Organigramme des tâches d'un projet (OTP) : définition et guide étape par étape

Si vous avez l'impression que les projets deviennent de plus en plus complexes, c'est probablement parce que c'est le cas.

La transparence est idéale pour aligner vos équipes et vos parties prenantes. Cependant, elle peut entraîner davantage de prises de décision, des échéances changeantes, un contrôle plus strict de la capacité et des tâches et sous-tâches nuancées.

Un outil fondamental de gestion de projet est l'organigramme des tâches d'un projet (OTP), ou structure de découpage du projet (SDP), ou encore work breakdown structure (WBS) (en anglais), qui contribue de manière significative à éviter que les projets ne deviennent incontrôlables. La clarté et la structure sont indispensables pour les équipes hautement performantes, et un OTP bien conçu permet d'établir une collaboration efficace, une responsabilité et des résultats cohérents.

Cet article explique ce qu'est un organigramme des tâches d'un projet, ses composants clés dans la gestion de projet et comment en créer un qui transformera votre processus.

Qu'est-ce qu'un organigramme des tâches d'un projet (OTP) ?

Dans la gestion de projet, l'organigramme des tâches d'un projet (OTP) décompose de manière hiérarchique un projet en composants ou livrables plus petits et plus faciles à gérer, tels que des tâches.

Chaque niveau de l'OTP détaille plus précisément le travail du projet, en commençant par l'objectif ou le résultat de haut niveau du projet. Le niveau suivant répertorie les principaux livrables du projet, puis les sous-livrables et enfin les modules de travail.

Les tâches sont les actions ou étapes spécifiques entreprises au cours d'un projet, les livrables sont les résultats ou produits tangibles issus de ces tâches, et les objectifs sont les impacts ou la valeur plus larges obtenus par la livraison de ces résultats.

D'un point de vue stratégique, les tâches et les livrables se concentrent sur l'exécution et la progression, tandis que les objectifs mesurent le véritable succès d'un projet. Pour ce faire, on reflète généralement sa valeur ou son impact pour l'organisation ou les parties prenantes.

Quel est l'objectif d'un OTP ?

Dans la gestion de projet, l'OTP organise et définit le périmètre du projet en le décomposant en sections gérables. Il établit un framework clair pour la planification, l'exécution et le contrôle du projet. Parallèlement, vous suivez l'avancement de la planification du projet et vous assurez que celui-ci reste sur la bonne voie.

L'OTP décrit chaque tâche afin d'assigner les responsabilités. Chaque module de travail détaille les besoins en ressources et les durées, ce qui permet d'estimer les coûts et les délais.

Composants clés d'un organigramme des tâches d'un projet (OTP)

Chaque composant a un objectif différent, c'est pourquoi ils ont des rôles et des niveaux de détail spécifiques. Le niveau le plus élevé représente l'objectif final, tandis que le niveau le plus bas définit les détails spécifiques. Voici quelques-uns des composants les plus courants d'un OTP :

• Phases : représentent les étapes principales du cycle de vie du projet en regroupant les activités et les tâches spécifiques.

• Tâches : activités individuelles réalisées au cours de chaque phase d'un projet.

• Sous-tâches : tâches devant être décomposées en activités supplémentaires pour une planification et une exécution plus précises.

• Livrables : résultats tangibles ou intangibles de l'exécution des tâches.

• Sous-livrables : résultats plus modestes qui contribuent à la réalisation des livrables plus importants du projet.

• Modules de travail : tâches détaillées ou groupes de tâches avec des livrables spécifiques, généralement les plus petites unités de travail d'un OTP.

• Dépendances : relations entre les tâches indiquant ce qui doit être terminé avant que d'autres tâches puissent commencer.

• Estimations : ressources, temps et coûts approximatifs nécessaires à la réalisation d'un projet.

• Étapes importantes : marquent l'achèvement de phases clés, de livrables clés ou d'autres objectifs importants du projet.

L'OTP divise le périmètre du projet en composants détaillés plus petits et plus gérables. Des composants clairement définis facilitent l'assignation des responsabilités, l'estimation des coûts, la planification des délais et le suivi de l'avancement des projets.

Les deux types d'organigrammes des tâches d'un projet

Il existe deux façons différentes de structurer un OTP, en fonction des besoins de votre projet :

1. OTP axé sur les livrables

Un OTP axé sur les livrables se concentre sur les résultats du projet. Il divise le projet en principaux livrables plutôt qu'en phases, ce qui s'avère plus utile pour les projets dont le produit ou le résultat final est clairement défini.

2. OTP par phases

Contrairement à un OTP axé sur les livrables, un OTP par phases décompose le projet en fonction de ses phases ou de ses étapes. Chaque phase représente une partie essentielle du calendrier du projet, où toutes les phases se décomposent en tâches et activités supplémentaires.

Ce type d'OTP est idéal pour les projets dont les étapes sont clairement définies, tels que le développement logiciel ou la construction.

Outils de planification de projet utilisés pour créer un organigramme des tâches d'un projet

Bien qu'il ne s'agisse pas d'organigrammes des tâches d'un projet, les outils suivants fonctionnent bien en complément d'un OTP pour visualiser les calendriers, les workflows et la planification.

Diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle du cycle de vie du projet. Il répertorie les tâches selon un calendrier, en indiquant les délais, les dépendances et l'avancement des tâches. Cet outil est très efficace pour les équipes qui ont besoin d'instructions claires concernant le calendrier de projet.

Kanban

La méthode Kanban propose une approche visuelle de la gestion de projet. Elle utilise des cartes sur des tableaux Kanban pour représenter les tâches et des colonnes pour indiquer les différentes étapes du workflow.

Idéale pour la gestion de projet Agile, cette méthode nécessite une surveillance continue et des ajustements fréquents.

Calendriers

Les calendriers de gestion de projet définissent un cadre temporel pour l'OTP. Ils garantissent que les tâches soient terminées dans les délais impartis et assurent le suivi des échéances, des étapes importantes et de la disponibilité des ressources.

La méthode du calendrier est idéale pour les projets aux délais stricts ou aux échéances fixes, ce qui peut être très utile pour les processus marketing tels que la gestion de contenu.

Comment créer un organigramme technique de projet

La création d'un OTP nécessite plusieurs étapes afin de garantir une bonne organisation du projet. Ne précipitez pas le processus décisionnel. Une structure soigneusement élaborée est essentielle à la réussite de votre projet.

Si vous souhaitez vous lancer rapidement, utilisez un modèle gratuit de structure de répartition du travail pour vous aider à suivre les quatre étapes principales listées ci-dessous :

Étape 1 : définir le périmètre du projet et identifier les livrables

Définissez clairement le périmètre global et les objectifs spécifiques du projet. Comprenez les objectifs, les contraintes et les exigences.

Un périmètre clair constitue le fondement de l'ensemble de l'OTP. Plus les bases sont solides, plus vos chances de réussite sont élevées.

Identifiez ensuite les principaux résultats ou livrables de projet. Répertoriez les objectifs et résultats clés (OKR) que le projet vise à atteindre. Par exemple, les principaux livrables d'un projet d'application mobile pourraient comprendre la conception de l'interface utilisateur, le développement du back-end et la configuration de la base de données.

Étape 2 : créer une structure hiérarchique à l'aide des types de tickets

Après avoir identifié les principaux livrables du projet, divisez-les en sous-livrables plus petits et plus faciles à gérer. Par exemple, le livrable d'une interface utilisateur peut inclure des maquettes fonctionnelles, des prototypes et des revues de design.

La hiérarchie de Jira pour représenter les différents niveaux d'OTP est la suivante :

1. Epics : représentent les livrables ou les phases majeures d'un projet.

2. Tickets : epics divisées en lots de travail plus petits et plus faciles à gérer.

3. Sous-tâches : les tickets sont décomposés en étapes réalisables.

Étape 3 : visualiser l'organigramme des tâches d'un projet

Les offres Jira vous permettent de visualiser et de gérer la hiérarchie, depuis les initiatives jusqu'aux sous-tâches. Glissez-déposez les tickets pour ajuster la structure selon vos besoins.

Vous pouvez également vous tourner vers les applications Jira Marketplace telles que WBS Gantt-Chart for Jira, Structure for Jira ou BigPicture. Ces applications permettent d'afficher des graphiques de Gantt et des OTP dédiés pour une visualisation et une gestion améliorées.

Identifiez et décrivez les activités nécessaires à la réalisation de chaque module de travail. Énumérez toutes les tâches de gestion, les ressources et les dépendances nécessaires pour atteindre les objectifs du module de travail.

Par exemple, l'esquisse des premières maquettes fonctionnelles implique la collecte des exigences, la création d'une couche de base et la présentation de l'esquisse pour examen.

Étape 4 : lier et suivre les dépendances

Utilisez les fonctionnalités de liaison de Jira pour afficher les dépendances entre les tâches et les livrables afin d'identifier les chemins critiques et les goulots d'étranglement potentiels.

Divisez facilement les tâches volumineuses en petites parties afin de les rendre plus faciles à gérer et à réaliser. Les workflows Jira peuvent contribuer à améliorer l'efficacité des équipes de gestion de projet.

Créer un organigramme des tâches d'un projet avec les bons outils et modèles

La création d'un OTP est une étape essentielle pour organiser et gérer efficacement votre projet, mais il peut être difficile de se doter des outils appropriés. Aujourd'hui, Jira facilite considérablement ce processus. Il existe également plusieurs modèles prédéfinis pour créer et gérer efficacement vos projets.

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