IT 지원이란?
HR 지식 관리에 대한 설명 및 구현하는 방법
인적 자원을 운용하는 데는 채용 및 해고보다 더 중요한 것이 있습니다. HR 팀은 직원을 지원하고 비즈니스 성공을 이끌기 위해 정책, 절차, 모범 사례 및 제도적 지식에 빠르게 액세스할 수 있어야 합니다.
이 가이드에서는 HR 지식 관리란 무엇인지, 왜 중요한지, 그리고 조직에 적합한 시스템을 구축하는 방법에 대해 설명합니다. 기본 구성 요소부터 구현 전략에 이르기까지 모든 내용을 다루고 최신 도구가 전체 프로세스를 간소화하는 방법을 보여 드리겠습니다.
HR 지식 관리란 무엇입니까?
HR 지식 관리는 HR 팀이 일하는 데 필요한 모든 정보를 조직이 캡처, 구성, 저장 및 공유하는 방식입니다. HR 및 지식 관리를 결합하면 직원 핸드북 및 정책 문서부터 회사 문화에 대한 제도적 지식, 채용 모범 사례 및 과거 이니셔티브에서 배운 점에 이르기까지 모든 것이 포함됩니다.
HR 지식 관리의 핵심은 HR 전문가가 직원의 질문에 대한 답변을 빠르게 찾고 팀의 집단 지성에 접근할 수 있는 중앙 집중식 리포지토리를 만드는 것입니다. 단순한 문서 저장을 넘어서서 정보 간의 연결을 만들고 지식을 검색 및 실행 가능하게 만듭니다.
HR 지식 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?
HR 지식 관리는 HR 부서 자체에만 도움이 되는 것이 아닙니다. 제대로 구현되면 일관된 정보 전달을 보장하고 대응 시간을 단축하며 팀원이 바뀌더라도 조직의 지식을 유지하여 전체 조직을 지원합니다.
직원이 적시에 정확한 응답을 받으면 직원 참여도가 개선됩니다. 직원이 가장 답답해하는 상황 중 하나는 복지 또는 정책에 대해 상충하는 정보를 받는 것입니다. 의사 결정 관점에서 볼 때, 기록 데이터 및 성과 메트릭에 대한 체계적인 액세스 권한이 있으면 HR 팀이 더 나은 선택을 내릴 수 있습니다.
무엇보다도, 적절한 지식 관리는 경험이 풍부한 팀원이 퇴사할 때 지식 손실을 방지합니다. 전문 지식을 수집할 시스템이 없으면 회사는 수년간 쌓아온 귀중한 인사이트를 잃게 됩니다.
HR 지식 관리의 주요 구성 요소
효과적인 HR 지식 관리를 위해서는 여러 구성 요소가 함께 작동해야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 지식 캡처: 여기에는 HR 부서 전체의 문서, 대화, 경험 및 관찰에서 얻은 정보를 체계적으로 수집하는 작업이 포함됩니다.
- 저장 및 체계화: 정보는 논리적 분류, 일관된 명명 규칙, 그리고 정보를 쉽게 검색할 수 있는 강력한 검색 기능을 갖춰 액세스 가능한 형식으로 저장되어야 합니다.
- 지식 공유: 이 구성 요소는 공식 설명서, 교육 프로그램 및 비공식 공동 작업 도구를 통해 정보가 조직 전체에서 흐르도록 보장합니다.
정기적인 업데이트: 조직에는 정책 및 절차가 변화함에 따라 정보를 최신 상태로 유지하고 관련성 및 정확성을 유지하기 위한 지속적인 프로세스가 필요합니다.
이 핵심 기능 외에, 성공은 사실 세 가지 기본 사항을 제대로 실천하는 데 달려 있습니다.
- HR 지식 관리 시스템은 지식을 필요로 하는 모든 사용자가 지식에 액세스하고 검색할 수 있는 플랫폼을 제공합니다.
- 견고한 프로세스를 통해 정보를 일관되게 캡처하고 시간이 지나도 최신 상태를 유지할 수 있습니다.
- 조직 문화는 직원들의 실제 참여 여부를 결정합니다. 전문 지식을 공유하는 것의 가치를 알아보는 직원의 동의 없이는, 아무리 우수한 시스템이라도 활용되지 않기 때문입니다.
효과적인 HR 지식 관리의 이점
HR 팀이 지식 관리를 제대로 수행하면 긍정적인 효과가 조직 전체에 퍼집니다. HR 운영 개선은 일상적인 활동부터 장기적인 전략 계획에 이르기까지 모든 것에 영향을 미치며 시간이 지남에 따라 누적되는 가치를 창출합니다.
의사 결정 및 전략적 계획 개선
체계적인 HR 지식에 대한 액세스는 의사 결정 방식을 변화시킵니다. HR 전문가가 기록 데이터, 직원 피드백 및 과거 의사 결정을 참조할 수 있으면 비즈니스 목표에 정렬되는, 더 정보에 기반한 선택을 내릴 수 있습니다.
팀이 포괄적인 인력 추세 및 이전 프로젝트 결과에 액세스할 수 있을 때, 전략적 계획은 더 효과적인 프로세스가 될 수 있습니다. 이전 컨텍스트는 어떤 것이 효과가 있고 어떤 것을 개선할 수 있는지 식별하는 데 도움이 됩니다.
직원 온보딩 및 교육 향상
신규 직원 온보딩은 가장 지식 집약적인 HR 프로세스 중 하나입니다. 온보딩 정보가 잘 체계화되어 있으면 신규 직원은 더 빠르게 적응하고 중요한 기간인 처음 몇 주 동안 더 나은 경험을 하게 됩니다.
중앙 집중식 리소스를 통해 누가 오리엔테이션을 진행하든 관계없이 모든 신규 직원이 일관된 정보를 받을 수 있습니다. 강사가 최신 자료 및 이전 세션의 피드백에 액세스할 수 있는 체계적인 지식 리소스가 있으면 교육 프로그램에 도움이 됩니다. 직원이 셀프서비스 참조 자료를 통해 답을 찾으면 더 독립적이고 자신 있게 일할 수 있습니다.
공동 작업 향상 및 지식 손실 감소
HR 지식 관리는 정보 사일로를 허물고 팀 간의 공동 작업을 촉진합니다. 지식이 중앙 집중식으로 관리되고 접근성이 높아지면 팀원은 자연스럽게 더 많은 정보를 공유하고 서로의 업무를 기반으로 일하게 됩니다.
이 공동 작업 중심의 환경에서는 다양한 관점이 문제를 해결하므로 더 효과적인 문제 해결로 이어집니다. 가장 중요한 장기적 이점은 지식 손실을 방지하는 것입니다. 경험이 풍부한 직원이 퇴사할 때, 적절한 지식 관리는 미래의 팀원이 액세스할 수 있는 형식으로 전문 지식을 캡처합니다.
더 효과적인 컴플라이언스 및 위험 관리
컴플라이언스는 HR의 가장 큰 골칫거리 중 하나이며, 규칙이 지속적으로 바뀌고 위치 또는 산업에 따라 다를 때 더욱 그렇습니다. 좋은 지식 관리 시스템은 현재의 모든 법적 요구 사항을 한곳에 보관하고 정책이 2년 전에 필요했던 것이 아니라 오늘날 필요한 사항을 실제로 반영하도록 함으로써 이 문제를 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있도록 합니다.
모두가 동일한 중앙 집중식 정보에 액세스할 수 있으면 조직 전체에서 유사한 상황을 일관되게 처리하는 것이 훨씬 쉬워집니다. 아무도 감사관에게 왜 같은 정책이 부서마다 다르게 적용되었는지 설명하고 싶어 하지 않습니다. 컴플라이언스 설명서가 체계화되어 있고 찾기 쉬우면 감사에 응답하는 데 따른 스트레스가 훨씬 줄어듭니다.
HR 지식 관리의 일반적인 과제 및 극복하는 방법
HR 지식 관리가 필요하다는 데 모두가 동의하더라도, 실제로 구현하는 것은 때때로 더 큰 과제일 수 있습니다. 가장 큰 장애물은 직원의 참여를 유도하는 것입니다. 대부분의 직원은 지식 공유가 업무를 더 쉽게 만들어주는 것이 아니라 이미 가득 찬 워크로드에 하나 더 추가되는 작업이라고 생각합니다.
이 문제는 기술이 사용하기 어렵거나 직원이 이미 사용하는 도구와 잘 통합되지 않을 때 더 심해집니다. 누구도 느리고 혼란스러운 또 다른 시스템에 로그인하고 싶어 하지 않으며, 빠르게 누군가를 지원해야 할 때는 더욱 그렇습니다. 좋은 기술이 있어도 일부 조직은 지식을 공유하는 문화가 아니기 때문에 어려움을 겪습니다. 직원은 정보를 공유하는 대신 혼자 보관하는 경향이 있기 때문입니다.
좋은 소식은, 이 과제에는 솔루션이 있다는 것입니다. 지식 관리가 어떻게 시간을 절약하고 업무를 더 쉽게 만들어 주는지 보여주면 참여가 자연스럽게 따라올 것입니다. 기존 도구와 원활하게 통합되는 최신 플랫폼에 투자하세요. 가장 중요한 것은, 리더십이 지식을 공유하는 행동의 모범을 보이고 여기에 기여하는 직원을 인정하도록 하는 것입니다.
HR 지식 관리를 구현하는 방법
HR 지식 관리를 성공적으로 구현하려면 신중한 계획, 올바른 도구 및 지속적인 노력이 필요합니다. 이 프로세스에는 서로를 기반으로 포괄적인 시스템을 만드는 주요 단계가 포함됩니다.
구현은 조직의 목표, 문화 및 기존 프로세스와 일치해야 정렬되어야 하며 성공은 리더십 및 최종 사용자의 동의를 확보하는 데 달려 있습니다. 리더는 리소스를 제공하고 사용자는 참여에 따른 명확한 가치를 볼 수 있어야 합니다.
현재 지식 자산 평가
새로운 것을 구축하기 전에 현재 가지고 있는 자산을 먼저 점검하세요. 그러려면 기존 HR 문서를 검토하고 현재 프로세스를 평가하고 팀 내에서 귀중한 전문 지식을 보유한 직원을 식별해야 합니다.
정보가 현재 어디에 있고 직원이 필요한 정보를 어떻게 찾는지에 대한 패턴을 찾아보세요. 정보가 없거나 오래되었거나 액세스하기 어려운 영역의 지식 격차에 특히 주의를 기울이세요. 이 평가는 명확한 출발점을 제공하며 먼저 주의가 필요한 사항을 우선시하는 데 도움이 됩니다.
목표 및 범위 정의
명확한 목표는 지식 관리 이니셔티브를 집중적이고 측정 가능하게 유지합니다. 응답 시간 단축, 정책 일관성 개선 또는 직원 퇴사 시 지식 손실 방지 등 달성하려는 구체적인 성과를 파악하세요. 그런 다음 어떤 HR 기능 및 팀이 초기 롤아웃에 참여하도록 할지 결정하세요.
적합한 HR 도구 및 플랫폼 선택
여러분이 선택하는 HR 지식 관리 시스템은 지식 관리 노력의 성패를 좌우할 것입니다. 기존 HR 시스템과 원활하게 통합되면서 정보를 쉽게 저장하고 체계화하고 찾을 수 있는 소프트웨어를 찾아보세요. 최신 플랫폼은 ITSM 솔루션과 통합되어 포괄적인 서비스 관리 기능을 제공하는 경우가 많습니다.
Jira Service Management HR 소프트웨어는 강력한 참조 자료 기능과 HR 운영을 최적화하는 서비스 관리 기능을 결합합니다. HR 팀은 이 플랫폼을 통해 일상 업무와 함께 지식을 수집할 수 있으므로 정보 수집이 부담을 더하는 것이 아니라 자연스럽게 느껴집니다.
지식 캡처 및 체계화
기존 문서에서 명시적 지식을 수집한 다음 인터뷰 및 프로세스 설명서를 통해 암묵적 전문 지식을 캡처하세요. 명확한 범주와 일관된 태그 지정을 통해 논리적으로 정보를 구조화하여 모든 것을 검색 가능하게 만드세요. HR 정보를 효과적으로 체계화하기 위한 견고한 토대를 마련하도록 HR 참조 자료 템플릿을 사용할 수 있습니다.
지식을 공유하는 문화를 조성
참여를 유도하려면 리더십이 지식을 공유하는 행동의 모범을 보이고 기여자를 인정해야 합니다. 교육의 초점을 단순한 기술 기능보다는 개인적인 이점에 맞추세요. 지식 캡처를 기존 워크플로에 통합하여 참여가 부담스럽지 않고 자연스럽게 느껴지도록 하여 기여하기 쉽게 만드세요.
제공 모델을 선택할 때는 비즈니스의 현재 상태뿐만 아니라 조직의 장기적인 목표를 고려하는 것도 중요합니다. 상당한 성장을 예상하고 있다면 비즈니스와 함께 확장할 수 있는 HR 서비스 제공 모델을 선택하세요.
모니터링, 업데이트 및 개선
정기적인 검토 주기를 설정하고 콘텐츠 소유권을 명확히 하여 정보를 최신 상태로 유지하세요. 분석 및 사용자 피드백을 사용하여 문제와 격차를 식별하세요. 목표는 실제 사용 패턴 및 변화하는 조직 요구 사항을 기반으로 지속적으로 진화하는 것입니다.
Jira Service Management를 사용하여 HR 지식 관리 향상
Jira Service Management는 포괄적인 지식 관리를 구현하는 HR 팀에 고유한 이점을 제공합니다. 이 플랫폼은 강력한 참조 자료 기능과 운영을 간소화하고 직원 경험을 개선하는 서비스 관리 기능을 결합합니다.
지식 관리 및 서비스 요청 통합은 강력한 시너지 효과를 창출합니다. 직원이 HR 요청을 제출하면 에이전트는 관련 문서 및 정책에 빠르게 액세스하여 정확한 응답을 제공할 수 있습니다. 워크플로 자동화는 미리 알림 및 HR 자동화 기능을 통해 지식을 최신 상태로 유지합니다. 이 플랫폼은 HRSM 관행을 지원하고 직원의 독립성을 강화하는 동시에 일상적인 문의를 줄이는 셀프서비스 참조 자료 기능을 가능하게 만듭니다.