I team delle Risorse umane hanno molte responsabilità e ogni processo che li riguarda è unico. Trovare modi per rendere più efficaci questi processi è fondamentale per massimizzare l'efficacia del team delle Risorse umane. Dall'applicazione delle best practice di automazione delle Risorse umane alla creazione di una knowledge base centralizzata, esistono svariati modi per migliorare i processi delle Risorse umane.
Per massimizzare il potenziale del tuo team delle Risorse umane, inizia con migliorarne i processi. Scopri come puoi aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente grazie al miglioramento dei processi delle Risorse umane.
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Che cos'è il miglioramento dei processi delle Risorse umane?
Per migliorare i processi delle Risorse umane occorre ottimizzare processi quali assunzioni, onboarding ed elaborazione delle buste paga, in modo da risparmiare tempo e denaro. Un flusso di lavoro di onboarding semplificato ti aiuta a inserire rapidamente i nuovi dipendenti, affinché possano iniziare a lavorare immediatamente. Anche i processi di elaborazione di buste paga e benefit possono essere automatizzati per risparmiare tempo e denaro.
L'ottimizzazione dei processi delle Risorse umane è fondamentale per rendere il team dedicato più efficiente e consentirti di completare i task più velocemente. La presenza di un framework per l'ottimizzazione dei processi e di una raccolta di flussi di lavoro semplificati da sfruttare ti permette inoltre di guidare la tua strategia delle Risorse umane a lungo termine.
L'importanza del miglioramento dei processi delle Risorse umane
Gli attriti tra le persone sono tra le maggiori preoccupazioni delle Risorse umane. Se non gestisci le richieste in arrivo o non semplifichi i task ripetitivi, possono verificarsi frizioni tra team, dipendenti e sistemi. Ad esempio, un portale obsoleto o un software delle Risorse umane mal progettato possono rendere difficile per i dipendenti inviare richieste o per i responsabili delle Risorse umane rispondere ad esse.
Più riesci a ridurre gli attriti sul posto di lavoro, più tempo e denaro risparmierai. Jira Service Management per il supporto delle Risorse umane ti offre un portale centralizzato per i ticket dei dipendenti, che consente ai team IT e delle Risorse umane di collaborare senza problemi.
Vantaggi del miglioramento dei processi delle Risorse umane
Se hai iniziato da poco a costruire un team delle Risorse umane o stai cercando di ottimizzare i processi esistenti, il miglioramento dei processi delle Risorse umane può aiutarti. Scopri di più sui vantaggi chiave del miglioramento dei processi delle Risorse umane.
Esperienza dei dipendenti migliorata
Quando i dipendenti hanno bisogno che un ticket venga risolto o che venga fornita una risposta a una domanda importante, si aspettano che sia il reparto delle Risorse umane a occuparsene. I manager delle Risorse umane devono risolvere rapidamente le richieste dei dipendenti in modo che possano continuare a lavorare e sentirsi supportati. Quando le risposte tardano ad arrivare o le Risorse umane non sono in grado di risolvere un problema, ciò ha un impatto negativo sui dipendenti e sulla loro percezione dell'azienda. Il miglioramento dei processi delle Risorse umane è una componente cruciale della gestione dell'esperienza dei dipendenti, che garantisce che i dipendenti abbiano una visione positiva dell'azienda.
Maggiore produttività
Per migliorare i processi delle Risorse umane è necessario semplificarli per renderli più efficienti ed aumentare di conseguenza la produttività. L'automazione dei task è un modo semplice per risparmiare tempo, ma la produttività aumenta anche quando i team di gestione delle Risorse umane e del servizio IT (ITSM) possono collaborare per risolvere i problemi dei dipendenti.
Errori e rischi ridotti
Se il team delle Risorse umane segue un processo semplificato per ogni task, il rischio di errore umano si riduce. L'obiettivo è creare processi standardizzati per ogni task di cui è responsabile il team delle Risorse umane, tra cui assunzioni e onboarding, retribuzioni e benefit e risoluzione dei conflitti.
Anche l'automazione svolge un ruolo cruciale nella riduzione del rischio di errori. Le persone possono commettere errori di calcolo e di battitura che influiscono sull'elaborazione delle buste paga e su altri servizi chiave. Automatizzando le attività ripetitive, risparmi tempo grazie all'eliminazione del rischio di errori umani.
Processo decisionale migliorato
I dati sono una parte essenziale nella gestione del servizio delle Risorse umane (HRSM). Il miglioramento dei processi delle Risorse umane implica l'ottimizzazione del modo in cui registri e tieni traccia delle richieste delle Risorse umane. Ciò ti consente di ottenere dati più chiari che forniscono informazioni più accurate sulle tue esigenze in materia di Risorse umane. Puoi usare questi dati per prendere decisioni informate in base ai punti di forza e di debolezza nelle Risorse umane.
Sfide nel miglioramento dei processi delle Risorse umane
Imparare a migliorare i processi delle Risorse umane è relativamente semplice, ma presenta alcune sfide. Strumenti obsoleti possono complicare l'ottimizzazione dei processi delle Risorse umane, indicando che potrebbe essere il momento di effettuare l'upgrade del software delle Risorse umane per semplificare i flussi di lavoro.
Non è raro che i team delle Risorse umane resistano al cambiamento anche se devi effettuare l'upgrade del software e implementare strumenti di automazione delle Risorse umane. Se il team delle Risorse umane ha difficoltà ad aggiornarsi, la formazione e l'istruzione possono aiutarlo a imparare come utilizzare le nuove tecnologie per semplificare i processi.
In alcuni casi si verifica anche il problema dell'adesione. Alcune persone preferiscono fare le cose alla vecchia maniera e potrebbero essere riluttanti a usare le nuove tecnologie. È importante formare i dipendenti su come utilizzare le nuove tecnologie e rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che possano avere.
Riconoscere questi problemi è il primo passo verso l'ottimizzazione dei processi delle Risorse umane e il progresso verso un futuro migliore.
Segnali che il tuo processo delle Risorse umane deve essere migliorato
Se non hai la certezza che Jira Service Management sia la soluzione giusta per te, cerca i segnali che indicano che i tuoi processi delle Risorse umane hanno bisogno di essere migliorati.
L'onboarding incoerente è un segnale incontrovertibile che è ora di effettuare un aggiornamento. Se non riesci a eseguire l'onboarding dei dipendenti nello stesso lasso di tempo e ad assicurarti che abbiano le risorse necessarie, questo è un problema.
Anche i reclami dei dipendenti e i frequenti ritardi nei tempi di risposta possono essere indizi del fatto che i processi delle Risorse umane devono essere migliorati. Usa metriche misurabili, come il tempo medio di risposta e il numero di reclami settimanali o mensili, per controllare i tuoi processi delle Risorse umane.
Passaggi per migliorare i processi delle Risorse umane
Jira Service Management consente di migliorare i processi delle Risorse umane in tutta semplicità, ma è importante seguire i passaggi giusti per avere successo.
1. Controllare i flussi di lavoro esistenti
Il primo passo è controllare i flussi di lavoro esistenti. Cerca le aree da migliorare e verifica se hai problemi a semplificare il processo di onboarding o non stai rispondendo ai reclami dei clienti in modo tempestivo. Usa metriche misurabili per identificare le aree di miglioramento.
2. Definire obiettivi di miglioramento misurabili
Una volta identificato che cosa deve essere migliorato, è il momento di fissare degli obiettivi in modo da avere qualcosa su cui lavorare. Gli obiettivi dovrebbero essere facili da misurare con una metrica solida, come il tempo medio di risposta per i reclami dei dipendenti, il numero di errori nelle buste paga in un determinato periodo o la quantità di reclami che ricevi dai dipendenti.
Fissare obiettivi raggiungibili è la chiave, ma tieni presente che possono verificarsi intoppi lungo il percorso. Tenere traccia dei progressi può aiutarti a identificare e risolvere gli ostacoli nel tempo.
3. Sfruttare gli strumenti e l'automazione delle Risorse umane
Se non stai utilizzando software per le Risorse umane o altri strumenti per semplificare i processi delle Risorse umane, hai molto margine di miglioramento. Gli strumenti di automazione delle Risorse umane sono ottimi modi per automatizzare i task di routine, come l'elaborazione delle buste paga e le pratiche burocratiche.
Con Jira Service Desk, puoi registrare e monitorare con facilità i reclami dei dipendenti per assicurarti di risolvere ogni caso il più rapidamente possibile. Cerca strumenti che possano integrarsi facilmente con i processi esistenti e assicurati che il team delle Risorse umane abbia tempo sufficiente per imparare a usarli.
4. Standardize processes
Even if you’re not automating processes, having a standardized set of steps HR managers can follow is a big help. Standardizing each process isn’t just a great way to save time, but it also helps improve consistency. When your HR team follows the same standardized workflow over and over, you can be confident they’re doing things in a consistent manner.
5. Train HR teams and stakeholders
When transforming your HR department and integrating new tools, it’s essential to provide education and training for both HR teams and stakeholders. Everyone should have an opportunity to learn how to use your new HR system, whether you give a presentation or offer online training.
HR process improvement examples
Looking at HR process improvement examples can help you gain a better understanding of why HR process improvement is so important.
Let’s say you’re having trouble responding to and resolving employee tickets in a timely manner. Adopting HR service desk software and establishing a standardized process for responding to tickets can help your HR team respond more efficiently.
Improving these processes not only creates a stronger HR department but also saves you time and money. HR process improvement also helps increase employee satisfaction, so you don’t have to deal with constant turnover.
Best practices for HR process improvement
HR process improvement isn’t rocket science, but following some best practices can help you get the most out of your HR overhaul.
Start small by optimizing a handful of frequently used processes. Once you’ve optimized a few processes, gather feedback from your HR team and employees to determine what changes are needed and how to go about them. You should review processes regularly to make sure everything is up to date and continuously optimized.
Drive HR process improvement with Jira Service Management
Streamlining HR processes is one of the best ways to build a stronger HR team, and it all starts with having the right resources. Jira Service Management makes it easy to improve your HR processes with a dedicated help desk and automation tools.
Using the HR service management template in Jira helps keep your HR workflows organized, allowing your HR team to save even more time. With Jira Service Management, your IT and HR teams can work together seamlessly to provide the best service to your employees.
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