Czym jest wsparcie IT?
Czym jest zarządzanie wiedzą HR i jak je wdrożyć
Zasoby ludzkie to nie tylko zatrudnianie i zwalnianie. Zespoły HR potrzebują szybkiego dostępu do zasad, procedur, najlepszych praktyk i wiedzy instytucjonalnej, aby wspierać pracowników i zwiększać powodzenie firmy.
W tym przewodniku omówimy, czym jest zarządzanie wiedzą HR, dlaczego ma to znaczenie oraz jak stworzyć system, który sprawdzi się w Twojej organizacji. Omówimy wszystko, od podstawowych komponentów po strategie wdrażania, a także pokażemy, jak nowoczesne narzędzia mogą usprawnić cały proces.
Czym jest zarządzanie wiedzą HR?
Zarządzanie wiedzą HR to sposób, w jaki organizacja rejestruje, organizuje, przechowuje i udostępnia wszystkie informacje, których zespoły HR potrzebują do wykonywania swojej pracy. Połączenie zarządzania zasobami ludzkimi i wiedzą obejmuje wszystko, od podręczników dla pracowników i dokumentów zawierających zasady po wiedzę instytucjonalną na temat kultury firmy, najlepsze praktyki z zakresu zatrudniania i wnioski wyciągnięte z wcześniejszych inicjatyw.
Zasadniczo zarządzanie wiedzą HR tworzy scentralizowane repozytorium, w którym specjaliści HR mogą szybko znaleźć odpowiedzi na pytania pracowników i uzyskać dostęp do zbiorowej wiedzy swojego zespołu. Wykracza to poza proste przechowywanie dokumentów, tworząc połączenia między informacjami i oferując możliwość przeszukiwania i wykorzystywania wiedzy.
Dlaczego zarządzanie wiedzą HR jest ważne?
Zarządzanie wiedzą HR pomaga nie tylko samemu działowi HR. Właściwie wdrożone, wspiera całą organizację, zapewniając spójne dostarczanie informacji, skracając czas reakcji i zachowując pamięć instytucjonalną mimo zmian personalnych w zespole.
Zaangażowanie pracowników poprawia się, gdy otrzymują oni dokładne odpowiedzi we właściwym czasie. Nic nie frustruje pracowników bardziej niż uzyskiwanie sprzecznych informacji na temat korzyści lub zasad. Z perspektywy podejmowania decyzji zorganizowany dostęp do danych historycznych i wskaźników wydajności umożliwia zespołom HR dokonywanie lepszych wyborów.
Co najważniejsze, właściwe zarządzanie wiedzą zapobiega jej utracie, gdy doświadczeni członkowie zespołu odchodzą. Bez systemów pozwalających rejestrować wiedzę firmy tracą cenne analizy, których opracowanie zajęło całe lata.
Kluczowe komponenty zarządzania wiedzą HR
Efektywne zarządzanie wiedzą HR opiera się na kilku uzupełniających się komponentach. Należą do nich:
- rejestrowanie wiedzy: obejmuje ono systematyczne zbieranie informacji w dziale HR na podstawie dokumentów, rozmów, doświadczeń i obserwacji;
- przechowywanie i organizacja: informacje muszą być przechowywane w przystępnych formatach oraz mieć logiczną klasyfikację, spójne konwencje nazewnictwa i szerokie możliwości wyszukiwania, które pozwalają te informacje znajdować;
- dzielenie się wiedzą: ten komponent zapewnia przepływ informacji w całej organizacji dzięki formalnej dokumentacji, programom szkoleniowym i narzędziom do nieformalnej współpracy;
regularne aktualizacje: organizacje potrzebują bieżących procesów w celu zachowania aktualności, istotności i ścisłości informacji w miarę ewolucji zasad i procedur.
Poza tymi podstawowymi funkcjami, sukces tak naprawdę sprowadza się do uporządkowania trzech fundamentalnych kwestii:
- Systemy zarządzania wiedzą HR stanowią platformę, która sprawia, że każdy, kto potrzebuje wiedzy ma do niej dostęp i może ją przeszukać.
- Solidne procesy sprawiają, że informacje są rejestrowane w sposób spójny i pozostają cały czas aktualne.
- Kultura organizacyjna decyduje o faktycznym uczestnictwie, ponieważ bez akceptacji ze strony pracowników, którzy dostrzegają wartość w dzieleniu się swoją wiedzą, nawet najlepsze systemy pozostają niewykorzystane.
Korzyści z efektywnego zarządzania wiedzą HR
Kiedy zespoły HR dobrze zarządzają wiedzą, pozytywne efekty rozprzestrzeniają się na całą organizację. Lepsze operacje HR wpływają na wszystko, od codziennych czynności po długoterminowe planowanie strategiczne, tworząc wartość, która z czasem rośnie.
Usprawnienie podejmowania decyzji i planowania strategicznego
Dostęp do uporządkowanej wiedzy HR zmienia sposób podejmowania decyzji. Kiedy specjaliści ds. HR mogą odwoływać się do danych historycznych, opinii pracowników i wcześniejszych decyzji, dokonują bardziej świadomych wyborów, które są zgodne z celami firmy.
Planowanie strategiczne może być bardziej skutecznym procesem, gdy zespoły mają dostęp do szeroko zakrojonych trendów dotyczących zasobów ludzkich oraz wyników wcześniejszych inicjatyw. Kontekst historyczny pomaga określić, co się sprawdza, a co mogłoby funkcjonować lepiej.
Usprawnione wdrażanie i szkolenie pracowników
Wdrażanie nowych pracowników to jeden z najbardziej zależnych od wiedzy procesów HR. Kiedy informacje o wdrażaniu są uporządkowane, nowi pracownicy szybciej osiągają pełną wydajność i lepiej się odnajdują w kluczowych pierwszych tygodniach.
Dzięki scentralizowanym zasobom wszyscy nowi pracownicy otrzymują spójne informacje niezależnie od tego, kto ich wprowadza do pracy. Programy szkoleń zyskują na uporządkowaniu zasobów wiedzy, gdy trenerzy mają dostęp do aktualnych materiałów i opinii z poprzednich sesji. Gdy pracownicy znajdują odpowiedzi za pośrednictwem samoobsługowych baz wiedzy, są bardziej niezależni i pewni siebie.
Bardziej intensywna współpraca i ograniczona utrata wiedzy
Zarządzanie wiedzą HR eliminuje bariery informacyjne i sprzyja współpracy w zespołach. Gdy wiedza jest scentralizowana i dostępna, członkowie zespołu w naturalny sposób dzielą się większą ilością informacji i wzajemnie wykorzystują swoją pracę.
To środowisko oparte na współpracy prowadzi do skuteczniejszego rozwiązywania problemów dzięki spojrzeniu na nie z różnych perspektyw. Najważniejszą korzyścią w długim okresie jest zapobieganie utracie wiedzy. Gdy odchodzą doświadczeni pracownicy, właściwe zarządzanie wiedzą pozwala rejestrować ją w formatach przystępnych dla przyszłych członków zespołu.
Lepsze zarządzanie zgodnością i ryzykiem
Kontrola zgodności to jedno z największych utrapień działu HR, zwłaszcza gdy zasady ciągle się zmieniają i różnią się w zależności od lokalizacji lub branży. Dobry system zarządzania wiedzą znacznie ułatwia sprawę, przechowując wszystkie aktualne wymagania prawne w jednym miejscu i dbając o to, by zasady rzeczywiście odzwierciedlały dzisiejsze wymogi, a nie te sprzed dwóch lat.
Gdy wszyscy mają dostęp do tych samych scentralizowanych informacji, znacznie łatwiej jest konsekwentnie radzić sobie z podobnymi sytuacjami w całej organizacji. Nikt nie chce wyjaśniać audytorowi, dlaczego ta sama polityka była stosowana inaczej w różnych działach. Ponadto kiedy dokumentacja zgodności jest uporządkowana i łatwa do znalezienia, reagowanie na audyty staje się o wiele mniej stresujące.
Typowe wyzwania w zarządzaniu wiedzą HR i jak sobie z nimi radzić
Nawet jeśli wszyscy się zgadzają, że zarządzanie wiedzą HR ma sens, jego wdrożenie może czasami okazać się większym wyzwaniem. Najpoważniejszą przeszkodą jest skłonienie ludzi do udziału. Większość pracowników postrzega dzielenie się wiedzą jako kolejne zadanie dodane do ich już i tak pełnego obciążenia pracą, a nie coś, co ułatwi im pracę.
Ten problem narasta, gdy technologia jest trudna w użyciu lub nie integruje się dobrze z już używanymi narzędziami. Nikt nie chce logować się do jeszcze jednego systemu, który jest powolny i zagmatwany, zwłaszcza gdy próbuje komuś szybko pomóc. I nawet jeśli technologia jest dobra, niektóre organizacje mają problemy, ponieważ dzielenie się wiedzą po prostu nie jest częścią ich kultury — ludzie wolą zachować informacje dla siebie zamiast je udostępnić.
Dobra wiadomość jest taka, że z tymi wyzwaniami można sobie poradzić. Pokaż ludziom, jak zarządzanie wiedzą pozwoli im oszczędzać czas i ułatwi im pracę, a zaczną je stosować. Zainwestuj w nowoczesne platformy, które płynnie integrują się z istniejącymi narzędziami. Co najważniejsze, skłoń kierownictwo do ukształtowania zachowań związanych z dzieleniem się wiedzą i nagradzaj osoby, które wnoszą swój wkład.
Jak wdrożyć zarządzanie wiedzą HR
Pomyślne wdrożenie zarządzania wiedzą HR wymaga starannego planowania, odpowiednich narzędzi i ciągłego zaangażowania. Proces obejmuje kluczowe kroki, które wspólnie tworzą kompleksowe systemy.
Wdrożenie powinno być zgodne z celami, kulturą i istniejącymi procesami organizacji. Sukces zależy od zdobycia akceptacji ze strony kierownictwa i użytkowników końcowych. Liderzy muszą zapewnić zasoby, a użytkownicy dostrzec ewidentną wartość uczestnictwa.
Ocena bieżących zasobów wiedzy
Zanim zbudujesz coś nowego, podsumuj to, co już masz. Oznacza to przejrzenie istniejących dokumentów HR, ocenę bieżących procesów i określenie, kto posiada cenną wiedzę w Twoim zespole.
Poszukaj wzorców w tym, gdzie obecnie przechowywane są informacje oraz jak ludzie znajdują to, czego potrzebują. Zwróć szczególną uwagę na luki w wiedzy — obszary, w których brakuje informacji, są one przestarzałe lub trudno dostępne. Ta ocena stanowi jasny punkt wyjścia i pomaga nadać priorytet temu, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności.
Zdefiniowanie celów i zakresu
Dzięki jasnym celom Twoja inicjatywa z zakresu zarządzania wiedzą pozostaje skupiona na celu i mierzalna. Określ, jakie wyniki chcesz osiągnąć. Może to być skrócenie czasu reakcji, poprawa spójności polityki lub zapobieganie utracie wiedzy po odejściu pracowników. Następnie ustal, od których funkcji i zespołów HR wdrożenie się rozpocznie.
Wybór odpowiednich narzędzi i platform HR
Wybrany przez Ciebie system zarządzania wiedzą HR przesądzi o Twoich działaniach z zakresu zarządzania wiedzą. Poszukaj oprogramowania, które ułatwia przechowywanie, porządkowanie i znajdowanie informacji, jednocześnie płynnie łącząc się z istniejącymi systemami HR. Nowoczesne platformy często integrują się z rozwiązaniami ITSM, zapewniając kompleksowe funkcje zarządzania usługami.
Oprogramowanie HR Jira Service Management łączy zaawansowane możliwości bazy wiedzy z funkcjami zarządzania usługami, które optymalizują operacje HR. Platforma pozwala zespołom HR zdobywać wiedzę podczas codziennej pracy, dzięki czemu gromadzenie informacji wydaje się czymś naturalnym, a nie dodatkowym obciążeniem.
Gromadź i porządkuj wiedzę
Gromadź wiedzę jawną z istniejących dokumentów, a następnie rejestruj wiedzę ukrytą poprzez wywiady i dokumentację procesów. Informacje należy uporządkować w logiczny sposób, stosując jasne kategorie i spójne oznaczenia, które ułatwiają wyszukiwanie. Możesz skorzystać z szablonu bazy wiedzy HR, aby uzyskać solidną podstawę do skutecznego organizowania informacji dotyczących zasobów ludzkich.
Wspieraj kulturę dzielenia się wiedzą.
Aby zachęcić ludzi do udziału, potrzebne jest przywództwo, które daje przykład dzielenia się i docenia osoby wnoszące wkład. Skoncentruj szkolenie na korzyściach osobistych, a nie tylko na funkcjach technologicznych. Ułatw dzielenie się wiedzą, włączając jej gromadzenie do istniejących procesów, żeby udział w tym był naturalny, a nie uciążliwy.
Wybór modelu dostarczania nie zależy wyłącznie od aktualnej sytuacji Twojej firmy. Ważne jest również uwzględnienie długoterminowych celów organizacji. Jeśli przewidujesz znaczny wzrost, wybierz model świadczenia usług HR, który można skalować wraz z rozwojem firmy.
Monitoruj, aktualizuj i ulepszaj
Ustal regularne cykle przeglądów i jasno określ odpowiedzialność za treści, aby informacje były aktualne. Wykorzystaj dane analityczne i opinie użytkowników, aby zidentyfikować problemy i braki. Celem jest ciągła ewolucja oparta na rzeczywistych wzorcach użytkowania i zmieniających się potrzebach organizacyjnych.
Wykorzystaj Jira Service Management, aby usprawnić zarządzanie wiedzą HR
Jira Service Management oferuje wyjątkowe korzyści dla zespołów HR wdrażających kompleksowe zarządzanie wiedzą. Platforma łączy w sobie solidną bazę wiedzy z funkcjami zarządzania usługami, które usprawniają operacje i poprawiają środowisko pracowników.
Zarządzanie wiedzą i integracja zgłoszeń serwisowych zapewniają efektywną synergię. Kiedy pracownicy składają wnioski kadrowe, agenci szybko uzyskują dostęp do odpowiednich artykułów i zasad, aby udzielić trafnych odpowiedzi. Automatyzacja przepływu pracy zapewnia aktualność wiedzy dzięki przypomnieniom i funkcjom automatyzacji HR. Platforma wspiera praktyki HRSM i umożliwia korzystanie z samoobsługowej bazy wiedzy, która ogranicza rutynowe zapytania, jednocześnie zwiększając niezależność pracowników.
Pełny przewodnik po Enterprise Service Management (ESM)
Na czym polega zarządzanie usługami dla firm? W tym przewodniku pokażemy, jak wdrożyć ESM w celu usprawnienia świadczenia usług.
Przeczytaj artykułDostarczanie usług HR: definicja, korzyści i najlepsze praktyki
Dowiedz się, czym jest dostarczanie usług HR, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób może poprawić środowisko pracy pracowników oraz usprawnić działania działu HR.
Przeczytaj artykuł