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Che cos'è la gestione delle conoscenze delle risorse umane e come implementarla
Il concetto di risorse umane va oltre le attività di assunzione e licenziamento. I team delle risorse umane hanno bisogno di accedere rapidamente a policy, procedure, best practice e conoscenze istituzionali per supportare i dipendenti e promuovere il successo aziendale.
In questa guida, verrà presentata la gestione delle conoscenze delle risorse umane, verrà spiegato perché è importante e verrà mostrato come costruire un sistema che funzioni per la tua organizzazione. Saranno affrontati tutti i temi, dai componenti di base alle strategie di implementazione, oltre a mostrare in che modo gli strumenti moderni possono semplificare l'intero processo.
Che cos'è la gestione delle conoscenze delle risorse umane?
La gestione delle conoscenze delle risorse umane rappresenta il modo in cui un'organizzazione acquisisce, organizza, archivia e condivide tutte le informazioni di cui i team delle risorse umane hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. La combinazione di risorse umane e gestione delle conoscenze include tutto, dai manuali per i dipendenti e i documenti sulle policy alle conoscenze istituzionali sulla cultura aziendale, le best practice in materia di assunzione e le lezioni apprese da iniziative passate.
In sostanza, la gestione delle conoscenze delle risorse umane crea un repository centralizzato in cui i professionisti delle risorse umane possono trovare rapidamente le risposte alle domande dei dipendenti e accedere alle conoscenze collettive del team. Va oltre la semplice archiviazione dei documenti creando connessioni tra le informazioni e rendendo le conoscenze ricercabili e fruibili.
Perché la gestione delle conoscenze delle risorse umane è importante?
La gestione delle conoscenze delle risorse umane non aiuta solo l'ufficio delle risorse umane. Se implementata bene, supporta l'intera organizzazione garantendo una distribuzione coerente delle informazioni, riducendo i tempi di risposta e mantenendo la memoria istituzionale man mano che i membri del team cambiano.
Il coinvolgimento dei dipendenti migliora se i lavoratori ricevono risposte tempestive e accurate. Niente è più frustrante per un dipendente che ricevere informazioni contrastanti su vantaggi o policy. Dal punto di vista decisionale, l'accesso organizzato ai dati storici e alle metriche delle prestazioni consente ai team delle risorse umane di fare scelte migliori.
Ancora più importante, una gestione delle conoscenze adeguata previene la perdita di conoscenze quando i membri esperti lasciano il team. Senza sistemi per acquisire le competenze, le aziende perdono informazioni preziose che hanno richiesto anni per essere sviluppate.
Componenti chiave della gestione delle conoscenze delle risorse umane
Una gestione efficace delle conoscenze delle risorse umane si basa sulla collaborazione di diversi componenti, tra cui:
- Acquisizione delle conoscenze: si tratta della raccolta sistematica di informazioni da documenti, conversazioni, esperienze e osservazioni in tutto l'ufficio delle risorse umane.
- Archiviazione e organizzazione: le informazioni devono essere archiviate in formati accessibili con una categorizzazione logica, convenzioni di denominazione coerenti e solide funzionalità di ricerca che consentano di trovare le informazioni.
- Condivisione delle conoscenze: questo componente garantisce il flusso di informazioni all'interno dell'organizzazione attraverso una documentazione formale, programmi di formazione e strumenti di collaborazione informale.
Aggiornamenti regolari: le organizzazioni hanno bisogno di processi continui per mantenere le informazioni aggiornate, pertinenti e accurate man mano che le policy e le procedure si evolvono.
Oltre a queste funzioni fondamentali, il successo può essere riassunto nell'implementazione adeguata di tre principi fondamentali:
- I sistemi di gestione delle conoscenze delle risorse umane forniscono la piattaforma che rende le conoscenze accessibili e ricercabili per tutti coloro che ne hanno bisogno.
- Processi solidi assicurano che le informazioni vengano acquisite in modo coerente e rimangano aggiornate nel tempo.
- La cultura dell'organizzazione determina se le persone partecipano in modo attivo, perché, senza il consenso del personale che vede il valore della condivisione delle proprie competenze, anche i migliori sistemi falliscono.
Vantaggi di una gestione efficace delle conoscenze delle risorse umane
Quando i team delle risorse umane gestiscono correttamente le conoscenze, gli effetti positivi si diffondono all'interno dell'organizzazione. Le migliori operazioni relative alle risorse umane riguardano tutto, dalle attività quotidiane alla pianificazione strategica a lungo termine, creando valore che si accumula nel tempo.
Miglioramento del processo decisionale e della pianificazione strategica
L'accesso alle conoscenze organizzate delle risorse umane cambia il modo in cui vengono prese le decisioni. Se i professionisti delle risorse umane possono fare riferimento ai dati storici, al feedback dei dipendenti e alle decisioni passate, faranno scelte più informate che si allineano agli obiettivi aziendali.
La pianificazione strategica può essere un processo più efficace quando i team accedono alle tendenze complete della forza lavoro e ai risultati delle precedenti iniziative. Il contesto storico aiuta a identificare cosa funziona e cosa potrebbe funzionare meglio.
Miglioramento dell'onboarding e della formazione dei dipendenti
L'onboarding dei nuovi dipendenti è uno dei processi delle risorse umane che richiede molte conoscenze. Se le informazioni di onboarding sono ben organizzate, i nuovi assunti iniziano a essere operativi più velocemente e vivono esperienze migliori durante le prime settimane cruciali.
Le risorse centralizzate assicurano che tutti i nuovi dipendenti ricevano informazioni coerenti indipendentemente da chi conduce l'orientamento. I programmi di formazione beneficiano di risorse di conoscenza organizzate in cui i formatori accedono a materiali aggiornati e ai feedback delle sessioni precedenti. Quando i dipendenti trovano le risposte attraverso le knowledge base self-service, possono essere più indipendenti e sicuri di sé.
Maggiore collaborazione e riduzione della perdita di conoscenze
La gestione delle conoscenze delle risorse umane abbatte i silos di informazioni e promuove la collaborazione tra i team. Se la conoscenza è centralizzata e accessibile, i membri del team condividono naturalmente più informazioni e si basano sul lavoro reciproco.
Questo ambiente collaborativo porta a una migliore risoluzione dei problemi poiché le sfide vengono affrontate da più prospettive. La prevenzione della perdita delle conoscenze è il vantaggio più importante a lungo termine. Se i dipendenti esperti lasciano l'azienda, una corretta gestione delle conoscenze acquisisce le competenze in formati accessibili ai futuri membri del team.
Conformità e gestione dei rischi più efficienti
Rimanere al passo con la conformità è uno dei maggiori problemi delle risorse umane, soprattutto quando le regole cambiano continuamente e variano in base all'area geografica o al settore. Un buon sistema di gestione delle conoscenze rende tutto molto più gestibile mantenendo tutti gli attuali requisiti legali in un unico posto e assicurandosi che le policy riflettano effettivamente ciò che è richiesto oggi, non ciò che era richiesto due anni fa.
Se tutti possono accedere alle stesse informazioni centralizzate, sarà molto più facile gestire situazioni simili in modo coerente all'interno dell'organizzazione. Nessuno vuole spiegare a un revisore perché la stessa policy è stata applicata in modo diverso nei vari reparti. Inoltre, quando la documentazione di conformità è organizzata e facile da trovare, rispondere agli audit diventerà molto meno stressante.
Sfide comuni nella gestione delle conoscenze delle risorse umane e come superarle
Anche quando tutti concordano sul fatto che la gestione delle conoscenze delle risorse umane abbia senso, la sua implementazione può rivelarsi, a volte, una sfida più grande. Il più grande ostacolo è riuscire a coinvolgere le persone. La maggior parte dei dipendenti vede la condivisione delle conoscenze come un'altra attività aggiunta al carico di lavoro già ai limiti, invece di considerarla come un elemento che semplificherà il lavoro.
Questo problema peggiora quando la tecnologia è difficile da usare o non si integra bene con gli strumenti che le persone già utilizzano. Nessuno vuole accedere a un altro sistema lento e confuso, specialmente quando cerca di aiutare qualcuno rapidamente. E anche con una buona tecnologia, alcune organizzazioni hanno difficoltà, perché condividere le conoscenze non fa semplicemente parte della loro cultura: le persone tendono a tenere le informazioni per sé invece di condividerle.
La buona notizia è che queste sfide hanno delle soluzioni. Mostra alle persone come la gestione delle conoscenze faccia risparmiare tempo e semplifichi il lavoro ed esse ti seguiranno. Investi in piattaforme moderne che si integrano perfettamente con gli strumenti esistenti. Ancora più importante, convinci la leadership a modellare i comportamenti di condivisione delle conoscenze e a riconoscere le persone che contribuiscono.
Come implementare la gestione delle conoscenze delle risorse umane
Un'implementazione di successo della gestione delle conoscenze delle risorse umane richiede un'attenta pianificazione, gli strumenti giusti e un impegno costante. Il processo prevede passaggi chiave che si basano l'uno sull'altro per creare sistemi completi.
L'implementazione dovrebbe essere in linea con gli obiettivi organizzativi, la cultura e i processi esistenti. Il successo dipende dall'ottenere il consenso della leadership e degli utenti finali. I leader devono fornire risorse, mentre gli utenti devono vedere un chiaro valore di partecipazione.
Valuta le risorse di conoscenza attuali
Prima di costruire qualcosa di nuovo, fai il punto su ciò che hai già. Questo significa esaminare i documenti delle risorse umane esistenti, valutare i processi attuali e identificare chi detiene competenze preziose all'interno del tuo team.
Cerca degli schemi nei punti in cui risiedono attualmente le informazioni e scopri come le persone trovano ciò di cui hanno bisogno. Presta particolare attenzione alle lacune nelle conoscenze, ovvero aree in cui le informazioni mancano, sono obsolete o è difficile accedervi. Questa valutazione offre un chiaro punto di partenza e aiuta a dare priorità a ciò che richiede prima attenzione.
Definisci gli obiettivi e l'ambito
Obiettivi chiari mantengono focalizzata e misurabile l'iniziativa di gestione delle conoscenze. Identifica i risultati specifici che vuoi raggiungere, che si tratti di ridurre i tempi di risposta, migliorare la coerenza delle policy o prevenire la perdita di conoscenze quando i dipendenti lasciano l'azienda. Quindi, stabilisci quali funzioni e team delle risorse umane faranno parte del lancio iniziale.
Scegli gli strumenti e le piattaforme più adatti per le risorse umane
Il sistema di gestione delle conoscenze delle risorse umane che scegli migliorerà o distruggerà i tuoi sforzi di gestione delle conoscenze. Cerca un software che semplifichi l'archiviazione, l'organizzazione e la ricerca delle informazioni integrandosi senza problemi con i sistemi per le risorse umane esistenti. Le piattaforme moderne spesso si integrano con le soluzioni ITSM per fornire funzionalità complete di gestione del servizio.
Il software per le risorse umane Jira Service Management combina potenti funzionalità di knowledge base con funzionalità di gestione dei servizi che ottimizzano le operazioni delle risorse umane. La piattaforma consente ai team delle risorse umane di acquisire conoscenze durante il lavoro quotidiano, facendo sì che la raccolta delle informazioni sia un'azione naturale e non un carico di lavoro extra.
Acquisisci e organizza le conoscenze
Raccogli conoscenze esplicite dai documenti esistenti, quindi acquisisci competenze tacite attraverso colloqui e documentazione di processo. Struttura le informazioni in modo logico con categorie chiare e tag coerenti che consentano di effettuare ricerche con facilità. Puoi utilizzare un modello di knowledge base delle Risorse umane come solida base per organizzare in modo efficace le informazioni delle Risorse umane.
Promuovi una cultura della condivisione delle conoscenze
Per convincere le persone a partecipare, serve una leadership che modelli i comportamenti di condivisione e offra riconoscimenti ai collaboratori. Focalizza la formazione sui vantaggi personali piuttosto che solo sulle funzionalità tecnologiche. Permetti a tutti di contribuire con facilità integrando l'acquisizione delle conoscenze nei flussi di lavoro esistenti in modo che la partecipazione sia naturale anziché complessa.
La scelta di un modello di erogazione dei servizi non riguarda solo lo stato attuale dell'attività. È anche importante considerare gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione. Se prevedi una crescita significativa, scegli un modello di erogazione dei servizi HR che possa espandersi di pari passo con l'attività.
Monitora, aggiorna e migliora
Imposta cicli di revisione regolari e chiarisci la proprietà dei contenuti per mantenere aggiornate le informazioni. Sfrutta l'analisi e il feedback degli utenti per identificare problemi e lacune. L'obiettivo è un'evoluzione continua basata sui modelli di utilizzo effettivi e sulle mutevoli esigenze organizzative.
Jira Service Management ti aiuta a migliorare la gestione delle conoscenze relative alle Risorse umane
Jira Service Management offre vantaggi unici per i team delle Risorse umane che adottano una gestione completa delle conoscenze. La piattaforma combina solide funzionalità di knowledge base con funzionalità di gestione del servizio che semplificano le operazioni e migliorano l'esperienza dei dipendenti.
La gestione della conoscenza e l'integrazione delle richieste di assistenza danno vita a efficaci sinergie. Quando i dipendenti inviano richieste relative alla Risorse umane, gli agenti accedono rapidamente agli articoli e alle politiche pertinenti per fornire risposte accurate. L'automazione del flusso di lavoro garantisce che le conoscenze rimangano aggiornate tramite promemoria e funzionalità di automazione delle Risorse umane. La piattaforma supporta le pratiche di gestione dei servizi delle Risorse umane e abilita funzionalità di knowledge base self-service che riducono le richieste di routine rafforzando allo stesso tempo l'indipendenza dei dipendenti.
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