Czym jest wsparcie IT?
Czym jest zarządzanie danymi?
Każda firma potrzebuje ram, aby zapewnić dokładność i bezpieczeństwo danych oraz efektywne zarządzanie nimi we wszystkich operacjach korporacyjnych.
Często wymaga to wyznaczenia ludzi do zaplanowania i realizacji programu zarządzania danymi, uwzględniającego najlepsze praktyki dotyczące przechowywania i udostępniania tego cennego zasobu.
W dalszej części poznasz podstawowe zasady zarządzania danymi, dowiesz się, jak wdrożyć skuteczny program zarządzania oraz jak narzędzia takie jak Jira Service Management mogą zautomatyzować ten proces.
Skorzystaj z Jira Service Management za darmo
Zdefiniowane zarządzanie danymi
Zarządzanie danymi to kompleksowe ramy zarządzania danymi, które zapewniają prawidłowe i efektywne wykorzystanie danych, dopóki należą one do organizacji. Obejmuje ono cały cykl życia danych, od ich gromadzenia i przechowywania po wykorzystanie i usunięcie.
Właściwe zarządzanie polega na tworzeniu i wdrażaniu zasad, procedur i standardów, które pozwalają zachować jakość, bezpieczeństwo i zgodność danych. Dzięki zarządzaniu dane są dokładne, dostępne i chronione, a jednocześnie ograniczone jest ryzyko związane z niewłaściwym wykorzystaniem lub utratą danych.
Dobre zarządzanie jest niezbędne w organizacjach, które stosują kulturę opartą na danych przy podejmowaniu decyzji strategicznych. Dzieje się tak, ponieważ dzięki dobremu zarządzaniu dane pozostają cennym i wiarygodnym zasobem.
Dlaczego zarządzanie danymi ma znaczenie
Wraz z pojawieniem się dużych zbiorów danych, sztucznej inteligencji i zmieniającymi się ramami regulacyjnymi, firmy zaczęły zarządzać ogromnymi ilościami informacji w różnych systemach.
Muszą zarządzać swoimi danymi przede wszystkim w celu zaspokojenia potrzeb operacyjnych, jednocześnie przestrzegając złożonych przepisów i najlepszych praktyk. Nieodpowiednie zarządzanie danymi może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do naruszenia danych, utraty zaufania klientów i kar regulacyjnych.
Typowe przykłady nieefektywności wynikające z nieodpowiedniego zarządzania obejmują powielanie danych, niespójne raportowanie i utracone możliwości strategicznego wykorzystania danych.
Szybkie przyjęcie technologii zarządzania usługami opartego na sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego dodatkowo komplikuje ten scenariusz. Narzędzia te w dużej mierze opierają się na dużych, różnorodnych zbiorach danych, a wszelkie spadki jakości danych mogą prowadzić do niedokładnych prognoz, nieobiektywnych wyników lub luk w zabezpieczeniach.
Dzięki solidnym ramom zarządzania danymi dane używane w modelach opartych na sztucznej inteligencji będą możliwe do wykorzystania i wiarygodne.
Korzyści z zarządzania danymi
Zapewniając prawidłowe zarządzanie danymi, organizacje mogą zmaksymalizować swoją wartość w ramach różnych funkcji biznesowych.
Przykładowo tylko w operacjach HR zarządzanie danymi pozwala zaplanować najlepsze praktyki z zakresu automatyzacji HR, takie jak płynna realizacja przepływu pracy wdrażania. Z czasem praktyki te rozszerzają się na cały dział zarządzania usługami HR, wspierane przez narzędzia, takie jak Jira do zarządzania usługami HR.
Jeśli ramy wyjaśnią własność danych, dostęp do nich i ich wykorzystanie, zespoły zawsze będą miały prawidłowe dane we właściwym czasie.
Oto konkretne sposoby, w jakie tego rodzaju konfiguracja zwiększa produktywność:
Większa dokładność i spójność danych
Dzięki zarządzaniu dane w różnych systemach są znormalizowane i dokładne, co eliminuje rozbieżności wynikające z niespójnego wprowadzania danych lub nieaktualnych informacji. Ustanawiając jasne zasady i procesy gromadzenia, przechowywania i utrzymywania danych, ramy zarządzania zapewniają niezawodność danych i ich dostępność dla wszystkich interesariuszy.
Przykładowo spójne zarządzanie danymi pomaga zapobiegać błędom w sprawozdawczości finansowej, ponieważ to samo źródło rzetelnych informacji jest używane w różnych działach. Efektem są bardziej dokładne i aktualne sprawozdania finansowe.
Ulepszone podejmowanie decyzji
Dokładne, spójne i aktualne dane pozwalają decydentom śmiało dokonywać wyborów, ograniczając ich poleganie na przeczuciach lub domysłach. Dzięki przejrzystemu, uporządkowanemu podejściu do swoich danych, firmy mogą szybciej wykrywać trendy, identyfikować możliwości i radzić sobie z wyzwaniami. Elastyczność biznesowa to warunek zachowania konkurencyjności, który jest możliwy do spełnienia tylko wtedy, gdy łatwo dostępne są wysokiej jakości dane.
Zgodność i ograniczenie ryzyka
Organizacje w większości branż muszą przestrzegać różnych przepisów, takich jak RODO, HIPAA i standardy branżowe, które określają, jak prawidłowo zarządzać danymi. Efektywne zarządzanie danymi pozwala firmom zrozumieć te mechanizmy kontroli i środki, chroniąc i zabezpieczając dane. Przykładowo RODO wymaga, aby firmy przetwarzały dane osobowe w sposób przejrzysty i odpowiedzialny, jednocześnie zachowując ich prywatność. Firmy ryzykują wysokie grzywny, jeśli zignorują te nakazy.
Zwiększona wydajność operacyjna
Dobre zarządzanie danymi opiera się na jasnych zasadach, które określają dostęp do danych, ich jakość i wykorzystanie. Przestrzegając tych zasad, firmy mogą zminimalizować ilość błędów, uniknąć dublowania pracy i upewnić się, że zespoły korzystają z najbardziej dokładnych i aktualnych informacji.
Przykładowo eliminując niepotrzebne silosy danych, zespoły mogą łatwo lokalizować i udostępniać dane, skracając czas poświęcany na wyszukiwanie lub weryfikowanie informacji. Automatyczne procesy zarządzania zmniejszają również nakład pracy związany z zarządzaniem danymi, ograniczając koszty ich wprowadzania, konserwacji i audytu. Efektem są szybsze przepływy pracy i bardziej efektywne wykorzystanie zasobów w całej organizacji.
Kluczowe zasady zarządzania danymi
Efektywne ramy zarządzania muszą być projektowane i wdrażane z uwzględnieniem zasad uczciwości, bezpieczeństwa i odpowiedzialności. Te kryteria stanowią podstawę jakości danych, ich zgodności z odpowiednimi przepisami oraz przejrzystości.
Jakość i integralność danych
Efektywność danych zależy od ich kompletności, wiarygodności i spójności we wszystkich systemach. Ramy zarządzania danymi muszą ustanawiać procesy zapewnienia regularnego oczyszczania, sprawdzania i aktualizowania danych.
Bez danych o wysokiej jakości organizacje ryzykują podejmowanie krytycznych decyzji w złej wierze, co może prowadzić do nieefektywności operacyjnej i utraty możliwości biznesowych.
Integralność danych jest punktem wyjścia dla dobrego zarządzania, ponieważ inne aspekty — zgodność z przepisami, bezpieczeństwo, analizy i raportowanie — muszą opierać się na wiarygodnych zasobach.
Dalsze działania biznesowe — od rozwoju produktu po wsparcie klienta — w pełni zależą od wiarygodnych informacji.
Prywatność i bezpieczeństwo danych
Ponieważ organizacje zbierają i przechowują ogromne ilości informacji, w szczególności dane osobowe lub poufne, ochrona przed potencjalnymi naruszeniami lub wyciekami staje się coraz istotniejsza.
Główne środki bezpieczeństwa obejmują szyfrowanie, kontrolę dostępu i rejestrowanie audytów. Szyfrowanie zabezpiecza dane przed odczytem przez osoby nieupoważnione, a kontrola dostępu określa, kto może je wyświetlać lub modyfikować. Dzienniki audytu zawierają ślad historii użycia danych i modyfikacji, zapewniając odpowiedzialność i identyfikowalność w przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem.
Środki zarządzania powinny również określać, jak kategoryzować dane według ich znaczenia lub poufności.
Odpowiedzialność i własność
Należy wyznaczyć właścicieli i zarządców danych, którzy nadzorują integralność i bezpieczeństwo danych oraz dostęp do nich, a także odpowiadają za ich wykorzystywane zgodnie z zasadami organizacji i wymogami prawnymi.
Te role powinny być formalnie przypisane wraz z określonymi obowiązkami dotyczącymi jakości danych, prywatności i bezpieczeństwa. Kiedy interesariusze dokładnie znają swoje obowiązki, problemy związane z niewłaściwym zarządzaniem danymi można szybko rozwiązać.
Zgodność z przepisami
Organizacje muszą dostosować swoje praktyki zarządzania danymi do wymogów prawnych i regulacyjnych, aby zminimalizować ryzyko naruszenia ochrony danych i nieautoryzowanego dostępu oraz konsekwencji w postaci kar. Wymaga to ustanowienia wewnętrznych zasad i procedur, które zapewniają ciągłe monitorowanie i egzekwowanie ogólnych przepisów. Jednym z przykładów jest RODO, które nakazuje organizacjom zabezpieczanie danych osobowych i zapewnienie osobom fizycznym kontroli nad ich informacjami.
Kto jest odpowiedzialny za zarządzanie danymi?
Wracając do kwestii odpowiedzialności i indywidualnie przypisanych ról, warto zauważyć, że zarządzanie danymi musi być oparte na współpracy.
Współpraca międzydziałowa jest konieczna, ponieważ dane przepływają między różnymi działami i systemami w tym są udostępniane zespołom IT i liderom biznesowym. Spójne podejście pomaga uniknąć izolacji i nieporozumień, co utrudniałoby dostęp do danych i wpłynęło na jakość.
Oto jak zarządcy danych, właściciele danych i rady zarządzające współdziałają w tym kontekście:
Zarządcy danych są odpowiedzialni za zarządzanie jakością danych oraz zapewnienie dokładności, spójności i niezawodności danych w różnych systemach. Utrzymują integralność danych, ustanawiając standardy dotyczące danych, wykonując zadania czyszczenia danych i dbając o przestrzeganie zasad zarządzania danymi. Zarządcy danych działają również jako główny punkt kontaktowy w zakresie użycia danych i dostępu do nich, zapewniając, że dane trafiają do odpowiednich interesariuszy, a jednocześnie są chronione.
Właściciele danych to zazwyczaj starsi liderzy lub kierownicy działów, którzy są odpowiedzialni za określone zbiory danych w organizacji. Ustalają zasady dotyczące bezpieczeństwa danych i dbają o zgodność użycia danych z wymogami organizacyjnymi i regulacyjnymi. Oznacza to, że właściciele danych są w pełni odpowiedzialni za prawidłowe zarządzanie danymi, które im powierzono.
Rady zarządzające to wielofunkcyjne zespoły, które sprawują nadzór nad inicjatywami zarządzania danymi i wyznaczają ich kierunek strategiczny. Rady zazwyczaj składają się przedstawicieli działów IT, prawnego, zgodności, finansowego i operacyjnego. Dbają o spójność zasad zarządzania danymi z celami biznesowymi, zgodność ze standardami branżowymi i spełnienie wymogów regulacyjnych. Rady zarządzające odgrywają kluczową rolę w rozwiązywaniu wszelkich sporów lub problemów i dbają, aby wszyscy interesariusze byli zaangażowani i poinformowani o praktykach zarządzania danymi.
Jak wdrożyć skuteczny program zarządzania danymi
Wspomniane powyżej zespoły, stosując ustrukturyzowane podejście do zarządzania danymi, mogą jasno przestawić plan kierownictwu, co sprzyja utrzymaniu jego wsparcia. Dobrze opracowany program służy również jako harmonogram dostosowywania praktyk zarządzania w miarę rozwoju organizacji.
Poniżej znajdują się kluczowe kroki zarządzania danymi jako cennym zasobem:
1. Ocena aktualnych praktyk zarządzania danymi
Zacznij od oceny dotychczasowych zasad zarządzania danymi, procedur i systemów w Twojej organizacji. Określ wszelkie luki lub obszary niskiej efektywności, którymi należy się zająć. Ta ocena pomaga ustalić punkt odniesienia i wyodrębnić obszary, w których lepsze zarządzanie może przynieść korzyści.
2. Zdefiniowanie zasad i celów zarządzania danymi
Opracuj jasne zasady, które określają, jak dane będą gromadzone, zarządzane, udostępniane i chronione. Te wytyczne powinny obejmować standardy jakości danych, protokoły bezpieczeństwa, przepisy w zakresie prywatności i wymagania dotyczące zgodności. Wyznacz konkretne i mierzalne cele zgodne z celami biznesowymi, takie jak poprawa podejmowania decyzji lub zapewnienie zgodności z przepisami.
3. Przypisanie ról i obowiązków
Przypisz role właścicieli i zarządców danych, aby nadzorować realizację zasad zarządzania. Zadbaj o to, aby każda z tych ról miała wyraźnie zdefiniowane obowiązki i przejrzystą hierarchię uprawnień.
4. Wybór właściwych narzędzi i technologii
Odpowiednie narzędzia zarządzania danymi, takie jak Jira Service Management, powinny pomóc w automatyzacji procesów, takich jak katalogowanie danych, kontrola jakości, zarządzanie dostępem i monitorowanie zgodności. Poszukaj rozwiązań, które integrują się z istniejącymi systemami, zapewniają śledzenie danych w czasie rzeczywistym i oferują solidne funkcje bezpieczeństwa. Wiele z tych funkcjonalności można znaleźć w Jira Service Desk.
5. Ustanowienie planu zarządzania zmianami
Zarządzanie zmianami ma na celu zagwarantowanie, że program zarządzania danymi zostanie zaakceptowany i wdrożony w całej organizacji. Wyraźnie przedstaw korzyści płynące z programu wszystkim interesariuszom i regularnie aktualizuj jego postępy. Pokonaj opór, podkreślając, że zarządzanie danymi zwiększa efektywność, jakość decyzji i zgodność z przepisami.
6. Skupienie na ciągłym kształceniu i szkoleniach
Nawet przy pełnym zaangażowaniu całej organizacji, zarządzanie danymi wymaga ciągłego kształcenia, ponieważ praktyki, regulacje i technologie stale się zmieniają. Regularne warsztaty lub webinaria pomogą na bieżąco informować pracowników o takich zmianach. Oferuj pracownikom szkolenia dotyczące zasad zarządzania, najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych i korzystania z narzędzi zarządzania. Ten aspekt zarządzania danymi przygotowuje grunt pod skuteczne zarządzanie usługami IT i wspiera budowanie pozytywnych doświadczeń pracowników.
Najlepsze praktyki zarządzania danymi
Program zarządzania danymi po uruchomieniu powinien przynosić wymierne korzyści. Dlatego podczas planowania, realizacji i późniejszych zmian w programie należy zachować ostrożność.
Oto kilka wskazówek, które pomogą utrzymać proces na właściwym torze:
Zacznij od niewielkiego zakresu i stopniowo skaluj
Na początku skup się na określonym zestawie zasobów danych lub działów zamiast próbować zarządzać wszystkimi danymi jednocześnie. Przykładowo możesz zacząć od obszarów o wysokim priorytecie, takich jak dane klientów lub dokumentacja finansowa, które często mają najbardziej bezpośredni wpływ na działalność. Stopniowe wdrażanie umożliwia łatwiejszą realizację i daje szansę na udoskonalenie procesów przed rozszerzeniem ich na całą organizację.
Dopasuj zarządzanie danymi do celów biznesowych
Zarządzanie danymi nie powinno być postrzegane jako samodzielna inicjatywa, ale jako integralna część osiągania celów biznesowych. Ściśle współpracuj z liderami biznesowymi, aby określić słabe punkty i zdefiniować mierzalne cele, które można osiągnąć dzięki zarządzaniu danymi. Typowymi celami może być poprawa analiz dotyczących klientów, zwiększenie wydajności operacyjnej lub spełnienie wymogów regulacyjnych.
Zmierz wpływ zarządzania danymi
Wybierz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które będą odzwierciedlać wyniki Twoich praktyk zarządzania danymi, takie jak poprawa jakości danych, oszczędność czasu dzięki usprawnionym procesom lub wdrażanie przez użytkowników narzędzi zarządzania. Regularnie analizuj wskaźniki KPI, aby śledzić postępy w czasie i w razie potrzeby dostosowywać strategie.
Znajdź równowagę między zasadami, ludźmi i technologią
Ustalanie zasad, reakcje pracowników i wykorzystywane narzędzia to zmienne wpływające na skuteczność Twojego programu zarządzania danymi. Sprawdź, czy żaden z tych komponentów nie jest wąskim gardłem programu jako całości. Zainwestuj w szkolenia i zasoby, aby zespoły wiedziały, jak działają zasady i narzędzia zarządzania. Wtedy otrzymasz informację zwrotne, które mogą uwypuklić potencjalne problemy.
Przykłady zarządzania danymi w praktyce
Oto kilka hipotetycznych przypadków pokazujących, jak zarządzanie danymi może mieć wpływ na różne sektory:
Opieka zdrowotna: Poprawa zarządzania danymi pacjenta
Organizacja opieki zdrowotnej może wdrożyć zarządzanie danymi, aby bezpiecznie i skutecznie zarządzać dokumentacją pacjentów, zapewniając zgodność z HIPAA. Zdefiniowanie kontroli dostępu i opracowanie scentralizowanego katalogu danych może poprawić dokładność danych i sprawić, że dokumentacja pacjentów będzie dostępna w czasie rzeczywistym. Usprawnienie systemu zmniejszyłoby nadmiarowość, taką jak silosy danych, jednocześnie pozytywnie wpływając na zapobieganie naruszeniom ochrony danych i wydajność operacyjną. To również wspiera skuteczne zarządzanie incydentami IT.
Finanse: Wzmocnienie zgodności i zarządzania ryzykiem
Instytucja finansowa może położyć większy nacisk na zgodność z RODO i standardami opartymi na ustawie Sarbanesa-Oxleya. Prawdopodobnie istotna będzie również ochrona prywatności danych, szyfrowanie i audyt. Jasne określenie roli właścicielskich wśród zarządców i właścicieli danych będzie traktowane priorytetowo. Trudność polega na integracji praktyk zarządzania z istniejącymi systemami IT, ale inwestycja w narzędzia integracji znacznie usprawniłaby procesy audytu.
Handel: Optymalizacja zapasów i danych klientów
Globalny sprzedawca byłby bardziej zainteresowany zarządzaniem zapasami i dokładnością danych klientów. Wdrażając ujednolicony katalog danych, miałby spójne informacje o dostępności produktów i aktualne dane klientów na wszystkich platformach. Jednym z wyzwań są regionalne niespójności we wprowadzaniu danych, ale standaryzowane protokoły rozwiązują ten problem. Rezultatem byłoby lepsze prognozowanie zapasów, zmniejszenie ilości odpadów i skuteczniejszy marketing oparty na wiarygodnych analizach dotyczących klientów.
Poprawa wyników zarządzania danymi za pomocą Jira Service Management
Jira Service Management (JSM) oferuje zaawansowane narzędzia do usprawniania i automatyzacji procesów zarządzania danymi, zapewniając zgodność i wydajność w odpowiedniej skali.
Dzięki przepływom pracy z możliwością dostosowania JSM automatyzuje najważniejsze zadania, takie jak katalogowanie danych, kontrola dostępu i dzienniki audytu, ograniczając ryzyko wystąpienia ludzkich błędów i zapewniając spójne stosowanie zasad zarządzania w organizacji. Zwiększ możliwości swoich zespołów dzięki funkcjom śledzenia i raportowania w czasie rzeczywistym, aby utrzymać wysokie standardy operacyjne.
Pełny przewodnik po Enterprise Service Management (ESM)
Na czym polega zarządzanie usługami dla firm? W tym przewodniku pokażemy, jak wdrożyć ESM w celu usprawnienia świadczenia usług.
Przeczytaj artykułDostarczanie usług HR: definicja, korzyści i najlepsze praktyki
Dowiedz się, czym jest dostarczanie usług HR, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób może poprawić środowisko pracy pracowników oraz usprawnić działania działu HR.
Przeczytaj artykuł