Czym jest wsparcie IT?
Popraw wydajność dzięki automatyzacji HR
Automatyzacja to obecnie jedno z najmodniejszych słów w świecie biznesu. Nie bez powodu. Automatyzacja powtarzalnych czynności pozwala oszczędzić czas i pieniądze i uwolnić zasoby do ważniejszych zadań.
Zautomatyzować można wiele aspektów procesów biznesowych, w tym zarządzanie zasobami ludzkimi (HR) i zapasami. Odkryj zalety automatyzacji HR i dowiedz się, jak usprawnić usługi HR za pomocą odpowiedniego oprogramowania.
Pobierz za darmo Jira Service Management
Co to jest automatyzacja HR?
Automatyzacja HR to proces automatyzacji zadań związanych z HR — od wdrażania pracowników po obsługę płac. Automatyzacja HR wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia powtarzalnych cyfrowych przepływów pracy, które wykorzystują algorytmy i sztuczną inteligencję. Każdy przepływ pracy można wstępnie zaprogramować do określonego celu, co usprawnia proces HR i zmniejsza liczbę błędów.
Można automatyzować różne zadania HR. Wdrażanie można usprawnić za pomocą zautomatyzowanych list kontrolnych pracowników. Z kolei listę płac można zautomatyzować za pomocą danych zebranych przez oprogramowanie HR. Zautomatyzować można nawet śledzenie wydajności w oparciu o różne wskaźniki, takie jak wielkość sprzedaży, wskaźniki frekwencji czy wyniki satysfakcji klienta.
Korzyści z automatyzacji przepływów pracy
Jedną z głównych zalet automatyzacji procesów HR jest oszczędność czasu i pieniędzy. Istnieje jednak wiele innych powodów, dla których warto rozważyć automatyzację powtarzalnych zadań HR. Oto niektóre z najważniejszych zalet automatyzacji HR.
Zwiększona wydajność
W świecie biznesu liczy się efektywność. Jeżeli pracujesz nieefektywnie, Twoja firma ponosi realne koszty. Automatyzacja HR umożliwia usprawnienie powtarzalnych zadań HR, dzięki czemu dział ten jest bardziej wydajny. Oznacza to, że np. lista płac i wnioski o urlop są przetwarzane w odpowiednim czasie. Nie tylko oszczędza to czas i pieniądze, ale także lepiej wygląda w oczach pracowników.
Mniej ręcznych zadań
Kiedyś wszystko robiło się ręcznie na papierze, a proste procesy, takie jak obsługa płac i śledzenie wydajności, były o wiele bardziej czasochłonne. Dzięki automatyzacji HR możesz zmniejszyć liczbę wymaganych zadań ręcznych i oszczędzić cenny czas.
Oszczędność czasu nie jest jedyną zaletą ograniczania zadań ręcznych. Podczas przetwarzania płac lub zatwierdzania próśb o urlopy zawsze istnieje możliwość wystąpienia błędu ludzkiego. Zmniejszenie potrzeby interwencji człowieka może wyeliminować niektóre z często popełnianych błędów tego typu.
Lepsze doświadczenie pracowników
Zarządzanie doświadczeniem pracowników jest bardzo ważne, a automatyzacja zadań HR jest jednym z najskuteczniejszych sposobów jego poprawy. Pracownicy mogą użyć opcji samoobsługi, gdy chcą szybko poprosić o czas wolny, złożyć wniosek o urlop lub skorzystać z zasiłku chorobowego. Proces wdrażania jest również usprawniony, więc nowi pracownicy mogą szybko rozpocząć pracę.
Lepsza zgodność i sprawniejsze prowadzenie dokumentacji
Zadania wykonywane ręcznie mogą być trudne do zapamiętania i udokumentowania. Automatyzacja umożliwia spójne rejestrowanie wszystkich informacji oraz prowadzenie kompletnej dokumentacji. Zautomatyzowane przepływy pracy zmniejszają również zagrożenie błędem ludzkim, dzięki czemu możesz mieć pewność, że wszystko, co rejestrujesz, jest dokładne.
Zgodność jest kluczowym aspektem zarządzania usługami HR. Musisz spełnić określone wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych, musisz też prowadzić rejestry płac i pracowników. Automatyzacja HR usprawnia prowadzenie ewidencji, co jest bardzo przydatne w przypadku audytu.
Skalowalność
Od HR do zarządzania usługami IT — Twoje rozwiązania biznesowe powinny pasować do Twojej firmy. W miarę jak Twój dział HR się rozwija, a Ty zatrudniasz nowych pracowników, Twoje rozwiązania do automatyzacja HR powinny dostosowywać skalę do rozwoju firmy. Oznacza to możliwość zachowania tej samej wydajności bez zwiększania stanu osobowego lub wydawania fortuny na przejście na bardziej niezawodne rozwiązania.
Skalowalność jest kluczowa, ponieważ pozwala korzystać przez cały czas z tych samych rozwiązań. Po skonfigurowaniu oprogramowania do automatyzacji HR łatwo jest dodawać i usuwać przepływy pracy oraz użytkowników.
Potencjalne wyzwania związane z automatyzacją HR
Chociaż automatyzacja procesów HR może zaoszczędzić dużo czasu, nie zawsze jest to tak proste, jak się wydaje. Istnieje kilka potencjalnych przeszkód, które należy wziąć pod uwagę przy wdrażaniu automatyzacji HR.
Wdrożenie może być wyzwaniem w niektórych przypadkach, zwłaszcza podczas automatyzacji bardziej złożonych procesów lub tworzenia licznych cyfrowych przepływów pracy. Identyfikacja, mapowanie i automatyzacja cyfrowych przepływów pracy mogą początkowo wydawać się przytłaczające. Stają się jednak łatwiejsze, gdy zapoznasz się z oprogramowaniem do automatyzacji HR.
Spróbuj stworzyć prosty, powtarzalny proces, aby zmapować i zautomatyzować zadania HR. Pomaga to zapewnić spójność i usprawnia proces automatyzacji poszczególnych zadań.
Przeszkodą we wdrażaniu rozwiązań do automatyzacji HR może być również opór pracowników. Ludzie mają tendencję do trzymania się tego, z czym czują się komfortowo, więc pracownicy często opierają się zmianom w codziennej rutynie.
Poświęć trochę czasu na edukowanie i szkolenie swoich pracowników w zakresie automatyzacji HR, jej zalet i związanych z nią najlepszych praktyk. Menedżerowie HR częściej korzystają z oprogramowania do automatyzacji, jeśli rozumieją, jak można je zastosować w codziennych przepływach pracy.
Jak zautomatyzować procesy HR
Automatyzacja procesów HR może usprawnić przepływy pracy i zwiększyć wydajność, ale wdrożenie jej rozwiązań wymaga czasu i wysiłku. Na szczęście istnieje kilka prostych kroków, w jaki można to zrobić.
Zidentyfikuj powtarzalne i ręczne zadania
Zacznij od identyfikacji powtarzalnych ręcznych zadań, za które odpowiedzialny jest Twój zespół HR. Zazwyczaj automatyzowane zadania obejmują przetwarzanie płac, onboarding i offboarding oraz śledzenie wydajności. Należy zidentyfikować zadania czasochłonne lub podatne na błędy. Jeżeli możesz zaoszczędzić czas lub zmniejszyć zagrożenie błędem ludzkim poprzez automatyzację procesów, zrób to.
Wybierz odpowiednie narzędzia do automatyzacji HR
Wybór odpowiednich narzędzi do automatyzacji procesów HR to kluczowy krok. Pomyśl o swoich potrzebach w zakresie HR i poszukaj oprogramowania, które je zaspokoi. Oprogramowanie do automatyzacji HR powinno też być łatwe w użyciu i integracji z istniejącym oprogramowaniem i narzędziami.
Jira Service Management to proste rozwiązanie do automatyzacji HR, które integruje się ze znanymi Ci narzędziami, takimi jak Slack i Confluence. Możesz zautomatyzować wszystko, od przetwarzania płac po śledzenie wydajności pracowników, aby Twoje zespoły HR spędzały więcej czasu na pracy nad kluczowymi zadaniami.
Zmapuj swoje przepływy pracy
Po znalezieniu odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji HR możesz zacząć mapować przepływy pracy. Mapa powinna zawierać poszczególne kroki i procesy związane z przepływem pracy, niezależnie od tego, czy chodzi o sumowanie całkowitej liczby godzin w tygodniu, czy zbieranie i organizowanie kluczowych wskaźników wydajności pracowników. Upewnij się, że uwzględniasz każdy krok, aby skutecznie zautomatyzować przepływy pracy HR.
Trenuj swój zespół HR i pracowników
Aby automatyzacja HR odniosła sukces, Twój zespół HR musi być dobrze przygotowany. Po opracowaniu i zautomatyzowaniu indywidualnych przepływów pracy HR musisz wyedukować i przeszkolić swój zespół HR i pracowników, aby wiedzieli, jak efektywnie korzystać z oprogramowania do automatyzacji. Stwórz program szkoleniowy obejmujący wszystkie aspekty automatyzacji HR, w tym sposób korzystania z automatycznych przepływów pracy i potencjalne błędy, których należy unikać.
Twój zespół HR może potrzebować trochę czasu, aby dostosować się do automatyzacji, warto jednak zainwestować ten czas, aby później zaoszczędzić go więcej.
Monitoruj i ulepszaj
Po wdrożeniu oprogramowania do automatyzacji HR Twoja praca nie jest jeszcze skończona. Automatyzacja nie jest idealna, więc Twoim zadaniem jest monitorowanie wyników zautomatyzowanych procesów HR, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie. W niektórych przypadkach, jeśli automatyzacja nie przynosi pożądanych rezultatów, może być konieczne ponowne zmapowanie procesu.
Przykłady automatyzacji HR w działaniu
Jeżeli rozważasz automatyzację procesów HR, zapoznaj się z poniższymi przykładami automatyzacji HR w działaniu:
- Onboarding: za pomocą narzędzia do automatyzacji HR można stworzyć zautomatyzowaną listę kontrolną, aby pomóc zespołom HR we wdrażaniu nowych pracowników.
- Śledzenie wydajności: narzędzia automatyzacji mogą pobierać kluczowe wskaźniki wydajności pracowników, takie jak wielkość sprzedaży, satysfakcja klienta i frekwencja, aby pomóc Ci śledzić wydajność zespołu.
- Płace: Zamiast ręcznie sumować godziny i przetwarzać listę płac, możesz to zrobić automatycznie za pomocą oprogramowania do automatyzacji HR.
Narzędzia do automatyzacji HR warte wypróbowania
Rosnąca popularność rozwiązań opartych na automatyzacji dotyczy również narzędzi HR.
Jira Service Management to narzędzie do automatyzacji HR, które pomaga zautomatyzować zadania, takie jak listy płac i rejestrowanie wydajności. Bezproblemowo integruje się również z narzędziami takimi jak Confluence. Jira Service Management ułatwia automatyzację powtarzalnych zadań za pomocą cyfrowych przepływów pracy, oszczędzając czas i ograniczając ryzyko błędów.
Dzięki prostemu interfejsowi i solidnemu wsparciu Jira Service Management pozwala zespołom HR osiągać więcej w krótszym czasie.
Zwiększ możliwości automatyzacji HR dzięki Jira Service Management
Menedżerowie i zespoły HR mają wiele czasochłonnych obowiązków, nie wspominając o ryzyku popełnienia kosztownych błędów. Kiedy używasz Jira Service Management do automatyzacji procesów HR, możesz zaoszczędzić czas zespołu HR, jednocześnie zmniejszając ryzyko pomyłek związanych z płacami i rejestrowaniem czasu.
Narzędzie Jira Service Management można zintegrować z istniejącymi rozwiązaniami, aby usprawnić komunikację i zwiększyć efektywność zespołów HR. W połączeniu z Jira Service Desk możesz usprawnić wszystko — od zadań HR przez obsługę klienta po zgłoszenia do działu wsparcia dotyczące oprogramowania.
Konfigurowalne przepływy pracy pozwalają zautomatyzować praktycznie wszystko, a portale samoobsługowe oszczędzają czas i zwiększają możliwości pracowników. Skorzystaj z planu Free Jira Service Management, aby dowiedzieć się, jak możesz przekształcić swój zespół HR poprzez automatyzację.
Pełny przewodnik po Enterprise Service Management (ESM)
Na czym polega zarządzanie usługami dla firm? W tym przewodniku pokażemy, jak wdrożyć ESM w celu usprawnienia świadczenia usług.
Przeczytaj artykułCzym jest świadczenie usług HR i zarządzanie nimi? | Atlassian
Jira Service Management oferuje zespołom HR określoną funkcjonalność, w tym wstępnie zdefiniowane przepływy pracy do realizacji procesów takich jak onboarding i offboarding czy obsługa zapytań HR.
Przeczytaj artykuł