Czym jest wsparcie IT?
Usprawnienie procesów HR: Jak zoptymalizować działania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi
Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę zatrudniającą kilku pracowników, czy dużą organizację mającą kilka oddziałów, zasoby ludzkie (HR) są jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia firmy. Dział HR odpowiada za onboarding i szkolenia pracowników, rozwiązywanie konfliktów pracowników oraz zapewnienie prawidłowego naliczania wynagrodzeń i świadczeń.
Zespoły HR mają wiele obowiązków, a każdy proces HR jest wyjątkowy. Znalezienie sposobów na zwiększenie wydajności tych procesów jest kluczowym elementem maksymalizacji efektywności zespołu HR. Od stosowania najlepszych praktyk w zakresie automatyzacji HR po utworzenie scentralizowanej bazy wiedzy — istnieje wiele sposobów na usprawnienie procesów HR.
Aby maksymalnie wykorzystać potencjał zespołu HR, zacznij od usprawnienia procesów HR. Dowiedz się, jak możesz pomóc swojemu zespołowi pracować wydajniej dzięki usprawnieniu procesów HR.
Skorzystaj z Jira Service Management bezpłatnie
Co to jest doskonalenie procesu HR?
Usprawnianie procesów HR polega na optymalizacji procesów kadrowych, takich jak rekrutacja, onboarding i rozliczanie wynagrodzeń, aby zaoszczędzić czas i pieniądze. Przykładowo usprawniony proces onboardingu pomaga szybko wdrożyć nowych pracowników, dzięki czemu mogą oni natychmiast przystąpić do pracy. Procesy związane z wynagrodzeniami i świadczeniami pracowniczymi również można zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.
Optymalizacja procesów HR ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia wydajności zespołu HR i umożliwienia szybszego wykonywania zadań. Pomaga to również w kształtowaniu długoterminowej strategii HR, ponieważ zapewnia ramy do optymalizacji procesów i zbiór usprawnionych procedur, które można wykorzystać.
Znaczenie usprawniania procesów HR
Tarcie jest jedną z największych obaw w HR. Brak zarządzania przychodzącymi wnioskami lub usprawniania powtarzalnych zadań może prowadzić do tarć między zespołami, pracownikami i systemami. Przykładowo przestarzały portal lub źle zaprojektowane oprogramowanie HR może utrudniać pracownikom przesyłanie wniosków lub menedżerom HR odpowiadanie na nie.
Im większe zmniejszenie tarć w miejscu pracy, tym większa oszczędność czasu i pieniędzy. Korzystanie z Jira Service Management do obsługi HR zapewnia scentralizowany portal dla zgłoszeń pracowników, umożliwiający płynną współpracę zespołów IT i HR.
Korzyści z doskonalenia procesu HR
Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz budować zespół HR, czy też chcesz zoptymalizować istniejące procesy, usprawnienie procesów HR może Ci w tym pomóc. Dowiedz się więcej o kluczowych korzyściach płynących z usprawnienia procesów HR.
Poprawa środowiska pracowników
Kiedy pracownicy potrzebują rozstrzygnięcia jakiegoś problemu lub odpowiedzi na ważne pytanie, oczekują, że dział HR im to zapewni. Oczekuje się, że menedżerowie HR będą szybko rozpatrywać wnioski pracowników, aby mogli oni kontynuować pracę i czuć, że są wspierani. Opóźnienia w udzielaniu odpowiedzi lub niemożność rozwiązania problemu przez dział HR mają negatywny wpływ na pracowników i ich postrzeganie firmy. Usprawnienie procesów HR jest kluczowym elementem zarządzania środowiskiem pracowników, co zapewnia pozytywny wizerunek firmy wśród pracowników.
Zwiększona produktywność
Usprawnianie procesów HR polega na ich optymalizacji w celu zwiększenia ich efektywności, co skutkuje wzrostem wydajności. Automatyzacja zadań to prosty sposób na oszczędność czasu, ale wydajność wzrasta również, gdy zespoły HR i zarządzania usługami IT (ITSM) mogą współpracować w celu rozstrzygania problemów pracowników.
Zmniejszona liczba błędów i ryzyko
Gdy zespół HR dysponuje uproszczonym procesem, który może stosować przy każdym zadaniu, zmniejsza się ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego. Celem jest przygotowanie standardowych procesów dla każdego zadania, za które odpowiada zespół HR, w tym rekrutacji i wdrażania nowych pracowników, wynagrodzeń i świadczeń oraz rozstrzygania konfliktów.
Automatyzacja odgrywa również kluczową rolę w zmniejszaniu ryzyka błędów. Ludzie mogą popełniać błędy matematyczne i literówki, co ma wpływ na wypłaty i inne kluczowe usługi. Automatyzując powtarzalne zadania, oszczędzasz czas i eliminujesz ryzyko błędów ludzkich.
Podejmowanie lepszych decyzji
Dane są istotną częścią zarządzania usługami HR (HRSM). Usprawnienie procesów HR polega na optymalizacji sposobu rejestrowania i śledzenia wniosków dotyczących zasobów ludzkich, co skutkuje uzyskaniem bardziej przejrzystych danych, które zapewniają lepszy wgląd w potrzeby HR. Możesz wykorzystać te dane do podejmowania świadomych decyzji w oparciu o swoje mocne i słabe strony w zakresie zasobów ludzkich.
Wyzwania związane z usprawnieniem procesów HR
Nauka poprawiania procesów HR jest stosunkowo prosta, ale wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Przestarzałe narzędzia mogą utrudniać optymalizację procesów HR, co wskazuje, że być może nadszedł czas, aby zaktualizować oprogramowanie HR w celu usprawnienia przepływu pracy.
Nawet jeśli zaktualizujesz oprogramowanie i wdrożysz narzędzia do automatyzacji HR, zespoły HR często opierają się zmianom. Jeśli Twój zespół HR ma trudności z nadążaniem za zmianami, szkolenia i edukacja mogą pomóc mu nauczyć się korzystać z nowych technologii w celu usprawnienia procesów HR.
W niektórych przypadkach pojawia się również kwestia akceptacji. Niektórzy ludzie wolą robić rzeczy w starym stylu i mogą się wahać przed korzystaniem z nowych technologii. Ważne jest, aby przeszkolić pracowników w zakresie korzystania z nowych technologii i odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości, jakie mogą mieć.
Uświadomienie sobie tych problemów jest pierwszym krokiem do optymalizacji procesów HR i podjęcia działań zmierzających do lepszej przyszłości.
Oznaki, że proces HR wymaga poprawy
Jeśli nie masz pewności, czy Jira Service Management jest odpowiednim rozwiązaniem dla Ciebie, zwróć uwagę na sygnały ostrzegawcze wskazujące, że procesy HR wymagają poprawy.
Niespójne wdrażanie nowych pracowników to wyraźny sygnał ostrzegawczy, który wskazuje, że nadszedł czas na aktualizację. Jeśli masz trudności z zatrudnieniem pracowników w tym samym czasie i zapewnieniem im niezbędnych zasobów, to jest to problem.
Skargi pracowników i częste opóźnienia w udzielaniu odpowiedzi mogą również świadczyć o konieczności usprawnienia procesów HR. Wykorzystaj mierzalne wskaźniki, takie jak średni czas odpowiedzi i liczba skarg w tygodniu lub miesiącu, aby przeprowadzić audyt procesów HR.
Kroki mające na celu usprawnienie procesów HR
Jira Service Management to prosty sposób na usprawnienie procesów HR, ale aby osiągnąć sukces, należy postępować zgodnie z odpowiednimi krokami.
1. Audyt istniejących przepływów pracy
Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie audytu istniejących przepływów pracy. Poszukaj obszarów, które wymagają poprawy, niezależnie od tego, czy masz problemy z usprawnieniem procesu onboardingu, czy też nie reagujesz na skargi klientów w odpowiednim czasie. Wykorzystaj mierzalne wskaźniki, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
2. Wyznaczenie mierzalnych celów poprawy
Kiedy już zidentyfikujesz, co należy poprawić, nadszedł czas, aby wyznaczyć sobie cele, dzięki czemu będziesz mieć motywację do działania. Cele powinny być łatwe do zmierzenia za pomocą rzetelnych wskaźników, takich jak średni czas reakcji na skargi pracowników, liczba błędów w rozliczeniach płacowych w określonym okresie lub liczba skarg otrzymanych od pracowników.
Wyznaczanie osiągalnych celów jest kluczowe, ale należy pamiętać, że po drodze mogą pojawić się przeszkody. Śledzenie postępów może pomóc w identyfikacji i pokonywaniu przeszkód w miarę upływu czasu.
3. Wykorzystanie narzędzi HR i automatyzacji
Jeśli nie korzystasz z oprogramowania HR lub innych narzędzi usprawniających procesy HR, masz wiele możliwości poprawy. Narzędzia do automatyzacji HR to świetny sposób na zautomatyzowanie rutynowych zadań, takich jak rozliczanie wynagrodzeń i formalności administracyjne.
Dzięki Jira Service Desk możesz łatwo rejestrować i śledzić skargi pracowników, aby mieć pewność, że każda sprawa zostanie rozwiązana tak szybko, jak to możliwe. Poszukaj narzędzi, które można łatwo zintegrować z istniejącymi procesami i zapewnij zespołowi HR wystarczającą ilość czasu na naukę ich obsługi.
4. Standaryzacja procesów
Nawet jeśli nie automatyzujesz procesów, posiadanie standardowego zestawu kroków, z którego mogą korzystać menedżerowie HR, jest bardzo pomocne. Standaryzacja każdego procesu jest nie tylko świetnym sposobem na zaoszczędzenie czasu, ale także pomaga poprawić spójność. Kiedy Twój zespół HR ciągle realizuje ten sam standardowy przepływ pracy, masz pewność, że robi wszystko w sposób konsekwentny.
5. Szkolenie zespołów HR i interesariuszy
Przekształcając dział HR i integrując nowe narzędzia, należy zapewnić kursy i szkolenia zarówno zespołom HR, jak i interesariuszom. Wszyscy powinni móc się nauczyć korzystania z nowego systemu HR, niezależnie od tego, czy zaoferujesz prezentację, czy szkolenie online.
Przykłady usprawniania procesów HR
Przyjrzenie się przykładowym usprawnieniom procesów HR może pomóc Ci lepiej zrozumieć, dlaczego są one tak ważne.
Załóżmy, że masz problemy z reagowaniem na zgłoszenia pracowników i ich rozwiązywaniem w odpowiednim czasie. Zastosowanie oprogramowania centrum obsługi HR i ustanowienie ujednoliconego procesu odpowiadania na zgłoszenia może pomóc Twojemu zespołowi HR reagować wydajniej.
Doskonalenie tych procesów nie tylko wzmacnia dział HR, ale także pozwala oszczędzać czas i pieniądze. Usprawnienie procesów HR pomaga również zwiększyć zadowolenie pracowników, nie musisz więc borykać się z ciągłą rotacją.
Najlepsze praktyki w zakresie doskonalenia procesów HR
Usprawnienie procesów HR nie jest żadną filozofią, ale przestrzeganie najlepszych praktyk może pomóc Ci w pełni wykorzystać restrukturyzację działu HR.
Zacznij skromnie, optymalizując kilka często używanych procesów. Następnie zbierz informację zwrotną od zespołu HR i pracowników, aby określić, jakie zmiany są potrzebne i jak je przeprowadzić. Należy przeprowadzać regularne procesy, aby upewnić się, że wszystko jest aktualne i stale optymalizowane.
Przyspieszenie usprawniania procesów HR dzięki Jira Service Management
Usprawnianie procesów HR to jeden z najlepszych sposobów na zbudowanie silniejszego zespołu HR, a wszystko zaczyna się od posiadania odpowiednich zasobów. Jira Service Management ułatwia doskonalenie procesów HR dzięki specjalnemu centrum pomocy technicznej i narzędziom automatyzacji.
Korzystanie z szablonu zarządzania usługami HR w Jirze pomaga zorganizować przepływy pracy HR, pozwalając zespołowi HR zaoszczędzić jeszcze więcej czasu. Dzięki Jira Service Management Twoje zespoły IT i HR mogą płynnie ze sobą współpracować, aby zapewnić najlepszą obsługę Twoim pracownikom.
Dowiedz się więcej o Jira Service Management i o tym, jak to rozwiązanie może pomóc w usprawnieniu procesów HR.
Pełny przewodnik po Enterprise Service Management (ESM)
Na czym polega zarządzanie usługami dla firm? W tym przewodniku pokażemy, jak wdrożyć ESM w celu usprawnienia świadczenia usług.
Przeczytaj artykułDostarczanie usług HR: definicja, korzyści i najlepsze praktyki
Dowiedz się, czym jest dostarczanie usług HR, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób może poprawić środowisko pracy pracowników oraz usprawnić działania działu HR.
Przeczytaj artykuł