Délai d'exécution : définition, exemples et méthodes pour le réduire

Le délai d'exécution a un impact sur toutes les entreprises, qu'il s'agisse de fabriquer des produits, de développer des logiciels ou de gérer la prestation de services. C'est l'indicateur qui peut renforcer ou compromettre la satisfaction client et l'avantage concurrentiel. Comprendre l'importance du délai d'exécution et savoir comment l'optimiser peut permettre de bâtir une entreprise capable de répondre rapidement aux demandes du marché, et de fidéliser ses clients. 

Toutefois, la définition du délai d'exécution va bien au-delà de simples délais d'attente. Il s'agit du temps total écoulé entre le lancement d'un processus et sa fin, couvrant tous les aspects des opérations, des relations avec les fournisseurs jusqu'à la livraison finale. Les entreprises qui maîtrisent la gestion des délais d'exécution obtiennent souvent de meilleurs résultats que leurs concurrents, en livrant plus rapidement, en réduisant les coûts et en s'adaptant plus vite à l'évolution des conditions du marché. 

Poursuivez votre lecture pour découvrir la signification du délai d'exécution dans différents secteurs et contextes, et explorez des stratégies pratiques pour en réduire les retards. 

Un délai d'exécution, qu'est-ce que c'est ?

Le délai d'exécution est le temps qui s'écoule entre le début d'un processus et sa fin. Il peut être appliqué à n'importe quel processus regroupant un ensemble d'actions.  Par exemple, un produit hautement personnalisé, comme une œuvre d'art, peut avoir un long délai d'exécution en raison de ses exigences uniques spécifiques au client. Les produits standardisés, tels que les aspirateurs, peuvent avoir des délais d'exécution courts en raison des processus de production établis et de la gestion des stocks.

Les métriques de délai d'exécution sont essentielles pour comprendre et optimiser les différents processus métier. Elles jouent un rôle essentiel dans la planification stratégique et la prise de décisions, ce qui permet une plus grande satisfaction des clients et une amélioration continue.

Le concept va bien au-delà de la fabrication et s'étend aux services, au développement de logiciels et même aux processus administratifs. Le délai d'exécution d'un restaurant correspond à la durée entre la prise de commande et la livraison du repas, tandis qu'un cabinet de conseil mesure le délai entre l'engagement du client et l'achèvement du projet.

Comment calculer le délai d'exécution ?

Le calcul du délai d'exécution suit une formule simple : 

Délai d'exécution = Date de fin − Date de début. 

La partie la plus difficile consiste à définir un début et une fin précise pour chaque processus, car cela varie considérablement selon les secteurs et les workflows.

Prenons l'exemple d'une fabrication standard : si un client passe une commande le 1er janvier et reçoit le produit le 15 janvier, le délai d'exécution est de 14 jours. Cependant, ce simple calcul peut devenir complexe si l'on prend en compte les jours ouvrables, les jours fériés et les différents fuseaux horaires.

Le fait de définir clairement le début et la fin de la période à mesurer fait toute la différence en termes de précision. Le point de départ peut être la réception de la commande, la demande de matériel ou le lancement d'un projet. Le point d'arrivée peut être l'expédition du produit, la livraison au client ou la validation du projet. Une définition cohérente garantit un suivi précis et des comparaisons pertinentes sur le long terme.

Types de délais d'exécution

Les différents types de délais d'exécution remplissent des fonctions distinctes dans les opérations d'une entreprise. Comprendre ces distinctions aide les organisations à identifier les pistes d'amélioration et à attribuer plus efficacement les ressources. Chaque type se concentre sur des segments précis du processus, ce qui permet de cibler les efforts d'optimisation.

Le délai d'exécution côté client

Le délai d'exécution du client est la période qui s'écoule entre le passage de la commande et la réception du produit par le client. Il démarre souvent avec la confirmation de la commande, mais peut également inclure le temps nécessaire pour finaliser la commande. Cela englobe la préparation du produit, son emballage et son expédition et se termine par la livraison finale.

Le délai d'exécution du matériel

Le délai d'exécution du matériel est un délai courant dans la fabrication de produits. Il permet de mesurer le délai entre l'identification du besoin en matériel et sa livraison. Par exemple, si un fabricant utilise de l'acier brut, le délai d'exécution du matériel inclut la définition de la quantité et de la qualité nécessaires, le passage de la commande auprès du fournisseur, la prise en compte du délai d'exécution pour produire les matériaux selon les spécifications, ainsi que l'emballage et l'expédition.

Le délai d'exécution de la production

Le délai d'exécution de production est le temps qu'il faut pour créer un produit une fois toutes les matières premières disponibles. Cette métrique interne des délais d'exécution n'inclut pas l'expédition aux clients, mais se termine lorsque le produit est à l'état « prêt ». Par exemple, les délais d'exécution de production pour le développement de logiciels comprennent la collecte des exigences, l'élaboration des spécifications de conception et de développement, le développement de logiciels, les tests et la livraison.

Ce type de délai d'exécution relève principalement du contrôle de l'entreprise, ce qui en fait une cible idéale pour l'amélioration des processus. Les fabricants peuvent se concentrer sur l'efficacité des équipements et l'optimisation des workflows, tandis que les équipes logicielles peuvent mettre l'accent sur les processus itératifs et les tests automatisés.

Le délai d'exécution cumulé

Le délai d'exécution cumulé correspond au temps total entre l'approvisionnement en matériaux et la livraison finale, en englobant tous les autres types de délais d'exécution. Cet indicateur global reflète l'ensemble du cycle de production et d'approvisionnement, offrant un aperçu optimal de l'efficacité opérationnelle.

Comprendre le délai d'exécution cumulé aide les organisations à identifier les composantes qui entraînent généralement le plus de retards. Une entreprise peut constater que, même si la production est efficace, c'est l'approvisionnement en matériaux qui présente les délais les plus longs, ce qui suggère la nécessité de se concentrer sur les relations fournisseurs et la gestion des stocks.

Le délai d'exécution de livraison

Le délai d'exécution de livraison mesure précisément le temps nécessaire pour acheminer les produits finis jusqu'au client. Les méthodes d'expédition et les partenaires logistiques influencent fortement cette composante, ce qui rend le choix des fournisseurs et la stratégie logistique essentiels.

L'emplacement géographique joue un rôle déterminant dans le délai d'exécution de livraison, les entreprises établissant souvent des centres de distribution régionaux pour réduire le temps de transport.

Composants du délai d'exécution

Le délai d'exécution est divisé en éléments spécifiques pour permettre de mesurer, de suivre et d'optimiser les processus. Ces composants incluent les suivants :

• Le prétraitement englobe les activités qui se déroulent avant l’achat de matériaux ou de produits, telles que l’identification des besoins, la création de la fiche de travail ou du cahier des charges, ainsi que le passage de la commande. Ces activités précèdent le passage de la commande et peuvent varier selon le secteur d’activité.

• Le traitement inclut le délai entre la réception de la commande et la fabrication du produit. Dans le domaine du développement logiciel, il s’agit du délai nécessaire à la création d’une fonctionnalité. Dans le secteur de la fabrication, il s’agit du délai de génération d’un produit physique.

• Le temps d’attente est la période qui s’écoule entre le prétraitement et le traitement. Par exemple, si le produit figure sur une feuille de route stratégique, mais que des projets le précèdent, le temps d’attente indique le temps qui s’est écoulé entre le passage de la commande et le début du traitement.

• Le stockage correspond à la période pendant laquelle un produit est conservé dans une installation, comme un entrepôt, avant son expédition.

• Le transport est la période pendant laquelle un produit est en transit, depuis sa sortie de l'entrepôt jusqu'à sa réception par le client.

• L’inspection correspond au moment où le client doit vérifier que le produit répond à ses attentes. Pour les articles fabriqués, cela peut inclure des tests visant à vérifier que le produit fonctionne comme prévu. Dans le domaine du développement logiciel, il s’agit généralement de la période des tests d’acceptation utilisateur. Dans tous les exemples, le temps d’inspection peut inclure la correction du produit.

Les facteurs influençant le délai d'exécution

De nombreux facteurs peuvent influencer les délais d'exécution, notamment :

• La disponibilité des fournisseurs : vos prévisions en matière de délais d’exécution sont liées à celles de vos fournisseurs. Si le fournisseur n’est pas en mesure de se procurer le matériel, ses délais d’exécution s’allongent.

• La fiabilité des fournisseurs : la qualité des matériaux que reçoit votre fournisseur peut considérablement affecter vos délais d'exécution, en particulier si les produits doivent être réparés ou remplacés.

• Les processus de production : chaque étape du processus de production est susceptible d’allonger ou de raccourcir les délais d’exécution. Des processus efficaces réduisent les délais d’exécution, tandis que des processus opaques ou complexes peuvent les rallonger.

• Les niveaux de stock : un faible niveau de stock en cas de forte demande peut allonger les délais d’exécution. Cependant, un stock trop important nécessitant du stockage peut également nuire à l’efficacité du traitement des commandes.

• Le transport : la distance que les produits doivent parcourir entre votre entrepôt et votre client, ainsi que l'obligation de passer la douane ou d'être soumis à une inspection réglementaire, peuvent influencer les délais d'exécution.

• La qualité : la fiabilité de vos produits et leur capacité à répondre aux attentes des clients peuvent influer sur la nécessité de livrer des produits de remplacement. Dans ce cas, le délai d’exécution entre la commande et la livraison au client est multiplié par deux.

• La demande : la demande de produits peut être saisonnière. Par exemple, si vous fabriquez du mobilier de jardin, la demande augmente pendant les mois chauds. Si la demande devance le processus de production, cela peut entraîner des retards dans les commandes. Chaque fois qu’une commande est en retard, le délai d’exécution moyen augmente.

• La communication : une mauvaise communication entre les équipes ou avec les fournisseurs et les expéditeurs peut être source d’inefficacités. Cela peut inclure des commandes qui ne sont pas expédiées lorsque le produit est disponible ou un retard dans la commande des matières premières.

• Les événements externes : la pandémie de COVID-19 a perturbé la chaîne d’approvisionnement, rallongeant les délais d’exécution. D’autres événements, tels que les catastrophes naturelles, les pannes de courant, la construction de routes et les événements politiques, peuvent également avoir une incidence sur les délais d’exécution.

Réduire les délais d'exécution en 6 étapes simples

Réduire les délais d'exécution crée un avantage concurrentiel en abaissant les coûts et en optimisant la trésorerie, tout en renforçant la satisfaction client. 

Réduire les délais d'exécution améliore simultanément plusieurs aspects de votre activité. Vous obtiendrez de meilleurs résultats en travaillant simultanément sur les processus, la technologie et les compétences de l'équipe, plutôt que de traiter un seul élément à la fois. Concentrez-vous sur les changements qui offrent le meilleur retour sur investissement.

Ces stratégies s'appliquent à différents secteurs d'activité. Les détails peuvent varier selon votre activité, mais les approches de base réduisent systématiquement les délais d'exécution.

1. Identifiez les causes profondes des retards

Passez en revue les processus qui contribuent à réduire les délais d'exécution. S'il y a des étapes inutiles, éliminez-les. N'oubliez pas que l'optimisation des processus peut nécessiter l'ajout de nouvelles étapes pour réduire les délais d'exécution.

Par exemple, si les revues réglementaires ont une incidence sur vos délais d'exécution, déterminez le taux de reprise auquel sont soumis vos produits finis. Assignez une personne ou une équipe à la question de la conformité et vérifiez que les spécifications répondent à ces exigences. Des étapes supplémentaires, comme les tests de conformité des produits finis, peuvent également être bénéfiques. Même si ces étapes peuvent d'abord allonger le délai d'exécution de la production, elles permettent de réduire le délai d'exécution cumulé final de vos produits. 

Si vous achetez des matières premières, passez en revue le taux de nouvelles commandes et de refus pour des raisons de qualité. Cherchez des moyens d'améliorer la qualité. Il peut s'agir de définir des exigences plus claires pour le matériel dont vous avez besoin, d'auditer la qualité des différents fournisseurs et de revoir la façon dont vous stockez et utilisez le matériel.

2. Améliorez vos relations fournisseurs pour accélérer les délais et obtenir de meilleurs résultats

Apprenez à connaître vos fournisseurs et faites vos recherches. Les produits les moins chers peuvent devenir les plus chers s'ils ont un impact sur vos délais d'exécution en raison de retouches, d'un manque de fiabilité ou d'une disponibilité irrégulière. La gestion des relations fournisseurs est essentielle pour s'approvisionner en matériaux de qualité, négocier des prix avantageux et gérer les matériaux rejetés ou retravaillés.

Lors de la sélection des fournisseurs, passez en revue leurs délais d'exécution, leur localisation et leur fiabilité. Les fournisseurs locaux peuvent souvent livrer plus rapidement, et la proximité vous permet de développer de meilleures relations. En cas de problème, une relation solide avec votre fournisseur peut vous aider à surmonter les difficultés rapidement.

3. Rationalisez vos processus internes pour vous concentrer sur les tâches à fort impact

Automatiser les tâches répétitives élimine les erreurs humaines et réduit considérablement les délais de traitement. Identifiez les goulots d'étranglement où le travail s'accumule régulièrement et repensez ces zones pour fluidifier les workflows. La collaboration entre les équipes est cruciale pour maintenir des workflows fluides, car les relais entre les services entraînent souvent des retards.

Standardiser les procédures au sein des équipes garantit une exécution uniforme et limite les écarts dans les délais de traitement. Documentez les bonnes pratiques et établissez des protocoles clairs pour les scénarios courants. Cette approche permet aux nouveaux membres de l'équipe de s'impliquer plus rapidement et réduit la durée d'apprentissage des processus complexes.

4. Optimiser la gestion des stocks

Les stratégies d'inventaire juste-à-temps (JIT) peuvent réduire considérablement la durée de stockage et les coûts associés, mais elles nécessitent d'anticiper précisément la demande pour éviter les ruptures de stock. Les stratégies de stocks de sécurité agissent comme tampon contre l'incertitude des demandes tout en maintenant des niveaux de stocks raisonnables.

Une gestion efficace des stocks consiste à équilibrer les coûts de possession et les niveaux de service. Les techniques de prévision avancées et la surveillance en temps réel de la demande aident les organisations à optimiser leurs niveaux de stocks. Envisagez d'automatiser des points de réapprovisionnement et collaborez plutôt avec des fournisseurs permettant un réapprovisionnement rapide en cas de besoin.

5. Investir dans des technologies qui alignent les tâches sur les objectifs

Les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) intègrent divers processus métier et offrent une visibilité en temps réel sur les opérations. Les outils d'analyse optimisés par l'IA permettent d'identifier des tendances et de prévoir les retards potentiels avant même qu'ils ne surviennent. Ils permettent d'adopter une gestion proactive de la résolution des problèmes plutôt qu'une approche réactive.

Les systèmes de suivi en temps réel permettent d'identifier immédiatement les retards et de réagir rapidement. Les informations prédictives aident les équipes à anticiper les problèmes et à mettre en place des mesures préventives. Les applications mobiles et les plateformes basées sur le cloud permettent aux membres de l'équipe d'accéder à des informations essentielles et de prendre des décisions éclairées, où qu'ils se trouvent.

6. Former votre équipe et informer les autres parties prenantes

Grâce à une formation continue sur l'amélioration des processus et les outils technologiques, les membres de l'équipe contribuent efficacement aux initiatives visant à réduire les délais d'exécution. Des équipes bien formées repèrent de manière proactive les retards potentiels et mettent en œuvre des solutions avant que les problèmes ne s'aggravent.

La formation polyvalente des membres de l'équipe à plusieurs compétences réduit la dépendance envers certains individus et permet une gestion du personnel plus flexible.

Exemple de délai d'exécution pour une commande personnalisée en ligne

Prenons l'exemple d'un client qui commande une configuration d'ordinateur portable personnalisée auprès d'un détaillant en ligne. Le processus commence dès le passage de la commande le lundi matin, déclenchant plusieurs activités parallèles qui illustrent les différents composants du délai d’exécution. 

La phase de prétraitement pendant laquelle le système valide la configuration, traite le paiement et génère les bons de commande dure deux heures. Les achats de matériaux se déroulent en parallèle et il faut compter une journée pour rassembler des composants spécifiques auprès de différents fournisseurs. Le délai d'attente le plus long concerne une carte graphique spécialisée, qui arrive trois jours après son départ de chez le fabricant. 

La production commence une fois tous les composants disponibles. L'assemblage, les tests et le conditionnement de l'ordinateur portable durent six heures au total. L'inspection qualité prend deux heures de plus, car il faut vérifier que le système répond aux spécifications appropriées. Le produit final entre ensuite dans la phase d'expédition, où il passe une journée à l'entrepôt avant d'être pris en charge par le transporteur. Le transport prend deux jours par voie terrestre pour parvenir jusqu'au client. 

Le délai d'exécution total entre le passage de la commande et la livraison est de sept jours.

Trois modèles pour maîtriser les délais d’exécution

La gestion des délais d'exécution devient beaucoup plus facile lorsque l'on dispose des outils visuels adéquats pour suivre l'avancement et repérer les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Les modèles suivants transforment des calendriers de projets complexes en feuilles de route claires et exploitables, permettant de maintenir l'alignement des équipes et de respecter les délais. Grâce aux fonctionnalités d'optimisation intégrées de Jira et Confluence, ces modèles offrent une visibilité immédiate sur l'origine des retards et sur la façon de les éviter. 

Modèle de chronologie de projet Jira

Créant des feuilles de route visuelles couvrant plusieurs semaines ou mois, ce modèle aide les équipes à planifier les phases d'un projet avec des dates de début et de fin claires. Il améliore la visibilité entre les services et permet d'identifier les éventuels goulots d'étranglement dès le début du processus de planification. Les équipes peuvent suivre les dépendances entre les étapes importantes et ajuster les échéances de manière proactive en cas de retard. 

Modèle de calendrier de projet Jira

Ce modèle divise des livrables volumineux en tâches gérables, le tout en clarifiant les dépendances et les attributions de ressources. Les tâches programmées contribuent à réduire l'incertitude et à aligner les membres de l'équipe sur les attentes en matière de livraison. Le modèle intègre un suivi du temps et des indicateurs d'avancement qui signalent les éventuels retards d'un projet. 

Modèle de workflow chronologique Confluence

Ce modèle facilite la planification transversale grâce à une chronologie visuelle reliant la stratégie à l'exécution. Les équipes peuvent documenter l'avancement, créer des liens directs vers les tickets Jira et maintenir l'alignement entre plusieurs flux de travail. Ce modèle comprend des outils de communication avec les parties prenantes et des mises à jour qui informent tout le monde des avancements du projet, éliminant ainsi les réunions interminables. 

Optimiser le suivi des délais d'exécution avec Jira

Jira offre de puissantes fonctionnalités pour mesurer et suivre les délais d'exécution dans les workflows de développement logiciel et de gestion de projet. Les équipes peuvent configurer des workflows personnalisés pour suivre les tickets à chaque étape du processus de développement. 

Les fonctionnalités de suivi des workflows de Jira permettent une analyse détaillée du temps passé au cours des cycles de développement. Les règles d'automatisation peuvent déclencher des notifications lorsque des tickets restent trop longtemps dans un état donné, aidant ainsi les équipes à traiter de manière proactive les retards potentiels. Les outils de rapport intégrés fournissent des informations sur les différentes phases de gestion de projet et permettent d'identifier les goulots d'étranglement dans le processus de développement. 

Les fonctionnalités d'intégration de Jira permettent aux équipes de se connecter à d'autres outils de leur écosystème de développement, offrant ainsi une visibilité complète sur les délais d'exécution tout au long du processus de planification de projet. Les tableaux de bord personnalisés peuvent afficher en temps réel des indicateurs de délai d'exécution permettant de prendre des décisions éclairées sur l'attribution des ressources et l'amélioration des processus.

Les fonctionnalités avancées, comme les graphiques Burndown et les diagrammes de flux cumulés, aident les équipes à suivre l'évolution des délais d'exécution au fil du temps. Ces représentations visuelles facilitent les activités de planification annuelle et aident les équipes à établir des attentes réalistes en matière de gestion du temps pour leurs futurs projets.

Les équipes peuvent également créer des plans d'action à partir des données sur les délais d'exécution, en concentrant les efforts d'amélioration sur les domaines les plus pertinents. Ces activités soutiennent des objectifs plus larges de stratégie produit et aident les organisations à définir leurs objectifs plus efficacement.