Comment simplifier la planification des ressources dans les projets

La planification des ressources, qu'est-ce que c'est ?

La planification des ressources alloue des ressources à des tâches et à des projets spécifiques dans un délai défini. Selon le secteur d'activité, vos ressources peuvent inclure des membres de l'équipe, des équipements et des installations.

Tout le monde a accès au calendrier des ressources, qui décrit les engagements temporels et les responsabilités tout au long du cycle de vie du projet afin d'éviter toute confusion.

Pour la plupart des équipes, la planification des ressources implique de répondre à trois questions :

• Quelles sont les ressources nécessaires pour ce projet ?
• Quand ces ressources sont-elles nécessaires ?
• Ces ressources sont-elles disponibles ?

Répondre à ces questions permet à tout le monde de rester sur la bonne voie et d'éviter les retards.

Améliore l'efficacité des collaborateurs

Il existe plusieurs moyens de compromettre l'efficacité d'un projet, qu'il s'agisse d'affecter les mauvaises ressources ou de déléguer des tâches trop tard. La planification des ressources permet aux responsables de voir le périmètre complet du projet et les besoins de chaque projet.

Imaginez que vous avez besoin d'un développeur senior pour travailler sur l'app de l'entreprise, mais que vous ne planifiez les ressources. Vous oubliez peut-être que le développeur doit collaborer avec l'équipe financière jusqu'à ce qu'il soit trop tard, ce qui vous obligera à modifier le calendrier du projet.

Avec la planification des ressources, vous assignez toutes les ressources et les tâches pendant la phase de planification du projet. Ainsi, vous n'avez pas à vous soucier de résoudre les conflits de ressources.

Empêche la surallocation des ressources

Supposons qu'un développeur senior travaille sur une nouvelle app. Travaille-t-il également sur le nouveau site web ? Qu'en est-il du chatbot que la direction souhaite lancer en même temps ? Si le processus de prise de décision ne tient compte que de la disponibilité du développeur, vous risquez de le surcharger.

La gestion des ressources vous permet de répartir le travail de manière uniforme pour éviter le burnout. Vous saurez si quelqu'un en fait trop ou a besoin de plus de travail.

Empêcher la surallocation est financièrement logique. Si votre calendrier des ressources est erroné ou inexistant, il est normal d'assigner trop de ressources à un projet. Les ressources supplémentaires s'ajoutent à la facture finale et limitent la capacité de l'équipe à faire autre chose.

Un logiciel de planification des ressources permet de mettre fin à la surallocation. Cependant, il peut y avoir une période d'apprentissage. Évaluez la productivité moyenne de votre équipe pour garantir une répartition équitable des tâches.

Améliorer les calendriers et la livraison des projets

Garantir une utilisation optimale des ressources

La planification des ressources montre comment votre équipe utilise ses ressources. Certains membres de votre équipe restent-ils inactifs parce que leurs projets ne suffisent pas à occuper leur journée de travail ? Les membres de l'équipe travaillent-ils au-delà de leurs capacités ?

L'utilisation des ressources est optimale lorsque vous en tirez le maximum de productivité avec un minimum de gaspillage. Il est presque impossible de trouver cet équilibre manuellement.

Sans planification des ressources, vous ne disposez pas d'une vue d'ensemble des ressources et de leur disponibilité. Il devient difficile de reconnaître les ressources sous-utilisées ou surutilisées, et vous risquez d'avoir du mal à attribuer les rôles de manière efficace.

La planification des ressources présente les tâches de chaque membre de l'équipe en temps réel, ce qui vous permet de vous adapter rapidement en cas de problème. Par exemple, vous pouvez réaffecter une tâche à une personne disposant de plus de temps et de compétences ou rééquilibrer les capacités de votre équipe.

Défis courants en matière de planification des ressources

Dans un monde idéal, la planification des ressources se déroulerait sans accroc. Les calendriers se mettraient en place sans trop de difficultés et les ressources seraient toujours disponibles.

Les équipes sont souvent confrontées aux contraintes des projets, à des périmètres différents et à des intérêts divergents. Par exemple, l'équipe chargée du contenu souhaite faire appel à votre nouveau freelance pour créer des blogs sur le site web, tandis que l'équipe chargée de la publicité estime que le nouveau contenu publicitaire doit passer en premier.

L'établissement de priorités est un élément essentiel de la planification des ressources. Voici quatre défis courants que vous pourriez rencontrer :

Donner la priorité à la planification des ressources dans la gestion de projet avec Jira

Creating a resource schedule that truly works involves more than just listing tasks. It requires a strategic approach to availability, skills, and project goals.

Here's how you can leverage Jira to tackle this challenge:

Step 1: Create a project

De nombreuses pièces mobiles s'assemblent pour faire fonctionner la gestion de projet. Un plan de planification des ressources parfait en fait partie. Le tableau Kanban de Jira permet d'équilibrer les responsabilités de l'équipe et de livrer les projets dans les délais. Avec Jira, vous pouvez facilement attribuer des tâches à la bonne personne. Les Tableaux Jira offrent une visibilité en temps réel de la capacité de l'équipe et assurent le suivi de chaque problème.

Grâce à des fonctionnalités telles que les tableaux multiprojets et les analyses Jira, Jira peut alléger vos responsabilités. Laissez Jira analyser les détails du projet et proposer des idées en fonction du type de problème et des performances des sprints précédents. En cas de problème, Jira vous permet de déplacer les tâches rapidement et de rééquilibrer votre équipe.

La planification des ressources est un processus continu. Continuez à l'évaluer et à l'ajuster pour tirer le meilleur parti de chaque projet et de chaque équipe. Jira vous donne les outils et les informations nécessaires pour y parvenir.

Step 2: Create Tasks for Your Project

Properly creating issues in Jira sets you up for accurate resource allocation. Use different issue types for various work: tasks for specific actions, epics for larger projects, stories for requirements, and bugs for problems needing fixes. Align task requirements with team members’ skills and experience. A senior developer might finish a complex integration in two days, while a junior developer needs a week. Your resource schedule should reflect these skill differences.

Step 3: Assess Resource Availability and Scheduling

Review calendars, current workloads, and planned time off to identify constraints affecting resource access. Visualizing work in Jira provides different perspectives on resource allocation. Jira’s board view displays issues in workflow steps, while the timeline view helps plan work, track progress, and map dependencies. These visual tools help identify problems before they derail your schedule.

Step 4: Monitor and Adjust Regularly

Track progress and reassign resources as needed when delays or changes occur. Jira offers data-driven reports and insights to help you see how projects evolve and priorities shift. Maintain open communication with the team through regular check-ins to identify problems early and make adjustments before they escalate. Jira's reports, combined with the timeline view, enable teams to effectively monitor how well their resource schedule aligns with actual project progress.

By following these steps and utilizing Jira's robust features, you can create an effective resource schedule that enhances project efficiency and ensures optimal resource utilization.

Common challenges in resource scheduling

In a perfect world, resource scheduling would be hiccup-free. Schedules would fall into place with little friction, and resources would always be available. 

Teams frequently struggle with project constraints, varying scopes, and competing interests. For example, the content team wants to use your new freelancer to create website blogs, while the advertising crew believes new ad copy should come first. However, prioritization is a vital part of resource scheduling

Here are four common challenges teams encounter with resource scheduling:

Resource conflicts and overallocation

Overallocation is often a team’s biggest problem. Simple resource scheduling usually prevents extreme cases of overallocation. However, this problem is more persistent than it seems.

Say you assign someone three concurrent tasks, each taking one-third of their workday. That doesn’t leave much wiggle room. If one project falls behind, the others will likely follow, leaving the worker stressed and scrambling to meet deadlines. Now, the team has a resource conflict.

You may not be able to eradicate overallocation problems with resource scheduling, but you can limit their occurrence by ensuring you have a resource management plan in place and watching for updates.

Handling resource availability and skills

Resource scheduling makes it easy to assign tasks, but what if someone isn’t available? 

Resource leveling refers to shifting task due dates to accommodate limited resources. For example, if one designer needs to work on two ad campaigns, you can lengthen the project timeline instead of hiring another designer.

If you rely on spreadsheets and whiteboards, you may struggle to find the necessary information. An overview of who’s working on a particular project also won’t help when looking for specific skills or availability.

With an effective resource management software such as Jira, you can track each team member's schedule and abilities. This software allows you to spot potential bottlenecks before they grow and employ tactics such as resource leveling.

Managing changes and uncertainties

Resource scheduling helps your project management team respond to changes, but it may not be enough if the schedule has limited space.

You may acquire a new client or see a team member exit for maternity leave. How do you fit this in if the schedule is full and you don’t have extra resources available? When things like this happen, you typically have three choices: pause a project, delay deadlines, or hire more help.

Using software makes changes more manageable. With Jira, you receive automatic change notifications, allowing you more time to determine the next steps.

Balancing multiple projects and priorities

Everyone on your team has projects and priorities. Even if team member goals align, you still have to balance multiple projects, and resource scheduling doesn’t give you a key to determining priority.

While properly scheduling resources helps smooth out difficulties, it’s not the only solution. You may overlook individual motivations, making regular communication with your team critical. Asking for project updates and keeping your door open to feedback is critical.

This challenge becomes more complex when you're juggling different types of work. Your Gantt chart might show everything fits perfectly on paper, but the reality of context switching between projects can slow everyone down. Some team members thrive on variety, while others perform better with focused, single-project work.

Best practices for resource scheduling

Effective resource scheduling is about more than just matching people to tasks. You need strategies that prevent the common pitfalls that derail projects and burn out teams.

Follow these best practices for resource scheduling:

• Include buffer time in your schedules: Don't pack every minute of every day. Tasks often take longer than expected, emergencies pop up, and people need breathing room. Build in extra time for most tasks. This buffer prevents one delayed task from derailing your entire project timeline. 
• Schedule regular check-ins with your team: Weekly or bi-weekly meetings help you find problems early. These don't need to be long meetings — just long enough to surface any roadblocks or changes in availability. Team members often hesitate to speak up about problems until they become crises, so create safe spaces for these conversations.
• Use historical data to improve your planning: Track tasks to know how long tasks and larger projects actually take, compared to your estimates. After completing a few projects, you'll start to see patterns. Maybe your design reviews always take twice as long as planned, or your developers consistently finish coding tasks early but need extra time for testing. Use this data to make better estimates next time.

Jira centralizes all your project information in one place, giving you unified visibility into resource allocation through features like timeline views, capacity planning, and custom fields. At the same time, you can use Jira Product Discovery to prioritize which projects deserve resources before they become commitments, ensuring you schedule resources for high-impact work rather than just urgent tasks.

Optimize Your Resource Scheduling with Jira