L'intranet social n'a jamais cessé d'exister.

Si vous êtes un ancien utilisateur de l'intranet, vous pourriez penser qu'il s'agit d'un vestige d'une époque révolue. Comme « tubulaire » ou « rad », le mot lui-même remonte à l'époque où l'accès à distance nous chantait la chanson de ses habitants. Quand vous entendez « intranet », vous vous dites probablement : « Attendez, c'est toujours ce que les gens disent ? » Destination numérique, l'intranet est conçu pour être une plaque tournante où les collègues peuvent échanger des idées créatives, obtenir des conseils de la part de collègues et créer des liens autour de projets et d'intérêts communs. La version originale, bien que bien intentionnée, a été freinée par un manque d'engagement, des informations périmées et d'autres obstacles qui ont empêché les employés d'adhérer. Ce n'est pas que l'intranet n'a jamais disparu ; le terme vient de perdre son importance. Alors que le monde traverse une ère de surcharge de données, l'intranet s'adapte pour devenir un lieu social plus moderne où les employés souhaitent réellement passer leur temps. Pour créer votre propre communauté de travail florissante et collaborative, il est important de tirer les leçons des pièges du passé et de tirer parti de tous les avantages d'un intranet social de nouvelle génération.

Sérieux en façade, relax en coulisses

Un intranet social n'est pas simplement un entrepôt numérique d'informations extraites de fichiers papier et de lecteurs privés en ligne. Les entreprises peuvent les utiliser pour créer une culture d'ouverture en offrant une visibilité totale aux employés et en encourageant les utilisateurs à partager leurs idées. Les intranets peuvent favoriser la collaboration entre les collègues les plus improbables et créer des liens entre toutes les équipes et tous les départements. Avec un intranet social, tout est pour un et un pour tous. Du PDG féru de technologie au nouveau stagiaire, les utilisateurs peuvent partager et accéder exactement à ce dont ils ont besoin pour cocher des cases et atteindre leurs objectifs.

Une équipe qui passe à un espace de travail ouvert et collaboratif…

Un intranet social ne se contente pas de communiquer du contenu : il permet de connecter les personnes entre elles.  

Diffuse des ondes positives. Même dans les entreprises les plus collaboratives, certains employés se sentent mis de côté. Grâce à un intranet social moderne, tout le monde est sur un pied d'égalité. Correctement configuré (avec accès aux conversations et documents quel que soit le poste ou le niveau hiérarchique), votre intranet peut inciter les gens à s'exprimer sur les projets des autres et à accepter le feedback en retour. Avec un espace permettant de partager en toute confiance, chacun se sent davantage connecté à ses collègues, à son équipe et à l'entreprise.   

Élimine les silos. Un intranet social permet à vos collaborateurs de faire le lien entre leur travail et les priorités d’une autre équipe ou d’un autre bureau. Il s’avère que Mike, chargé du marketing de contenu, a dépassé son objectif SEO et serait un excellent mentor pour votre projet, mais vous ne l’auriez jamais deviné en échangeant simplement des hochements de tête dans le couloir, qui signifient « je vous connais, mais pas assez pour vous parler ».

Construit des ponts. Alors que la culture du travail à distance passe du « nouvel engouement » à la « façon idéale de travailler », il est plus important que jamais de garder les collègues dans la même sphère culturelle. Grâce à un intranet social, les connexions virtuelles permettront aux collaborateurs de discuter et de partager des idées dans tous les fuseaux horaires.

Votre intranet est-il aussi cool que le Walkman^®?

Demandez à n’importe quelle équipe de communication interne, à un responsable RH ou à un champion de l’intranet quel est son plus grand défi, et nous parions qu’ils répondront l’« engagement ». En ce qui concerne les intranets d’entreprise, l’apathie est plus répandue que les publicités contextuelles, et il est tout aussi difficile de s’en débarrasser. Pour attirer les collaborateurs vers un intranet qu’ils utiliseront et apprécieront, nous devons d’abord nous pencher sur ce qui les pousse à s’en éloigner.

Tonalité descente. Perchés au sommet de la chaîne alimentaire, les patrons sont souvent déconnectés lorsqu’il s’agit d’obtenir le feedback des collaborateurs ou d’entendre une excellente idée venant d’un collaborateur de niveau inférieur. Les intranets permettent aux conversations de circuler de bas en haut, de sorte que même les collaborateurs les plus novices se sentent à l’aise pour donner leur avis. Un environnement plus accueillant laisse place à la discussion et offre aux supérieurs hiérarchiques un accès direct à un feedback instantané.

Aucun moyen rapide de répondre. À la vitesse à laquelle la technologie évolue, ce n’est qu’une question de temps avant que même les bébés aient leur propre smartphone. Nous communiquons librement avec nos amis et notre famille au moyen d’émoticônes, de GIF et de boutons J’aime pour reconnaître des idées et exprimer rapidement nos pensées. Les collaborateurs qui se sentent freinés par des options de réponse limitées sont beaucoup moins susceptibles de s’engager avec leurs collègues ou de contribuer à des projets.

Trop technique. Les anciens intranets ont été conçus à l’origine pour les équipes informatiques. La publication de contenu nécessitait plusieurs étapes fastidieuses, et il était impossible de répondre avec une photo rapide. Une fois le contenu enfin disponible, il y avait ces agaçants murs d’autorisations. Si les collaborateurs doivent franchir des obstacles dignes des Jeux olympiques pour utiliser un intranet, ils se contenteront de conversations de couloir. 

Contenu obsolète. Lorsque votre intranet devient un « lieu de stockage fourre-tout », comme l’appelle Forrester, il se transforme en un défilement sans fin. Les utilisateurs ne vont pas dépenser leur énergie mentale à chercher des informations précieuses, comme des guides de marque ou des politiques d’entreprise, pour découvrir que le contenu dont ils ont besoin n’est plus pertinent depuis la dernière fois où vous avez envoyé un fax.

Moteur de recherche lent ou inefficace. Les moteurs de recherche actuels permettent d’obtenir des réponses pertinentes en un éclair à n’importe quelle question, parfois plus rapidement que vous ne pouvez la taper. Une fonction de recherche trop lente ou qui renvoie des informations inutiles ne peut pas rivaliser. Les utilisateurs veulent obtenir les bonnes informations comme ils veulent recevoir leurs colis Amazon Prime : immédiatement.

Pas adapté aux appareils mobiles. Lorsque les intranets sont apparus pour la première fois il y a 20 ans, les gens lisaient encore des journaux imprimés. Aujourd’hui, les smartphones sont devenus des extensions de nos bras. Les utilisateurs ne prendront pas le temps d’utiliser un intranet qui ne facilite pas la publication, le partage et la lecture sur un téléphone ou une tablette.

Analytique peu fiable. Si vous et votre équipe êtes les principaux moteurs derrière les efforts visant à remplacer ou à lancer un intranet social, vous devez savoir quand, comment et pourquoi les gens l’utilisent. Plutôt que d’avancer à l’aveuglette, concentrez-vous sur la recherche d’analyses de qualité. Connaître les détails vous aidera à apporter des améliorations conviviales, à produire un contenu plus accrocheur, à garder les informations importantes et pertinentes à jour et à supprimer tout contenu qui reçoit peu de clics.

La prise en charge et la maintenance d'un intranet social réussi

Munissez-vous d'un intranet performant en vous assurant que le logiciel choisi est équipé de ces fonctionnalités et outils.  

Des créateurs partout dans l’entreprise. Les grandes idées peuvent venir de n’importe qui, à n’importe quel niveau d’une organisation, et parfois d’un heureux hasard. (Nous mangerions toujours de la crème glacée dans des bols si un stand de l’Exposition universelle n’en était pas tombé à court et n’avait pas improvisé avec une gaufre !) Des outils de création simples, comme des modèles prêts à l’emploi, permettent à des utilisateurs de n’importe quelle équipe de contribuer et aident les organisations à éviter un effet descendant dans leur intranet.

Connaître les personnes derrière les publications. Il est difficile de construire des ponts lorsque vous ne connaissez de vos collègues que leur nom et un avatar générique.  Les gens veulent savoir ce que font leurs collègues, où ils se situent dans l’organisation et sur quoi ils travaillent. Un intranet social devrait comporter des profils afin que les collaborateurs puissent voir en un coup d’œil qui fait quoi et où. 

Compatibilité mobile. Levez la main si vous lisez cet article sur votre téléphone. Avec des connexions immédiates et une sécurité garantie, l'intranet social idéal est un réseau qui tient dans votre poche. Oui, même dans la poche arrière de votre jean slim.  

Contenu de qualité. L'expression « l'habit ne fait pas le moine » est passée aux oubliettes. Les employés veulent interagir avec du contenu aux visuels attractifs comme des images, des vidéos et des GIF. Le contenu doit être aussi plaisant esthétiquement sur un téléphone ou une tablette que sur un ordinateur de bureau.  

Fonctionnalités de partage. « Devenir viral » sur les réseaux sociaux, c'est tirer le gros lot. Pour que les partages deviennent viraux sur votre intranet, les contenus doivent pouvoir être transférés facilement. Si les utilisateurs peuvent liker et commenter, suivre leurs collègues et les mentionner (p. ex., @marc) aussi facilement que s'ils envoyaient un mème à leurs amis, l'intranet deviendra le lieu où ils partageront des contenus pertinents.  

Accès facile. Oubliez le numéro du service informatique. Avec un intranet social, vous pouvez accorder vous-même les accès et les autorisations aux différents services et utilisateurs, tout en laissant les employés créer, modifier et afficher les contenus sans aucun obstacle. Cette flexibilité permet aux services informatiques de se concentrer sur le déploiement et la personnalisation de l'intranet, tout en évitant les réunions sans fin et les multiples ordres de travail.   

Contenus inédits. Avec autant de contributeurs et d'utilisateurs, votre fil de contenus sera tellement frais que vous pourrez le vendre sur les marchés. Dotez-vous d'un système simple pour personnaliser et diffuser les alertes, et pour vous débarrasser des contenus obsolètes.  

Analyses précises. Plus vous en savez, mieux vous progressez. Recherchez des analyses qui vous indiquent ce que les utilisateurs recherchent ainsi que le contenu qu’ils lisent et commentent le plus. Forrestersuggère aux organisations de « placer la recherche au premier plan » en utilisant des analyses pour déterminer comment et quand les utilisateurs effectuent des recherches. Vous devrez également savoir quand ces recherches « ne donnent aucun résultat ou donnent trop de résultats pour être utiles ».

Les intranets sociaux créent des règles du jeu équitables

La force d'une équipe dépend des liens qui unissent ses membres. Vous pouvez responsabiliser vos employés en créant un environnement où les liens et la collaboration peuvent évoluer de manière organique. Découvrez comment transformer votre organisation grâce au logiciel d'intranet Confluence.