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人事プロセスの改善: 人材に関わる業務を最適化する方法
従業員数が少ない中小企業でも、複数の拠点を持つ大規模な組織でも、人材管理 (人事/HR) は、事業を運営する上で最も重要な側面の 1 つです。人事部門は、従業員のオンボーディングとトレーニング、従業員が対立した場合の解決を担当するほか、給与と福利厚生に問題が発生していない状態を維持する責任があります。
人事チームには多くの責務があり、人事のプロセスはそれぞれに異なります。各プロセスの効率を高める方法を見つけることは、人事チームの有効性を最大化するための重要な要素です。HR の自動化のベスト プラクティスを実践することから、一元化されたナレッジ ベースを用意することまで、人事プロセスを強化するには数多くの方法があります。
人事チームの可能性を最大限に引き出すには、人事プロセスの改善から始めましょう。人事プロセスの改善によってチームの作業効率向上を実現する方法をご確認ください。
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人事プロセスの改善とは
人事プロセスの改善では、採用、オンボーディング、給与などの人事プロセスを最適化して、時間とコストを節約します。たとえば、オンボーディング ワークフローを合理化すると、新しい従業員がすばやくオンボーディングを終えて、すぐに仕事を始めることができます。給与と福利厚生のプロセスも自動化できるため、時間とコストの両方を節約できます。
人事プロセスの最適化は、人事チームの有効性を高めて、タスク完了のスピードアップを実現するために不可欠です。また、プロセスを最適化するためのフレームワークと、活用すべき合理化されたワークフローのコレクションがそろっていれば、長期的な人事戦略の指針にもなります。
人事プロセス改善の重要性
摩擦は人事における最大の懸念事項の 1 つです。受け取るリクエストを管理していなかったり、繰り返しの作業が効率化されていなかったりすると、チーム、従業員、システム間の摩擦につながる可能性があります。たとえば、古いポータルや、デザインが不十分な HR ソフトウェアでは、従業員がリクエストを提出したり、人事マネージャーがそのリクエストに応答したりすることが難しくなる可能性があります。
職場での摩擦が減るほど、節約できる時間とコストは増加します。Jira Service Management を人事サポートに使用すれば、従業員チケットをポータルで一元管理できるため、IT チームと人事チームがシームレスに連携できるようになります。
人事プロセス改善のメリット
人事チームを構築し始めたばかりでも、既存のプロセスを最適化しようとしている場合でも、人事プロセスの改善は有益です。人事プロセス改善の主要なメリットについて詳しくご説明します。
従業員エクスペリエンスの向上
解決が必要な課題がある場合や、重要な質問への回答を求めている場合、従業員は人事部門に対応を期待します。人事マネージャーは、従業員が業務を継続でき、サポートされていると感じられるように、従業員のリクエストを迅速に解決することが要求されています。回答が遅れたり、人事部門が問題を解決できなかったりすると、従業員の状況だけでなく、会社に対する従業員の認識にも悪影響を及ぼします。人事プロセスの改善は、従業員エクスペリエンス管理に不可欠なコンポーネントであり、改善することで、従業員が会社に対して肯定的な見方をするようになります。
生産性の向上
人事プロセスの改善では、プロセスを合理化して効率が上がるため、生産性の向上をもたらします。タスクを自動化すれば簡単に時間を節約できますが、人事チームと IT サービス管理 (ITSM) チームが連携して従業員の問題を解決できれば、生産性も向上します。
エラーとリスクの軽減
人事チームがタスクごとに実施できるプロセスを簡略化すれば、人的ミスのリスクが軽減されます。ゴールとするのは、採用とオンボーディング、給与と福利厚生、対立の解決など、人事チームが担当するすべてのタスクについて、標準化されたプロセスを確立することです。
自動化は、エラーのリスクを減らす上でも重要な役割を果たします。人間は数字の間違いや入力のミスをするものですが、そうしたミスは給与計算などの主要なサービスに影響を与える可能性があります。繰り返しの作業を自動化すると、人的ミスのリスクを排除しながら時間を節約できます。
より良い意思決定
データは人事サービス管理 (HRSM) で重要な役割を担っています。人事プロセスの改善では、人事リクエストのログ記録と追跡の方法を最適化します。その結果、データがよりクリーンになり、人事のニーズを的確に把握できるようになります。このデータを使用し、人事における自組織の強みと弱みに基づいて、情報に基づいた意思決定を行うことができます。
人事プロセス改善における課題
人事プロセスを改善する方法を学ぶのは比較的簡単ですが、そこにはいくつかの課題があります。ツールが古いと人事プロセスの最適化が難しくなるため、人事ソフトウェアをアップグレードしてワークフローの合理化が必要なタイミングであることがわかります。
ただ、ソフトウェアをアップグレードして人事の自動化ツールを実装したとしても、人事チームが変化に対して抵抗を示すことは珍しくありません。人事チームが変化に追いつけず苦労している場合は、トレーニングと教育を活用して、新しいテクノロジーを利用する方法と人事プロセスを合理化する方法を学んでもらいましょう。
場合によっては、賛同の課題が発生することもあります。昔ながらのやり方を好む人もいれば、新しいテクノロジーの使用をためらう人もいます。従業員に新しいテクノロジーの使用方法をトレーニングして、従業員が抱えている疑問や懸念事項に対処することが重要です。
こうした課題を認識することが、人事プロセスを最適化し、より良い未来に向けて前進するための第一歩になります。
改善が必要な人事プロセスの兆候
Jira Service Management が自分に適しているかどうかわからない場合は、人事プロセスに取り組みが必要であることの兆候を探しましょう。
一貫性のないオンボーディングは、アップデートのタイミングが来たことを示す明確な警告フラグです。同じタイムフレーム内で従業員をオンボーディングすることや、従業員が必要なリソースを持っているよう徹底することが難しい場合、それは問題です。
従業員から苦情が寄せられたり、応答の遅延が頻繁に発生したりする場合も、人事プロセスに改善が必要な兆候の可能性があります。応答の平均所要時間や 1 週間または 1 か月あたりの苦情件数といった、測定可能なメトリックを使用して人事プロセスを監査しましょう。
人事プロセスを改善するステップ
Jira Service Management は人事プロセスを改善する簡単な方法ですが、成功させるには正しい手順に従うことが重要です。
1. 既存ワークフローの監査
最初のステップは、既存ワークフローの監査です。オンボーディング プロセスの合理化に問題があるかどうか、従業員からの苦情に対して適時に対応しているかどうかなどを確認し、改善が必要な領域を見つけます。測定可能なメトリックを使用して、改善すべき領域を特定します。
2. 測定可能な改善ゴールの設定
改善が必要な点を特定したら、ゴールを設定しましょう。何に向かって取り組みを進めるべきかを明確にします。ゴールは、従業員からの苦情に対応する平均所要時間、特定の期間における給与計算ミスの数、従業員から寄せられた苦情の数など、連続したメトリックで簡単に測定できる必要があります。
達成可能なゴールを設定することが肝心ですが、途中で障害が発生する可能性があることも覚えておいてください。進捗を把握しておくと、継続的な障害の特定と解決に役立ちます。
3. 人事ツールと自動化の活用
人事プロセスの合理化に人事ソフトウェアやその他のツールを使用していない場合は、大きな改善の余地があります。HR の自動化ツールは、給与計算や事務処理などの繰り返し作業を自動化する優れた手段です。
Jira Service Desk を使用すると、従業員からの苦情を簡単にログ記録して追跡できるため、それぞれのケースを可能な限りスピーディに解決できます。既存のプロセスと簡単に統合できるツールを探して、人事チームがそのツールの使用方法を学ぶのに十分な時間を確保するようにします。
4. プロセスの標準化
プロセスを自動化していない場合でも、人事マネージャーが実行すべき手順を標準化しておけば、大きな助けになります。各プロセスを標準化することは、時間の節約だけでなく、一貫性の向上にも役立ちます。同じ標準化されたワークフローを繰り返し実行することで、確実に一貫した方法で作業を行うことができます
5. 人事チームと関係者のトレーニング
人事部門を変革し、新しいツールを統合するときは、人事チームと関係者の両方に教育とトレーニングを提供することが不可欠です。プレゼンテーションを行う場合でも、オンライン トレーニングを提供する場合でも、新しい人事システムの使い方を学ぶ機会を全員に提供する必要があります。
人事プロセスの改善例
人事プロセスの改善例を見ると、人事プロセスの改善がなぜそれほど重要かをより良く理解できます。
たとえば、従業員からの問い合わせへの対応と解決に間に合わない場合を考えてみましょう。この場合、人事サービス デスク ソフトウェアを採用し、チケット対応プロセスを標準化することで、より効率的に対応できるようになります。
これらのプロセスを改善することで、人事部門が強化されるだけでなく、時間と費用の節約にもなります。人事プロセスの改善は従業員の満足度の向上にもつながるため、離職率の低減にも効果的です。
人事プロセス改善のベスト プラクティス
人事プロセスの改善はそこまで難しいわけではありませんが、いくつかのベスト プラクティスに従うことで、人事改革を最大限に活用できます。
まずは、使用頻度の高いプロセスを最適化することから始めましょう。その後、人事チームと従業員からフィードバックを集めて、どのような変更にどのような方法で取り組む必要があるかを判断します。プロセスを定期的にレビューして、すべてが最新の状況を反映しており、継続的に最適化されていることを確認する必要があります。
Jira Service Management で人事プロセスの改善を促進
人事プロセスを合理化することは、より強力な人事チームを構築する最善の方法の 1 つであり、すべては適切なリソースを確保することから始まります。Jira Service Management では、専用のヘルプ デスクと自動化ツールを使用して、人事プロセスを簡単に改善できます。
Jira の人事サービス管理テンプレートを使用すると、人事ワークフローが整理され、人事チームの時間をさらに節約できます。Jira Service Management を使用すると、IT チームと人事チームがシームレスに連携して、従業員に最高のサービスを提供できます。
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