Planification des ressources en gestion de projet

La planification des ressources, qu'est-ce que c'est ?

La planification des ressources attribue des ressources à des tâches et à des projets spécifiques dans un délai défini. Selon le secteur d'activité, vos ressources peuvent inclure des membres de l'équipe, des équipements et des installations.

Tous les membres de l'équipe, ainsi que les parties prenantes, ont accès au calendrier des ressources, qui décrit les engagements temporels et les responsabilités tout au long du cycle de vie du projet afin d'éviter toute confusion.

Pour la plupart des projets, la planification des ressources implique de répondre à trois questions :

• Quelles sont les ressources nécessaires pour ce projet ?
• Quand ces ressources sont-elles nécessaires ?
• Ces ressources sont-elles disponibles ?

Répondre à ces questions permet à tout le monde de rester sur la bonne voie et d'éviter les retards, car cela permet aux chefs de projet d'identifier précisément les ressources nécessaires, les contraintes de temps et les disponibilités. Une planification efficace des ressources est également un élément essentiel d'une bonne gestion du temps, car elle garantit que votre équipe utilise le temps disponible de manière productive et atteint les objectifs du projet.

Améliore l'efficacité des collaborateurs

Il existe plusieurs moyens de compromettre l'efficacité d'un projet, qu'il s'agisse d'affecter les mauvaises ressources ou de déléguer des tâches trop tard. La planification des ressources permet aux responsables de voir le périmètre complet du projet et les besoins de chaque projet.

Imaginez que vous avez besoin d'un développeur senior pour travailler sur l'app de l'entreprise, mais que vous ne planifiez pas les ressources. Peut-être avez-vous oublié que le développeur devait collaborer avec l'équipe financière, mais trop tard ! Vous êtes maintenant obligé de modifier le calendrier du projet.

Avec la planification des ressources, vous assignez toutes les ressources et les tâches pendant la phase de planification du projet. Cela vous évite tout conflit de ressources.

Empêche la surallocation des ressources

Supposons qu'un développeur senior travaille sur une nouvelle app. Travaille-t-il également sur le nouveau site web ? Qu'en est-il du chatbot que la direction souhaite lancer en même temps ? Si le processus de prise de décision ne tient compte que de la disponibilité du développeur, vous risquez de le surcharger.

La gestion des ressources vous permet de répartir le travail de manière uniforme pour éviter le burnout. Vous saurez si quelqu'un en fait trop ou a besoin de plus de travail.

Empêcher la surallocation est financièrement logique. Si votre calendrier des ressources est erroné ou inexistant, vous risquez d'assigner trop de ressources à un projet. Les ressources supplémentaires s'ajoutent à la facture finale et limitent la capacité de l'équipe à faire autre chose.

Un logiciel de planification des ressources permet de mettre fin à la surallocation. Cependant, il peut y avoir une période d'apprentissage. Évaluez la productivité moyenne de votre équipe pour garantir une répartition équitable des tâches.

Améliorer les calendriers et la livraison des projets

Garantir une utilisation optimale des ressources

Certains membres de votre équipe restent-ils inactifs parce que leurs projets ne suffisent pas à occuper leur journée de travail ? Les membres de l'équipe travaillent-ils au-delà de leurs capacités ? La planification des ressources montre comment votre équipe utilise ses ressources et les résultats de cette utilisation.

L'utilisation des ressources est optimale lorsque vous en tirez le maximum de productivité avec un minimum de gaspillage. Il est pratiquement impossible de trouver cet équilibre manuellement, et sans planification des ressources, vous perdez la trace des ressources et de leur disponibilité. Il devient alors difficile d'identifier les ressources sous-utilisées ou surutilisées, ce qui peut compliquer l'attribution efficace des rôles.

La planification des ressources présente les tâches de chaque membre de l'équipe en temps réel, pour vous permettre de vous adapter rapidement en cas de problème. Par exemple, vous pouvez réaffecter une tâche à une personne disposant de plus de temps et de compétences ou rééquilibrer les capacités de votre équipe.

Types de planification des ressources

Différents projets nécessitent différentes approches en matière de planification des ressources. Comprendre quand utiliser chaque méthode peut vous aider à choisir la stratégie la mieux adaptée aux besoins de votre équipe.

Les types de méthodes de planification des ressources les plus courants sont les suivants :

• Planification basée sur le temps : cette méthode se concentre sur des créneaux horaires et des échéances spécifiques pour l'exécution du projet. Elle consiste à attribuer les ressources en fonction du moment où les tâches doivent être accomplies plutôt qu'en fonction de la disponibilité des ressources. La planification basée sur le temps est parfaitement adaptée aux projets avec des échéances fixes, comme les lancements de produits ou les campagnes marketing.
• Nivellement des ressources : lorsque vous disposez de ressources limitées, mais d'échéances flexibles, le nivellement des ressources permet de lisser les pics de charge de travail. Cette méthode ajuste le calendrier du projet en fonction de la capacité de votre équipe, ce qui signifie que vous pouvez prolonger un projet de quelques semaines au lieu de surcharger votre meilleur concepteur avec trois campagnes simultanées.
• Lissage des ressources : contrairement au nivellement, le lissage des ressources maintient le calendrier initial du projet tout en redistribuant le travail dans ce délai. Cette approche fonctionne lorsque les échéances ne sont pas négociables, mais que vous devez équilibrer la charge de travail de l'équipe, ce qui peut impliquer d'ajuster le calendrier de certaines tâches au sein d'une même phase du projet.

La complexité de votre projet détermine généralement la méthode la mieux adaptée. Les projets simples avec des délais clairs ne nécessitent souvent qu'une planification basée sur le temps. En revanche, les projets complexes avec de multiples dépendances bénéficient d'un nivellement ou d'un lissage des ressources afin d'éviter les goulots d'étranglement.

Comment créer un calendrier des ressources efficace pour votre prochain projet

Créer un calendrier des ressources qui fonctionne vraiment ne se résume pas à une simple liste de tâches. Cela nécessite une approche stratégique en matière de disponibilité, de compétences et d'objectifs du projet.

Voici comment tirer parti de Jira pour relever ce défi :

Étape 1 : créer un projet

Commencez par configurer votre projet dans Jira, cela vous permettra de poser les bases d'une planification et d'une gestion des tâches précises. Cette étape établit le framework qui guidera toutes vos décisions en matière de planification. Choisissez un modèle de projet adapté à votre workflow, qu'il s'agisse de Scrum, Kanban ou d'une approche personnalisée. Ce choix aura une incidence sur la manière dont vous visualiserez et gérerez votre calendrier des ressources tout au long du cycle de vie du projet.

Étape 2 : créer des tâches pour votre projet

Le fait de créer des tickets dans Jira en utilisant la bonne méthode vous permet d'attribuer vos ressources avec précision. Utilisez différents types de tickets en fonction des besoins : des tâches pour les actions spécifiques, des epics pour les projets plus importants, des stories pour les exigences et des bugs pour les problèmes à résoudre. Alignez les exigences des tâches sur les compétences et l'expérience des membres de l'équipe. Un développeur senior peut terminer une intégration complexe en deux jours, tandis qu'un développeur junior aura besoin d'une semaine. Votre calendrier des ressources doit refléter ces différences de compétences.

Étape 3 : évaluer la disponibilité des ressources et planifier

Passez en revue les calendriers, les charges de travail actuelles et les congés prévus afin d'identifier les contraintes qui affectent l'accès aux ressources. La visualisation du travail dans Jira offre différentes perspectives sur l'attribution des ressources. La vue Tableau de Jira affiche les tickets dans les étapes du workflow, tandis que la vue Chronologie aide à planifier le travail, à suivre son avancement et à cartographier les dépendances. Ces outils visuels permettent d'identifier les problèmes avant qu'ils ne perturbent votre calendrier.

Étape 4 : surveiller et ajuster régulièrement

Suivez l'avancement du projet et réattribuez les ressources si nécessaire en cas de retard ou de changement. Jira propose des rapports basés sur les données et des informations qui vous aident à suivre l'évolution des projets et les changements de priorités. Maintenez une communication ouverte avec l'équipe grâce à des contrôles réguliers afin d'identifier les problèmes dès leur apparition et d'apporter des ajustements avant qu'ils ne s'aggravent. Les rapports Jira, associés à la vue Chronologie, permettent aux équipes de vérifier efficacement l'adéquation entre leur calendrier des ressources et l'avancement réel du projet.

En suivant ces étapes et en utilisant les fonctionnalités robustes de Jira, vous pouvez créer un calendrier des ressources efficace qui améliore l'efficacité des projets et garantit une utilisation optimale des ressources.

Défis courants en matière de planification des ressources

Dans un monde idéal, la planification des ressources se déroulerait sans accroc. Les calendriers se mettraient en place sans trop de difficultés et les ressources seraient toujours disponibles.

Les équipes sont souvent confrontées aux contraintes des projets, à des périmètres différents et à des intérêts divergents. Par exemple, l'équipe chargée du contenu souhaite faire appel à votre nouveau freelance pour créer des blogs sur le site web, tandis que l'équipe chargée de la publicité estime que le nouveau contenu publicitaire doit passer en premier. Cependant, la priorisation est un élément essentiel de la planification des ressources

Voici quatre défis courants auxquels les équipes sont confrontées en matière de planification des ressources :

Conflits de ressources et surallocation

La surallocation est souvent le plus gros problème d'une équipe. Une planification simple des ressources permet généralement d'éviter les cas extrêmes de surallocation. Cependant, le problème est plus persistant qu'il n'y paraît.

Supposons que vous confiez à une personne trois tâches simultanées, chacune occupant un tiers de sa journée de travail. Cela ne laisse pas beaucoup de marge de manœuvre. Si l'un des projets prend du retard, les autres risquent d'en prendre aussi, laissant le travailleur stressé et dans l'obligation de se démener pour respecter les échéances. L'équipe est maintenant confrontée à un conflit de ressources.

Vous ne pourrez peut-être pas éradiquer les problèmes de surallocation en planifiant les ressources, mais vous pourrez les limiter. Mettez en place un plan de gestion des ressources et suivez toutes nouvelles informations.

Gestion de la disponibilité et des compétences des ressources

La planification des ressources facilite l'attribution des tâches, mais que se passe-t-il s'il n'y a personne de disponible ?

Le nivellement des ressources consiste à décaler les dates d'échéance des tâches pour tenir compte des ressources limitées. Par exemple, si un concepteur doit travailler sur deux campagnes publicitaires, vous pouvez allonger le calendrier du projet au lieu d'engager un autre concepteur.

Si vous utilisez des feuilles de calcul et des tableaux blancs, vous risquez d'avoir du mal à trouver les informations nécessaires. Une vue d'ensemble des personnes travaillant sur un projet particulier ne vous aidera pas non plus lorsque vous recherchez des compétences ou des disponibilités spécifiques.

Grâce à un logiciel de gestion des ressources efficace, tel que Jira, vous pouvez suivre le calendrier et les compétences de chaque membre de l'équipe. Ce logiciel vous permet de repérer les goulots d'étranglement potentiels avant qu'ils ne se multiplient et d'utiliser des tactiques telles que le nivellement des ressources.

Gestion des changements et des incertitudes

La planification des ressources aide votre équipe de gestion de projet à réagir aux changements, mais elle peut s'avérer insuffisante si le calendrier est limité.

Il se peut que vous gagniez un nouveau client ou qu'un membre de l'équipe parte pour un congé maternité. Comment l'intégrer si le calendrier est chargé et que vous ne disposez pas de ressources supplémentaires ? Lorsque de telles événements se produisent, vous avez généralement trois solutions : suspendre un projet, retarder les échéances ou engager de l'aide supplémentaire.

L'utilisation d'un logiciel rend les changements plus faciles à gérer. Avec Jira, vous recevez des notifications de changement automatiques, ce qui vous laisse plus de temps pour déterminer les étapes suivantes.

Conciliation de plusieurs projets et priorités

Chaque membre de votre équipe a des projets et des priorités. Même si les objectifs des membres de l'équipe sont identiques, vous devez toujours concilier plusieurs projets. La planification des ressources ne vous permet pas de déterminer les priorités.

Bien que planifier correctement les ressources permet d'atténuer les difficultés, ce n'est pas la seule solution. Vous risquez de négliger les motivations individuelles, d'où l'importance cruciale d'une communication régulière avec votre équipe. Il est essentiel de demander des informations sur l'évolution du projet et de rester ouvert au feedback.

Ce défi devient plus complexe lorsque vous jonglez avec différents types de tâches. Votre diagramme de Gantt peut montrer que tout s'imbrique parfaitement sur le papier, mais dans la réalité, le passage d'un projet à l'autre peut ralentir tout le monde. Certains membres de l'équipe s'épanouissent dans la diversité, tandis que d'autres sont plus performants lorsqu'ils se concentrent sur un seul projet.

Bonnes pratiques pour la planification des ressources

Une planification efficace des ressources ne se limite pas à affecter les personnes aux tâches. Vous avez besoin de stratégies qui vous permettent d'éviter les pièges courants susceptibles de faire dérailler les projets et d'épuiser les équipes.

Suivez ces bonnes pratiques pour la planification des ressources :

• Prévoyez des temps tampons dans vos plannings : ne planifiez pas chaque minute de chaque journée. Les tâches prennent souvent plus de temps que prévu, des urgences surviennent et les gens ont besoin de souffler. Prévoyez du temps supplémentaire pour la plupart des tâches. Ce tampon empêche qu'une tâche retardée ne fasse dérailler tout le calendrier de votre projet.
• Planifiez des entretiens réguliers avec votre équipe : des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires vous aident à détecter les problèmes à un stade précoce. Il n'est pas nécessaire que ces réunions soient longues, elles doivent simplement être suffisamment longues pour permettre de mettre en évidence les obstacles ou les changements de disponibilité. Les membres de l'équipe hésitent souvent à parler des problèmes avant qu'ils ne deviennent des crises, alors créez des espaces sûrs pour ces conversations.
• Utilisez les données historiques pour améliorer votre planification : suivez les tâches pour savoir combien de temps prennent réellement les tâches et les projets plus importants par rapport à vos estimations. Après avoir terminé quelques projets, vous commencerez à voir des tendances se dessiner. Peut-être que vos revues de conception prennent toujours deux fois plus de temps que prévu, ou que vos développeurs terminent systématiquement les tâches de codage en avance, mais ont besoin de plus de temps pour les tests. Utilisez ces données pour faire de meilleures estimations la prochaine fois.

Jira centralise toutes les informations relatives à vos projets en un seul endroit, vous offrant ainsi une visibilité unifiée sur l'attribution des ressources grâce à des fonctionnalités telles que les vues Chronologie, la planification des capacités et les champs personnalisés. Parallèlement, vous pouvez utiliser Jira Product Discovery pour prioriser les projets qui méritent des ressources avant qu'ils ne deviennent des engagements, pour vous permettre de planifier les ressources pour les tâches à fort impact plutôt que pour les tâches urgentes.

Optimiser la planification de vos ressources avec Jira