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Che cos'è il supporto IT?

Fornisci più facilmente supporto ai dipendenti con il software di help desk delle risorse umane

Gli infiniti scambi di e-mail e i moduli cartacei sono ormai solo un ricordo. I team delle risorse umane ora utilizzano soluzioni digitali che semplificano i processi di supporto e migliorano l'esperienza dei dipendenti. Un sistema di gestione dei ticket del'help desk delle risorse umane trasforma il modo in cui le organizzazioni gestiscono le richieste interne, creando un ambiente strutturato in cui nulla viene tralasciato.

In questa guida scoprirai come l'implementazione di un processo di help desk delle risorse umane può rivoluzionare le operazioni di questo reparto, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e consentire al team delle risorse umane di concentrarsi su iniziative strategiche anziché sul caos amministrativo.

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Cos'è un help desk delle risorse umane?

Un help desk delle risorse umane è un hub centralizzato per la gestione delle domande, delle richieste e delle questioni relative alle risorse umane. A differenza dei tradizionali help desk IT, che sono incentrati sul supporto tecnico, un help desk delle risorse umane si occupa specificamente delle questioni relative al personale, ad esempio rispondendo alle domande sui benefit, fornendo chiarimenti sulle politiche e somministrando i documenti di assunzione.

Il sistema acquisisce le richieste dei dipendenti attraverso diversi canali, le converte in ticket tracciabili e le indirizza ai membri del team delle risorse umane appropriati per la risoluzione. Le moderne piattaforme di gestione delle richieste di assistenza per le risorse umane incorporano l'automazione per gestire i task di routine e fornire opzioni self-service, riducendo il carico di lavoro manuale dei professionisti di questo reparto.

Per iniziare, molte organizzazioni utilizzano un modello di gestione delle richieste di assistenza per le risorse umane che fornisce flussi di lavoro e configurazioni predefiniti. In definitiva, la gestione delle richieste di assistenza per i team delle risorse umane permette di semplificare processi complessi e centralizzare le informazioni, diventando sempre più preziosa man mano che le aziende crescono.

Perché le aziende hanno bisogno di un software di help desk delle risorse umane

Molte hanno il problema dei processi di supporto delle risorse umane frammentati, che comportano ritardi nelle risposte, informazioni incoerenti e dipendenti frustrati. Tra le sfide più comuni vi sono:

  • Sovraccarico di e-mail che fa perdere o dimenticare le richieste
  • Mancanza di visibilità dello stato delle richieste e dell'avanzamento della risoluzione
  • Risposte diverse a domande simili
  • Difficoltà a monitorare le prestazioni e il carico di lavoro del team delle risorse umane
  • Condivisione inefficiente delle conoscenze tra i membri del personale delle risorse umane

Il software di help desk delle risorse umane permette di far fronte a queste criticità centralizzando tutte le richieste in un unico sistema. Questo approccio elimina le lacune comunicative e mostra in modo chiaro chi è responsabile di ogni richiesta.

Funzionalità chiave da ricercare nel software di help desk delle risorse umane

Quando valuti le possibili opzioni per un software di help desk delle risorse umane, alcune funzionalità si distinguono poiché offrono un supporto eccezionale ai dipendenti. Le funzionalità elencate di seguito costituiscono la base per un'efficace piattaforma di assistenza da parte delle risorse umane.

Gestione dei ticket

Un sistema di gestione dei ticket dell'help desk delle risorse umane consente al team di questo reparto di acquisire, classificare e prioritizzare le richieste dei dipendenti. Ogni richiesta genera un ticket univoco che traccia tutte le comunicazioni e le azioni fino alla risoluzione. Questo approccio evita che i ticket vadano persi e chiarisce immediatamente chi è responsabile di che cosa. Il sistema di gestione dei ticket offre inoltre visibilità a tutto il team delle risorse umane, consentendo ai manager di bilanciare i carichi di lavoro, identificare i colli di bottiglia e garantire risposte tempestive.

Portale self-service

Un intuitivo portale per i dipendenti consente al personale di trovare risposte autonomamente, senza dover contattare le risorse umane. Una knowledge base contenente politiche, procedure e domande frequenti consente ai dipendenti di trovare le risposte da soli, eliminando i tempi di attesa e aumentando la soddisfazione dei dipendenti. Per i team delle risorse umane, ogni richiesta risolta in autonomia è tempo risparmiato che può essere impiegato in iniziative più strategiche e casi di supporto personalizzati.

Automazione del flusso di lavoro

L'automazione delle risorse umane integrata nel flusso di lavoro aumenta l'efficienza gestendo i ripetitivi e accelerando i tempi di risoluzione. I flussi di lavoro automatizzati possono indirizzare le richieste agli specialisti appropriati, inviare notifiche ed eseguire l'escalation degli elementi scaduti. Tra le applicazioni più comuni vi sono gli elenchi di controllo per l'onboarding e la gestione delle richieste di benefit.

Integrazione perfetta

L'integrazione con i sistemi informativi delle risorse umane, i sistemi di gestione delle paghe, gli strumenti di gestione dei documenti e le applicazioni di comunicazione permette di creare un ambiente unificato in cui le informazioni fluiscono liberamente senza trasferimenti manuali. Queste connessioni riducono i silos di dati e migliorano l'efficienza sia per i team delle risorse umane che per i dipendenti.

Sicurezza dei dati

Data la natura sensibile delle informazioni che trattano le risorse umane, i controlli di sicurezza sono imprescindibili nel software di help desk. Il sistema deve proteggere i dati riservati dei dipendenti consentendo al tempo stesso al personale autorizzato di accedervi. Tra le funzionalità di sicurezza essenziali vi sono le autorizzazioni basate sui ruoli, la crittografia, gli audit trail e la garanzia di conformità alle normative pertinenti, come GDPR e HIPAA.

Report e analisi

Gli strumenti di creazione di report trasformano i dati dell'help desk delle risorse umane in informazioni fruibili che favoriscono un miglioramento continuo. Le dashboard di analisi rivelano metriche chiave, come i tempi di risposta medi, i tassi di risoluzione, i tipi di richieste comuni e le prestazioni del team. Queste informazioni aiutano i responsabili delle risorse umane a identificare le tendenze, anticipare le esigenze e assegnare le risorse in modo più efficace. Nel tempo, l'ottimizzazione basata sui dati porta a una più rapida erogazione dei servizi e a una maggiore soddisfazione dei dipendenti.

Per cosa può essere utilizzato un software di help desk delle risorse umane?

Un software di help desk delle risorse umane è una piattaforma versatile che supporta varie funzioni utili per questo reparto ed esigenze dei dipendenti. Le seguenti applicazioni dimostrano come questa tecnologia può trasformare l'erogazione dei servizi delle risorse umane.

Onboarding e offboarding

Un software di help desk delle risorse umane semplifica la gestione dell'intero ciclo di vita dei dipendenti. Con questo sistema è possibile automatizzare la raccolta della documentazione, creare elenchi di controllo per l'onboarding dei dipendenti per i responsabili delle risorse umane e monitorare lo stato di completamento delle attività richieste. Inoltre, un processo di offboarding strutturato all'interno dell'help desk garantisce procedure di uscita coerenti. Questo approccio mantiene la conformità, protegge le risorse aziendali e crea un'esperienza positiva anche durante le transizioni dei dipendenti.

Benefit e buste paga

I dipendenti hanno spesso domande sulla retribuzione e sui benefit, cosa che rende quest'area ideale per il supporto dell'help desk. Il sistema di gestione dei ticket permette di classificare e indirizzare le richieste agli specialisti monitorando al contempo la risoluzione di questioni finanziarie sensibili. L'help desk funge inoltre da repository per informazioni sui benefit, istruzioni per la richiesta e date di pagamento.

Domande sulle politiche

Un help desk delle risorse umane risponde anche alle domande sulle politiche attingendo a risorse e articoli della knowledge base approvati. Questo livello di coerenza previene il conflitto di informazioni, permette di risparmiare tempo e garantisce che tutti i dipendenti ricevano le stesse indicazioni sui regolamenti e le procedure aziendali.

Rapporti con i dipendenti

Un help desk delle risorse umane favorisce una buona gestione dell'esperienza dei dipendenti attraverso la creazione di casi sicuri per risolvere dubbi, reclami o conflitti garantendo il rispetto della privacy. Il sistema consente di monitorare tutte le comunicazioni, documentare le azioni intraprese e garantire il rispetto dei protocolli adeguati per situazioni sensibili. Questo approccio tutela sia i dipendenti che l'organizzazione creando registri verificabili e fornendo al contempo un supporto adeguato per i problemi sul posto di lavoro.

Gestione delle ferie e degli orari

La gestione delle richieste di ferie è più semplice se gestita tramite un help desk delle risorse umane, il quale supporta una gestione efficiente del tempo sia per i dipendenti che per i team del reparto. I dipendenti possono inviare richieste di ferie, controllare le ore residue e monitorare lo stato di approvazione tramite il portale self-service. Questo processo elimina i documenti cartacei, riduce i tempi di elaborazione e offre una visibilità chiara a tutte le parti coinvolte.

Vantaggi dell'utilizzo del software di help desk delle risorse umane

Implementare una soluzione efficace di help desk delle risorse umane offre vantaggi sia al team del reparto sia ai dipendenti, tra cui:

  • Maggiore efficienza: automatizzano i task di routine e standardizzano i processi per consentirti di gestire più richieste con le stesse risorse
  • Tempi di risposta migliorati: consentono di monitorare e prioritizzare le richieste per garantire una risoluzione tempestiva delle richieste dei dipendenti
  • Maggiore trasparenza: offrono ai dipendenti visibilità sullo stato delle richieste e sui tempi di risoluzione previsti
  • Migliore assegnazione delle risorse: permettono di identificare i problemi e le tendenze comuni per concentrare gli sforzi delle risorse umane nelle aree che offrono più valore
  • Decisioni basate sui dati: utilizzano l'analisi per misurare le prestazioni e migliorare continuamente l'assistenza fornita
  • Qualità dell'assistenza costante: permettono di fornire risposte e processi standardizzati, qualunque membro del team delle risorse umane risponda
  • Maggiore soddisfazione dei dipendenti: offrono un supporto più rapido e accurato per una migliore esperienza complessiva dei dipendenti

Come scegliere il giusto software di help desk delle risorse umane

Il software di help desk delle risorse umane ideale richiede un approccio sistematico. Ecco una procedura dettagliata per scegliere lo strumento giusto:

  1. Valuta le tue esigenze specifiche: prima di valutare le varie soluzioni, documenta gli attuali processi, le criticità e i requisiti del reparto risorse umane.
  2. Coinvolgi le principali parti interessate: coinvolgi i membri del team delle risorse umane, il personale IT e i rappresentanti dei dipendenti al processo di selezione.
  3. Valuta la facilità d'uso: testa l'interfaccia dal punto di vista delle risorse umane e dei dipendenti per garantire una navigazione intuitiva.
  4. Tieni in considerazione la scalabilità: scegli una soluzione in grado di crescere con la tua organizzazione e adattarsi alle esigenze in continuo cambiamento.
  5. Informati sulle capacità di integrazione: verifica la compatibilità con i sistemi per le risorse umane e lo stack tecnologico che utilizzi attualmente.
  6. Verifica le funzionalità di sicurezza: assicurati che la soluzione soddisfi i requisiti di protezione dei dati della tua organizzazione.
  7. Calcola il costo totale: guarda oltre il prezzo dell'abbonamento, calcolando anche i costi di implementazione, formazione e manutenzione.

Migliori software di help desk delle risorse umane

Tra le soluzioni leader di settore di help desk per le risorse umane, Jira Service Management è una piattaforma completa che combina potenti funzionalità e un'eccezionale flessibilità. Il service desk di Jira è un ecosistema completo di gestione dei servizi che supporta i team delle risorse umane, il team IT e altre funzioni aziendali.

Le funzionalità di Jira Service Management per le risorse umane includono portali per le richieste intuitivi, flussi di lavoro personalizzabili, integrazione con la knowledge base e report affidabili. La piattaforma collega in maniera eccellente i processi delle risorse umane con altri sistemi organizzativi, creando esperienze fluide per dipendenti e amministratori.

Ciò che distingue Jira Service Management dalle tradizionali soluzioni ITSM è la sua capacità di adattarsi alle esigenze specifiche delle risorse umane garantendo sicurezza e scalabilità. Questa piattaforma offre modelli predefiniti per i flussi di lavoro più comuni delle risorse umane, consentendo al contempo una personalizzazione completa in base ai processi e alla terminologia specifici della tua organizzazione.

Migliora il supporto delle risorse umane con Jira Service Management

Trasformare il modello di supporto delle risorse umane non richiede enormi risorse o una lunga implementazione, ma solo la piattaforma e l'approccio giusti. Jira Service Management offre una soluzione efficace ma flessibile per i team delle risorse umane che desiderano modernizzare il modo in cui forniscono i servizi e creare esperienze ottimali per i dipendenti.

Centralizzando le richieste, automatizzando i task di routine e fornendo informazioni utili, Jira Service Management consente al team delle risorse umane di concentrarsi su ciò che conta di più, ossia supportare il personale dell'azienda. L'interfaccia intuitiva della piattaforma richiede una formazione minima e favorisce un aumento immediato della produttività, nonché miglioramenti misurabili del servizio.

Se hai a che fare con un volume enorme di e-mail, processi incoerenti o una visibilità limitata sulle prestazioni delle risorse umane, Jira Service Management ti fornisce la struttura e gli strumenti giusti per superare queste sfide.

Vuoi rivoluzionare il tuo processo di help desk delle risorse umane? Prova Jira Service Management per le risorse umane e scopri come la tecnologia giusta può trasformare il servizio fornito dal team, migliorando al contempo l'esperienza dei dipendenti in tutta la tua organizzazione.

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