什么是 IT 支持?
通过人力资源自动化提高效率
自动化是当下商界最热门的流行语之一,这是有充分理由的。自动化处理重复性任务能为您节省时间和资金,将资源解放出来用于更重要的任务。
业务流程的许多方面都可以实现自动化,包括人力资源和库存管理。探索人力资源自动化的优势,并了解如何借助合适的软件简化人力资源服务流程。
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什么是人力资源自动化?
人力资源自动化的优势
人力资源流程自动化的主要优势之一是节省时间和资金,但考虑将重复性人力资源任务自动化还有许多其他原因。以下是人力资源自动化的一些最显著优势。
提高效率
在商业世界里,效率是关键。低效行事,就是在让企业白白烧钱。人力资源自动化能帮助您简化重复性人力资源任务,从而提升人力资源部门的整体效率。这意味着薪资发放和休假申请等流程都能得到及时处理。这不仅能为您节省时间和资金,还能为员工创造更优质的体验。
减少手动任务
曾经,所有工作都依靠手动在纸上完成,像薪资和绩效跟踪这类简单流程也耗时得多。借助人力资源自动化,您可以减少所需的手动任务量,节省宝贵时间。
节省时间并不是减少手动任务的唯一好处。在处理薪资或审批 PTO 申请等事务时,人为出错的风险始终存在。减少人为干预的需求,能够避免一些此类常见错误。
改善员工体验
员工体验管理至关重要,而将人力资源任务自动化是提升整体员工体验最有效的方式之一。员工在需要申请休假、提交度假申请或使用病假工资时,可以使用自助服务选项,从而获得更快的响应速度。入职流程也得到了简化,因此新员工能够快速熟悉业务并投入工作。
优化合规性和记录管理
如果依靠手动处理事务,很难做到所有事情都记录在案。自动化能确保您持续记录所有事项,并保存重要记录。自动化工作流还能降低人为错误的风险,因此您可以确信所记录的所有信息都是准确的。
合规性是 HRSM(人力资源服务管理)的关键方面。您需要满足特定的数据安全要求,并且必须保存薪资和员工记录。由于人力资源自动化简化了记录管理流程,因此在审核发生时,它能确保您拥有可追溯的记录轨迹。
可扩展性
从人力资源到 ITSM(IT 服务管理),您的业务解决方案应随业务而扩展。随着人力资源部门的扩张以及新员工的持续入职,您的人力资源自动化解决方案应当随之扩展,以适应企业的发展。这意味着您无需增加员工数量,也不必花费巨资升级到更强大的解决方案,就能维持同等的效率。
可扩展性至关重要,因为它能让您继续使用相同的解决方案。一旦您设置好人力资源自动化软件,添加或移除工作流及用户就会变得十分简单。
人力资源自动化的潜在挑战
尽管人力资源流程自动化能为您节省大量时间,但它并非总像听起来那么简单。实施人力资源自动化时,有几个潜在障碍需要考虑。
在某些情况下,实施过程可能颇具挑战,尤其是在自动化更复杂的流程或创建大量数字化工作流时。识别、规划并实现数字化工作流的自动化,起初可能让人觉得难以应对,但随着您对人力资源自动化软件逐渐熟悉,这一过程会变得越来越轻松。
可以尝试创建一个可重复的简单流程,用于规划和自动化人力资源任务。这有助于确保一致性,并简化每个单独任务的自动化流程。
实施人力资源自动化解决方案时,员工的抵触情绪也可能成为一个问题。人们往往倾向于固守自己熟悉的事物,因此员工常常会抵制日常例行程序的改变。
花些时间向员工宣传和培训人力资源自动化相关知识,包括其优势以及最佳实践。如果人力资源经理了解自动化软件如何应用于他们的日常工作流,他们就更有可能使用这类软件。
如何实现人力资源流程自动化
人力资源流程自动化能够简化工作流并提高效率,但实施自动化解决方案需要投入时间和精力。幸运的是,人力资源流程的自动化可以通过几个简单步骤来实现。
识别重复和手动任务
首先从识别人力资源团队负责的手动重复性任务开始。常见的可自动化任务包括薪资处理、入职与离职流程以及绩效跟踪。其目标是识别那些耗时或容易出错的任务。如果通过流程自动化能够节省时间或降低人为出错的风险,那就这么做。
选择合适的人力资源自动化工具
选择合适的人力资源流程自动化工具是至关重要的一步。思考自身特定的人力资源需求,并寻找能够满足这些需求的软件。您还应该寻找那些易于使用且能与您现有的软件和工具集成的人力资源自动化软件。
Jira Service Management 是一款简单易用的人力资源自动化解决方案,能够与您已在使用的工具(如 Slack 和 Confluence)集成。从薪资处理到员工绩效跟踪,所有这些工作都可以实现自动化,这样人力资源团队就能将更多时间投入到关键任务上。
绘制工作流梳理图
找到合适的人力资源自动化软件后,就可以开始梳理每个单独的工作流了。这张梳理图应包含该工作流中涉及的各个步骤和流程,无论是统计一周的总工时,还是收集和整理关键的员工绩效指标,都应涵盖在内。请确保涵盖每一个步骤,以有效实现人力资源工作流的自动化。
培训您的人力资源团队和员工
要让人力资源自动化取得成功,您的人力资源团队必须全力支持。在梳理并实现各个人力资源工作流的自动化后,您需要对人力资源团队和员工进行宣讲与培训,确保他们知道如何有效使用这款自动化软件。制定一个涵盖人力资源自动化各方面的培训计划,包括如何使用自动化工作流以及需要避免的潜在错误。
您的人力资源团队可能需要一些时间来适应自动化,但现在投入时间进行适应是值得的,因为这能在未来节省更多时间。
监控和改进
在人力资源自动化软件实施完成后,您的工作并未结束。动化并非完美无缺,因此,您的职责是监控人力资源自动化流程的结果,确保一切正常运行。在某些情况下,如果某个流程未能产生预期的结果,您可能需要重新梳理该流程。
人力资源自动化的实际应用示例
如果您正考虑将人力资源流程自动化,不妨查阅以下这些人力资源自动化的实际应用示例:
- 入职:人力资源自动化可以生成一份自动化清单,协助人力资源团队为新员工办理入职手续。
- 绩效跟踪:自动化工具可以提取关键的员工绩效指标,如销售额、客户满意度和出勤率等,帮助您跟踪员工绩效。
- 薪资:无需手动汇总工时和处理薪资,您可以借助人力资源自动化软件来自动完成这些工作。
值得一试的人力资源自动化工具
随着自动化越来越普遍,新的人力资源自动化工具不断涌现。
Jira Service Management 是一款人力资源自动化工具,可帮助实现薪资和绩效跟踪等任务的自动化。它还能与 Confluence 等工具无缝集成。Jira Service Management 借助数字化工作流,能轻松实现重复性任务的自动化,既节省时间,又降低出错风险。
Jira Service Management 凭借简洁的界面和强大的支持,赋能人力资源团队用更少的时间完成更多工作。
借助 Jira Service Management,赋能人力资源自动化
人力资源经理及团队肩负着许多耗时的职责,更不用说还存在造成高昂代价错误的风险。当您使用 Jira Service Management 来实现人力资源流程自动化时,既能为人力资源团队节省时间,又能降低薪资核算和工时跟踪方面的错误风险。
Jira Service Management 能够与现有工具集成,从而简化沟通流程并提升人力资源团队的工作效能。当与 Jira Service Desk 结合使用时,您能够简化从人力资源、客户服务到软件支持请求单的所有流程。
可定制的工作流几乎能让您实现任何任务的自动化,而自助服务门户则能节省时间并为员工赋能。免费获取 Jira Service Management,了解如何通过自动化实现人力资源团队转型。