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项目启动

稍加规划就能取得更大成功。召集您的项目团队召开启动会议,就项目的目的以及如何合作实现目标达成一致。

人们在桌子旁一起工作
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准备时间

30 分钟

跑表图标
持续时间

90 分钟

组图标
人数

3-14

5 秒摘要

  • 确定项目团队成员及其角色。
  • 定义项目愿景、任务和任务验收标准。
  • 让您的团队就项目目的以及你们将如何合作实现目标达成一致。
您将需要
  • 带屏幕共享功能的视频会议或会议空间。
  • 数字协作工具(参见模板)。
  • 可选:实物白板、记号笔、计时器和便利贴。
演练资源
Confluence 模板

如何规划项目启动会

在项目启动之初,召集团队成员共同商定成功标准,并着手制定实现目标的计划。

什么是项目启动会?

项目启动会是与项目团队和项目客户(如适用)的第一次会议。该会议旨在确定项目的目的、角色、职责和成功标志。

为什么要开展项目启动会演练?

不召开启动会就开始项目,就好比没有地图或方向就开始公路旅行。您可能会浪费大量的时间、金钱和精力去到达目的地—如果您能到达的话。开展项目启动会演练可为顺利协作和成功明确方向。

应何时召开项目启动会?

项目启动会通常在工作说明书或项目海报定稿并且每个人都做好开始准备后举行。

项目启动会的优势

项目启动会是一个让团队就项目的“人员、内容、地点、时间、原因及方法”达成一致的机会。

研究表明,在项目启动阶段就若干议题达成共识能带来以下确证优势:

  1. 明确角色

    清晰了解角色与职责能提升团队沟通效率、加强协作、增进团队成员互信并提高满意度,从而推动项目取得更好成果。
  2. 通过建立心理安全感做好准备

    已建立鼓励协作与开放对话规范的团队,往往能取得更出色的表现。
  3. 愿景

    当员工理解愿景(即理解工作的意义及其对他人产生的影响)时,其工作表现、持久性和工作效率都将提升。
  4. 明确成功标准或任务验收标准

    需求不明确将导致代价高昂的返工。明确成功标准并在早期解决问题,往往能减少后续的混乱和成本。

1. 确定项目协作者

预估时间: 10 分钟

在开展此演练之前,确定项目发起人、项目负责人、协调人、核心团队和利益相关者。(一个团队成员可能担任多个角色。)

  • 项目发起人(又名执行发起人):从项目交付中获益或损失最大的最高级利益相关者
  • 项目负责人:负责确定团队项目交付愿景以及原因
  • 协调人:负责确保项目启动会流程顺畅且聚焦核心议题
  • 核心团队:执行项目工作的人员
  • 利益相关者:任何对项目成果具有见解、信息、反馈或既得利益的人
提示:为您的团队量身定制

项目启动会演练非常灵活,可轻松进行调整。使用下方“变体演练”下的其他演练,根据团队需求定制专属议程。

并非所有人都需要参加启动的所有部分。只保留您向核心团队添加的任何变体。

2. 明确目标方向

预估时间: 20 分钟

召集项目发起人、负责人及协调人,通过协作文档(如 Confluence 页面白板Trello 面板)共同起草项目愿景、任务及任务验收标准。项目团队其他成员将参与项目海报的 5 分钟静默预读环节。

接下来,团队将在项目启动会上对这些要素进行修订:

  • 愿景:界定您的“动因”,或项目完成后团队将产生的重要影响。为什么要开展这个项目?
  • 任务:界定您的“交付内容”和“实现方式”。您在尝试做什么?您将如何实现愿景?
  • 任务验收标准:界定项目成果达成的“时点”。该项目成功会有哪些特征?这些验收标准可指明您的任务进展是否符合预期,并建立团队对“完成”的统一定义。

3. 来自我们发起人的一句话

预估时间: 5 分钟

请项目发起人在会议开场时向与会者致欢迎辞,并简要说明项目概况及其与组织的关系。如果项目发起人无法出席会议,可以请他们提前录制一段简短视频,如通过 Loom 工具,与大家共享。

4. 搭建舞台

预估时间: 5 分钟

在项目启动会开始时,与大家分享议程概览并达成一些共识,以保证对话富有成效:

  • 合作:齐心协力为项目成功奠定基础。
  • 足够好:追求进步,而不是完美。收集足够的信息,达成共识,然后在未来继续完善。
  • 可能性:暂停对既往的评判,以开放心态探索未来潜力

5. 破冰

预估时间: 10 分钟

先进行一场简短的破冰活动,让大家集中注意力,调整好心态。

如果小组成员彼此还不认识,可以让每个人进行自我介绍,说明自己在项目中的角色,并回答一个破冰问题。(请参阅破冰活动演练以获取灵感。)

如果小组成员已经熟悉,直接跳至破冰活动

6. 完善愿景、任务和任务验收标准

预估时间: 60 分钟

这是项目启动会最重要的方面:凝聚团队共识,确立能激励和引领团队的共同目标。

首先,分享项目启动会前制定的初始愿景、任务和任务验收标准。然后,将与会者分成三组:一组负责愿景,一组负责任务,一组负责任务验收标准。

给每个小组 20 分钟来完善初始陈述。接下来,重新召集小组成员,汇报并讨论修订后的陈述。

落实所有达成共识的修改内容,随后通过投票正式采纳为项目方案。您可以(也应该)在稍后发现新信息时完善项目中的这些要素。

提示:罗马投票

可采用罗马式投票法快速评估共识度和/或疑虑:

大拇指向上 =“我接受”

大拇指放平 =“我都可以”

大拇指向下 =“我有疑虑”

7. 结束启动会并更新项目海报

预估时间: 5 分钟

请项目负责人为会议作总结:感谢小组的协作,分享反馈或结束语,并重申后续步骤。在您的操作项列表中,指派一名团队成员,根据达成一致的愿景、任务和任务验收标准更新项目海报

提示:拼命工作,尽情娱乐

只工作不娱乐,项目团队变得沉闷无聊。在项目启动会后尽快安排娱乐活动,例如组织线上游戏或社交郊游。

跟进

完善计划

若项目启动会时间允许,或另安排专场会议,可运用其他演练来继续概述项目规划。

明确后续步骤

使用 Trello、Jira 项目管理模板Confluence 项目计划模板等工具创建工作回溯计划或任务待办事项列表。

更新计划

随着项目推进,请重新检视这些计划及项目公告,以记录进展并做出任何必要调整。

变体

电梯推销

对于较短的会议,在讨论任何较长和较深的问题之前,可尝试将模板限制在有关工作时间、理想环境、沟通偏好和学习风格的问题上。

回顾

破冰活动后,开展一次简短的回顾演练,讨论您从过去的项目中学到了什么,以及您将如何将这些经验应用到此项目中。

工作协议

运用工作协议演练创建一套团队共同遵守的工作协议,明确团队将如何共同高效地完成工作。

角色和职责

在您就项目的目的达成一致后,项目中的个人角色是什么? 运行角色和职责剧本,让团队成员清楚地了解他们将如何为项目的成功做出贡献。这个剧本还有助于找出技能或功能方面的任何差距,这样您就可以在项目早期解决这些差距。

一组问号

还有问题?

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