Créer une base de connaissances centralisée pour les équipes marketing dans Confluence

Une conversation standard se déroule à environ 60 décibels. C'est suffisamment calme pour être étouffé par la circulation urbaine. Pourtant, si vous mettez une foule de personnes dans un stade, toutes soutenant la même équipe en même temps, leur niveau de décibels peut atteindre 142, comme ce fut le cas une fois lors d'un record du monde pour un match de football.

Quel est le rapport avec les marques ? C'est simple : si vous parvenez à mettre l'ensemble de votre entreprise sur la même longueur d'onde, le message de votre marque atteindra plus de décibels et se démarquera dans le brouhaha du marketing moderne.

Le problème, c'est que la plupart des marques ne prennent pas le temps de mettre l'ensemble de l'organisation sur la même longueur d'onde. Alors que 85 % des organisations ont des lignes directrices relatives à leur marque, seulement 31 % déclarent les appliquer régulièrement. 

La solution : utilisez Confluence pour héberger une base de connaissances centralisée contenant les lignes directrices de votre marque, les processus de votre équipe marketing et d'autres ressources essentielles de l'entreprise. 

En stockant les lignes directrices de votre marque dans Confluence, par exemple, toute votre équipe peut bénéficier d'une visibilité totale sur les personas de votre public, l'utilisation du logo, la voix et le ton, les choses à faire et à ne pas faire, le tout à partir d'une source unique. Vous pouvez également élaborer des lignes directrices d'entreprise afin que chaque équipe, qu'elle soit chargée du marketing ou non, dispose de la référence par excellence. Voici comment cela fonctionne.

Pourquoi développer une base de connaissances centralisée dans Confluence ?

Parce que la cohésion de la marque est importante. Lorsque McKinsey a examiné les 40 marques les plus « performantes », il a découvert que ces entreprises généraient des rendements pour les actionnaires presque deux fois supérieurs à la moyenne. Et, selon McKinsey, les marques tirent souvent leur pouvoir de la gestion et de l'exécution de leur métier. Créer une base de connaissances centralisée dans Confluence, c'est perfectionner ce savoir-faire. 

Vous savez probablement comment vous voulez que vos supports marketing soient perçus. Vous avez peut-être une identité de marque claire. C'est le cas de 85 % des entreprises. Mais les entreprises qui transforment leurs supports marketing en ressources pratiques et utilisables réussiront mieux à mettre en œuvre le style unique de leur marque.

Voici comment la centralisation des connaissances de votre équipe dans Confluence peut vous aider :

• Mettre les équipes sur la même longueur d'onde. L'intégration de vos connaissances dans Confluence permet à tous les membres de l'équipe d'accéder aux mêmes informations et ressources. Cela évite les silos et la confusion. Et comme tous les membres de votre équipe, qu'ils soient marketing ou non, accèdent à ces informations, cela réduit le risque d'incohérences dans les messages et l'image de marque.

• Cohérence. Avec Confluence, vous pouvez créer une documentation cohérente et homogène sur la marque et le marketing à l'aide de modèles. Vous pouvez ensuite collaborer avec vos coéquipiers grâce à des fonctionnalités telles que les commentaires, qui permettent non seulement d'actualiser les informations, mais aussi de tenir tout le monde au courant.

• Échelle organisationnelle. Confluence vous aide à aller au-delà des dossiers de documents personnels et de créer des espaces axés sur les projets et les équipes, ce qui permet de créer une structure évolutive. Au fur et à mesure que les coéquipiers arrivent et partent, les ressources restent d'actualité. Mieux encore, Confluence est ouvert par défaut, ce qui rend vos connaissances organisationnelles accessibles dès le début.

Un simple document ne suffit pas à constituer une base de connaissances centralisée. Vos supports marketing, tels que l'élaboration d'un document à partir d'un modèle de lignes directrices de la marque dans Confluence, évolueront et changeront au fil du temps. Les processus, les workflows et les routines de votre équipe semblent tous évidents dans votre entreprise. Mais qu'en est-il lorsque vous souhaitez intégrer un nouveau collaborateur ? Confluence peut faciliter les processus d'intégration, de formation et de gestion de projet pour vos équipes marketing. Avec Confluence comme « base », votre entreprise sera libre de se développer. Confluence est le logiciel de base de connaissances évolutif capable de croître avec votre équipe. 

Mais entrons dans le vif du sujet. De quelles fonctionnalités de la base de connaissances avez-vous besoin et comment Confluence peut-elle vous les fournir ?

Fonctionnalités de Confluence pour créer une base de connaissances

Créer des pages pour les supports marketing

Une page Confluence est comme une cellule au sein d'un organisme. Il peut s'agir d'un document complet, ou vous pouvez l'utiliser pour créer des systèmes bien plus complexes et détaillés. Commencez par une page blanche pour être aussi créatif que vous le souhaitez ou utilisez un modèle Confluence pour chaque page. Avec des centaines de modèles au choix, tous destinés à des usages spécifiques, comme les aides à la rédaction ou les articles d'aide, il existe certainement un modèle adapté à ce que votre équipe a besoin de documenter.

L'avantage des pages Confluence, c'est qu'elles sont dynamiques. Les membres de l'équipe peuvent les créer, les utiliser pour recueillir des idées ou participer à des discussions collaboratives sans mélanger les informations déjà présentes sur la page. Les équipes peuvent également choisir dans quelle mesure elles collaborent : travailler de façon individuelle sur des pages ou inviter un collaborateur. 

Autre fonctionnalité clé : le contrôle de version des pages. Si quelqu'un modifie une page et que vous n'aimez pas les modifications, vous pouvez consulter l'historique des pages (Plus d'options -> Historique des pages) pour voir ce qui a été modifié. Vous n'aimez pas ces modifications ? Restaurez une ancienne version en un clic.

Créer des espaces pour développer votre collaboration

Vous souvenez-vous du concept selon lequel le niveau de décibels de votre marketing augmente si les gens travaillent à l'unisson ? Confluence est conçu spécifiquement pour mettre des personnes sur la même longueur d'onde. Ou, dans ce cas, les mêmes espaces. 

Si les pages sont les cellules individuelles de votre dernière campagne, alors les espaces sont des systèmes de pages qui constituent vos lignes directrices en matière de marketing. Ils fonctionnent comme des dossiers et vous aident à partager, stocker et organiser tout le travail essentiel que vous avez effectué concernant le message de la marque.

Vous pouvez créer trois types d'espaces différents pour rendre consultable votre base de connaissances marketing :

• Les espaces pour les équipes permettent à chaque équipe de disposer d’un espace pour se concentrer sur le travail le plus pertinent dans son domaine spécifique. Cela signifie que les spécialistes du marketing des produits peuvent consolider les résultats des études et le positionnement des utilisateurs dans leur espace, tandis que les spécialistes du marketing de performance peuvent compiler des stratégies de campagne, des plans de canaux et des rétrospectives.

• Les espaces de projet rassemblent les informations relatives aux projets en un seul endroit. Les équipes de projet transverses peuvent faire référence à des pages et travailler sur leurs initiatives directement dans Confluence, sans avoir à échanger des e-mails, alors que les messages peuvent facilement être perdus ou oubliés.

• Les espaces personnels stockent les éléments sur lesquels travaillent les utilisateurs. Les listes de tâches et les pages peuvent être actualisées et peaufinées avant de les déplacer vers un espace partagé. Cela permettra de centraliser les documents de collaboration, au lieu d’héberger le travail individuel de chaque membre de l’équipe.

Ajouter des étiquettes pour faciliter la recherche

Vos supports marketing peuvent rapidement s'accumuler, en particulier à mesure que votre entreprise se développe. Vous avez peut-être des lignes directrices différentes concernant les campagnes publicitaires, les messages sur les réseaux sociaux et même des notes de lancement de fonctionnalités spécifiques. Avec Confluence, vous pouvez ajouter des étiquettes aux pages afin que ceux qui recherchent des références rapides n'aient pas à perdre de temps à naviguer. Il leur suffit de cliquer pour trouver.

L'avantage des étiquettes, c'est leur polyvalence. Ajoutez-les aux pages Confluence, aux billets de blog ou même aux pièces jointes. Vous êtes libre de saisir ce que vous voulez pour les étiquettes, en les classant comme bon vous semble.

Par exemple, disons que vous disposez de documentation expliquant comment les campagnes par e-mail doivent être amusantes. Créez une nouvelle étiquette « e-mail » dans Confluence. Même si « e-mail » n'apparaît pas explicitement sur des pages ou des noms de fichiers spécifiques, la mention les met en évidence chaque fois qu'une personne recherchant « e-mail » veut faire référence à vos pratiques marketing.

Ces étiquettes ne s'appliquent pas seulement aux pages, vous pouvez également les appliquer aux espaces. Plus votre équipe s'agrandit, plus il sera important de définir des catégories d'espaces pertinentes pour les groupes internes, et des étiquettes vous aideront à les gérer grâce à une recherche rapide.

La recherche basée sur l'IA est désormais également native dans Confluence. Recherchez les informations dont vous avez besoin sans avoir à passer au crible les informations contextuelles. Vous êtes libre de vous concentrer sur votre travail, sans avoir à poser de questions concernant votre documentation ni à y répondre.

Organisez les pages selon une hiérarchie structurée

Soyons honnêtes : si la plupart des bases de connaissances centralisées commencent à dérailler, c'est parce qu'elles ne sont pas faciles à consulter. Si toutes les informations sont à portée de main, vous pouvez les utiliser à tout moment. Mais un article de la base de connaissances trop long à trouver est tout simplement inutile. Pire encore, si un membre de l'équipe tombe sur le mauvais article, vos projets peuvent en pâtir. Maintenant, quand on essaie de mettre en pratique vos stratégies marketing, on s'appuie peut-être sur des notes erronées.

Organisez plutôt les pages de votre base de connaissances selon la hiérarchie structurée de Confluence. 

La clé : Confluence utilise une approche dynamique de l'organisation de base de connaissances. Par exemple, un seul espace peut faire partie d'une catégorie pour votre service marketing. Mais vous pouvez également associer ce même document à la hiérarchie unique d'une campagne en particulier. Vos documents de branding essentiels fonctionneront comme des intersections : plusieurs équipes travaillant sur des projets différents peuvent les découvrir sans ralentir personne.

Cela signifie que vous n'avez pas à structurer votre contenu juste pour vous conformer aux idées préconçues du logiciel en matière de structure. Vous êtes libre de déterminer votre structure. Des pages Confluence spécifiques à des campagnes uniques, par exemple, deux campagnes publicitaires distinctes sur les réseaux sociaux et diffusées par e-mail peuvent faire référence aux mêmes documents. Si vous avez tout associé correctement, vous pouvez apporter un changement à votre stratégie de marque globale et toutes les équipes le verront automatiquement. C'est la puissance d'une organisation hiérarchique dynamique.

Contrôlez l'accès aux personnes concernées uniquement

En lisant la section ci-dessus, vous vous êtes peut-être demandé : « Hmm. Une intersection ? On dirait que beaucoup de personnes auront leur mot à dire… » Et peut-être que ce n'est pas ce que vous souhaitez. Vous pouvez utiliser Confluence pour contrôler l'accès avec des autorisations spécifiques pour différentes pages et différents espaces. Dit simplement, les documents les plus importants peuvent rester sous le contrôle des personnes qui ont besoin de les contrôler. 

Ces autorisations peuvent varier en fonction des règles que vous souhaitez définir. Vous avez besoin de définir des autorisations globales pour déterminer l'accès à l'ensemble du site pour des utilisateurs spécifiques ? Vous pouvez. Vous souhaitez créer des autorisations spécifiques à l'espace afin que les chefs d'équipe puissent accéder à tout ce dont ils ont besoin ? C'est également possible. Vous pouvez même réduire les restrictions de page individuelles pour vous assurer que vos messages restent comme ils doivent rester.

Les pages Confluence peuvent être consultées ou modifiées par défaut, mais vous pouvez restreindre ces règles pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Ainsi, vous pouvez être sûr que, même si vous travaillez sur une ébauche de page dans Confluence, celle-ci ne sera accessible qu'aux personnes qui ont besoin de la voir.

Intégration aux solutions de gestion de projet

Si votre base de connaissances n'est pas connectée à d'autres outils, est-elle centralisée ou cloisonnée ?

En intégrant Confluence aux autres outils les plus utilisés par votre équipe, vous pouvez adapter votre base de connaissances à l'évolution des besoins de votre équipe. Confluence fournit le contenu et le contexte nécessaires pour que vous ayez tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien un projet selon vos conditions.

Voici deux exemples de puissantes intégrations de Confluence.

En combinant Trello et Confluence, vous pouvez coller des liens Trello dans Confluence avec des fonctionnalités d'aperçu et de modification, qui vous permettent de modifier les tâches Trello directement dans Confluence. Vous pouvez également intégrer des tableaux Trello entièrement interactifs sur la page Confluence, afin que votre équipe puisse utiliser l'ensemble des fonctionnalités de Trello au sein d'une base de connaissances Confluence.

En intégrant Confluence à Jira, vous pourrez suivre les tickets Jira directement dans Confluence. Tenez l'équipe au courant des difficultés potentielles directement depuis votre base de connaissances. Afficher les tâches Jira sur une page Confluence peut également permettre de les configurer simplement pour le calendrier des futurs projets. Vous pouvez aussi utiliser cette intégration pour estimer les dates de lancement et maintenir votre équipe sur la bonne voie.

Créez votre base de connaissances centralisée vivante

Le problème n'est pas l'absence de plan marketing solide. Parfois, la réussite marketing revient à mettre toute l'organisation sur la même longueur d'onde et à parler d'une même voix. Vous devez chercher plus qu'une simple conversation. Pour différencier le message de votre marque et votre marketing, vous devriez être comme un stade rempli qui tonne d'une seule voix.

Mais vous n'y parviendrez pas sans communication interne. Tout commence par une base de connaissances centralisée contenant toutes les informations relatives à votre marque et à votre marketing. Quel message de branding fonctionne ? Qu'est-ce qui doit être mis à jour ? Créez une base de connaissances centralisée avec Confluence, et vous pourrez garder votre équipe sur la même longueur d'onde et parler d'une même voix.